E-Mail Management – 10 einfache und effektive Tipps

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Wer kennt das nicht: Das E-Mail Postfach quillt über. Sei es auf der Arbeit oder in Ihrem privaten Briefkasten, kaum lassen Sie das E-Mail Management mal für ein oder zwei Tage aus den Augen, sind Sie stundenlang damit beschäftigt, sich durch hunderte von E-Mails zu wühlen. Irgendwo zwischen Spam, Junk und Massenmail könnte sich ja schließlich eine wichtige Nachricht verstecken. Doch das muss nicht sein: Mit unseren 10 Tipps zum E-Mail Management können Sie in Zukunft viel Zeit sparen und dennoch Ordnung im E-Mail Briefkasten halten.

1. Wofür eigentlich ein E-Mail Management?
2. Wie funktioniert E-Mail Management?
3. Tipp 1: E-Mails sind keine Pausenbeschäftigung
4. Tipp 2: E-Mail Management braucht feste Zeiträume
5. Tipp 3: Zeiträume sinnvoll wählen
6. Tipp 4: Was Du heute kannst besorgen…
7. Tipp 5: Starten Sie unabhängig in den Tag
8. Tipp 6: Aus mit den Geräuschen!
9. Tipp 7: Übersichtliche Inbox
10. Tipp 8: E-Mails der Reihe nach bearbeiten
11. Tipp 9: In der Kürze liegt die Würze
12. Tipp 10: Unerwünschte E-Mails vermeiden

Wofür eigentlich ein E-Mail Management?

Die Frage nach dem „Wieso“ ist schnell beantwortet: Laut einer bei Statista veröffentlichten Umfrage werden derzeit weltweit rund 116,4 Milliarden geschäftliche und 98,9 Milliarden private E-Mails pro Tag verschickt und empfangen.

Statistik: Schätzung zur Anzahl verschickter und empfangener E-Mails privat vs. geschäftlich pro Tag von 2014 bis 2019 (in Milliarden) | Statista
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista

Tendenz steigend. Zudem werden die E-Mails mittlerweile nicht mehr nur klassisch am Computer abgerufen, sondern immer häufiger auch über mobile Endgeräte, wie Smartphones und Tablets. Die ständige Erreichbarkeit führt dazu, dass E-Mails meist nicht mehr nur ein bis zwei Mal am Tag abgerufen und bearbeitet werden, sondern quasi jederzeit simultan zur sonstig anfallenden Arbeit. Da klingelt 20, 30 oder auch 40 Mal pro Tag das Handy oder das E-Mail Postfach gibt den altgewohnten Laut von sich. Doch wie können Sie die E-Mails zeitnah und dennoch effizient bearbeiten, ohne irgendwann in der E-Mail Flut zu versinken? Und muss das Checken der E-Mails während dem Meeting wirklich sein?

Wie funktioniert E-Mail Management?

Bis zu drei oder gar vier Stunden pro Tag verbringen manche Arbeitnehmer in Deutschland damit, ihre E-Mails zu checken, ordnen und beantworten. Das ist gut die Hälfte der gesamten Arbeitszeit. Kein Wunder, dass da so manch andere Aufgaben und Projekte unerledigt liegen bleiben, der Zeitdruck steigt und die Arbeitsbelastung wird gefühlt immer stärker. Durch den richtigen Umgang mit den elektronischen Nachrichten, können Sie jetzt diesem Teufelskreis entkommen. Durch gekonntes E-Mail Management sparen Sie nämlich nicht nur Zeit, Sie können sich auch stärker auf andere Aufgaben konzentrieren, bessere Ergebnisse abliefern und zugleich Ihr persönliches Stresslevel senken. Wie? Mit unseren 10 Tipps sollte das schon in Kürze kein Problem mehr für Sie sein:

Tipp 1: E-Mails sind keine Pausenbeschäftigung

E-Mails werden nicht „nebenher“, „zwischendurch“ oder „mal kurz in der Pause“ bearbeitet. Tun Sie sich selbst einen großen Gefallen und verabschieden Sie sich von der ständigen Erreichbarkeit. Dazu müssen Sie unbedingt umdenken: E-Mails sind kein dringendes Kommunikationsmittel. Das bedeutet: Wer eine E-Mail sendet, gesteht Ihnen einige Stunden oder auch ein bis zwei Tage für eine Antwort zu. Bei dringenden Fällen werden Ihre Ansprechpartner Sie schon persönlich oder telefonisch kontaktieren. Legen Sie daher in den Arbeitspausen oder während dem Meeting getrost einmal das Smartphone zur Seite. Pausen sollen schließlich zur Erholung genutzt werden. Wie Sie das am besten machen, verrate ich Ihnen in meinem Artikel zum Thema „I need a break – So setzen Sie Ihre Pausen richtig ein“.

Tipp 2: E-Mail Management braucht feste Zeiträume

Bis zu 15 Minuten braucht ein Mensch durchschnittlich, um sich nach der Ablenkung durch eine E-Mail wieder zu 100 Prozent auf seine Arbeit konzentrieren zu können. Bei 30 bis 40 durchschnittlichen E-Mails pro Arbeitstag büßen Sie hierdurch eine Menge Effizienz und Leistungsfähigkeit ein. Legen Sie deshalb nur ein bis zwei Zeiträume fest, an welchen Sie jeden Tag routiniert Ihre E-Mails bearbeiten und schließen Sie das E-Mail Programm in der verbleibenden Zeit – auf allen Endgeräten. So werden Sie nicht ständig durch eingehende E-Mails gestört und geraten auch nicht in Versuchung, diese sofort zu bearbeiten.

Tipp 3: Zeiträume sinnvoll wählen

Diese Zeiträume für die Bearbeitung Ihrer E-Mails wollen sinnvoll gewählt sein. Jeder Mensch hat einen festen Tagesrhythmus mit Zeiten, an denen er mehr und welche zu denen er weniger leistungsfähig ist. Benötigen Sie für die Bearbeitung Ihrer E-Mails Ihre volle Konzentration? Wohl kaum. Wie wäre es dann zum Beispiel in der Stunde vor der Mittagspause, wenn Sie sowieso bereits hungrig und ein wenig müde sind, und noch einmal direkt vor Ihrem Feierabend? Sie dürfen die für Sie passenden Zeiträume natürlich frei wählen. Wichtig ist, dass Sie diese routiniert beibehalten und effizient nur für Ihr E-Mail Management nutzen.

Tipp 4: Was Du heute kannst besorgen…

…das verschiebe nicht auf morgen. Nehmen Sie sich dieses berühmte Sprichwort zu Herzen und vermeiden Sie jede Art von Rückstau. Dies ist ein weiterer Grund, weshalb die letzten Minuten vor Ihrem Feierabend die beste Wahl für die zweite tägliche Zeitspanne Ihres E-Mail-Managements sind. Gehen Sie mit dem positiven Gefühl nach Hause, alle E-Mails bearbeitet zu haben und morgen frisch in den Tag zu starten. An einem Tag sind Sie damit vielleicht schneller fertig und können etwas früher in den Feierabend starten, am nächsten müssen Sie eventuell eine Überstunde anhängen. Kurz vor Feierabend sind Sie schließlich zeitlich am flexibelsten.

Tipp 5: Starten Sie unabhängig in den Tag

Wollen wir wetten, dass auch Sie einen der typischsten E-Mail Management Fehler begehen, ohne es zu merken? Beinahe jeder Arbeitnehmer in Deutschland folgt derselben Routine: Computer einschalten, während dem Hochfahren einen Kaffee holen und dann die E-Mails checken. Wäre es aber nicht schöner, unabhängig und selbstbestimmt in den Tag zu starten? Durch die E-Mail Flut, die „Dringend“-Vermerke und die Emotionen, die manche E-Mails bei Ihnen auslösen, steigern Sie durch diese Routine nämlich gleich am Morgen zu Beginn Ihres Arbeitstages Ihr Stresslevel. Besser wäre es, wenn Sie sich als Erstes mit zwei oder drei wirklich wichtigen Aufgaben beschäftigen, bevor Sie das erste Mal in Ihr E-Mail Postfach sehen – dann übrigens mit gutem Gewissen und weniger Zeitdruck, da Sie ja wirklich dringende Aufgaben bereits erledigt haben. Probieren Sie es einmal aus!

Tipp 6: Aus mit den Geräuschen!

In der Regel sind es gar nicht die E-Mails selbst, die uns arbeitenden Menschen so unter Druck bringen, es ist die ständige Erinnerung an die unerledigte Arbeit durch das nervige Piepsen des Postfachs oder die Vibration des Smartphones. Eine wichtige Grundregel des E-Mail Managements lautet daher: Stellen Sie Ihre Postfächer stumm, und zwar sowohl auf dem Computer als auch dem Smartphone oder Tablet. Dadurch vermeiden Sie unnötigen psychologischen Druck und Ablenkung von Ihrer eigentlichen Aufgabe durch die ständigen Geräusche.

Tipp 7: Übersichtliche Inbox

Je mehr Chaos in Ihrer Inbox herrscht, desto weniger Lust werden Sie auf das E-Mail-Management haben. Die Inbox ist deshalb nur für unerledigte E-Mails gedacht. Nutzen Sie die Funktion, weitere Ordner anlegen zu können, um ein sinnvolles Ablagesystem für Ihre E-Mails einzuführen. So sehen Sie in der Inbox sofort, welche E-Mails noch aufgearbeitet werden müssen und können sich direkt ans Werk machen.

Tipp 8: E-Mails der Reihe nach bearbeiten

Also erst einmal alle E-Mails in entsprechende Ordner kopieren und dann mit dem Bearbeiten beginnen? Falsch! Nehmen Sie sich eine unbearbeitete E-Mail aus der Inbox nach der anderen vor und bearbeiten Sie diese sofort. So investieren Sie keine unnötige Zeit mehr in die umständliche Organisation Ihrer E-Mails. Lesen, bearbeiten, verschieben – Fertig!

Tipp 9: In der Kürze liegt die Würze

Sie haben weder Zeit noch Lust, eine lange E-Mail zu verfassen? Keine Sorge: Der Empfänger hat gewiss auch keine Lust eine solche zu lesen. E-Mails sind ein informatives Kommunikationsmittel und kein Roman. Fassen Sie sich kurz und kommen Sie direkt auf den Punkt. Präzise Informationen sind hier das A und O und sparen für alle Beteiligten eine Menge Zeit. Vergessen Sie aber dennoch nicht eine freundliche Begrüßung und Grußformel, sonst wirkt eine E-Mail schnell forsch und unsympathisch. Hierfür gibt es schließlich die „Signatur“- Funktion.

Tipp 10: Unerwünschte E-Mails vermeiden

Versicherungen, Kundenkarten, Online-Shops – nur selten können wir heutzutage noch überblicken, wem wir unsere E-Mail Adresse geben. Da ist schnell einmal ungewollt beim Online-Einkauf der Newsletter-Haken gesetzt oder Sie erhalten Spam-Mails von Anbietern, deren Name Sie noch nie gehört haben. Hier hilft im Endeffekt nur eines: Jede unerwünschte E-Mail sollten Sie ebenfalls direkt bearbeiten. Sie können sich nämlich aus dem Verteiler austragen. Dies ist in der Regel mit nur einem Klick möglich. Suchen Sie hierfür in der E-Mail (meist in der Kopf- oder Fußzeile) nach dem Button „Austragen“ oder „Unsubscribe“. Finden Sie diesen nicht, handelt es sich ohnehin um unseriöse Anbieter. Am effektivsten hilft es dann, diesen Absender zu blockieren. So haben Sie schon bald nur noch jene E-Mails in Ihrem Postfach, die Sie auch wirklich möchten und benötigen.

Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem neuen, effektiven E-Mail Management. Lassen Sie uns wissen, ob Ihnen die Tipps und Tricks weitergeholfen haben oder erzählen Sie uns Ihre persönlichen E-Mail Strategien, wir sind gespannt…

Beitrag von

Mirijam Franke

Mirijam Franke ist freiberufliche Texterin und Autorin. Die studierte Medienwirtschaftlerin aus Friedrichshafen am schönen Bodensee stieg nach ihrem Abitur bereits im zarten Alter von 18 Jahren als Lektorin in der Industrie ein. Seit Oktober 2014 unterstützt sie unser Team von Arbeits ABC mit Textbeiträgen und Ratgebern rund um die Arbeitswelt.

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