Feedbackgespräch: So bereiten Sie sich richtig vor

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Zum Jahreswechsel stehen in vielen Unternehmen wieder die obligatorischen Feedbackgespräche an. Wie war das vergangene Jahr? Wo gab es Probleme? Was war gut? Wie geht es nun im neuen Jahr weiter? Diese und mehr Fragen sollen während eines solchen Gespräches zwischen Angestelltem und Vorgesetztem geklärt werden. Mit der richtigen Vorbereitung gibt es keinen Grund zur Sorge. Wir zeigen Ihnen, was Sie im Vorfeld eines Feedbackgespräches zu tun haben sowie die wichtigsten Dos und Don’ts.

1. Welchen Zweck hat das Feedbackgespräch?
2. Dos – das dürfen Sie beim Feedbackgespräch
3. Don’ts – lassen Sie bloß die Finger von…
4. Das Feedbackgespräch richtig vorbereiten

Welchen Zweck hat das Feedbackgespräch?

Feedbackgespräche finden in regelmäßigen Abständen statt und dienen eigentlich dem simplen Zweck, dass der Mitarbeiter sowie sein Vorgesetzter offen und ungestört den Status Quo besprechen können. Häufige Themen, die dabei behandelt werden, sind beispielsweise

  • erneute Definition der Arbeitsaufgaben
  • Ansprechen von Fragen, Unklarheiten, Problemen oder Konflikten
  • Rückmeldung über die Arbeitsbedingungen
  • Stand der Zusammenarbeit zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, sowohl fachlich als auch menschlich
  • Festlegung der neuen Ziele
  • Vereinbarungen über berufliche Weiterbildungen o.ä.

Es geht also in erster Linie darum, sich gegenseitig brauchbares Feedback über die fachliche sowie zwischenmenschliche Situation zu geben, Probleme anzusprechen und die weitere Vorgehensweise, sprich Zielvorgaben oder Weiterbildungsmöglichkeiten, zu bereden. Unter „brauchbarem Feedback“ ist Feedback zu verstehen, welches

  • sachlich vorgebracht wird,
  • nachvollziehbar ist,
  • das persönliche Empfinden ausdrückt,
  • über Gefühle und/oder Bedürfnisse informiert,
  • konkrete Handlungswünsche formuliert.

Nach einem erfolgreichen Feedbackgespräch wissen also beide Parteien, wie sie in Zukunft fachlich sowie zwischenmenschlich weiter vorgehen sollen. Daher gibt es durchaus viele Mitarbeiter, welche den Nutzen eines Feedbackgespräches zu schätzen wissen. Laut einer bei Statista veröffentlichten Studie, erwarten 38 Prozent der Generation Y von ihren Vorgesetzten sogar, dass diese ihnen regelmäßig Feedback geben.

Statistik:
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista

Allerdings nutzen viele Mitarbeiter ein solches Gespräch wiederum für falsche Zwecke und machen ihrem Frust über die Kollegen oder der Unzufriedenheit mit ihrem Arbeitsplatz Luft. So handeln Sie sich schnell einen schlechten Ruf bei Ihrem Vorgesetzten ein und bremsen Ihre eigene Karriere aus. Zudem sind emotionale Gespräche in der Regel nur wenig zielführend und bringen weder Ihnen noch Ihrem Gegenüber einen langfristigen Nutzen. Es gibt daher wichtige Dos und Don’ts, welche Sie bei einem Feedbackgespräch unbedingt einhalten müssen…

Dos – das dürfen Sie beim Feedbackgespräch

Sie können durchaus Initiative zeigen und Ihren Chef selbständig um ein Feedbackgespräch bitten. Dies ist zum Beispiel zum Ende der Probezeit, nach einem abgeschlossenen Projekt oder einer Versetzung sinnvoll. Beginnen Sie damit, das Feedbackgespräch als Chance zu sehen und effizient für sich zu nutzen. Hierfür sollten Sie

  • vorbereitet in das Feedbackgespräch gehen,
  • konkrete Ziele nennen können,
  • Wünsche äußern, zum Beispiel bezüglich einer Weiterbildung,
  • Kritik annehmen können,
  • Fragen stellen, wenn Sie zum Beispiel einen Kritikpunkt nicht verstehen,
  • widersprechen, wenn Sie einen Kritikpunkt als unbegründet empfinden,
  • nachvollziehbar und sachlich argumentieren können und
  • Protokoll führen, sofern dies nicht Ihr Vorgesetzter selbst übernimmt.

So hinterlassen Sie nicht nur bei Ihrem Vorgesetzten einen guten Eindruck, sondern können auch das Bestmögliche aus dem Feedbackgespräch herausholen und anschließend effektiv damit arbeiten.

Don’ts – lassen Sie bloß die Finger von…

  • Lästereien über Ihre Kollegen, Vorgesetzten, Kunden & Co, denn dies kann Sie schnell Ihren guten Ruf kosten.
  • private Informationen oder Problemen, diese gehören nicht in das Feedbackgespräch, auch wenn sie der Grund für Kritik oder schlechte Leistungen sind. Suchen Sie stattdessen gezielt nach Möglichkeiten, ähnliche Fehler in Zukunft zu vermeiden, gerne auch direkt gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten. Halten Sie diese als Ziele schriftlich fest.
  • Emotionalität. Es handelt sich um ein konstruktives Gespräch, um auf sachlicher Ebene Probleme zu besprechen und Zielvorgaben zu definieren. Auch wenn Sie der ein oder andere Sachverhalt beziehungsweise Kritikpunkt wütend macht, Sie einen Kollegen nicht leiden können oder Sie sich persönlich angegriffen fühlen, sollten Sie stets sachlich bleiben. Ist dies einmal nicht möglich, weil die Emotionen hoch kochen – was durchaus menschlich ist – können Sie Ihren Chef um einen neuen Termin bitten, an welchem Sie das Gespräch in konstruktiver Atmosphäre weiterführen möchten.
  • Schuldzuweisungen. Greifen Sie stattdessen auf „Ich“-Botschaften zurück, um Ihre Gefühle und Ihre Sichtweise auf ein Problem zu schildern. So können Sie auch sachliche Kritik an Ihrem Vorgesetzten üben. Sagen Sie also nicht:

„Sie geben mir ja gar nicht die Chance, mich zu beweisen, da Sie mir nie ein eigenes Projekt zuweisen.“

Sprechen Sie stattdessen in der Ich-Form:

„Ich habe das Gefühl, meine Fähigkeiten noch nicht ausreichend unter Beweis gestellt zu haben. Ich würde mir wünschen und durchaus zutrauen, in Zukunft auch eigene Projekte zu übernehmen.“

Das Feedbackgespräch richtig vorbereiten

Sie haben nun gelernt, wie Sie sich in einem Feedbackgespräch verhalten sollten und dass eine gute Vorbereitung sehr wichtig ist. Wer unvorbereitet wirkt, hinterlässt beim Vorgesetzten schnell einen schlechten Eindruck. Sie sollten daher bereits im Vorfeld:

  1. Ihre Leistungen reflektieren,
  2. einmal die Perspektive Ihres Chefs und Ihrer Kollegen einnehmen,
  3. Wünsche und Ziele definieren,
  4. sich Argumente für mögliche Kritikpunkte zurechtlegen und
  5. in besonderen Konfliktsituationen einen Mediator oder ein Betriebsratsmitglied zur Teilnahme an dem Gespräch bitten.

Wählen Sie außerdem einen neutralen Raum für das Feedbackgespräch, zum Beispiel ein Konferenzzimmer anstelle des Büros Ihres Vorgesetzten. Fordern Sie zu Beginn des Gesprächs dessen Vertraulichkeit ein. Nun sind die Rahmenbedingungen abgesteckt und Sie können gezielt die Inhalte des Gespräches vorbereiten, welche Sie aus Ihrer Sicht besprechen möchten. Stellen Sie sich dafür selbst folgende Fragen:

  • Was habe ich im vergangenen Jahr gut gemacht?
  • Wo lagen meine Schwächen?
  • Habe ich konkrete Fehler zu verzeichnen?
  • Wie waren meine Leistungen?
  • Wie kam ich im Team klar?
  • Wo gab es fachliche oder zwischenmenschliche Probleme?
  • Wie gut war die Zusammenarbeit mit meinem Vorgesetzten?
  • Fühle ich mich in meiner Leistung anerkannt und wertgeschätzt?
  • Wie groß ist meine Verantwortung und wünsche ich mir mehr?
  • Wie empfand ich den Informationsfluss mit meinen Kollegen und Vorgesetzten?
  • Wie ist mein aktuelles Aufgabengebiet definiert?
  • Trifft diese Definition zu?
  • Wo wünsche ich mir Änderungen oder Ergänzungen?
  • Würde ich gerne eine Weiterbildung machen?
  • Welche sind meine Karriereziele?
  • Wie kann ich darauf hinarbeiten?
  • Konnte ich die letztjährig gesetzten Ziele erreichen?
  • Wenn nicht, weshalb?
  • Wie empfand ich die Arbeitsbedingungen (technische Ausstattung, Arbeitszeiten, Arbeitsatmosphäre, Klima im Team etc.)?

Versuchen Sie zudem zu prüfen, was Ihr Vorgesetzter anbringen könnte, wo er vielleicht Kritik üben wird, mit wem es Konflikte gab oder welche Fehler Sie gemacht haben. So hält das Feedbackgespräch hoffentlich keine bösen Überraschungen mehr bereit und Sie können sich entspannen und vom positiven Nutzen eines solch offenen sowie vertraulichen Gespräches profitieren. In diesem Video lernen Sie zudem, wie Sie konkret in fünf Schritten Ihr persönliches Feedback formulieren:

Welche sind Ihre Erfahrungen mit Feedbackgesprächen? Sind Sie schon einmal in ein Fettnäpfchen getreten? Oder haben Sie vielleicht echte Geheimtipps? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare und Anregungen…

Beitrag von

Mirijam Franke

Mirijam Franke ist freiberufliche Texterin und Autorin. Die studierte Medienwirtschaftlerin aus Friedrichshafen am schönen Bodensee stieg nach ihrem Abitur bereits im zarten Alter von 18 Jahren als Lektorin in der Industrie ein. Seit Oktober 2014 unterstützt sie unser Team von Arbeits ABC mit Textbeiträgen und Ratgebern rund um die Arbeitswelt.

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