Schritt für Schritt zur perfekten E-Mail

E-Mails sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Durchschnittlich erhält jeder Arbeitnehmer geschätzte 30 bis 40 E-Mails am Tag. Führungskräfte zählen sogar noch deutlich mehr. Doch E-Mails haben neben ihren positiven Eigenschaften, wie der schnellen, kompakten und zeitunabhängigen Kommunikation, leider auch einen großen Nachteil: Sie sind die mitunter größten Zeit- und Effizienzkiller im Arbeitsalltag. Viele Arbeitnehmer nehmen eingehende E-Mails als ständige Unterbrechung war, die sie an einer produktiven Arbeit hindert. Dadurch werden Stress und Erschöpfung gefördert. Die Mitarbeiter haben dann das Gefühl, aufgrund der E-Mails ihrem Zeitplan hinterherzuhinken. Zudem ist nachgewiesen, dass wir nach dem Lesen und der Unterbrechung unserer Arbeit durch eine E-Mail anschließend durchschnittlich 15 Minuten brauchen, um uns wieder voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren zu können. Bei der genannten Anzahl an Mails ist es da eigentlich ein kleines Wunder, dass die Unternehmen überhaupt noch produktiv arbeiten können.

Inhaltsverzeichnis:
1. Wie werden E-Mails eigentlich gelesen?
2. Die Anleitung zur perfekten E-Mail
3. Die richtige E-Mail-Adresse
4. Der Betreff
5. Den Schriftverkehr am Laufen halten
6. Die Anrede
7. Informationen auswählen
8. Die E-Mail strukturieren
9. Aufzählungen verwenden
10. Die Grußformel
11. Kontaktdaten überprüfen
12. Das Format vereinheitlichen
13. Korrekturlesen
14. Die Adresszeile überprüfen
15. Grundregeln und Tipps für die perfekte E-Mail

Wie werden E-Mails eigentlich gelesen?

Doch lohnt sich die Zeit wirklich, die Sie in das Schreiben von E-Mails investieren? Oder werden diese gar nicht richtig gelesen? Tatsächlich haben sich die Praktiken im Umgang mit den E-Mails in den letzten Jahren stark verändert. Das liegt vor allem an der schnellen Weiterentwicklung der mobilen Endgeräte. Die elektronischen Briefe werden nämlich schon längst nicht mehr nur am Computer gelesen, sondern vermehrt auch auf Tablets oder Smartphones. Das heißt aber gleichzeitig, dass der Leser vielleicht gerade unterwegs ist, beim Mittagessen sitzt oder am Bahnhof auf den Zug wartet. Da ist die Aufmerksamkeit unweigerlich getrübt und vor allem lange E-Mails werden nicht oder nur flüchtig gelesen und „auf später verschoben“. Die „neuen“ E-Mails werden deshalb kurz gefasst und möglichst übersichtlich strukturiert. So können sie ohne Probleme auch auf einem kleinen Display überflogen werden und bei Ablenkung oder Zeitmangel fallen die wichtigsten Stichpunkte direkt ins Auge. Zudem können die Kernaussagen der E-Mail durch Fettschrift oder Absätze gezielt hervorgehoben sein. Doch kurz heißt nicht unbedingt schnell, denn schnell heißt wiederum nicht gut. Gerade eine kurze E-Mail erfordert ein hohes Maß an Aufmerksamkeit und Können. Denn schließlich sollen dennoch alle wichtigen Informationen enthalten sein. Einfach „drauf los schreiben“ war gestern. So schreiben Sie heute die perfekte Mail, auch für mobile Endgeräte:

Die Anleitung zur perfekten E-Mail:

1. Die richtige E-Mail-Adresse

Nicht nur die Adresse des Empfängers muss richtig gewählt sein, sondern auch die eigene. Wichtig ist, dass es sich um eine professionelle und geschäftliche Adresse handelt und Sie bei der Kommunikation mit einer Person immer dieselbe E-Mail-Adresse verwenden. Ansonsten verliert nicht nur Ihr Gegenüber schnell den Überblick, sondern auch Sie selbst.

2. Der Betreff

Der Betreff wird in seiner Wichtigkeit häufig unterschätzt. Schließlich ist er oft der ausschlaggebende Faktor, ob Ihre E-Mail sofort, erst später oder überhaupt nicht gelesen wird. Dabei ist es gar nicht so einfach, einen guten Betreff zu schreiben. Schließlich sollte der Empfänger durch diese eine Zeile direkt wissen, worum es in der E-Mail geht und zum Lesen angeregt werden. Als Faustregel gilt: Benennen Sie das Thema und verwenden Sie wenn dann knappe Sätze. Halten Sie den Text kurz und formulieren Sie Ihre Sätze nicht aus. Eine kurze Betreffzeile ist allemal nicht unhöflich, sondern spart Zeit und fördert eine zielführende Kommunikation. Die Höflichkeit selbst folgt dann in der Anrede und dem Inhalt der Mail.

3. Den Schriftverkehr am Laufen halten

Wenn der Schriftverkehr einmal aufgenommen ist, sollte er am Laufen gehalten werden. Dazu gehört auch, die bisher geschriebenen Nachrichten nicht zu löschen, sondern in einem entsprechenden Ordner abzulegen. So können die ausgetauschten Informationen noch einmal nachgelesen werden. Dies verhindert Missverständnisse und Unklarheiten und macht das Verweisen von Aufgaben und Fristen oder die Zitate aus vorherigen E-Mails deutlich einfacher und übersichtlicher. Während die „Re:“– oder „Fwd:“-Vermerke im Betreff gerne gekürzt werden dürfen, können die vergangenen Konversationen als Text in der E-Mail verbleiben. So haben Sie direkt alle Informationen übersichtlich in einem. Der Speicherplatz für reine Textmails ist nämlich verschwindend gering.

4. Die Anrede

Die Anrede ist, gemeinsam mit der Grußformel, die wichtigste Höflichkeitsfloskel in einer E-Mail. Sie darf auch keinen Fall weggelassen werden und sollte wenn möglich niemals anonym sein („Sehr geehrte Damen und Herren“). Bringen Sie den Namen Ihrer Kontaktperson in Erfahrung und schreiben Sie diese persönlich an. Zudem sollten Sie stets darauf achten, den Namen richtig zu schreiben oder gegebenenfalls noch einmal direkt nachzufragen. Auch ein vorhandener Titel sollte unbedingt erwähnt werden. Die Anrede als „Herr“ oder „Frau“ darf dann wegfallen. Sie würde in diesem Fall also lauten: „Sehr geehrte Dr. Schmäling“. Handelt es sich um eine lockere Beziehung, so darf auch das „Hallo“ gewählt werden. „Moinmoin“, „Servus“, Grüß Di‘“ oder ähnliche saloppe Formulierungen sind im Geschäftsbereich jederzeit zu vermeiden.

5. Informationen auswählen

Um die E-Mail so kurz wie möglich schreiben zu können, müssen die Informationen im Voraus gesammelt werden. Wer einfach los schreibt und die Informationen wild zusammenwürfelt, wie sie in den Sinn kommen, wird gewiss bei seinem Empfänger nicht gerade auf Freude treffen. Ebenso beim Versand mehrerer E-Mails hintereinander, weil der Anhang oder eine wichtige Information vergessen wurden. Tragen Sie also alle Informationen zusammen und versuchen Sie diese dann direkt im ersten Satz unterzubringen. Liefern Sie außerdem nur die Hintergrundinformationen, die unbedingt notwendig sind, damit der Leser den Kontext der E-Mail nachvollziehen kann. Ansonsten verbannen Sie alle unnötigen Informationen aus Ihrem Text und trennen Sie die E-Mails inhaltlich. Möchten Sie zwei unterschiedliche Themen mit dem gleichen Geschäftspartner besprechen, so schreiben Sie auch zwei getrennte E-Mails mit dem jeweiligen Betreff und den entsprechenden Informationen. Denn häufig werden E-Mails nach Thema oder Projekt abgelegt. Bei zwei Themen in einer Mail müsste sich der Empfänger entscheiden und findet sie dann eventuell später nicht wieder.

6. Die E-Mail strukturieren

Das Stichwort Struktur ist für E-Mails besonders wichtig. Nichts ist schlimmer für das Auge als ein einziger zusammenhängender Text. Nutzen Sie deshalb gezielt Absätze und Aufzählungen.

7. Aufzählungen verwenden

Die Aufzählungen sind am übersichtlichsten, wenn sie in Form von Stichpunkten oder sogar nur einzelnen Worten gelistet werden. So erkennt der Leser auf einen Blick die wichtigen Inhalte und kann gegebenenfalls bei einer Rückantwort direkt seine Anmerkungen unter die jeweiligen Stichpunkte einfügen. Zudem können Sie ganz nach Belieben die wichtigsten Punkte durch Fettschrift oder Absätze hervorheben.

8. Die Grußformel

Jede gute E-Mail schließt mit einer Grußformel ab, auch dann, wenn bereits eine lange Konversation vorausgeht. Die kürzeste Variante ist ein kurzes MfG, besser sind „Herzliche Grüße“, „Freundliche Grüße“ oder „Viele Grüße“. Besonders ansprechend ist die Grußformel dann, wenn sie eine persönliche Note beinhaltet, ohne aber zu flapsig zu werden. Beispiele wären: „Freundliche Grüße nach Berlin“ oder „Herzliche Grüße aus dem sommerlichen München“.

9. Kontaktdaten überprüfen

Jede geschäftliche E-Mail, die Sie versenden, enthält eine vorher eingestellte Signatur mit Ihren Kontaktdaten. Überprüfen Sie diese in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität. Wenn Ihr Kommunikationspartner Sie vergeblich versucht zu erreichen, wirkt das unprofessionell und ist häufig sehr ärgerlich.

10. Das Format vereinheitlichen

Nun können Sie das Format vereinheitlichen. Überprüfen Sie, ob Sie in der gesamten E-Mail die gleiche Schriftart und –größe verwendet haben. Das ist wichtig für ein professionelles Erscheinungsbild. Markieren Sie nun eventuell noch einmal die To-Do’s und Fristen, durch farbige oder fette Schrift.

11. Korrekturlesen

Nun sollten Sie die E-Mail vor dem Absenden noch einmal Korrekturlesen. Schließlich schleichen sich schnell Rechtschreib-, Komma- oder Punktfehler ein, die einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen. Ebenso sollten Sie auf die korrekte Groß- und Kleinschreibung achten, die heutzutage oft vernachlässigt wird.

12. Die Adresszeile überprüfen

Nun checken Sie noch einmal, ob die Adresszeile stimmt und senden Sie schließlich Ihre E-Mail ab. Sollten Sie einen Anhang versenden, so überprüfen Sie unbedingt noch einmal, ob dieser vom Programm übernommen wurde. Außerdem sollte er eine Größe von fünf MB niemals überschreiten.

Grundregeln und Tipps für die perfekte E-Mail

Alles in allem handelt es sich bei dem Verfassen einer guten E-Mail um kein Hexenwerk. Mit ein bisschen Übung und Sorgfalt, werden Sie schon bald routiniert mit der neuen Art, E-Mails auch für mobile Endgeräte zu schreiben, hantieren. Dennoch schleichen sich immer wieder klassische Fehler ein, die im B-to-B-Bereich als absolute No-Gos gelten. Hier kommen deshalb zum Abschluss noch die wichtigsten Grundregeln und Tipps, damit bei Ihrer nächsten E-Mail auch garantiert nichts mehr schiefgeht:

  • Fremdwörter und Denglisch-Wortschöpfungen werden häufig verwendet, um möglichst professionell oder fachkundig zu wirken. Leider geht das oft nach hinten los, überfordert den Empfänger oder sorgt für Missverständnisse und Unklarheiten. Drücken Sie sich deshalb klar, kurz und einfach aus.
  • Eine freundliche und höfliche Kommunikation ist das A und O einer guten Geschäftsbeziehung. Bleiben Sie deshalb immer gelassen und höflich, auch wenn Ihre Emotionen gerne etwas anderes sagen würden. Nutzen Sie niemals mehrere Ausrufe- oder Fragezeichen, das wirkt aufdringlich und unfreundlich. Bleiben Sie stets besonnen und reagieren Sie sich dann lieber in Ihrer Freizeit ab.
  • Emoticons gehören nicht in formelle E-Mails oder den Kundenkontakt.
  • Abkürzungen sind bestenfalls zu vermeiden. Denn oft stiften „FYI“ oder „ASAP“ mehr Verwirrung als Klarheit.
  • Ironie wird in schriftlicher Form sehr häufig missverstanden und hat deshalb im Geschäftsverkehr nichts zu suchen. Bewahren Sie sich Ihre Scherze lieber für Ihre Freunde oder Kollegen auf.
  • Links sind durchaus ein gutes Hilfsmittel, sollten aber mit Bedacht und im angemessenen Maß eingesetzt werden. Achten Sie darauf, nur auf seriöse Websites zu verlinken und vermeiden Sie eine Ablenkung durch Links vom eigentlichen Inhalt Ihrer E-Mail.
  • Anhänge müssen vor dem Lesen erst gespeichert und geöffnet werden. Das raubt Zeit. Deshalb sollten Anhänge nur dann verwendet werden, wenn die Informationen nicht in der E-Mail eingefügt werden können. Können Sie auf den Anhang nicht verzichten, so verweisen Sie im Text gezielt auf diesen und nennen kurz die Inhalte des Anhanges, damit der Leser weiß, weshalb er diesen öffnen soll. Achten Sie dann vor dem Absenden unbedingt darauf, dass Sie diesen auch wirklich angehängt haben. Der Anhang ist nämlich die Fehlerquelle Nummer Eins beim Versenden von E-Mails und immer wieder für ein Missgeschick gut.

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