Die Urlaubszeit, Feiertagszeit und Weihnachtszeit ist die Zeit der Abwesenheitsnotizen und damit für viele E-Mail-Empfänger auch die Zeit der Belustigung, Verwirrung oder des Frusts. Mit unseren Tipps schreibst du eine perfekte Abwesenheitsnotiz und hinterlässt so einen guten Eindruck bei deinen Vorgesetzten, Kollegen und Kunden.
Versteckte Botschaften in deiner Abwesenheitsnotiz
Auch wenn es sich nur um wenige Sätze handelt, lässt sich aus einer Abwesenheitsnotiz eine Menge herauslesen – häufig sogar ungewollt. So stecken hinter folgenden Sätzen überraschende versteckte Botschaften:
1. Endlich Urlaub…
…und daher nichts wie weg. Im Urlaub ist die Arbeit unwichtig, die Kunden und Kollegen können warten:
„Ich bin bis 15. August im Urlaub.“
„Ich bin bis 3. Februar im Urlaub und lese meine E-Mails nur unregelmäßig.“
„Ich bin im Urlaub und ab dem 23. März wieder im Büro.“
2. Freundlich, aber bestimmt
Etwas freundlicher und zugewandter wirkt da schon die Abwesenheitsnotiz:
„Ich bedanke mich herzlich für Ihre Nachricht und werde diese nach meinem Urlaub schnellstmöglich bearbeiten. Ab dem 7. Dezember bin ich zudem wieder persönlich für Sie zu erreichen.“
3. Zuvorkommendes Eigentor
Wer seinen Kunden beziehungsweise Kollegen noch etwas mehr entgegen kommen möchte, schreibt
„Ich bin vom 12. bis 21. Oktober im Urlaub und lese meine E-Mails nur gelegentlich. In dringenden Fällen erreichen Sie mich unter der Telefonnummer XXX.“
Hiermit gibst du den Lesern die Freikarte, dich in deinem Urlaub telefonisch zu kontaktieren und wirst gewiss nicht viel Entspannung finden. Denn du weißt ja: Jedes Anliegen ist dringend! Wenn du dich noch etwas mehr für unverzichtbar hältst, fügst du die Abwesenheitsnotiz gleich auch noch in Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Chinesisch und Russisch hinzu.
Die Abwesenheitsnotiz ist ein Muss
Du siehst: Eine Abwesenheitsnotiz lässt viel Spielraum für Interpretationen und sendet ungewollte versteckte Botschaften. Gar keine Abwesenheitsnotiz zu senden hingegen, ist ebenso ein absolutes No-Go. So wundern sich deine Kunden oder Kollegen nämlich über die fehlende Rückmeldung, wissen nicht, ob ihre E-Mail überhaupt angekommen ist, wann eine Antwort zu erwarten ist oder wer in deiner Abwesenheit für ihre Anliegen zuständig ist. Eine Abwesenheitsnotiz ist daher ein absolutes Muss.
Den richtigen Zeitpunkt wählen
Die automatische Abwesenheitsnotiz setzt am ersten Tag deiner Abwesenheit ein und wird deaktiviert, sobald du wieder erreichbar bist. Vergiss daher nicht, diese ein- und auszuschalten. Kündige deine Abwesenheit aber, wenn möglich, bereits ausreichend lange im Voraus an. Setze hierfür eine kurze Notiz in deine E-Mail Signatur, sodass sich deine Kommunikationspartner bereits darauf einstellen können. Empfehlenswert ist der Vorlauf im Zeitraum von ein bis zwei Monaten. Es reicht ein kurzer Hinweis:
„Achtung: Ich werde vom 11. Dezember bis 3. Januar im Winterurlaub und nicht erreichbar sein.“
Steht in dieser Zeitspanne ein Kollege als Vertretung bereit, können Sie zudem bereits die Kontaktdaten für den jeweiligen Ansprechpartner in die Notiz aufnehmen:
„Achtung: Ich werde vom 11. Dezember bis 3. Januar im Winterurlaub und nicht erreichbar sein. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Herr K. via E-Mail an XXX oder unter der Telefonnummer XXX.“
Aufbau und Formulierung Ihrer Abwesenheitsnotiz
Betreff
Anschließend geht es an das Verfassen deiner eigentlichen Abwesenheitsnotiz. Entscheide dich bereits im Voraus, ob du diese eher sympathisch, lustig oder schlicht professionell halten möchtest. Formuliere anschließend einen aussagekräftigen Betreff, der dem Leser direkt die wichtigsten Informationen liefert:
„FYI: Ich bin vom 12. Dezember bis 5. Januar im Urlaub.“
„Ich befinde mich im Mutterschaftsurlaub. Ihre Nachricht wird automatisch weitergeleitet“
„Ich melde mich ab dem 26. März wieder bei Ihnen“
Anrede
Nun wählst du eine passende Anrede, die dir für alle möglichen Kommunikationspartner angemessen erscheint. Dies können sein:
„Guten Tag,“
„Herzlichen Dank für Ihre Nachricht,“
„Ein freundliches Hallo,“
„Guten Tag, Hello, Buenos Dias,“
„Sehr geehrte Damen und Herren,“
Inhalt
Versuche jetzt in wenigen Sätzen die wichtigsten Fragen deines Kommunikationspartners zu klären, zum Beispiel wie lange du weg bist, ob die E-Mail weitergeleitet wird und wer deine Vertretung übernimmt:
„herzlichen Dank für Ihre Kontaktaufnahme. Ich bin vom 26. Juli bis 14. August im Urlaub und beantworte Ihre E-Mail anschließend schnellstmöglich. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.“
„ich bedanke mich für Ihre Nachricht und hätte diese gerne umgehend beantwortet. Allerdings befinde ich mich gerade im Urlaub und bin erst ab dem 13. Mai wieder im Büro. Ich melde mich anschließend bei Ihnen. In dringenden Fällen können Sie derweil meine Kollegin Frau H. unter der Telefonnummer XXX erreichen.“
„lieben Dank für Ihre Nachricht. Gerade heute bin ich allerdings auf einem Außendiensttermin und bitte daher um Verständnis, dass Ihre E-Mail an meinen Kollegen Herrn F. weitergeleitet und nicht von mir persönlich bearbeitet wird. Er wird sich umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.“
Grußformel
Nun gilt es, sich angemessen von deinem Kommunikationspartner zu verabschieden. Gerne kannst du auch noch einmal darauf hinweisen, dass sich deine Antwort aufgrund der Masse an E-Mails auch nach deinem Urlaub um einige Tage verzögern könnte. Einige Beispiele für eine passende Grußformel wären:
„Ich bedanke mich für Ihre Geduld und versuche alle E-Mails nach meiner Rückkehr schnellstmöglich zu bearbeiten. Bis dahin wünsche ich Ihnen frohe Feiertage und sende herzliche Grüße“
„Herzlichen Dank für Ihr Verständnis und freundliche Grüße aus Berlin“
„Bitte geben Sie mir nach meiner Rückkehr einige Tage Zeit für die Bearbeitung der E-Mails. In dringenden Fällen erreichen Sie mich ab dem 6. September wieder telefonisch von 9-17 Uhr. Bis dahin verbleibe ich mit freundlichen Grüßen und wünsche sonnige Festtage“
Fazit zur Abwesenheitsnotiz
Die passende Abwesenheitsnotiz ist vielleicht nicht in einer Minute, dennoch aber sehr schnell formuliert. Achte auf eine freundliche Ansprache, korrekte Rechtschreibung und gib deinem Kommunikationspartner alle für ihn wichtigen Informationen. Lasse diese anschließend von einer weiteren Person zur Korrektur lesen und vergiss nicht, die Abwesenheitsnotiz rechtzeitig ein- beziehungsweise auszuschalten und eine eventuelle Weiterleitung einzurichten. Nun kannst du beruhigt in den Urlaub fahren…
Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten
Eine Abwesenheit bei Outlook einzurichten ist recht einfach. Diese kurze Anleitung ist für fast alle Outlook-Versionen und unterscheidet sich nur leicht in manchen Bezeichnungen.
- Outlook starten > oben links auf „Datei“ klicken.
- Bei „Informationen“ auf „Automatische Antworten“ gehen.
- Es öffnet sich ein Fenster. Jetzt kannst du den Zeitraum deiner Abwesenheit auswählen und deine Abwesenheitsnotiz einfügen.
- Wenn du alles eingegeben hast, gehe einfach auf „OK“. Ab dem Zeitpunkt werden die Emails mit dem von dir eingegebenen Text beantwortet.
Bildnachweis: Willow Dempsey/Shutterstock.com
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