Zum Jahreswechsel stehen in vielen Unternehmen wieder die obligatorischen Feedbackgespräche an. Wie war das vergangene Jahr? Wo gab es Probleme? Was war gut? Wie geht es nun im neuen Jahr weiter? Diese und mehr Fragen sollen während eines solchen Gespräches zwischen Angestelltem und Vorgesetztem geklärt werden. Mit der richtigen Vorbereitung gibt es keinen Grund zur Sorge. Wir zeigen dir, was du im Vorfeld eines Feedbackgespräches zu tun hast sowie die wichtigsten Dos und Don’ts.

Welchen Zweck hat das Feedbackgespräch?

Feedbackgespräche finden in regelmäßigen Abständen statt und dienen eigentlich dem simplen Zweck, dass der Mitarbeiter sowie sein Vorgesetzter offen und ungestört den Status Quo besprechen können. Häufige Themen, die dabei behandelt werden, sind beispielsweise

  • erneute Definition der Arbeitsaufgaben
  • Ansprechen von Fragen, Unklarheiten, Problemen oder Konflikten
  • Rückmeldung über die Arbeitsbedingungen
  • Stand der Zusammenarbeit zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, sowohl fachlich als auch menschlich
  • Festlegung der neuen Ziele
  • Vereinbarungen über berufliche Weiterbildungen o.ä.

Es geht also in erster Linie darum, sich gegenseitig brauchbares Feedback über die fachliche sowie zwischenmenschliche Situation zu geben, Probleme anzusprechen und die weitere Vorgehensweise, sprich Zielvorgaben oder Weiterbildungsmöglichkeiten, zu bereden. Unter „brauchbarem Feedback“ ist Feedback zu verstehen, welches

  • sachlich vorgebracht wird,
  • nachvollziehbar ist,
  • das persönliche Empfinden ausdrückt,
  • über Gefühle und/oder Bedürfnisse informiert,
  • konkrete Handlungswünsche formuliert.

Nach einem erfolgreichen Feedbackgespräch wissen also beide Parteien, wie sie in Zukunft fachlich sowie zwischenmenschlich weiter vorgehen sollen. Daher gibt es durchaus viele Mitarbeiter, welche den Nutzen eines Feedbackgespräches zu schätzen wissen.

Allerdings nutzen viele Mitarbeiter ein solches Gespräch wiederum für falsche Zwecke und machen ihrem Frust über die Kollegen oder der Unzufriedenheit mit ihrem Arbeitsplatz Luft. So handelst du dir schnell einen schlechten Ruf bei deinem Vorgesetzten ein und bremst deine eigene Karriere aus. Zudem sind emotionale Gespräche in der Regel nur wenig zielführend und bringen weder dir noch deinem Gegenüber einen langfristigen Nutzen. Es gibt daher wichtige Dos und Don’ts, welche du bei einem Feedbackgespräch unbedingt einhalten solltest…

Dos – das darfst du beim Feedbackgespräch

Du kannst durchaus Initiative zeigen und deinen Chef selbständig um ein Feedbackgespräch bitten. Dies ist zum Beispiel zum Ende der Probezeit, nach einem abgeschlossenen Projekt oder einer Versetzung sinnvoll. Beginne damit, das Feedbackgespräch als Chance zu sehen und effizient für sich zu nutzen. Hierfür solltest du

  • vorbereitet in das Feedbackgespräch gehen,
  • konkrete Ziele nennen können,
  • Wünsche äußern, zum Beispiel bezüglich einer Weiterbildung,
  • Kritik annehmen können,
  • Fragen stellen, wenn du zum Beispiel einen Kritikpunkt nicht verstehst,
  • widersprechen, wenn du einen Kritikpunkt als unbegründet empfindest,
  • nachvollziehbar und sachlich argumentieren können und
  • Protokoll führen, sofern dies nicht dein Vorgesetzter selbst übernimmt.

So hinterlässt du nicht nur bei deinem Vorgesetzten einen guten Eindruck, sondern kannst auch das Bestmögliche aus dem Feedbackgespräch herausholen und anschließend effektiv damit arbeiten.

Don’ts – lasse bloß die Finger von…

  • Lästereien über deine Kollegen, Vorgesetzten, Kunden & Co, denn dies kann dir schnell deinen guten Ruf kosten.
  • private Informationen oder Problemen, diese gehören nicht in das Feedbackgespräch, auch wenn sie der Grund für Kritik oder schlechte Leistungen sind. Suche stattdessen gezielt nach Möglichkeiten, ähnliche Fehler in Zukunft zu vermeiden, gerne auch direkt gemeinsam mit deinem Vorgesetzten. Halte diese als Ziele schriftlich fest.
  • Emotionalität. Es handelt sich um ein konstruktives Gespräch, um auf sachlicher Ebene Probleme zu besprechen und Zielvorgaben zu definieren. Auch wenn dich der ein oder andere Sachverhalt beziehungsweise Kritikpunkt wütend macht, du einen Kollegen nicht leiden kannst oder du dich persönlich angegriffen fühlst, solltest du stets sachlich bleiben. Ist dies einmal nicht möglich, weil die Emotionen hoch kochen – was durchaus menschlich ist – kannst du deinen Chef um einen neuen Termin bitten, an welchem du das Gespräch in konstruktiver Atmosphäre weiterführen möchtest.
  • Schuldzuweisungen. Greife stattdessen auf „Ich“-Botschaften zurück, um deine Gefühle und deine Sichtweise auf ein Problem zu schildern. So kannst du auch sachliche Kritik an deinem Vorgesetzten üben. Sagen also nicht:

„Sie geben mir ja gar nicht die Chance, mich zu beweisen, da Sie mir nie ein eigenes Projekt zuweisen.“

Spreche stattdessen in der Ich-Form:

„Ich habe das Gefühl, meine Fähigkeiten noch nicht ausreichend unter Beweis gestellt zu haben. Ich würde mir wünschen und durchaus zutrauen, in Zukunft auch eigene Projekte zu übernehmen.“

Das Feedbackgespräch richtig vorbereiten

Du hast nun gelernt, wie du dich in einem Feedbackgespräch verhalten solltest und dass eine gute Vorbereitung sehr wichtig ist. Wer unvorbereitet wirkt, hinterlässt beim Vorgesetzten schnell einen schlechten Eindruck. Du solltest daher bereits im Vorfeld:

  1. Deine Leistungen reflektieren,
  2. einmal die Perspektive deines Chefs und deiner Kollegen einnehmen,
  3. Wünsche und Ziele definieren,
  4. sich Argumente für mögliche Kritikpunkte zurechtlegen und
  5. in besonderen Konfliktsituationen einen Mediator oder ein Betriebsratsmitglied zur Teilnahme an dem Gespräch bitten.

Wähle außerdem einen neutralen Raum für das Feedbackgespräch, zum Beispiel ein Konferenzzimmer anstelle des Büros deines Vorgesetzten. Fordere zu Beginn des Gesprächs dessen Vertraulichkeit ein. Nun sind die Rahmenbedingungen abgesteckt und du kannst gezielt die Inhalte des Gespräches vorbereiten, welche du aus deiner Sicht besprechen möchtest. Stelle dir dafür selbst folgende Fragen:

  • Was habe ich im vergangenen Jahr gut gemacht?
  • Wo lagen meine Schwächen?
  • Habe ich konkrete Fehler zu verzeichnen?
  • Wie waren meine Leistungen?
  • Wie kam ich im Team klar?
  • Wo gab es fachliche oder zwischenmenschliche Probleme?
  • Wie gut war die Zusammenarbeit mit meinem Vorgesetzten?
  • Fühle ich mich in meiner Leistung anerkannt und wertgeschätzt?
  • Wie groß ist meine Verantwortung und wünsche ich mir mehr?
  • Wie empfand ich den Informationsfluss mit meinen Kollegen und Vorgesetzten?
  • Wie ist mein aktuelles Aufgabengebiet definiert?
  • Trifft diese Definition zu?
  • Wo wünsche ich mir Änderungen oder Ergänzungen?
  • Würde ich gerne eine Weiterbildung machen?
  • Welche sind meine Karriereziele?
  • Wie kann ich darauf hinarbeiten?
  • Konnte ich die letztjährig gesetzten Ziele erreichen?
  • Wenn nicht, weshalb?
  • Wie empfand ich die Arbeitsbedingungen (technische Ausstattung, Arbeitszeiten, Arbeitsatmosphäre, Klima im Team etc.)?

Versuche zudem zu prüfen, was dein Vorgesetzter anbringen könnte, wo er vielleicht Kritik üben wird, mit wem es Konflikte gab oder welche Fehler du gemacht hast. So hält das Feedbackgespräch hoffentlich keine bösen Überraschungen mehr bereit und du kannst dich entspannen und vom positiven Nutzen eines solch offenen sowie vertraulichen Gespräches profitieren.

Welche sind deine Erfahrungen mit Feedbackgesprächen? Bist du schon einmal in ein Fettnäpfchen getreten? Oder hast du vielleicht echte Geheimtipps? Wir freuen uns auf deine Kommentare und Anregungen…

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