Höflichkeits-Knigge für den Benimm im Büro-Alltag

Höflichkeit schadet nicht und hilft über die kleinen und großen Kommunikationsklippen im Büro hinweg: Den Neuanfang, den Umgang mit Chefs und Kollegen, den Konflikt und selbst die Kündigung. Arbeits-abc.de gibt Ihnen einen kleinen Höflichkeits-Knigge für den Benimm im Büro-Alltag mit auf dem Weg …

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance!

Als neuer Kollege gilt: Präsentieren Sie sich vom ersten Tag an von Ihrer besten Seite. Grüßen Sie freundlich und verbindlich alle, denen Sie begegnen. Stellen Sie sich dem neuen Chef und ihren Kollegen kurz vor. Grüßen Sie beim Vorbeigehen sicher und bestimmt, wenn Sie den betreffenden Kollegen zuerst erkannt haben. Denn der erste Eindruck bleibt beim Gegenüber mit Sicherheit haften – für die gesamte Dauer der betrieblichen Kommunikation. „Ladys First“ hat im Büro-Alltag übrigens schon lange ausgedient: Überlassen Sie der Chefin die Initiative. Nur gegenüber Kunden und untergeordneten Mitarbeitern gehen Sie in die Gesprächs-Offensive.

Beachten Sie die Seniorität

Das informelle „Du“ ist für Neulinge im Büro-Alltag tabu. Vorgesetzte und länger dort beschäftigte Kollegen können Ihnen das Du dagegen anbieten. Es liegt dann an Ihnen, es anzunehmen. In einigen kreativen und gewerblichen Branchen wird grundsätzlich geduzt – Berufsprofis kennen die Spielregeln und halten sich daran. Gleiches gilt fürs „Hallo“, das in einigen Büros üblich ist. In den meisten nicht: Hier wird noch immer mit „Guten Morgen“ und „Guten Tag“ gegrüßt. Überlassen Sie es dem Vorgesetzten, Ihnen die Hand anzubieten. Und tragen Sie Ihr Anliegen nie in einem Monolog vor, sondern beginnen Sie einen Frage-Antwort-Dialog!

Reden Sie „Deutsch“!

Nichts ist schlimmer als Ungereimtheiten und Gerüchte. Fragen Sie in neuen Arbeitssituationen ruhig nach. Es gibt keine falschen Fragen, nur falsche Antworten! Fehlinterpretationen und Alleingänge können hingegen Fehler und im schlimmsten Fall Konflikte auslösen. Ihre Meinung oder Kritik sollten Sie direkt, sachlich und fundiert äußern. Nichts ist unangenehmer als Flurgespräche, die leicht zu Mobbingsituationen führen können. Wenn der offene Diskurs nicht mehr möglich ist, müssen Sie eventuell den Vorgesetzten informieren. Bitten Sie um Rücksprache und bleiben Sie dabei sachlich!

Mitgefühl statt Mitwissen

Zu freudigen oder traurigen Anlässen ist es geboten, den Kollegen zu gratulieren oder zu kondolieren. Mündlich ist dies schöner als schriftlich. Verleihen Sie Ihrer Freude über die Geburt oder Ihr Mitgefühl über den Tod des Angehörigen ruhig Ausdruck, ohne allerdings auszuschweifen oder zu bewerten.

Das Führen politischer oder religiöser Meinungsdialoge sollte am Arbeitsplatz genauso Tabu sein wie privater Tratsch oder das Auspacken von Intimitäten. Werden Sie in ein solches Gespräch verwickelt, so hören Sie kurz zu und lenken Ihr Gegenüber dann am besten ab. Bevor Ihnen oder Ihrem Kollegen in einer Privatsache allerdings der Kopf platzt, können Sie einen Vorgesetzten seines oder Ihres Vertrauens um ein kurzes Gespräch bitten, am besten unter vier Augen.

Behandeln Sie Gäste wie Freunde

Wer neue Kollegen und Konferenzgäste offen und herzlich begrüßt und auf ein Getränk einlädt, vergibt sich nichts. Bei Projektgesprächen gehört es sich, hereinkommende Gäste im Aufstehen zu begrüßen und Ihnen einen Platz anzubieten. Auch ein Garderobenservice, das Anbieten von Getränken und kleinen Snacks gehört zum guten Ton und hebt die Gesprächsatmosphäre. Bei Tischreden sollen Sie sich kurzfassen: Schließlich stehen die Eingeladenen im Mittelpunkt. Freundliche und professionelle Gastgeber können selbst bei der eingeladenen Konkurrenz Punkte sammeln!

Dress-Code, Büffet-Benimm und Mail-Manieren

So leger es in einzelnen Branchen zugehen mag: Der solide Mitarbeiter ist gut beraten, wenn er im klassischen Outfit erscheint. Gleiches gilt für Make-up und Schmuck, die dezent und nicht übertrieben sein sollten. Formelle Büffets sind ein beruflicher Dating-Bereich: Gut ist ein wenig Small Talk beim Anstehen und beim gemeinsamen Essen, schlecht hingegen Manieren wie überladene Teller, einsames In-sich-hinein-Schaufeln oder der Gang zurück zum Büffet mit benutztem Besteck.

Dezent sollten auch Handys und Laptops genutzt werden. Außerhalb der Pausen gilt: Finger weg vom Skypen, Tischfläche freimachen. Auf Konferenztischen sollte nur das Chef-Telefon liegen. Auch der persönliche Arbeitsplatz wirkt schöner, wenn er aufgeräumt und nicht überdekoriert ist. Zur Personalisierung genügt ein Familienbild und eventuell die obligatorische Pflanze.

Professionalität im Abgang beweist Standing

Der Büro-Profi geht, wie er gekommen ist: höflich, freundlich, sachlich. Der schlimmste Fehler des Gekündigten ist es, zum Abschied noch einmal seine Meinung zu präsentieren. Benimm zeigen Sie dagegen, wenn Sie gewissenhaft bis zum letzten Tag arbeiten und sich dann freundlich und korrekt verabschieden. Ihr Ruf und Ihr Arbeitszeugnis werden es Ihnen danken.

2 Kommentare

  1. Hallo,
    zum Punkt Dress-Code fehlt der wichtige Hinweis auf die Verwendung von Duftstoffen (Aftershave, Parfüm, Eau de Toilette, Deo). Leider ist es mittlerweile üblich, Duftstoffe derart stark aufzutragen, dass die Duftwolke noch Stunden im Raum hängt. Dies ist aufdringlich und rücksichtslos und sollte unterlassen werden. Wenn ich die Hand schüttele und dann den Duft wahrnehme, ist es o.k. Alles darüber hinaus ist nicht o.k.
    Grüße

  2. Wie verhalte ich mich bei längerem Flüstern meines Vorgesetzten und einer Mitarbeiterin im Büro, wo auch mein Arbeitsplatz ist?

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