Bewerbung per E-Mail

Das Internet ist uns in vielerlei Hinsicht ein fleißiger Helfer. Mittlerweile hat es in immer mehr Privathaushalten und Unternehmen Einzug gefunden. Es dient uns nicht nur als Informationsplattform und Kommunikationsebene, sondern auch zum Austausch von Daten. Zahlreiche Arbeitgeber und Arbeitnehmer ziehen ihren Nutzen aus diesem Medium. Mittels diverser Suchfunktionen, die uns die virtuelle Welt bietet hat sich die Suche nach potenziellen Personalzuwachs und Bildungs- und Arbeitsangebote für beide Parteien deutlich vereinfacht.

In einigen Berufszweigen ist die Online-Bewerbung nicht mehr wegzudenken. So manches Unternehmensportal bietet dazu auch so genannte Web-Formulare an, die vom Bewerber nur noch ausgefüllt werden müssen. Diese Variante sollten Sie in Ihren Bewerbungsaktivitäten immer berücksichtigen. Zwar können die vorgefertigten Formulare qualitativ sehr unterschiedlich sein, dem Arbeitgeber bieten sie aber einen entscheidenden Nutzen. Statt einer kompletten Bewerbungsmappe, erhält er nur die wesentlichen Daten des Bewerbers und kann aus einem Pool von potentiellen Nachwuchskräften den passenden Kandidaten heraus filtern.

Nutzen Sie die Möglichkeit und beweisen Sie, dass Sie im Bereich moderner Kommunikationstechnologie ein kompetenter Ansprechpartner sind. Besondere Unterschiede zur klassischen Bewerbungsmappe gibt es nicht. Einzig und allein die wesentlichen Bestandteile wie Materialien und Porto lassen der E-Mail-Bewerbung einen Vorteil abgewinnen. Sie ist kostengünstiger und schneller beim potenziellen Arbeitgeber. Gehen Sie aber nicht nur von Ihrem persönlichen Eigennutzen aus, sondern respektieren Sie auch die Wünsche des Anderen. Ist eine E-Mail-Anschrift im Stellenangebot hinterlegt, kann man davon ausgehen, dass der Arbeitgeber Ihre Bewerbungsunterlagen Online erwartet. Korrekterweise empfiehlt sich immer die telefonische Rücksprache mit dem Unternehmen.

Inhalt und Aufbau der E-Mail Bewerbung

Der Betreff

Spam-Mails sind lästig und wegen der Vielzahl, die uns täglich erreicht, kann man schon mal leicht den Überblickt verlieren. Wenn Sie vermeiden wollen, dass Ihre E-Mail Bewerbung versehentlich gelöscht wird oder automatisch im Spam-Ordner landet, dann achten Sie auf einen kurzen und aussagekräftigen E-Mail-Betreff. Ob klassisch oder Online, Ihrer Phantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt. Es muss nicht immer lauten „Bewerbung als …“. Auch im Betreff dürfen Sie Kreativ sein, denn von funktionierenden Menschenmaschinen ohne eigene Ideen gibt es mehr als genug! Achten Sie aber darauf, das hervorgeht, dass es sich um eine Bewerbung handelt. Wenn im Stellenangebot eine Kennziffer genannt wird, ist nur diese im Betreff einzutragen.

Das Anschreiben

Das Anschreiben genießt auch in einer E-Mail Bewerbung einen hohen Stellenwert. Es hat nicht automatisch weniger Aufmerksamkeit verdient. Warum auch? Der klassischen Bewerbung wird es in der Regel lose beigelegt. Schreiben wir unsere Werbebotschaft nun in das E-Mail Textfenster und legen alle weiteren Dokumente in den Anhang, macht das keinen Unterschied zur Bewerbungsmappe. Davon abgesehen kann ein Anschreiben auch dem E-Mail Anhang beigefügt werden. Beide Varianten haben sich in der Praxis als erfolgreich erwiesen. Der Inhalt, die Form und der Aufbau des Anschreiben unterscheiden sich vom klassischen Bewerbungsschreiben nicht. Das E-Mail-Textfenster (als Text, nicht HTML!) ist in jedem Fall immer mit Ihren Kontaktdaten (Postanschrift, Telefon/Fax und natürlich Ihrer E-Mail Adresse) abzuschließen.

Der Lebenslauf mit Foto

Eine E-Mail Bewerbung benötigt kein gesondertes Deckblatt. Das Bewerbungsbild findet in der Regel auf dem Lebenslauf seinen Platz. Das Foto wird dabei von Hand eingescannt und wenn nötig in einem Bildbearbeitungsprogramm aufgewertet. Nachteil an diesem Verfahren ist oftmals der Qualitätsverlust des Bewerbungsbildes, aufgrund unzureichender Kenntnisse im Bereich der Bildbearbeitung. Dem können Sie Abhilfe schaffen. Mitunter bietet jedes gut ausgerüstetes Fotostudio die Mitnahme von Bildmaterial, mittels USB-Stick oder CD an. Der Vorteil. Lassen Sie sich in verschiedenen Posen ablichten und entscheiden Sie daheim, welches Bild Ihre Bewerbungsunterlagen schmücken soll.

Die Anrede

Sprechen Sie den Personalverantwortlichen möglichst immer direkt an. Im Zweifelsfall nutzen Sie das Telefon oder das Internet und machen Sie sich kundig. Ebenso wichtig ist die persönliche E-Mail-Adresse Ihres Ansprechpartner. Der Versand an die allgemeine Firmenadresse kann leicht zum Verlust Ihrer Unterlagen führen.

Der Anhang (Attachements)

Zu den Bewerbungsunterlagen gehört neben dem Anschreiben der Lebenslauf mit Foto und wenn erforderlich Zeugnisse, Zertifikate, andere Auszeichnungen, Präsentationen, Referenzen usw. Bei der Bewerbung in Kurzform, bieten Sie dem Arbeitgeber im Anschreiben an, weitere Unterlagen auf Wunsch nachzureichen.

Lange Ladezeiten bei einer E-Mail Bewerbung kosten Zeit und die haben Personaler in der Regel nicht. Machen Sie sich Gedanken oder bringen Sie in Erfahrung, was an Bewerbungsunterlagen gefordert wird. Mehr als 2 MB sollten es nicht werden.

Das gängigste Dateiformat ist das PDF. Sofern der kostenfreie Adobe Acrobat Reader auf dem PC installiert ist, kann dieses Dateiformat von jedermann geöffnet werden. Um Dokumente (zum Beispiel aus Word) in ein PDF umzuwandeln, muss auf ein anderes Programm ausgewichen werden. Hierzu empfehlen wir Ihnen Free PDF. Mit Open Office als komplette Office Suit (vergleichbar mit Word, aber weitaus umfassender), können Sie Ihre Dokumente direkt im Programm erstellen und mit einem Klick in ein PDF umwandeln. Beide Programme sind als kostenloser Download erhältlich. Weitere anwendbare Dateiformate wären DOC (Word) oder RTF für Dokumente, PPT für Präsentationen und JPG oder GIF für Bilddateien. Beim abspeichern Ihrer Dokumente überlegen Sie sich einen aussagekräftigen Dateinamen. Ein Mix aus Buchstaben und Zahlen kann beim Empfänger zu Verwirrungen führen. Denn dieser weiß nicht, was sich hinter einer Dateibezeichnung, welche nicht ordentlich beschrieben ist, verbirgt. Speichern Sie die einzelnen Dokumente ihrem Inhalt nach ab (zum Beispiel Lebenslauf.hans.muster.pdf.) und legen Sie diese der Reihenfolge nach (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, …) in den Anhang.

Absender

E-Mail Adressen wie hansguckindieluft@…de oder 123Klaus@…de sind unbedingt zu vermeiden! Wer soll Sie denn da ernst nehmen? Auch die Adresse der Firma, in der Sie noch tätig sind, ist für den Versandt Ihrer Bewerbungsunterlagen tabu. Wenn nötig legen Sie sich einen neuen E-Mail-Account an und achten Sie auf eine seriöse Bezeichnung, wie zum Beispiel hans.meier@…de.

Abschließend

Sobald Sie Ihre Bewerbungsunterlagen zusammengestellt haben, erweist sich auch bei einer virtuellen Bewerbung der prüfende Blick einer weiteren Person als sehr hilfreich. Fehler sind nun mal menschlich und können auch dem Sorgfältigsten schnell unterlaufen. Ist alles erledigt, sind die Unterlagen zum Versand bereit. Die gesamte Mappe wird nun vollständig ausgedruckt, in einem Bindesystem zusammengefügt und zur Mitnahme ins kommende Vorstellungsgespräch bereitgelegt. Im Übrigen ist die Aufforderung des Arbeitgebers, die Bewerbungsunterlagen noch einmal per Post zu senden, nicht untypisch.

Wir fassen zusammen:

• Das Unternehmen wünscht/erwartet die Bewerbung via Internet
• Der konkrete Ansprechpartner und dessen E-Mail Adresse ist bekannt
• Die Bewerbungsunterlagen (Inhalt) sind auf das Unternehmen abgestimmt und entsprechen den Wünschen des Arbeitgebers
• Das Dateiformat und die Größe des Anhangs ist korrekt
• Der Inhalt der Dokumente ist aufgrund der ordentlichen Bezeichnung erkennbar
• Alle Dokumente wurden in richtiger Reihenfolge abgelegt
• Ihre E-Mail Adresse ist seriös und kann Ihren Unterlagen jederzeit zugeordnet werden
• Die Unterlagen werden von Ihrer Privatadresse versandt und nicht aus der Firma
• Massenmails sind unklug und sinnlos!
• Es wurden keine Emo-Icons verwendet oder Abkürzungen wie MFG angewandt
• Die Unterlagen wurden geprüft, ausgedruckt und in einer Mappe zusammengestellt

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und vergessen Sie bitte nicht, Ihren E-Mail-Briefkasten regelmäßig zu kontrollieren!

Für weitere Fragen und Anregungen steht Ihnen das Arbeit und Karriere Forum zur Verfügung.