Geht es Ihnen öfter so, dass Ihre Gedanken bei der Arbeit abschweifen? Dass Sie einige Angewohnheiten haben, die Sie sich schlecht abgewöhnen können? Fühlen Sie sich insofern durch sich selbst behindert?
Sie möchten aus dem Teufelskreis ausbrechen und endlich so durchstarten, wie Sie es sich vorgenommen haben? Probieren Sie es mit den drei nachfolgend beschriebenen Methoden – Sie werden mithilfe dieser einfachen Strategien effektiver werden und brauchen sich keine Sorgen mehr zu machen, ob Ihre Produktivität dem Leistungsprofil Ihres Jobs entspricht.
Gute Selbstorganisation beginnt beim Konzentrationsvermögen
- Wer sich komplett in eine Aufgabe vertieft, wird sie vermutlich mit Erfolg bewältigen.
- Wer sich jedoch dabei immer wieder verzettelt, wird voraussichtlich scheitern.
Eine Binsenweisheit? Die Fähigkeit, sich voll und ganz auf etwas konzentrieren zu können und sich nicht ablenken zu lassen, wird vielfach unterschätzt. “Ich kann ja gleich weitermachen”, denken Sie vielleicht vor jeder Pause oder jedem Ausflug in Ihren E-Mail-Account. Sie werden selbst wissen, wie schwer es Ihnen manches Mal fällt, wieder ebenso intensiv und genau da anzuknüpfen, wo Sie aufgehört haben.
Gelingt es Ihnen jedoch, die notwendige Willensstärke und Disziplin aufzubringen, dann konzentrieren Sie sich so lange auf eine Aufgabe, bis sie erledigt ist. Beruflicher Erfolg ist von keiner anderen Eigenschaft dermaßen abhängig wie von einer ausgezeichneten Konzentrationsfähigkeit. Sie können überdurchschnittlich begabt sein oder den besten Abschluss hingelegt haben – es wird Ihnen garantiert jemand den Rang ablaufen, der sich besser konzentrieren kann. Denn diese Person besitzt die Kernkompetenz schlechthin für den Erfolg im Job.
Lernen Sie, neue Gewohnheiten anzunehmen und alte abzulegen
Hier geht es nicht um Absichtserklärungen, sondern um zügiges Handeln. Verlieren Sie keine Zeit bei Ihrer Umstellung.
Notieren Sie sich drei neue Gewohnheiten, die Sie innerhalb der folgenden 66 Tage umsetzen wollen. Das ist nach wissenschaftlichen Erkenntnissen eine realistische Zeitspanne, damit Ihnen diese in Fleisch und Blut übergehen. Täglich dreimal sollten Sie sich die drei Punkte vor Augen führen und Schritt für Schritt umsetzen.
Beispiele: E-Mails nur noch zweimal am Tag checken und gleich beantworten / Telefonate auf die Zeit zwischen 10.00 und 12.00 legen / Einmal wöchentlich Ablage machen
Wenn Sie so vorgehen, tricksen Sie Ihren inneren Schweinehund aus und bewahren sich vor der ewigen Aufschieberei. Gleichzeitig können Sie vielleicht damit aufhören, Ihren PC mit Haftnotizen zu bepflastern, damit Sie nur nichts vergessen. Ein Memo auf dem Desktop tut Ihnen genauso gute Dienst, ohne dass Ihr Druck optisch sichtbar wird. Es hat lediglich die Funktion wie ein Terminkalender, ohne den die wenigsten Büromenschen nicht auskommen. Sie wissen schon: Meetings, Abgabetermine, Rückrufe, Arzttermine, Seminardaten und vieles mehr… Es gibt sicherlich noch weitere Angewohnheiten, die Sie bisher vom effektiven Arbeiten abgehalten haben. Auch diese können Sie zugunsten neuer Initiativen über Bord werfen.
Nehmen Sie sich etwas Schönes vor, womit Sie sich belohnen wollen, wenn Sie nach 66 Tagen merken, dass die zuvor beschriebene Methode funktioniert. Das hilft Ihnen, nicht rückfällig zu werden und außerdem Phasen der Demotivation zu meistern.
Organisieren Sie Ihre Arbeit optimal, indem Sie sich Fristen setzen
Bereits in grauer Vorzeit (1955!) wusste der Brite C. N. Parkinson: “Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.”
D. h. es hängt von Ihnen ab, wie schnell Sie eine Arbeit erledigen – Sie bestimmen, wie lange Sie dafür brauchen, indem Sie sich eine Frist (Deadline) setzen. Diese zeitliche Vorgabe muss natürlich auf Erfahrungswerten beruhen, damit sie realistisch ist. Müssen Sie beispielsweise ein längeres Protokoll erstellen, dann bedenken Sie, dass der Vorgang des Schreibens häufig mehr Zeit in Anspruch nimmt als gedacht, inklusive Wortumstellungen, Korrekturen etc.
Sich selbst ein wenig unter Druck zu setzen und die einzelnen Zeitfenster nicht allzu großzügig zu bemessen, hilft kolossal beim Zeit sparen. Sie können sich auf Ihrer Aufgabenliste einige Punkte notieren, die Sie neben den anstehenden Arbeiten gern erledigen möchten. Auch wenn Sie nicht alles schaffen, was Sie sich vornehmen, werden Sie konzentrierter und zielgerichteter ans Werk gehen. Sie lassen sich weniger ablenken und erlauben sich weniger Pausen.
Zu viel Druck aber sollten Sie nicht aufkommen lassen, um sich nicht zu stark zu stressen. Finden Sie das richtige Gleichgewicht entsprechend Ihrer persönlichen Belastbarkeit. Kalkulieren Sie auch ein, dass diese je nach Tagesform variieren kann.
