Empfehlungsschreiben: Mit Referenzen zum perfekten Job

Ein Empfehlungsschreiben, auch Referenzschreiben genannt, ist eine schriftliche, positiv anerkennende Bewertung einer Tätigkeit, einer Präsentation, einer Lernleistung oder Auftragserfüllung einer Person durch einen Dritten.

Der feine Unterschied – Empfehlungsschreiben oder Zeugnis?

Wer einen neuen Job sucht, braucht möglicherweise beides: Arbeitszeugnisse und Empfehlungsschreiben. Zeugnisse gehören in jede Bewerbung – für jede der vorherigen Arbeitsstellen ist eines nötig. Wenn Sie diese Regel nicht beachten, fallen Sie bereits bei der Vorselektion durchs Raster. Der Personalentscheider macht keine Ausnahme – ein Zeugnis ist der Beweis, dass man wirklich in dieser Firma, auf dem Posten gearbeitet hat.

Doch heutzutage ist der Inhalt der Arbeitszeugnisse so streng reglementiert, dass sie keine ehrliche Beurteilung, sondern nur eine wohlwollende Einschätzung ohne jegliche Kritik zulassen. Das ist nicht schlimm, wenn der Bewerber wirklich eine Super-Leistung abgeliefert hat. Doch wehe, wenn nicht: Es gibt zahlreiche Internet-Verzeichnisse mit verklausulierten Zeugnis-Formulierungen wie zum Beispiel “er erfüllte seine Aufgaben zu unserer Zufriedenheit”, was in Wahrheit heißt, dass er sie mangelhaft erfüllte. Auch so eine Formulierung wird oft genommen: “Er erledigte seine Aufgaben stets ordnungsgemäß” = er arbeitet nur auf Anweisung und ohne Eigeninitiative. Auf den ersten Blick also nicht negativ, aber den Code kennen zwischenzeitlich alle, die im Personalumfeld beschäftigt sind.

Inklusive einer Dankesformel und den guten Wünschen für die Zukunft ist also ein Arbeitszeugnis nicht wirklich hilfreich für die Beurteilung eines Bewerbers. Denn auch wenn ein Arbeitgeber tatsächlich keinen Grund hat, sich zu bedanken und dem ehemaligen Mitarbeiter alles Gute für seine berufliche Zukunft zu wünschen, muss er es dennoch ins Zeugnis schreiben, sonst läuft er Gefahr, verklagt zu werden.

Was also tun clevere Personalchefs?

Sie schauen dem großen Bruder USA auf die Finger. Es gibt neben der nicht so tollen “hire and fire” Mentalität dort auch Gutes. Dazu gehören die sogenannten “letters of recommendation”, also die Empfehlungsschreiben – meist eingeleitet mit den Worten: To whom it may concern, was frei übersetzt meint: Wer immer es brauchen kann. Sie können im Prinzip jeden bitten, Ihnen ein solches Schreiben auszustellen. Es kann (was natürlich nicht optimal ist, weil der Aussteller nicht wirklich unabhängig von Ihnen ist oder war) vom ehemaligen direkten Vorgesetzten erbeten werden, von einem oder mehreren Schlüsselkunden, bei denen Sie gute Arbeit geleistet haben, oder es kann bei Berufseinsteigern auch von ihrer Ausbildungsstelle stammen. Da in Zeiten wirtschaftlicher Probleme viele Freiberufler wieder ein Angestelltenverhältnis anstreben, sie aber in den Jahren ihrer Freiberuflichkeit keine Arbeitszeugnisse aufweisen können, sind Referenzen besonders für sie ein must have.

A. Telefonische Referenzen

Sie können eine Telefonnummer, das Unternehmen, den dazugehörigen Namen der referenzgebenden Person und ihre Stellung im Unternehmen anführen. Dabei dürfen Sie bitte nicht vergessen, diese Person vorab um ihr Einverständnis für eine telefonische Referenz zu bitten! Sagen Sie Ihrem Referenzgeber, wer ihn anrufen wird. Eine telefonische Referenz gehört nicht in eine Bewerbungsmappe. Weisen Sie im Bewerbungsschreiben darauf hin, dass Sie telefonische Referenzen aufweisen können.

B. Referenzschreiben

Beim Referenzschreiben ist eher allgemein abgefasst, kann also in jede Bewerbungsmappe gesteckt werden. Es richtet sich nicht an eine konkrete Person oder bezieht sich nicht auf eine konkrete Position. Trotzdem gibt es im Unterschied zum Arbeitszeugnis ohne die dort geltenden Formulierungszwänge ehrlich Auskunft über die fachlichen Leistungen und die Softskills des Bewerbers. Besondere Fähigkeiten können hervorgehoben und Erfolge beschrieben werden. Die Merkmale eines datierten und unterschriebenen Referenzschreibens:

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  • Um wen geht es hier
  • Was hatte der Bewerber für Aufgaben und Tätigkeiten
  • Welche besonderen Eigenschaften oder Fähigkeiten besitzt er
  • Wie wird die Qualität der Arbeit, Initiative, Einsatzbereitschaft eingeschätzt
  • Welche besonderen Erfolge konnte der Bewerber erzielen
  • Wie war sein Verhalten zu Kollegen, Vorgesetzten und Kunden
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C. Empfehlungsschreiben

Empfehlungsschreiben werden oft schon während einer Zusammenarbeit erstellt. Ziel ist, den Bewerber guten Gewissens weiterzuempfehlen. Sie sind konkret auf die angestrebte Position ausgelegt. Bitte legen Sie nie mehr als 3 Empfehlungsschreiben vor. Empfehlungsschreiben können sich in der Bewerbungsmappe befinden, sofern Sie sich auf eine konkrete Position bewerben und das/die Empfehlungsschreiben sich ebenfalls darauf beziehen. Merkmale eines datierten und unterschriebenen Empfehlungsschreibens:

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  • Kurz und prägnant auf einer Seite
  • Firmenkopfbogen, der alle Kontaktdaten einschließlich der Telefonnummer mit Durchwahl zur Verfügung stellt
  • Datiert und persönlich an den zukünftigen Arbeitgeber gerichtet
  • Im Betreff soll der Name des Bewerbers stehen
  • Der Verfasser stellt sich kurz in seiner Funktion und Beziehung zum Bewerber vor, der mit seiner Funktion und Dauer der Zugehörigkeit nochmals genannt wird
  • Der Empfehlungsgeber begründet das Ende des Arbeitsverhältnisses bzw. den Grund für das Schreiben
  • Was hatte der Bewerber für Aufgaben und Tätigkeiten
  • Welche besonderen Eigenschaften oder Fähigkeiten besitzt er
  • Wie weden die Qualität der Arbeit, Initiative, Einsatzbereitschaft und weitere Softskills eingeschätzt
  • Welche besonderen Erfolge konnte der Bewerber erzielen, womit hat er sich besonders ausgezeichnet
  • Wie war sein Verhalten zu Kollegen, Vorgesetzten und Kunden
  • Schließlich kommt nun die persönliche Empfehlung und eine Begründung, weshalb der Empfehlungsschreiber den Bewerber für die angestrebte Position als geeigneten Kandidaten empfiehlt
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Wir verzichten hier ausdrücklich auf ein vorformuliertes Empfehlungsschreiben, da die Formulierungen vom Schreiber direkt kommen sollten. Oft genug greift der Leser, also der zukünftige Arbeitgeber, anschließend zum Telefon und unterhält sich vor einer Einstellung persönlich mit dem Empfehlungsgeber.

Im Web sind die entsprechenden Beispiele mehr oder weniger austauschbar und können nicht die Sprache des Verfassers widerspiegeln. Sollte Ihr Empfehlungsgeber Ihnen vorschlagen, ein solches Schreiben zu verfassen und ihm zur Unterschrift vorzulegen (was sehr oft so gehandhabt wird), geben Sie ihm ganz einfach anhand der o. g. Punkte einen entsprechenden Entwurf an die Hand.

2 Kommentare

  1. Karin Nitzschmann on

    Das ist nichts neues und nicht nur in der USA sondern auch bei unseren europäischen Nachbarn immer gern gesehen. Manchmal in deren Augen sogar mehr wert als ein Arbeitszeugnis da es durch einen Dritten, meist einem Kunden, erstellt wird. Und der würde das nicht machen, wenn er nicht zufrieden war/wäre. Leider wird das bei bei den meisten Personalchefs in Deutschland noch nicht so anerkannt.
    Außerdem eine gute Alternative falls sich der ehemalige Arbeitgeber weigert ein qualifiziertes Endzeugnis zu schreiben bzw. sich nicht die Mühe macht es Richtig zu schreiben.

  2. Statt immer nur auf die USA und den dort verzapften Schwachsinn zu schielen, sollten wir uns in Europa – ganz besonders in Deutschland!!! – mal auf unsere Stärken und auch unsere Mentalität besinnen!

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