Echte Allrounder – die Bürokauffrau und der Bürokaufmann

Mit der Büroorganisation steht und fällt der reibungslose Ablauf in einer Firma – wenn die Schaltstelle funktioniert, fallen auch die Pannen in anderen Bereichen schnell auf und können behoben werden.

Interessieren Sie sich für den Beruf der Bürokauffrau bzw. des Bürokaufmannes? Dann haben Sie eventuell schon eine Vorentscheidung für eine abwechslungsreiche Tätigkeit getroffen, für die Sie Konzentrationsfähigkeit und Verantwortungsgefühl mitbringen sollten.

Bürokaufleute werden überall gebraucht – im Handel und in der Industrie, im Handwerk und in freien Berufen, ganz gleich wie groß der Betrieb ist.

So sieht die Tätigkeit von Bürokaufleuten aus

Sie sind Angestellte in einem Unternehmen oder einer Institution und werden mit kaufmännisch-verwaltenden Aufgaben betraut. Dazu gehören Tätigkeiten wie Buchführung. Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie das Rechnungswesen und der Schriftverkehr. Bürokaufleute übernehmen auch das Schreiben von Rechnungen, überwachen die Zahlungseingänge und leiten ein ggf. erforderliches Mahnverfahren ein. Außerdem kümmern sie sich um Versicherungs- und Steuerfragen und um Bestands- und Verkaufszahlen.

Wenn Sie in der Lagerwirtschaft arbeiten, sind Sie für die Prüfung der eintreffenden Ware zuständig und kontrollieren die Lagerbestände. Dazu gehören auch das Erstellen von Statistiken und die Überwachung der Lagerkosten.

Verschiedene Tätigkeiten wie Aufgaben im Vertrieb, Ein- und Verkauf werden ebenfalls von Bürokaufleuten ausgeführt. Um alle diese unterschiedlichen Anforderungen erfüllen zu können, sollten Sie sich mit E-Mail-Clients, Telefonanlagen und Faxgeräten auskennen und Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme beherrschen.

Ohne PC ist heute kein Büro mehr denkbar. Per Computer werden der allgemeine Schriftverkehr, die Abrechnungen, Auswertungen, Statistiken und Zwischenbilanzen für die laufende Berichterstattung und Betriebskontrolle erstellt. Bürokaufleute brauchen für ihre Arbeit gute Kenntnisse in Rechtschreibung und Grammatik und ein gutes Zahlenverständnis. Schließlich müssen sie aus umfangreichen Datenbeständen die für den jeweiligen Zweck wichtigen Daten filtern und nutzen. Hinzu kommt ein sicherer Umgang mit der Standard-Software, ggf. aber auch mit betriebsspezifischen Anwendungsprogrammen.

Manchmal werden ausgelernte Bürokaufleute auch in Bereiche wie Marketing und Öffentlichkeitsarbeit eingebunden – dann zählen beispielsweise die Betreuung des Onlineshops oder die Gestaltung und Pflege der Social-Media-Plattformen Ihres Unternehmens mit zu Ihren Aufgaben.

Es ergeben sich im beruflichen Alltag je nach Tüchtigkeit und Interessenlage noch eine ganze Reihe anderer Aufgaben. Deshalb hier zur Übersicht eine Auflistung der häufigsten Arbeiten von Bürokaufleuten:

Aufträge und Rechnungen

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  • Zahlungs- und Liefertermine überwachen
  • Aufträge entgegennehmen und bearbeiten
  • Angebote unterbreiten und einholen
  • Eingangsrechnungen kontrollieren
  • Ausgangsrechnungen erstellen
  • Zahlungen veranlassen
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Aufgaben in der Lagerwirtschaft

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  • Lagerbestände und -kosten unter den Gesichtspunkten Qualität, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit kontrollieren
  • Liefertermine überwachen
  • Waren annehmen und kontrollieren, Warenmängel reklamieren, Waren ein- und auslagern
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Aufgaben im Personalbereich

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  • Personalakten führen und verwalten, z. B. Arbeits- und Fehlzeiten erfassen
  • bei der Entgeltabrechnung mitwirken
  • Steuern und Sozialabgaben abführen
  • bei der Planung und Ermittlung von Personaleinsatz und -bedarf mitwirken
  • Arbeitsverträge ausstellen
  • Arbeits- und Verdienstbescheinigungen erstellen
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Aufgaben im betrieblichen Rechnungswesen

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  • Belege sachgerecht erfassen, Kosten dokumentieren
  • Geschäftsvorgänge buchen
  • Kostenrechnungen durchführen
  • Kalkulationen nach Anleitung durchführen
  • Finanzbedarf ermitteln
  • Kostenentwicklungen verfolgen
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allgemeine Bürowirtschaft und Organisationsaufgaben

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  • verwaltungstechnischen Schriftverkehr erledigen
  • Besprechungs- und Telefongesprächsnotizen sowie Sitzungsprotokolle anfertigen
  • Schriftverkehr nach außen abwickeln, z. B. mit Auftraggebern, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Behörden und Verbänden
  • Dienst- und Organisationspläne erstellen
  • Informationen und Daten einholen, erstellen und aufbereiten
  • Schriftsätze aller Art, Berichte, Aufstellungen, Statistiken und Zwischenbilanzen anfertigen
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Es ist eine breite Palette von Fähigkeiten, die Sie als Bürokauffrau oder Bürokaufmann mitbringen müssen. Deshalb dauert die Ausbildung normalerweise auch drei Jahre.

So werden Bürokaufleute ausgebildet

Seit 1991 ist die Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau staatlich anerkannt. Meist erwarten vor allem große Unternehmen von Bewerbern für diesen Ausbildungsberuf das Fachabitur oder einen guten Realabschluss. Ebenso wichtig wie der Schulabschluss sind die persönlichen Fähigkeiten, Kenntnisse und Neigungen. Gute Noten in Deutsch sind unerlässlich, da Bürokaufleute die Korrespondenz erledigen. Die Grundrechenarten sowie Prozent- und Dreisatzrechnung müssen sitzen. Auch Fremdsprachenkenntnisse werden in Zeiten der Globalisierung erwartet, Englisch ist fast schon obligatorisch, Spanisch oder Russisch werden ebenfalls geschätzt.

Wenn Sie sich bewerben, ist eine Voraussetzung Ihr Interesse für schriftliche Arbeit. Denn Ihre Tätigkeit wird sich überwiegend am Schreibtisch und am PC abspielen. Neben der Begeisterung für Zahlen und Daten und dem Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge sollten Sie über ein sicheres, höfliches Auftreten verfügen und Kontaktbereitschaft mitbringen. Bürokaufleute haben fast immer Umgang mit Kunden oder Klienten ihres Arbeitgebers.

Überwiegend werden die jungen Frauen und Männer im Ausbildungsbetrieb angeleitet. Dort macht man Sie von Anfang an mit der Praxis und der Bürotechnik vertraut. Die praktische Ausbildung im Betrieb verläuft meist recht branchenspezifisch und richtet sich überwiegend nach der Art des Unternehmens, in dem Sie als Azubi anheuern.

Ihr theoretisches Know-how lernen Sie und andere angehende Bürokaufleute in einer Berufsschule. Meistens findet der Unterricht in Blöcken statt – dies variiert je nach Bundesland und Schule. Fächer wie Rechnungswesen, Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsrecht, Deutsch, Englisch und Textverarbeitung werden Ihnen hier vermittelt.

Ausbildungsinhalte sind u. a. Rechnungserstellung, Auftragsbearbeitung, der Umgang mit modernster Bürotechnik, bürowirtschaftliche Organisation, Organisation des Arbeitsplatzes und die damit verbundene Arbeitssicherheit, Umweltschutz und rationelle Energieverwendung. Am Ende der Ausbildung werden Sie durch eine staatlich bestellte Prüfungskommission geprüft und dürfen nach bestandener Prüfung die Berufsbezeichnung Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann tragen.

Die Ausbildung ist nach wie begehrt, vor allem weil die diversen unterschiedlich anwendbaren Kenntnisse in zahlreichen Bereichen eingesetzt werden können. Die Stellenanzeigen in den Tageszeitungen bieten eine Fülle von Stellenangeboten für Bürokaufleute. Wenn Sie keine Scheu vor Fortbildungen haben, dürfen Sie auch langfristig mitguten Chancen auf dem Arbeitmarkt rechnen.

Die Arbeitsbedingungen für Bürokaufleute

Wie bereits erwähnt, können Sie als Bürokauffrau oder Bürokaufmann in den unterschiedlichsten Abteilungen eines Betriebes tätig werden. Wenn Sie das Zeug dazu haben, ist es durchaus denkbar, einen Job als Assistenzkraft im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Markting zu bekleiden.

In der Regel spielt sich Ihre Arbeit in Büroräumen ab. Angestellten in einem kleineren Betrieb überträgt man wahrscheinlich verschiedene Aufgaben, sodass Sie sich auf häufig wechselnde Arbeitssituationen einstellen müssen. Sie arbeiten einem oder mehreren Vorgesetzten zu und legen Ihre Arbeitsergebnisse vor – entweder zur Prüfung von Kalkulationen, zur Durchsicht von Unterlagen oder zur Unterschrift der Korrespondenz. Sie erledigen Ihre Aufgaben weitgehend eigenständig.

Bürokaufleute von heute verbringen die meiste Arbeitszeit vor dem PC. Selbst bei ergonomisch gestalteten Arbeitsplätzen wirkt sich die Bildschirmarbeit oft nachteilig auf das Sehvermögen aus, auch Verspannungen treten auf. Deshalb sollten Sie auf die vorgeschrieben Bildschirmpausen einhalten.

Organisationstalent wird von Bürokaufleuten erwartet, denn der Büroalltag ist selten vorhersehbar und exakt planbar. Allzu nervös und empfindlich sollten Bewerber in diesem Beruf nicht sein, sondern eher gelassen, praktisch und optimistisch. Gute Umgangsformen helfen Ihnen, die anfängliche Scheu zu überwinden. Ferner ist es unerlässlich, dass Sie verschwiegen sind und keine betrieblichen Daten nach außen verlauten lassen.

Normalerweise gibt es fast überall Gleitzeitregelungen. Es kann Ihnen aber ein Zuständigkeitsbereich wie die betriebliche Hotline oder der Empfang zugewiesen werden, der Sie zu festen Arbeitzeiten verpflichtet. Auch Überstunden können anfallen. Ob sie vergütet werden, ist eine Frage der Vereinbarung: Die meisten Firmen bevorzugen es, wenn die Mitarbeiter Überstunden abbummeln.

Und das können Bürokaufleute verdienen

Wie in den meisten Berufen hängt das Einkommen wesentlich von den Anforderungen ab. Berufserfahrung und Verantwortlichkeit spiegeln sich ebenfalls im Gehalt wider.

Zulagen und Sonderzahlungen wie ein 13. Monatsgehalt, Urlaubsgeld und vermögendwirksame Leistungen werden von zahlreichen Arbeitgebern zusätzlich zur Grundvergütung gezahlt. Je nach Branche und Region treten Einkommensunterschiede auf.

Bürokaufleute können mit einem tariflichen Grundgehalt von 2.561 bis 2.813 Euro monatlich rechnen. Weitere Informationen zum Thema Bezahlung finden Sie unter LohnSpiegel.de oder Tarifspiegel.de

Spezialisierung und Weiterbildung für Bürokaufleute

Die Entfaltungsmöglichkeiten für ausgelernte Fachleute in der Büroorganisation sind vielfältig – und damit auch Ihre Karrierechancen. Sie können mit Ihrer Ausbildung Fremdsprachensekretär/in, Betriebswirt/in (auch per Fernstudium) oder kaufmännische/r Fachwirt/in werden.

Das Gros der Bürokaufleute spezialisiert sich auf Sekretariatsaufgaben, viele werden aber auch Sachbearbeiter/innen im Finanz- und Rechnungswesen oder in der Personalabteilung.

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