Elektronische Bewerbungen werden immer beliebter: Für Unternehmen sind sie von Vorteil, weil sie schneller und kostengünstiger bearbeitet werden können; Bewerber können sich vor allem die Papier- und Portokosten sparen.
Unterschiede zwischen der eMail- und der Bewerbung in Schriftform gibt es kaum. Beide Male ist auf korrekte, fehlerfreie und überzeugende Angaben sowie ein ansprechendes und einheitliches Gesamtbild zu achten. Zudem beinhalten beide Bewerbungsformen alle wichtigen Bestandteile, wie Anschreiben, Lebenslauf und bedeutsame Qualifikationsnachweise. Die Qualität der eMail-Bewerbungen hat sich in den vergangenen Jahren zwar verbessert, dennoch wiederholen sich immer wieder insbesondere folgende Fehler.
1. E-Mail-Bewerbung gar nicht erwünscht
Viele Unternehmen bevorzugen nach wie vor die klassische Papierform. Fragen Sie deshalb immer erst nach, ob eine eMail-Bewerbung überhaupt erwünscht ist. Bei Online-Stellenanzeigen, die die eMail-Adresse eines konkreten Ansprechpartners enthalten, ist dies meist der Fall, sofern keine anderen Angaben dazu gemacht werden. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich jedoch, vorher telefonisch nachzufragen, wie die Bewerbung erfolgen soll.
2. Uneindeutige Empfänger- und Absender-Adresse
Ebenso wichtig ist es den vollständigen Namen des Ansprechpartners und seine eMail-Adresse in Erfahrung zu bringen, wenn diese Angaben aus der Stellenanzeige nicht eindeutig hervorgehen. Denn bei Verschicken der Bewerbung an eine anonyme Sammel-Adresse (wie bspw. info@…de) oder als Rund-Mail an alle in Frage kommenden Personen kann es passieren, dass die Mail entweder gleich aussortiert oder falsch weitergeleitet wird. Umgekehrt sollten aber auch Sie eine eMail-Adresse verwenden, die professionell wirkt, also bestenfalls den eigenen Namen enthält (maria.mustermann@…de statt mausi@…de).
3. Missverständlich formulierte Betreffzeile
Damit der Empfänger Ihre eMail schnell zuordnen kann und nicht versehentlich löscht, ist für die Betreffzeile ein aussagekräftiger Titel zu wählen. » Bewerbung als … + (falls in der Absender-eMail-Adresse nicht ersichtlich) Ihren vollständigen Namen + Ihre Anzeige… vom… oder ggf. die Kennziffer.
4. HTML-formatierter E-Mail-Text und Sonderzeichen
Verfassen Sie den Mail-Text in einer gut lesbaren Schrift und beschränken Sie sich auf maximal eine Bildschirmseite (Tipp: Anschreiben kopieren und einfügen, mehr bedarf es nicht). Es empfiehlt sich den Text im „Nur-Text-Format“ (ASCII-Format) zu verfassen und auf eine HTML-Formatierung sowie Sonderzeichen zu verzichten. Denn abhängig vom eMail-Programm des Empfängers kann es vorkommen, dass Formatierungen nicht dargestellt werden können oder Sonderzeichen eventuell nur als verschlüsselte Zeichenkombinationen erscheinen. Zudem sind viele große Unternehmen abgeneigt HTML-formatierte eMails, aufgrund der Virengefahr zu öffnen.
5. Emoticons
Emoticons und Smilies unterstreichen Empfindungen und bringen diese besser zum Ausdruck. In eMail-Bewerbungen sind sie aber völlig fehl am Platz!
6. Kontaktdaten vergessen
Auch wenn die vollständigen Kontaktdaten in den Bewerbungsunterlagen angegeben sind, ist der eMail-Text mit Signatur, Postanschrift und Telefonnummer am Textende abzuschließen. So hat der Empfänger die Kontaktdaten gleich im Blickfeld.
7. Unpassende Dateiformate
Alle wichtigen Bewerbungsunterlagen werden der eMail als Dateianhang beigefügt. Die meisten Unternehmen bevorzugen dabei virenfreie PDF-Dateien, die immer in der ursprünglichen Formatierung beim Leser ankommen und sich im Gegensatz zu weniger gängigen Datei-Formaten ohne Umstände öffnen lassen. Zur Erstellung von PDF-Dateien reicht einfache Freeware aus (z. B. FreePDF XP).
8. Zu große Dateianhänge
Um lange Wartezeiten beim Öffnen der beigefügten Unterlagen zu vermeiden, achten Sie darauf, dass die Dateigröße nicht mehr als 1,5 MB beträgt. Dateien mit eingescannten Graphiken lassen sich problemlos öffnen, wenn diese vorher komprimiert werden. Archiv-Dateien sind nicht zu empfehlen, da diese erst einmal zeitaufwändig entpackt werden müssen.
9. Anforderung einer Empfangsbestätigung
Eine Empfangsbestätigung zeigt dem Arbeitgeber, dass Sie ihm misstrauen, weswegen darauf zu verzichten ist. Ihr Ziel ist es schließlich eine Vertrauensbasis zu schaffen.
10. Werbung des Freemail-Providers
Werbeinhalte des Freemail-Providers stören den Gesamteindruck. Damit die eMail keine Werbung enthält, bietet sich beispielsweise eine Freemail-Adresse mit eMail-Programm (wie Mozilla Thunderbird und Microsoft Outlook) oder alternativ der eMail-Service von Google Mail an.
