Produktivität steigern: 3 + 7 Ansätze für mehr Leistung im Job

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Die Produktivität, beziehungsweise das produktive Arbeiten, ist ein Thema, welches die Menschheit spätestens seit der Industrialisierung immer wieder beschäftigt. Überstunden oder eine hohe Zahl an Ergebnissen sind nämlich nicht mit Produktivität gleichzusetzen. Sie stehen für Fleiß und Motivation. Produktivität im eigentlichen Sinne hingegen, beschreibt das Erzielen von konkreten Ergebnissen und Werten in einer bestimmten Zeit, die in ihrer Form auch tatsächlich gebraucht werden. So mag es Menschen geben, die sich in eigentlich unwichtigen Aufgaben verfangen und lange aufhalten lassen, während der Kollege scheinbar mühelos ein wirklich wichtiges Projekt zu Ende bringt. Was ist also der Schlüssel zur Produktivität? Und wieso sollte jeder von uns das Ziel haben seine Produktivität zu erhöhen?

1. Gründe zum Steigern Ihrer Produktivität
2. Der Schlüssel zur Produktivität
3. Wovon hängt die Produktivität ab?
4. Die fiesesten Produktivitätskiller
5. 3 Ansätze zur Steigerung der Produktivität
6. Die Pomodoro-Technik
7. „Getting Things Done“ – Das GTD-System
8. Die Zwei-Minuten-Regel
9. Fazit zur Produktivität

Gründe zum Steigern Ihrer Produktivität

Gründe, seine eigene Produktivität erhöhen zu wollen, gibt es viele. Denn produktiv arbeitende Menschen fühlen sich weniger gestresst, erzielen schnellere und bessere Ergebnisse, sind beruflich erfolgreicher und haben eine ausgewogenere Work-Life-Balance. Das Problem ist nämlich, dass es immer mehr Menschen schwerfällt Prioritäten zu setzen. Das ist nicht nur bei der Arbeit so, sondern betrifft häufig das gesamte Leben. Sie schenken dann unbedeutenden Tätigkeiten viel zu viel Aufmerksamkeit und verlieren dabei die wirklich wichtigen Aspekte aus dem Blick. Nicht selten endet das in übermäßigem Zeitdruck, Stress und eventuell sogar Burnout. Dann gibt es da noch den anderen Typ Mensch. Den, bei welchem wir uns immer wieder fragen wie er „das eigentlich alles auf die Reihe kriegt“. Ganz einfach: Er lebt und arbeitet äußerst produktiv. Doch was ist eigentlich das Geheimnis der Produktivität?

Der Schlüssel zur Produktivität

Die Antwort ist paradox: Weniger ist mehr. Produktive Menschen haben gelernt „Nein“ zu sagen und sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Dadurch haben sie für diese mehr Energie und mehr Zeit und können sich mit mehr Konzentration an die Arbeit machen. Eigentlich eine ganz simple Strategie. Das Problem ist, dass viele Menschen sich nicht trauen auch einmal „Nein“ zu sagen, schon gar nicht zum Chef oder Kollegen. Und wenn doch, so fehlt oft der Blick fürs Wesentliche. Woran erkennen Sie welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche nicht? Die große Masse an unterschiedlichen Arbeitsmethoden, Systemen, Software, technischen Geräten und der Lärm in Großraumbüros tragen immer mehr zur Unproduktivität deutscher Arbeitskräfte bei. Es ist völlig normal in diesem modernen Chaos den Überblick zu verlieren. Für mehr Produktivität muss die Arbeitskraft auf weniger Grundpfeiler konzentriert werden. Im Arbeitsalltag ist das natürlich meist leichter gesagt als getan. Konkrete Tipps und verschiedene Ansätze zur Produktivitätssteigerung haben wir Ihnen daher im letzten Kapitel zusammengefasst.

Wovon hängt die Produktivität ab?

Erst einmal wollen wir aber klären welche weiteren Faktoren die Produktivität am Arbeitsplatz beeinflussen. Denn nicht nur der Charakter oder die Arbeitsweise eines Menschen wirken sich positiv oder negativ auf die individuelle Produktivität aus. Im Gegenteil: Viele Umweltfaktoren spielen in unseren Alltag rein und wir sind ihnen hilflos ausgeliefert. Schließlich würde der Kampf gegen den natürlichen Biorhythmus eher zur Krankheit führen als zu einer höheren Produktivität. Besser ist es, wir machen uns die Einflussfaktoren also einmal bewusst und lernen diese optimal zu nutzen:

  • Vormittags sind wir am produktivsten, haben die meiste Energie und können uns am besten konzentrieren. Erledigen Sie deshalb besonders wichtige Aufgaben am Morgen oder legen Sie bedeutende Meetings nur noch vor die Mittagspause.
  • Pausen sind essentiell für produktives Arbeiten. Besonders Schlafpausen für fünf bis zehn Minuten – ja am Arbeitsplatz – sollen die Produktivität nachhaltig steigern und langfristig der Gesundheit und dem Wohlbefinden zuträglich sein.
  • Die Energie kommt nicht von ungefähr. Sie müssen daher ausreichend Nahrung zu sich nehmen. Hierzu gehört zum Beispiel ein deftiges Mittagessen. Dies mag Sie kurzfristig zwar müde machen, erhöht langfristig aber die Energie und Konzentration. Der Vorteil: Sie nehmen sich zwangsweise auch die für Körper und Geist so wichtige Mittagspause.
  • Das Mittagstief können Sie dann mit einem Kaffee überwinden. Dieser sollte nämlich strategisch eingesetzt werden. Bei Viel-Kaffeetrinkern gewöhnt sich der Körper schnell an das Koffein und der gewünscht Effekt bleibt aus. Wer lernt, den Kaffee selten aber dafür gezielt zu sich zu nehmen, kann zukünftig auch Produktivitätslöcher schneller hinter sich lassen.

Produktives Arbeiten hat natürlich seine Höhen und Tiefen. Es gibt auch keine genauen Aussagen darüber wie lange am Stück ein Mensch produktiv arbeiten kann. Die unterschiedlichen Techniken zur Produktivitätssteigerung verfolgen hier ganz unterschiedliche Konzepte. Schätzungen zufolge soll jeder Mensch mindestens zwei Stunden täglich bei der Arbeit unproduktiv sein. Kritiker reden von deutlich höheren Zahlen. Kein Wunder, schließlich gibt es zahlreiche Produktivitätskiller, die im Arbeitsalltag eine echte Herausforderung darstellen.

Die fiesesten Produktivitätskiller:

  • ständige Erreichbarkeit
  • Lärm
  • Ablenkung durch E-Mails oder Telefon
  • Unstrukturiertheit
  • zu hohes Arbeitspensum
  • privater Stress
  • fehlende Pausen
  • „Ja“ sagen und nicht delegieren können
  • uvm.

Die Liste der Produktivitätskiller ist lang und hängt auch stets von der Person, dem Beruf, der Branche und der privaten Situation ab. Ganz oben steht auf jeden Fall der allgemeine „Stress“. So gaben laut einer von Statista veröffentlichten Studie 58 Prozent der Befragten an, dass sich Stress bei ihnen in Form von Konzentrationsstörungen äußert. Produktives Arbeiten ist dann nicht mehr möglich.

Statistik: In welchen Symptomen äußert sich Stress bei Ihnen? | Statista
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista

Laut DAK-Gesundheitsreport 2014 (PDF) fühlen sich rund 20 Prozent der erwerbstätigen Menschen gestresst, vom Arbeiter bis zum Beamten. Hinzu kommt der hohe Anstieg an psychischen Erkrankungen als Folge von zu hoher Belastung. Die Steigerung der Produktivität wäre hier als Präventionsmaßnahme ein guter Ansatz. Spätestens für Betroffene allerdings, ist sie ein unerlässlicher Faktor für die Genesung.

3 Ansätze zur Steigerung der Produktivität

1. Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik teilt die einzelnen Arbeitsschritte in jeweils Fünf-Minuten-Blöcke ein. Nehmen Sie sich einfach fünf Minuten Zeit, in welchen Sie sich ungestört auf nur eine Aufgabe konzentrieren können. Kein Telefon, keine E-Mails! Dann gibt es eine kurze Pause, vielleicht ein schnelles Gespräch mit dem Kollegen und dann beginnen Sie mit dem nächsten Fünf-Minuten-Block. Sie glauben nicht, dass das funktioniert? Dann probieren Sie es doch einfach einmal aus. In fünf Minuten können Sie deutlich mehr abarbeiten als Sie vielleicht vermuten. Zudem hören Sie gewiss nicht mitten in der Arbeit wieder auf. So werden aus den fünf Minuten eben auch einmal zehn, 20 oder gar 25 Minuten. Und schon ist die Aufgabe erledigt!

2. „Getting Things Done“ – Das GTD-System

Das GTD-System wurde von David Allen erfunden und soll schlichtweg die Masse an Aufgaben reduzieren. Es baut hierfür auf sieben verschiedenen Pfeilern auf:

  1. Die To-Do-Liste: Als Klassiker unter den Werkzeugen bringt die To-Do-Liste Ordnung in die Aufgaben und hilft Ihnen erst einmal dabei nicht den Überblick zu verlieren. Denn nur wenn Sie wissen, was Sie alles erledigen müssen, können Sie es sich sinnvoll einteilen.
  2. Die Not-To-Do-Liste: Beim GTD-System steht der klassischen To-Do-Liste aber noch eine weitere gegenüber, die sogenannte „Not-To-Do-Liste“. Halten Sie hier all jene Aufgaben fest, die Sie heute und in Zukunft auf keinen Fall mehr tun wollen. Hierunter fallen zum Beispiel die Aufgaben, die Ihnen der nervige Kollege immer zuschiebt, oder all das, was Sie delegieren können. Sie sollen nun natürlich nicht einfach Ihre gesamte Arbeit an andere abwälzen. Es geht darum den Verstand einzusetzen. Was kann der Kollege selbst tun, wo braucht er meine Hilfe wirklich und was kann der Praktikant für mich übernehmen? Sie müssen lernen auch einmal „Nein“ zu sagen!
  3. Die Projektliste: Listen Sie alle aktuellen Projekte auf und halten Sie den jeweiligen Stand fest. Hier können Sie die Fortschritte beobachten, das Projekt in kleine Teilschritte unterteilen und die Aufgaben in die optimale Reihenfolge bringen oder auf unterschiedliche Mitarbeiter verteilen. Je kleiner die Aufgaben, desto besser bietet sich die Kombination mit der Pomodoro-Technik an.
  4. Eine Ideenliste: Um die Produktivität zu steigern, sollten Sie stets daran interessiert sein ihren aktuellen Arbeitsprozess zu optimieren. Sammeln Sie hierfür all Ihre Ideen und Einfälle auf einer extra Liste. Dies können auch zukünftige Projekte sein oder ein simpler Gedanke. Ob Sie diese Ideen später auch wirklich angehen oder wieder verwerfen bleibt Ihnen dann selbst überlassen.
  5. Das Notizbuch: Das Notizbuch sollten Sie immer zur Hand haben. Es kann die genannten Listen enthalten oder extra geführt werden. Durch die ständige Erreichbarkeit bietet es sich optimal an, um plötzliche Fragen, Ideen oder Aufgaben zu dokumentieren. So müssen Sie sich nie wieder Sorgen machen etwas Wichtiges zu vergessen. Haben Sie sich einmal an das Notizbuch gewöhnt, werden Sie schon bald nicht mehr ohne es arbeiten wollen.
  6. Der Kalender: Ebenfalls im Notizbuch integriert oder heutzutage immer öfter auch digital im Handy, müssen Sie stets Ihren Kalender mit sich führen. Da Sie all Ihre Aufgaben, Ideen und Listen bereits schriftlich in Listen sortiert haben, brauchen Sie den Kalender nur noch für Ihre Termine. So behalten Sie den Überblick.
  7. Die Ablage: Apropos Überblick. Die Ablage ist ein essentieller Bestandteil der Organisation und ist in ihrem Einfluss auf die Produktivität nicht zu unterschätzen. Wenn Sie Ihre Unterlagen sorgfältig ablegen, haben Sie diese später schnell zur Hand und können produktiver damit arbeiten. Sie haben eine Aufgabe schon einmal erledigt? Dann holen Sie diese doch schnell aus der Ablage anstatt wieder bei Null anzufangen. Organisation ist schließlich das A und O des produktiven Arbeitens.

3. Die Zwei-Minuten-Regel

Die Zwei-Minuten-Regel gehört ebenfalls zum GTD-System nach David Allen und soll einen weiteren Grundsatz des produktiven Arbeitens verdeutlichen: Bemessen Sie jede Aufgabe daran, ob Sie diese in zwei Minuten erledigen können oder nicht. Ja? Dann erledigen Sie diese sofort. Nein? Dann haben Sie drei verschiedene Handlungsmöglichkeiten. Die erste besteht darin diese einfach weg zu werfen. Die zweite wäre sie an einen Mitarbeiter zu delegieren. Geht das auch nicht, so tragen Sie die Aufgabe in die passende Liste ein.

Fazit zur Produktivität

Die Konzepte zur Steigerung der Produktivität sind gute Anhaltspunkte für die Zukunft. Schlussendlich müssen Sie aber für sich selbst das passende System finden. Hierfür können Sie unterschiedliche Möglichkeiten kombinieren oder ganz neue für sich finden. Die einen setzen auf Meditation, die anderen auf Sport in der Mittagspause und die Dritten auf das Ausschalten des Mobiltelefons. Die Produktivität zu steigern sollte aber für jeden von uns ein dauerhaftes Ziel sein. Denn sie erleichtert den Alltag, reduziert Stress und sorgt für eine ausgeglichenere Work-Life-Balance. Werden Sie sich bewusst, wo Ihre Produktivitätskiller liegen und lernen Sie diese langfristig zu vermeiden.

Woraus schöpfen Sie Energie? Was hilft Ihnen bei der Konzentration? Finden Sie Ihr System und lassen Sie uns wissen, was für Sie funktioniert hat. Wir und die anderen Leser sind gespannt auf Ihre Tipps und Tricks.

Beitrag von

Mirijam Franke

Mirijam Franke ist freiberufliche Texterin und Autorin. Die studierte Medienwirtschaftlerin aus Friedrichshafen am schönen Bodensee stieg nach ihrem Abitur bereits im zarten Alter von 18 Jahren als Lektorin in der Industrie ein. Seit Oktober 2014 unterstützt sie unser Team von Arbeits ABC mit Textbeiträgen und Ratgebern rund um die Arbeitswelt.

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