Produktiver mit Apps! Das kleine 1×1 der Online-Helfer

Dank Internet, Apps & Co gibt es heutzutage für quasi jedes Problem eine digitale Lösung. Sie brauchen Hilfe bei der Reiseplanung oder wissen nicht, was Sie kochen sollen? Bücher sind da schon lange out. Und selbst wenn Sie sich aufgrund unseres Artikels zur Produktivität dafür entschieden haben, zukünftig produktiver zu arbeiten, finden Sie jetzt tatkräftige Unterstützung von zahlreichen Online-Tools und Apps. Doch welche taugen auch und welche hingegen sind absolut überflüssig? Hier ist das kleine Einmaleins der Apps und Tools für mehr Produktivität…

1. Was macht eine gute App aus?
2. Produktiver arbeiten durch Apps
3. Evernote – der Allrounder
4. Trello – der Projektmanager
5. Wunderlist – die Schöne
6. OfficeSuit – der Praktische
7. Tyme – das Must-have
8. Pomodoro Timer – der Professionelle
9. Fazit zu den Produktivitäts-Apps

Was macht eine gute App aus?

Es gibt grundlegende Faktoren, welche jede einigermaßen gute App unbedingt erfüllen sollte. Hierunter fallen zum Beispiel eine intuitive Oberfläche und ein hoher Grad an Bedienerfreundlichkeit. Zudem sollte die App keinen Werbezwecken dienen oder durch Videos, Kaufaufforderungen und Popups den Bedienfluss stören. Stattdessen sollte sie den gewählten Vorgang ja einfacher, schneller und unkomplizierter machen. Und bestenfalls macht all das dann sogar noch richtig Spaß.

Bei dem riesigen Angebot in den App-Stores ist es da kein Wunder, dass immer mehr Nutzer den Überblick verlieren und schlussendlich lieber gar keine Apps mehr nutzen, anstatt viele Stunden mit der Suche nach einem passenden, professionellen und bedienerfreundlichen Anbieter zu verbringen. Oder aber, Sie wissen gar nicht erst wonach Sie eigentlich suchen sollen. Denn produktiver arbeiten durch Apps – das klingt doch irgendwie sehr abstrakt!

Produktiver arbeiten durch Apps

Doch die Möglichkeiten, seinen Arbeitsalltag durch Apps zu erleichtern, zu vereinfachen und schlussendlich produktiver zu sein, sind groß. Im Artikel zur Produktivität am Arbeitsplatz haben Sie bereits gelernt, dass das A und O zur Produktivität in der Zeitersparnis liegt. Je schneller Sie eine Aufgabe erledigt haben, desto mehr Zeit bleibt Ihnen für die nächste oder auch einfach für einen früheren Feierabend. Zudem sollten Sie lernen, Ihre Aufgaben besser auszuwählen, gegebenenfalls zu delegieren oder in den Papierkorb zu werfen und so die Prioritäten neu zu setzen. Hierfür benötigen Sie ein umfassendes System an Notiz- oder Ideenlisten sowie einen Kalender. Doch wer möchte schon immer einen Notizblock oder den dicken Schmöker mit allen Terminen, Ideen, To-Do-Listen etc. ständig mit sich herumschleppen? Die Lösung ist einfach: Ihr Smartphone, oder auch Ihr Tablet, haben Sie quasi immer dabei. Wieso also nicht eine All-in-One-Lösung suchen? Diesen Markt haben auch die App-Stores für sich entdeckt und bieten nach und nach immer mehr Tools für eine höhere Produktivität an. Die sechs besten Produktivitäts-Tools haben wir deshalb jetzt für Sie in der Übersicht:

1. Evernote – der Allrounder


Evernote ist eine App sowie ein Online-Tool zugleich. Es ist prinzipiell nichts anderes als ein digitales Notizbuch, bietet aber tolle zusätzliche Funktionen und eine automatische Synchronisation zwischen den verwendeten Geräten an. So können Sie von unterwegs mit dem iPhone daran arbeiten und haben die Ergebnisse später direkt auf Ihrem Windows-Rechner wieder zur Hand. Sie können nach freien Stücken Notizen anlegen, sie organisieren, mit Tags versehen oder über die Suchfunktion finden. Und wenn es einmal schnell gehen muss, können Sie auch einfach eine Sprachmemo aufnehmen. Denn Notizen sind bei Evernote nicht nur in Text, sondern auch in Sprachform oder als PDF möglich. So können Sie stets nach Belieben die praktischste Variante wählen. Alle Funktionen von Evernote hier aufzuzählen wäre eine langwierige Angelegenheit. Denn diese reichen von einem ganzheitlichen Customer Relationship Management bis hin zu der Möglichkeit, Redaktionstexte und -ideen zu verfassen und verwalten. Mit Evernote können Sie quasi nur eines: Alles.

2. Trello – der Projektmanager

Trello ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool
Das Tool Trello geht noch einen Schritt weiter und ist mehr als ein reines Notizbuch. Es ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, welches auf der sogenannten Kanban-Methode basiert. Hier können Sie Aufgaben anlegen, ihnen den Status „To Do“, „Doing“ oder „Done“ zuweisen und gezielt Teammitglieder oder Kunden in ein Projekt einladen. Die Komplexität von Trello allerdings bringt auch einen Nachteil mit sich: Die Einarbeitung ist weniger intuitiv und deutlich zeitaufwändiger als bei unseren anderen vorgestellten Apps. Doch der Aufwand lohnt sich, zumal Trello ein kostenloses Tool ist. Im Sinne der Produktivität hat sich Trello vor allem darauf spezialisiert, dem Nutzer die Menge an gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben aufzuzeigen. So soll er sich schlussendlich durch eine bessere Organisation auf weniger verschiedene To-Dos gleichzeitig konzentrieren. Er kann also produktiver an einer Aufgabe arbeiten, sie als „Done“ markieren und dann die nächste in Angriff nehmen. Denn Multitasking ist ein absoluter Produktivitätskiller.

3. Wunderlist – die Schöne


Wunderlist ist die mit Abstand schönste Produktivitäts-App und kommt zudem direkt aus Deutschland. Die Firma 6Wunderkinder aus Berlin hat mit Wunderlist ein Tool geschaffen, welches sich vor allem auf die Erstellung, Organisation und Verwaltung von To-Do-Listen spezialisiert. Hinzu kommen zahlreiche weitere Extras, mit welchen die Konkurrenz kaum noch mithalten kann: Sie können zum Beispiel neue Aufgaben direkt aus Ihrem E-Mail-Postfach erstellen, Websites aus dem Browser hinzufügen oder eine Notizfunktion in Anspruch nehmen. Durch Hashtags finden Sie Ihre Listen einfach wieder auf, können sie optimal sortieren und auf Wunsch mit nur einem Klick direkt ausdrucken. Hinzu kommen die „klassischen“ Funktionen der To-Do-Apps: Deadlines, Erinnerungen und Benachrichtigungen. Wunderlist kann sich außerdem, wie Evernote, selbständig auf mehreren Geräten synchronisieren. Für einfache Aufgabenlisten und kleine Projekte ist Wunderlist unser Lieblingstool, denn es ist bedienerfreundlich, übersichtlich und schlussendlich aufgrund seines ausgefallenen Designs auch einfach schön anzusehen. So macht produktives Arbeiten richtig Spaß.

4. OfficeSuite – der Praktische


Sie kennen das vielleicht? Ein Kollege hat Ihnen per E-Mail ein Worddokument gesendet und möchte gerne Ihre Meinung dazu hören. Es eilt, doch Sie sind gerade unterwegs zu Ihrem Geschäftstermin und der Anhang lässt sich auf Ihrem iPhone einfach nicht öffnen. Hier kann Ihnen die OfficeSuite (Android, iOS) Abhilfe schaffen. Office-Dokumente lassen sich öffnen, editieren oder nach PDF konvertieren. Auf Wunsch können Sie das Ergebnis dann in eine Dropbox, Google Drive oder ähnliche Cloud direkt hochladen. Ihr Kollege kann nun schnell weiterarbeiten und Sie haben Ihre Reisezeit produktiv genutzt. Die OfficeSuite sollte daher auf keinem geschäftlich genutzten Smartphone mehr fehlen.

5. Tyme – das Must-have

Tyme ist eine Zeitmanagement App
Tyme gibt es bislang zwar nur für den Mac, Windows-Nutzer finden mit „Klok“ aber eine vergleichbare Alternative. Tyme ist ein absolutes Must-have für produktives Arbeiten. Denn hier behalten Sie optimal die für eine Aufgabe benötigte Zeit im Blick, können sie dokumentieren und dauerhaft optimieren. All diejenigen, die nach Stundensatz bezahlt werden, können zudem die Zeiten einem gewissen Projekt zuweisen, ihren Stundensatz eingeben und so automatisch den Endpreis für den Kunden berechnen. Die Bedienoberfläche ist schön und übersichtlich, die Bedienung erweist sich als erfreulich einfach und im Notfall können Zeiten auch manuell nachgetragen werden. Zwar müssen Sie sich gewiss erst einmal daran gewöhnen, vor und nach einer Aufgabe den Timer zu bedienen, dafür erhalten Sie am Ende eines Monats aber ausführliche Statistiken über Ihre Aufgaben und die dafür benötigten Zeiten. Das ist Zeitmanagement in der besten Version.

6. Pomodoro Timer – der Professionelle


Schlussendlich möchten wir Ihnen noch ein Tool näherbringen, welches exakt auf die Pomodoro-Technik zur Steigerung der Produktivität zugeschnitten wurde. Diese beruht darauf, jeden einzelnen Arbeitsschritt in Fünf-Minuten-Blöcke einzuteilen. Dann gibt es eine kurze Pause und anschließend kommt der nächste Block. Ist die Aufgabe nach fünf Minuten nicht erledigt, so arbeiten Sie weiter, höchstens aber 25 Minuten. Darauf folgen fünf Minuten Pause. Nach drei Blöcken legen Sie jeweils eine halbstündige Pause ein. Eine simple aber sehr wirkungsvolle Technik, die der Steigerung der Konzentration auf eine Aufgabe und damit die Produktivität steigert. Dank dem Pomodoro Timer müssen Sie dafür jetzt nicht mehr ständig auf die Uhr sehen und können sich voll und ganz in die Arbeit stürzen. Auf Wunsch können die vorgegebenen Zeiten auch manuell geändert werden.

Fazit zu den Produktivitäts-Apps

Sie sehen, es gibt zahlreiche praktische Tools, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern können. Durch die bessere Organisation können Sie effizienter arbeiten, haben einen schnelleren Überblick über Ihre Aufgaben und halten die Zeit perfekt im Auge. So sind die Tools eine optimale Unterstützung auf Ihrem Weg zu mehr Produktivität. Mehr allerdings auch nicht. Denn durch die Tools alleine werden Sie nicht produktiver. Sie müssen lernen, auch einmal „Nein“ zu sagen, sich feste Telefonzeiten zu setzen oder konzentrierter an einer Aufgabe zu arbeiten. Haben Sie hier einmal Ihr System gefunden, so sind die Tools tolle Helferlein.

Welche sind Ihre liebsten Apps und Tools? Was können Sie empfehlen und was nicht? Weshalb? Wir freuen uns auf Ihre Meinungen, Tipps und Tricks für mehr Produktivität…

1 Kommentar

  1. Tolle Liste, danke!! Bin selbst ein Fan von Wunderlist, Trello und Evernote! Helfen mir extrem viel! Für die Zeiterfassung benutze ich aber primaERP, da die App auch auf Android und als Browser Version verfügbar ist. Außerdem ist sie kostenlos, also auch ein großes Plus 🙂 OfficeSuite hab ich noch nicht gekannt, werde die App mir mal genauer anschauen (ich hoffe sie ist auch kostenlos). Danke nochmals!!! LG, Sonja.

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