Home Office: So klappt es mit der Heimarbeit

Um kaum ein anderes Thema in der Arbeitswelt ranken sich so viele Mythen wie um das Home Office. Viele Arbeitnehmer, aber auch Arbeitgeber, haben eine stereotype Vorstellung von dieser Arbeitsweise, die nur selten der Realität entspricht. Während das Heimbüro für Angestellte der Inbegriff von Freiheit ist, assoziieren viele Vorgesetzte damit vor allem Kontrollverlust. Doch was ist eigentlich dran an den Vorurteilen? Wie gestaltet sich das Arbeiten in den eigenen vier Wänden produktiv? Welche Vor- und Nachteile bringt es mit sich? In unserem umfassenden Ratgeber zum Thema Home Office beantworten wir alle wichtigen Fragen.

1. Vor- und Nachteile vom Home Office
2. Den Chef von der Idee „Home Office“ überzeugen
3. Tipps für effektives Arbeiten im Home Office
4. Welche Fallstricke lauern und wie kann man diese vermeiden?
5. Kann man das Home-Office und Ausstattung von der Steuer absetzen?
6. Thema Arbeitsschutz im Home-Office
7. Wie geht man mit Vorurteilen um?

Vor- und Nachteile vom Home Office

Von zuhause aus arbeiten – für viele Angestellte klingt das nach dem ganz großen Los. Kein Chef, der einem kontrollierend über die Schultern blickt, keine Kollegen, die mit ihrem Gerede die Konzentration stören – und vor allem: kein Arbeitsweg, der zusätzliche Zeit kostet. Auf den ersten Blick scheint es so, als würde das Home Office ausschließlich positive Aspekte mit sich bringen. Lassen Sie sich von diesem Anschein jedoch nicht täuschen. Auch bei der Heimarbeit kann gesagt werden: Wo Licht ist, ist auch Schatten. Soll heißen: Den zahlreichen Vorteilen stehen durchaus auch Nachteile gegenüber. Diese zu kennen, ist überaus wichtig, wenn Sie mit dem Gedanken spielen, im Heimbüro zu arbeiten.

VorteileNachteile
Flexible Einteilung vom ArbeitstagAblenkungsfallen
Selbstbestimmtes Arbeitenschwierige Trennung von Arbeit und Privatleben
Steigerung der Kreativitätständige Erreichbarkeit
Verminderung von DruckAuseinandersetzung mit Vorurteilen
Wegfall vom Arbeitsweg ( = Zeitersparnis)
Steigerung der Arbeitszufriedenheit

Den Chef von der Idee „Home Office“ überzeugen

Sie können es sich sehr gut vorstellen, im Home Office zu arbeiten, müssen aber noch Ihren Chef davon überzeugen? Dann sollten Sie sich im Vorfeld umfangreich auf das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten vorbereiten. Gute Argumente und das Aufzeigen von Vorteilen (siehe Tabelle) werden Ihnen dabei helfen, dem Heimbüro ein großes Stück näherzukommen.

Außerdem ist es unverzichtbar, sich auf eventuelle unangenehme Fragen vorzubereiten. Wer hier ohne Zögern und mit viel Nachdruck antworten kann, hat schon (fast) gewonnen. Zu den häufigsten Fragen vom Chef gehören beispielsweise:

  • Wie kann ich kontrollieren, ob Sie auch wirklich arbeiten?
  • Was passiert im Krankheits-/Urlaubsfall?
  • Was ist, wenn ich meine Entscheidung rückgängig machen will?
  • Werden Sie weiterhin wie gewohnt für mich, Kollegen und Kunden erreichbar sein?
  • Wie genau stellen Sie sich das in der Praxis vor?
  • An wie vielen Tagen in der Woche wollen Sie im Home Office arbeiten?

Tipp: Arbeitgeber mögen es nicht, vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Machen Sie sich daher im Vorfeld umfassende Gedanken, räumen Sie Ihrem Chef aber immer auch Mitspracherecht und Entscheidungsfreiräume ein. Auf diese Weise finden Sie gemeinsam eine Lösung, mit der alle Beteiligten leben können.

Tipps für effektives Arbeiten im Home Office

Vor allem die zahlreichen Ablenkungsfallen im Home Office machen es vielen Arbeitnehmern schwer, konzentriert und effektiv zu arbeiten. Auch Arbeitgeber sehen hierin die größte Gefahr – schließlich können sie nie wirklich kontrollieren, ob der Mitarbeiter auch wirklich seinen Aufgaben nachgeht. Fakt ist: Bei den faulen Angestellten, die im Home Office nur die Füße hochlegen und entspannt einen Kaffee trinken, handelt es sich um einen Mythos. Eine Studie aus den USA – genauer von der Standford University – hat ergeben, dass Menschen im Home Office

  • mehr Leistung an den Tag legen
  • länger arbeiten, als sie müssten
  • weniger Pausen machen
  • konzentrierter arbeiten

(Quelle: Does Working from Home Work? Evidence from a Chinese Experiment)

Der Verdacht der Wissenschaftler rund um Nicholas Bloom: Die Flexibilität, die durch Home Office entsteht, steigert nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die Produktivität. Aber wie funktioniert das eigentlich mit dem effektiven Arbeiten im Heimbüro? Wir haben hier ein paar Tipps für Sie zusammengestellt.

Tipp #1: Eliminieren Sie Störfaktoren

Im Idealfall befindet sich der Heim-Arbeitsplatz in einem separaten Zimmer. Das hat nicht nur zur Folge, dass Sie es besser vom privaten Umfeld trennen können, sondern auch, dass Sie konzentrierter arbeiten. Um die Effektivität maximal zu steigern, ist es wichtig, alle Störfaktoren zu eliminieren. Hierzu gehören nicht nur persönliche Gegenstände wie Bilder, sondern auch Geräusche und Möbel. Wenn sich in Ihrem Arbeitszimmer ein Bett oder eine Couch befindet, wird sich das immer unterschwellig auf Ihre Produktivität auswirken.

Tipp #2: Machen Sie sich bewusst, dass Sie arbeiten

Auch wenn es nicht nötig ist, das Haus zu verlassen, um zum Arbeitsplatz zu kommen, sollte Ihnen immer bewusst sein, dass Sie ab einem bestimmten Moment Ihrer Arbeit nachgehen. Menschen, die im Home Office arbeiten, haben hierfür die unterschiedlichsten Taktiken entwickelt. Während die einen auf feste Rituale setzen, wählen andere den Weg über die übliche Berufsbekleidung (beispielsweise Hemd oder Kleid), um sich mental zur Arbeit zu begeben. Gleiches gilt übrigens auch beim Einläuten des Feierabends. Auch hier kann ein bestimmtes Ritual helfen, einen Schlussstrich zu ziehen.

Hinweis: Wer erfolgreich im Home Office arbeiten will, sollte sich nie dazu verleiten lassen, das Bett oder die Couch als Arbeitsplatz zu nutzen. Hier kommt einfach nicht das benötigte „Job-Feeling“ auf.

Tipp #3: Finden Sie einen Rhythmus

Viele Menschen, die im Home Office arbeiten, schwärmen von der Flexibilität. Natürlich haben Sie zahlreiche Frei- und Spielräume, wenn Sie im Heimbüro arbeiten. Das sollte jedoch nicht bedeuten, dass Sie alle bisherigen Gewohnheiten über Bord schmeißen. Wer effektiv im Home Office arbeiten will, tut gut daran, sich einen (mehr oder weniger) festen Rhythmus anzueignen. Legen Sie beispielsweise fest, wann:

Feste Zeitfenster helfen Ihnen dabei, fokussiert und konzentriert zu arbeiten und eine Routine zu schaffen. Das wiederum hat einen großen Einfluss auf die Qualität Ihrer Arbeit. Wichtig ist, dass Sie auf Ihre innere Uhr achten. Während die einen in den frühen Morgenstunden besonders effektiv arbeiten können, kommen andere erst im Laufe des Vormittags so richtig in Fahrt. Home Office bedeutet, dass Sie sich ein Stück weit die Freiheit nehmen können, Ihren eigenen Rhythmus zu finden, der sich nicht an Ihren Kollegen oder den Vorstellungen des Chefs orientiert.

Tipp #4: Setzen Sie auf hochwertige Arbeitsmittel

Eine effektive Arbeitsweise hängt nicht nur von Ihnen, sondern auch von Ihren Arbeitsmitteln ab. So ist es beispielsweise sinnvoll, Geld in die folgende Ausrüstung zu investieren:

  • gute Internetleitung
  • schneller Laptop/PC
  • großer Schreibtisch
  • ergonomischer Bürostuhl

Tipp #5: Setzen Sie sich Tagesziele

To do- und Prioritätenlisten sind gute Werkzeuge, um die Produktivität im Home Office zu steigern. Denn: Wer ein Ziel vor Augen hat, kann darauf hinarbeiten und hat am Ende des Tages (mindestens) ein Erfolgserlebnis. Setzen Sie sich mehrere erreichbare Tagesziele, um Ihrem Arbeitstag eine Struktur zu verleihen. Durch das systematische Abarbeiten der einzelnen Punkte geht der Tag nicht nur schneller vorbei, sondern ist auch von mehreren Erfolgen gekrönt.

Tipp #6: Nutzen Sie Tools

Wie sagt man so schön? Es gibt für alles eine App – auch für effektives Arbeiten im Home Office! Wenn es Ihnen (insbesondere in der Anfangszeit) schwer fällt, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, können Ihnen verschiedene Anwendungen für das Smartphone und den Computer dabei helfen, produktiver zu arbeiten. Die folgenden Tools sind besonders empfehlenswert:

  • toggl: App zum Messen von Zeit, die Sie für bestimmte Aufgaben benötigen
  • Forest: App, die verhindert, dass Sie ständig das Smartphone benutzen
  • Goal Tracker: App, die dabei hilft, positive Gewohnheiten zu etablieren
  • TomatoTimer: Browser-Anwendung, die dabei hilft, die Pomodoro-Technik umzusetzen (Abfolge fester Arbeits- und Pausenzeiten zur Steigerung der Effektivität)
  • Rescuetime: Programm, dass misst, wie viel Zeit Sie für welche Aktivität am Computer benötigen
  • SelfControl: Mac-Programm, mit dem Sie bestimmte Internetseiten (beispielsweise Facebook, Amazon und Co.) auf eine Blacklist verbannen und dadurch für bestimmte Zeiten sperren können

Tipp: Weitere empfehlenswerte Apps finden Sie auch in unserem Artikel “Produktiver mit Apps! Das kleine 1×1 der Online-Helfer“.

Welche Fallstricke lauern und wie kann man diese vermeiden?

Fallstricke und Gefahren im Home Office
Wie weiter oben bereits erwähnt, lauern beim Home Office diverse Gefahren, die einerseits Ihre Produktivität gefährden und andererseits für Frust und Unzufriedenheit sorgen können. Um beide Szenarien zu vermeiden, ist es wichtig, diese Fallstricke zu kennen und zu wissen, was Sie dagegen unternehmen können.

Gefahr #1: Ablenkung

Wer gerade erst damit beginnt, im Home Office zu arbeiten, muss sich zunächst einmal auf die neue Situation einstellen. Natürlich ist es erst einmal ungewohnt, in einer bekannten Umgebung zu arbeiten, in der die Ablenkungsfallen an jeder Ecke lauern. Um dieses Problem sicher zu umschiffen, hilft im Grunde genommen nur eines: Seien Sie rigoros, wenn es um die Beseitigung von Ablenkungen geht. Sie werden sehr schnell merken, was Ihre Aufmerksamkeit auf sich lenkt und Sie vom Arbeiten abhält. Entfernen Sie diese Dinge aus Ihrem Blickfeld und setzen Sie auch die oben genannten Tools ein, um Ihre Aufmerksamkeit auf die Arbeit zu fokussieren.

Tipp: Auch Musik kann durchaus als störend empfunden werden. Probieren Sie aus, welche Klänge Sie konzentriert arbeiten lassen und was Sie eher dazu verleitet, abzuschweifen.

Gefahr #2: Verschmelzen von Beruf und Privatleben

Die schwierige Trennung von Arbeit und Privatleben ist ein weiterer Klassiker, wenn es um die Gefahren beim Home Office geht. Hier noch schnell eine E-Mail an den besten Freund, da ein offene Rechnung, dort eine spannende Ebay-Auktion – und zwischendurch immer wieder eine Aufgabe, die tatsächlich etwas mit dem Job zu tun hat. Um hier nicht den Kopf zu verlieren, müssen Sie konsequent sein. Legen Sie beispielsweise am Morgen, kurz vor oder nach der Mittagspause und mit Beginn des Feierabends Zeitfenster fest, in denen Sie sich um private Belange kümmern und konzentrieren Sie sich den Rest der Zeit auf Ihren Beruf. Das Vermischen beider Welten funktioniert einfach nicht.

Tipp: Pausen sollten auch im Home Office eine wichtige Rolle spielen. Entfernen Sie sich hierfür vom Schreibtisch und gönnen Sie sich täglich mindestens 30 Minuten Auszeit vom Job.

Gefahr #3: ständige Erreichbarkeit

„Ach Herr/Frau XY arbeitet ja heute von zuhause aus, da ist es sicherlich okay, wenn ich nach 17 Uhr nochmal kurz anrufe.“ – So oder so ähnlich könnten die Gedankengänge Ihres Vorgesetzten klingen, wenn Sie sich für das Home Office entschieden haben. Die ständige Erreichbarkeit von Angestellten ist in der Tat ein großes Problem, von dem überraschend viele Menschen betroffen sind. Wenn Sie diesen Fallstrick umgehen wollen, ist es sinnvoll, von Anfang an klare Regeln aufzustellen. Legen Sie gemeinsam mit Ihrem Chef fest, von wann bis wann Sie erreichbar sind und überlegen Sie sich eine Vorgehensweise in dringenden Fällen.

Tipp: Nicht jeder Anruf vom Chef dient der Absprache oder Nachfrage. Oftmals handelt es sich hierbei einfach nur um Kontrolle. Wenn Ihnen auffällt, dass sich die Kontrollanrufe mehren, ist es sinnvoll, das Gespräch zum Vorgesetzten zu suchen, um über ein eventuelles Vertrauensproblem zu sprechen.

Gefahr #4: Skepsis des Arbeitgebers

Apropos Vertrauensproblem: Viele Arbeitgeber stehen dem Home Office eher skeptisch gegenüber, weil sie glauben, die Leistung des Angestellten nicht überprüfen zu können. Hierbei handelt es sich schlicht und ergreifend um ein Ammenmärchen. Indem Sie Projekte zu einem bestimmten Termin abschließen und Aufgaben zeitnah erledigen, weiß Ihr Chef immer ganz genau, dass Sie auch zuhause zuverlässig arbeiten und nicht auf der faulen Haut liegen.

Tipp: Vereinbaren Sie gemeinsam mit Ihrem Chef verschiedene Wochenziele. Somit wissen Sie immer, was zu tun ist und ihr Arbeitgeber hat eine Möglichkeit, Ihre Fortschritte zu kontrollieren.

Kann man das Home-Office und Ausstattung von der Steuer absetzen?

Grundsätzlich gilt im Falle vom Home Office, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, alle Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Im Gegenzug verpflichtet sich der Arbeitnehmer dazu, diese ausschließlich für berufliche Zwecke zu nutzen. In der Praxis ist es jedoch auch überaus üblich, private Geräte und Möbel für die Heimarbeit zu nutzen. Hierbei – gerade wenn Neuanschaffungen getätigt werden – fragen sich viele, ob diese steuerlich absetzbar sind. Die Antwort: ja, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Voraussetzung #1: Der Arbeitgeber hat keinen eigenen Arbeitsplatz im Büro

Wenn Sie keinen eigenen Arbeitsplatz im Büro haben und deswegen vorrangig im Home Office arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, Ausgaben hierfür als Werbungskosten von der Steuer abzusetzen – allerdings nur bis zu einer Höhe von jährlich 1.250 Euro. Wenn Sie Kosten für Miete, Strom und Heizung steuerlich absetzen wollen, ist es wichtig, dass der Raum eindeutig als Büro genutzt wird und keinem anderen Zweck dient. Diese Regelung betrifft beispielsweise Lehrer und einige Außendienstmitarbeiter.

ODER

Voraussetzung #2: Das Home Office ist Ihr fester Arbeitsplatz

Menschen, die fast ausschließlich im Home Office arbeiten – beispielsweise Selbstständige und Freelancer – haben die Möglichkeit, die Ausgaben in unbegrenzter Höhe steuerlich geltend zu machen. Diese Regelung entfällt jedoch bei den meisten, die im Angestelltenverhältnis arbeiten.

In der Mehrheit der Fälle ist es allerdings so, dass weder Voraussetzung #1 noch Voraussetzung #2 gegeben ist. Dann haben Sie keine Möglichkeit, Anschaffungen für Ihr Home Office von der Steuer abzusetzen.

Thema Arbeitsschutz im Home-Office

Was oftmals wenig bis gar keine Erwähnung findet, ist folgender Aspekt: Auch im Home Office gelten die Bestimmungen vom Arbeitsschutz. Können diese im heimischen Büro nicht erfüllt werden, ist der Vorgesetzte dazu bemächtigt, Ihnen einen Strich durch die Rechnung zu machen. Neben dem Arbeitsschutzgesetz darf auch die Bildschirmarbeitsverordnung nie außer Acht gelassen werden.

Ob der Arbeitsplatz alle Bedingungen des Arbeitsschutzes und der Bildschirmarbeitsverordnung erfüllt, muss von einem Betriebsarzt oder einer anderen Fachkraft überprüft werden. Es ist durchaus üblich, eine solche Begehung vertraglich festzuhalten.

Wie geht man mit Vorurteilen um?

Sie arbeiten (zukünftig) im Home Office? Dann werden Sie aller Wahrscheinlichkeit nach nicht nur auf Zuspruch, sondern immer wieder auch auf Vorurteile stoßen. In den Augen vieler ist das Arbeiten im Heimbüro nämlich gar keine „richtige Arbeit“, sondern eher eine Art Light-Version. Wie Sie mit spöttischen Bemerkungen am besten umgehen, erfahren Sie hier.

Tipp #1: Argumente

Nichts zeigt mehr Wirkung als die richtigen Argumente. Spitze Fragen wie „Was macht man denn da den ganzen Tag?“ oder „Mal im Ernst, da wird man doch echt zum Nichtstun verleitet?“ können Sie ganz einfach mit einer kurzen Auflistung Ihrer täglichen Aufgaben zerschlagen.

Tipp #2: Gegenfragen

Zugegeben, Gegenfragen gelten allgemein als eher unhöflich, doch in manchen Fällen können Sie auch sehr hilfreich sein – beispielsweise dann, wenn mal wieder jemand nicht so recht glauben will, dass Sie im Home Office wirklich produktiv arbeiten. Ein einfaches „Wieso sollte ich denn nicht?“ lockt Ihren Gegenüber aus der Reserve und sorgt dafür, dass er oder sie seine/ihre Frage noch einmal gründlich überdenken wird.

Tipp #3: Aufklärung

Dass viele, die nicht im Home Office arbeiten, Fragen dazu haben, ist oftmals nicht böse gemeint, sondern ein Zeichen aufrichtigen Interesses. Verschließen Sie sich dem gegenüber nicht, sondern betrachten Sie Ihre Situation als eine Art Aufklärungsauftrag. Indem Sie Fragen geduldig beantworten und vielleicht auch ein bisschen aus dem Nähkästchen plaudern, schaffen Sie nicht nur erhöhte Akzeptanz für das Arbeitsmodell Home Office, sondern sorgen auch dafür, dass Ihnen Ihr Gegenüber Anerkennung und eventuell auch ein bisschen offen ausgesprochenen Neid zukommen lässt.

Arbeiten im Home Office – auch wenn dieses Arbeitsmodell viele Herausforderungen mit sich bringt, kann es doch auch überaus lohnenswert sein. Flexible Arbeitszeiten und mehr Freiräume für die kreative Entfaltung sorgen dafür, dass sich die Qualität der Arbeit merklich verbessert. Das wird nicht nur Sie selbst, sondern auch Ihren Arbeitgeber erfreuen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie wissen, wie Sie mit den Gefahren umzugehen haben und welche Fallstricke Sie im Arbeitsalltag erwarten. Mit unserem Ratgeber sind Sie bestens auf das Abenteuer Home Office vorbereitet.

Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungsberichte und Fragen. Schreiben Sie uns einfach einen Kommentar.

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