Kommunikationsassistent / Kommunikationsassistentin

Heutzutage werden immer mehr Mitarbeiter in Unternehmen benötigt, die über klassische und moderne Kenntnisse in der Informationsverarbeitung verfügen sowie im kaufmännischen und organisatorischen Bereich gut ausgebildet sind und die täglich anfallenden Aufgaben in einem Büro eines Unternehmens erledigen. Zu diesen Allroundern im Herzstück eines Unternehmens gehören die Kommunikationsassistenten oder –assistentinnen. Sie arbeiten in Bereichen wie Sekretariat, Marketing, Werbung, Öffentlichkeitsarbeit oder Support und sind in allen Branchen vertreten, ob Industrie, Handel, Dienstleistung oder Wirtschaft.

Aufgaben und Tätigkeiten der Kommunikationsassistentin

Der Schwerpunkt der Tätigkeit einer Kommunikationsassistentin liegt in der Informationsverarbeitung. Dazu benutzt sie modernste Datenverarbeitungsmittel wie Computer und Software, die eine schnelle Bearbeitung von Daten und Informationen unterstützen. Sie ist vertraut mit gebräuchlicher Office-, Internet-, E-Mail-, Webeditoring-, DTP- und Präsentations-Software. Das Telefon und das Faxgerät sowie der Computer mit Internetanschluss gehören zu den täglichen Arbeitsmitteln. Über diese Hilfsmittel führt und unterstützt sie die Kommunikation eines Unternehmens nach Innen und Außen. Der gesamte Schriftverkehr mit Auftraggebern, Geschäftskunden, Lieferanten, Behörden oder ähnlichen Institutionen wird von ihr ausgeführt.

Termine für Tagungen, Seminare oder Besprechungen werden von der Kommunikationsassistentin geplant. Im Vorfeld erstellt sie dafür Präsentationsmaterial. Sie kennt sich daher aus im Erstellen von Grafiken, Statistiken und Tabellen. Auch für die Anreise und Unterbringung der Tagungsgäste oder –teilnehmer sorgt die Kommunikationsassistentin, indem sie Hotelzimmer und Verkehrsmittel bucht. Dies geschieht über das Internet und das Telefon. Auch die Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen obliegt der Kommunikationsassistentin. Sie betreut Kunden des Unternehmens und wirkt mit bei Verkaufsgesprächen. Auf Tagungen und Seminaren ist sie als Ansprechpartner präsent, stellt Informationsmaterial oder sonstige Unterlagen zur Verfügung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf durch eine gute Organisation im Vorfeld. Während einer solchen Veranstaltung führt sie ein Sitzungsprotokoll für organisatorische Nachbereitungen zum Beispiel von Besprechungen oder Konferenzen.

Mitunter erledigt die Kommunikationsassistentin auch die Finanzbuchhaltung und Entgeltabrechnung. Für die vorbereitende Buchhaltung sammelt sie Belege, sortiert und kontiert diese. Darüber hinaus überwacht sie die Zahlungseingänge und –ausgänge.

Art und Dauer der Ausbildung zur Kommunikationsassistentin

Die Ausbildung zur Kommunikationsassistentin ist eine Aus- bzw. Weiterbildung, die von privaten Berufsfachschulen, Sprachschulen oder anderen privaten Bildungsträgern angeboten wird. Die Dauer der Ausbildung ist durch die internen Vorschriften der jeweiligen Bildungsträger geregelt und kann zwischen fünf Monaten und zwei Jahren betragen. Dazu gehört ein Praktikum, in der die Auszubildenden ihre theoretischen Kenntnisse praktisch anwenden können. Für die Zulassung zur Aus- bzw. Weiterbildung ist rechtlich keine bestimmte Schulbildung vorgeschrieben. Allerdings legen die jeweiligen Bildungsträger eigene Zugangskriterien fest, die sehr unterschiedlich sein können. Teilweise ist dies ein mittlerer Schulabschluss oder eine bereits abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich. Organisationstalent, Teamfähigkeit und sehr gute Fremdsprachenkenntnisse sind weitere Voraussetzungen, die für eine Tätigkeit als Kommunikationsassistentin erforderlich sind.

Ausbildungsinhalte

Die Auszubildenden werden in der Anwendung von büroorganisatorischer Software geschult. Dazu gehören MS Word, Excel, Access, Powerpoint und Outlook. Sie lernen Daten zu bearbeiten, Serienbriefe zu erstellen, Arbeitsblätter und Tabellen anzulegen, Präsentationen zu planen sowie E-Mails zu verwalten und zu verschicken. Da neben der Informationsverarbeitung die Kommunikation als Aufgabenschwerpunkt einer Kommunikationsassistentin gilt, werden die Auszubildenden in den Grundlagen der Kommunikation geschult. Sie erhalten Telefontraining und werden in aktiver Gesprächs- und Verhandlungsführung ausgebildet. Dazu gehört auch die Reklamationsbearbeitung, die ein besonderes Maß an rhetorischem Geschick erfordert. Außerdem erlernen die Auszubildenden die Grundregeln des Verkaufens. Aktives Zuhörverhalten und besondere Fragetechniken werden vermittelt. Auch das Präsentieren von Produkten gehört zum Lehrplan.

Um sich selber und die eigene Arbeit besser organisieren zu können, erlernen die Auszubildenden eine geeignete Arbeitsorganisation. Selbstvermarktungsstrategien und das Erstellen von Bewerbungsunterlagen sollen den Auszubildenden den Sprung ins Berufsleben erleichtern. Zusätzlich wird Englisch unterrichtet. Die englische Grammatik wird wiederholt, Texte werden bearbeitet, Geschäftspost in englischer Sprache verfasst und die Kommunikation in der Fremdsprache trainiert.

Weiterbildungsmöglichkeiten und Karrierechancen

Durch die fundierte Ausbildung finden Kommunikationsassistenten in nahezu allen Branchen der Wirtschaft, Industrie, im Handel oder im Dienstleistungssektor Beschäftigung. Dabei können sich Kommunikationsassistenten in einem bestimmten Bereich wie beispielsweise Sekretariat, Marketing oder Vertrieb spezialisieren. Weiterbildungen als Betriebswirt im Kommunikation- und Büromanagment oder allgemeiner Betriebswirtschaft (Fernkurs Geprüfter Betriebswirt ) oder Fachwirt in den Fachrichtungen Büro, Wirtschaft, Industrie sind möglich, wenn ein beruflicher Aufstieg angestrebt wird. Weitere Weitbildungsmöglichkeiten sind die Ausbildung zur Organisatorin oder zur geprüften Sekretärin. Kommunikationsassistenten mit Hochschulreife können auch ein Studium im betriebswirtschaftlichen Bereich, zum Beispiel allgemeine Betriebswirtschaft oder Ökonomie, absolvieren. Eine weitere Möglichkeit kann der Schritt in die Selbstständigkeit als Leiterin eines Sekretariats- oder Büroservice sein.

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