Selbstmanagement beinhaltet Fähigkeiten und Techniken, mit denen persönlich wichtige Ziele formuliert und einer gewissen Portion Selbstdisziplin in die Tat umgesetzt werden können.
Bei der Arbeit ist ein effektives Selbstmanagement insbesondere deshalb von Bedeutung, weil es ein organisiertes und gezielteres Herangehen an Arbeitsaufgaben ermöglicht, Zeit sparen hilft, motiviert und letztlich zu einer größeren Zufriedenheit mit der eigenen Leistung führen kann.
Hier einige Tipps für ein besseres Selbstmanagement:
Selbstreflexion und Selbstmotivation
Um seine Arbeit planen und durchführen zu können, muss man zunächst einmal wissen, welche konkreten Ziele damit überhaupt erreicht werden sollen und ob ausreichend Ressourcen und Zeit zur Verfügung stehen, um die Ziele auch wirklich erreichen zu können. Ausgangspunkt der Zielfindung sollte deshalb immer die Reflexion der eigenen Situation und Motivation sein. Denn nur wer seine Stärken und Schwächen kennt, kann auch erkennen, was er in Zukunft anders machen will und sich entsprechende Ziele zu setzen. Wichtige Fragen bei der Selbstreflexion sind unter anderem:
• Welche Ziele habe ich noch nicht erreicht, welche Probleme noch nicht gemeistert?
• Nutze ich meine Zeit gezielt und bewusst?
• Setze ich meine Fähigkeiten wirksam ein oder kann ich mein Potential noch besser ausschöpfen?
• Wo treibe ich unter Umständen „Raubbau“ an meinen Kräften und setze mich selbst unter Druck?
Konkrete Ziele können anschließend beispielsweise mit dem „SMART-Prinzip“ aufgestellt werden, nach dem Ziele vor allem spezifisch und in Teilziele unterteilt (S), messbar (M), an konkreten Aktionsmöglichkeiten orientiert (A), realistisch (R) und zu einem fixen Termin erreichbar (T) sein sollten. Zudem sollten Ziele positiv und motivationsfördernd formuliert werden (z. B. „Ich werde X tun“ statt „Ich werde Y nicht tun“).
Zeitmanagement
Zu einem guten Selbstmanagement gehört auch ein geeignetes Zeitmanagement, d.h. das eine systematische Zeitplanung, mit der mehr Zeit für die persönlich wichtigen Angelegenheiten gewonnen und Stress vorgebeugt werden kann. Ein relativ einfaches Hilfsmittel ist ein handelsüblicher Terminplaner, in den alle wichtigen Termine und Zeiten eingetragen werden. Zudem empfiehlt es sich, sich konsequent an die folgenden „Zeitgewinn-Tipps“ zu halten:
• Arbeitsaufgaben sollten nach Prioritäten abgearbeitet werden – beispielsweise mit Hilfe der A-B-C-D-Analyse. Als A-Aufgaben werden dabei Aufgaben bezeichnet, die wichtig und dringlich sind und möglichst sofort erledigt werden sollten. An zweiter Stelle kommen B- und C-Aufgaben, die entweder nicht wichtig sind oder nicht eilen und eventuell auch delegiert werden können. D-Aufgaben sind weder das eine noch das andere und sollten deshalb ganz aussortiert werden.
• Zudem sollte die eigene Leistungsfähigkeit beachtet werden, die meist vormittags am höchsten ist und nach Mittag rapide absinkt. Der Vormittag eignet sich deshalb besonders für die Erledigung wichtiger und komplexer Aufgaben (z. B. Besprechungen), der Nachmittag eher für weniger anstrengende Routineaufgaben (z. B. alltäglicher Papierkram) und regelmäßige Pausen.
Arbeitsplatzorganisation
Leider gibt es immer wieder so genannte „Zeitfresser“, die verhindern, dass der aufgestellte Terminplan eingehalten werden kann. Dazu gehört beispielsweise ein unaufgeräumter Arbeitsplatz, an dem man nichts findet. Ordnung schaffen ist deshalb beim Selbstmanagement ein wichtiger Schritt, um effektiver arbeiten zu können:
• Zunächst sollte alles weggeworfen werden, was nicht mehr benötigt wird (z. B. alte Akten, kaputte Gegenstände).
• Um den Überblick zu behalten, ist es hilfreich, den übrigen Arbeitsmitteln jeweils einen festen Platz zuzuordnen.
• Arbeitsmittel, die ständig benötigt werden, sollten sich dabei stets griffbereit in unmittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes befinden.
• Das Ablagesystem sollte in die drei Bereiche „Eingang“, „Tagesaktivitäten“ und „Ausgang“ strukturiert werden.
• Und damit der Arbeitsplatz auch in Zukunft übersichtlich bleibt, ist es nötig, gleich immer wieder alles an seinen angestammten Platz zurückzulegen bzw. in die richtige Ablage einzuräumen.
Selbstkontrolle
Die eigene Wirksamkeit zu regelmäßig überprüfen, ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des Selbstmanagements. Dabei kann eine einfache „To-Do-Liste“ helfen, auf der alle aktuellen Ziele und/oder Aufgaben eingetragen und bei erfolgreicher Erledigung mit einem Häkchen versehen werden. Eine solche Liste ist zum einen motivierend, weil sie schwarz auf weiß zeigt, was schon alles geschafft wurde. Zum anderen kann sie aber auch die eigenen Schwachstellen offenkundig machen (z. B. Motivationsdefizite), an denen noch weiter gearbeitet werden muss. In diesem Fall ist es wichtig, nicht in Hektik oder Selbstzweifel zu verfallen, sondern sich bewusst immer wieder Auszeiten im Arbeitsalltag zu nehmen, um in Ruhe darüber nachzudenken, warum bestimmte Ziele bis jetzt nicht erreicht wurden oder ob sie überhaupt noch erstrebenswert sind.
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