Arbeitszeugnis-Software: Leistung, Funktionsweise und Nutzen

Dem Aussteller eines Arbeitszeugnisses – in der Regel dem Arbeitgeber oder einem Personalverantwortlichen – wird bei der Formulierung eine gehörige Portion Fingerspitzengefühl abverlangt. Denn da ein Arbeitszeugnis in erheblichem Maße über das berufliche Weiterkommen eines Arbeitnehmers entscheidet, sieht das Gesetz vor, dass sie sowohl wohlwollend im Sinne des Arbeitnehmers als auch wahrheitsgemäß im Sinne eines neuen Arbeitsgebers formuliert sein müssen.

Es hat sich deshalb eine eigene Zeugnissprache entwickelt, um Missverständnisse durch ungenaue oder zweideutige Formulierungen sowie sich daraus gegebenenfalls ergebende Berichtigungsansprüche von Arbeitnehmern und Schadensersatzansprüche von neuen Arbeitgebern zu vermeiden. Diese ist jedoch für Personen, die nicht das nötige rechtliche Hintergrundwissen besitzen, mitunter schwer zu verstehen. Und selbst für Personen mit rechtlichen Grundkenntnissen bleibt es im Einzelfall relativ kompliziert und zeitaufwändig, ein Arbeitszeugnis auszustellen.

Dem abhelfen wollen Softwareprogramme, die versprechen, in ein paar Minuten durch ein paar Mausklicks und Texteingaben ein aussagekräftiges, den rechtlichen Anforderungen entsprechendes Zeugnis zu generieren.

Funktionsweise von Arbeitszeugnis-Software

Das grundlegende Prinzip dieser Arbeitszeugnis-Software ist dabei meist ähnlich: Der Benutzer muss lediglich Angaben zum ausstellenden Unternehmen sowie zu Person und Tätigkeiten des Zeugnisempfängers eingeben und für die Leistungen des Zeugnisempfängers Noten nach dem Schulprinzip vergeben. Den Rest erledigt die Software, indem sie die Eingaben in vorgegebene Formulierungen einbindet bzw. die Noten in Text umwandelt. Meist kann der Benutzer zwischen mehreren Formulierungen, so genannten „Textbausteinen“, diejenige auswählen, die ihm am zutreffendsten erscheint, oder auch eigene Formulierungen mit einfließen lassen. Zum Schluss fügt die Software alle Einzelbestandteile zu einem kompletten Arbeitszeugnis zusammen, das dann nur noch überprüft, auf Geschäftspapier ausgedruckt und unterschrieben werden muss.

Verschiedene Softwareprogramme und ihre Möglichkeiten

Leider scheint es keine aktuellen Tests oder Vergleiche zu Arbeitszeugnis-Software zu geben. Im Hinblick auf rechtliche Aspekte und Funktionsumfang können jedoch folgende Programme sowohl für kleine als auch mittelständische und große Unternehmen als empfehlenswert genannt werden:

„Zeugnis-Generator 15.0“

Mit dem „Zeugnis-Generator“ der H&P Infomedia GmbH können nach Herstellerangaben nicht nur professionelle, sondern auch individuelle Arbeitszeugnisse für alle möglichen Mitarbeitergruppen (z. B. Arbeiter, Angestellte, Beamte, Führungskräfte, Auszubildende, Praktikanten, Aushilfskräfte, freie und ehrenamtliche Mitarbeiter, Ein-Euro-Jobber) in allen Branchen erstellt werden.

Dazu bietet die Software unter anderem folgende Funktionen und Features:

• Auswahl aus insgesamt über 9.000 Textbausteinen, die von Volljuristen und Fachanwälten für Arbeitsrecht entwickelt wurden
• Erstellung von Zeugnissen, die das individuelle Tätigkeitsprofil des Mitarbeiters berücksichtigen
• Einbindung eigener Formulierungen über einen integrierten Bausteinmanager
• Möglichkeit zur jederzeitigen Nachbearbeitung, wobei das Programm automatisch nach jeder Änderung das Zeugnis neu generiert
• Speicherung von Zeugnissen als PDF-Datei und Möglichkeit zum Versand als E-Mail
• Export des Zeugnisses in verschiedene Textverarbeitungsprogramme
• Erstellung von Zeugnissen in englischer Sprache
• Musterbeispiele für Tätigkeits- und Unternehmensbeschreibungen sowie die Darstellung besonderer Erfolge von Mitarbeitern
• Datenbanken mit aktuellen Urteilen zum Zeugnisrecht und allen wichtigen Gesetzen
• Handbuch zur Erstellung von Arbeitszeugnissen mit umfassenden Hintergrundinformationen

Ein besonderer Vorteil des „Zeugnis-Generators“ ist das Analysetool, mit dem erstellte Zeugnisse auf mögliche Fehler, rechtliche Tücken (z. B. ob ein Zeugnistext im Verhältnis zur Beurteilung zu kurz oder zu lang ist, ob ein wichtiger Bestandteil fehlt) oder missverständliche Formulierungen überprüft werden können.

Preis: 153,51 EUR
Demoversion und weitere Produktinformationen unter http://www.hpinfomedia.de/zeugnis-generator.htm

„Arbeitszeugnis Assistent – Rechtssichere Zeugnisse schnell und einfach erstellen“

Der „Arbeitszeugnis Assistent“ ist die aktuellste Arbeitszeugnis-Software des Haufe-Verlags und wurde von den Arbeitszeugnisspezialisten Thorsten Knobbe, Mario Leis und Karsten Umnuß entwickelt. Mithilfe der Software können sowohl einfache und qualifizierte Zwischen- und Endzeugnisse als auch Zeugnisse für verschiedene Beschäftigungsverhältnisse (z. B. Fach- und Führungskräfte, Auszubildende, Praktikanten, Aushilfen und Volontäre) erstellt werden – für Führungskräfte zudem Zeugnisse in englischer Sprache.

Des Weiteren gehören zum Funktionsumfang des Programms:

• mehr als 10.000 Textbausteine, 500 Musterzeugnisse mit Erklärungen und 200 Tätigkeitsbeschreibungen, die juristisch geprüft sind und dem aktuellen Stand der Rechtsprechung entsprechen
• eine Programmdatenbank zur Speicherung von Zeugnissen und eigenen Formulierungen
• „Info-Buttons“ zum Abruf von Zusatzerklärungen
• Möglichkeiten zum Ausdrucken, Speichern und E-Mail-Versand von Bewertungsbögen
• Export der generierten Zeugnisse in Textverarbeitungsprogramme
• zusätzliche Fachinformationen und Arbeitshilfen zu Mitarbeiterbeurteilung, Zeugnisrecht, -formulierung und -analyse sowie Informationen über relevante Gesetze und Urteile

Preis: 148,00 EUR jährlich + Kosten für Updates (optional)
Demoversion unter http://azlive.wrs.bwso.de
weitere Produktinformationen unter http://www.haufe.de/SID61.Y3nSd0q2Nmw/shop/productDetails?orderNo=A09007&SubjectID=3&listContext=category427

„Zeugnis-Manager 3.0“

Das Programm basiert auf dem Buch „Arbeitszeugnisse in Textbausteinen“ von Arnolf Weuster und Brigitte Scheer, das mittlerweile in der 11. Auflage – ebenfalls im juristischen Fachverlag Richard Boorberg – erschienen ist. Damit können sowohl qualifizierte oder einfache End- und Zwischenzeugnisse als auch Ausbildungs- und Praktikantenzeugnisse erstellt werden. Für die Software-Nutzung ist jedoch die Vor-Installation von Microsoft Access erforderlich.

Zu den Programmfunktionen und -features des „Zeugnis-Managers“ gehören insbesondere:

• 12.120 Textbausteine, die problemlos mit eigenen Formulierungen ergänzt werden können
• Erstellung und Speicherung von Musterzeugnissen für ähnliche und wiederkehrende Fälle
• nachträgliches Ersetzen von Textbausteinen
• direkte Verbindung zu einem externen Textverarbeitungsprogramm
• Informationen über wichtige Urteile zum Arbeitsrecht
• Erläuterungen zu allen möglichen Themen rund um Arbeitszeugnisse

Preis: ab 460,00 EUR (Einzelplatz-Lizenz)
Demoversion und weitere Produktinformationen unter http://www.zeugnis-manager.de/

Freeware-Programme

Neben diesen kostenpflichtigen Arbeitzeugnis-Programmen wird im Internet auch kostenlose Software zur Online-Erstellung bzw. zum Download angeboten wie zum Beispiel

• der „Zeugnisgenerator“ von hr-manager.de (http://www.hr-manager.de/hr_man/html/zeugnis_gen_net.html),
• der Arbeitszeugnis-Generator von entgeltberatung.de (http://www.va-kanz.de/cms/index.php/downloads/doc_details/4-arbeitszeugnis-generator)
• oder die Software „Arbeitszeugnisse leicht gemacht“ des W.A.F. Instituts für Betriebsräte-Fortbildung AG (http://www.arbeitszeugnis-info.de/index_visit.htm?inhalt05-index).

Wer sich auf der rechtlich sichereren Seite bewegen möchte, sollte allerdings lieber auf die oben genannten Programme zurückgreifen. Zudem enthalten diese Freeware-Programme keine oder nur wenige zusätzliche Funktionen und Features.

Fazit

Insgesamt scheint kostenpflichtige Arbeitszeugnis-Software hilfreich zu sein, um professionelle Arbeitszeugnisse zu erstellen. Trotzdem muss aber etwas mehr Zeit als nur ein paar Minuten investiert werden, wenn das Zeugnis individuell gestaltet, aussagekräftig und in sich stimmig sein soll. Denn im Gegensatz zum Zeugnisaussteller können die Programme sich kein persönliches Gesamtbild vom betreffenden Mitarbeiter machen. Dabei stellt sich wie bei jeder anderen Software das Problem, die Gedanken aus dem Kopf möglichst ohne Informationsverlust in den Computer bzw. auf Papier zu bringen. Dazu sind jedoch wiederum eigene Formulierungen und auch Grundkenntnisse über das Arbeitszeugnisrecht erforderlich. Das eigentliche Plus der Software ist deshalb, dass sie die nötigen Fachinformationen, Urteile und Gesetze zur Überprüfung des generierten Arbeitszeugnisses gleich mitliefert.