Urlaubsplanung im Büro: So einigen Sie sich mit Ihren Kollegen

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Die Sommerzeit steht an und mit ihr die großen Ferien. Nicht selten führt dabei die Urlaubsplanung zu Ärger oder Unstimmigkeiten unter den Kollegen.

„Here comes the sun, dadada, here comes the sun, and I say it´s all right”.
Allein die wenigen Worte laden mich dazu ein abzutauchen, alle Viere von mir zu strecken und einfach mal die Seele baumeln zu lassen. Wenn das bei Ihnen auch so ist, dann sind Sie hier richtig. Im Folgenden lesen Sie, wie Sie genau in diesen Zustand Ihres wohl verdienten Sommerurlaubs gelangen.

Die übliche Abfragetortour

Es ist noch früh im Jahr, aber alle sollen schon jetzt ihre Urlaubsplanung für das laufende Jahr an die Führungskraft melden. Sie und Ihre Kollegen kommen diesem Wunsch selbstverständlich nach. Da hat natürlich jeder seine Präferenzen. Diejenigen mit Schulkindern möchten gerne vorzugsweise die Sommermonate Juni/Juli/August frei nehmen. Manche bevorzugen ebenfalls dieselben Monate, andere wiederum reisen lieber vor oder nach den großen Ferien. Sie und Ihre Kollegen werden nun mit der zusammen getragenen Planung konfrontiert und müssen feststellen: So geht es nicht! Genau zu denselben Zeiten klaffen Besetzungslücken. Jeder möchte an seinem wohl verdienten freien Zeitraum festhalten und die ein oder andere Reise ist bereits gebucht.

Welche Lösungsoption bevorzugen Sie?

Es stellt sich nun die Frage: Was tun? Dazu fallen mir mehrere Möglichkeiten ein. Sie könnten beispielsweise knobeln, würfeln, auslosen, wer welchen Urlaub bekommt. Wären dann aber wirklich alle zufrieden? Sie könnten die Urlaubsplanung so belassen, wie sie ist – sehr zum Leidwesen der Kunden. Oder wie wäre es mit der Idee, dass gar niemand Urlaub macht? Es bleiben einfach alle da, dann würde niemand ungerecht behandelt. Denkbar ist es auch über das Problem zu reden und sich einig zu werden. Das sähen sicherlich alle gerne. Für welche Option haben Sie sich entschieden?

Die Option „miteinander reden“

Für den Fall, dass Sie sich für das Gespräch entscheiden, habe ich hier einige Tipps, wie Sie die bereits bestehenden Konflikte entschärfen können.

Zahl Eins Atmen Sie erst einmal tief durch bis der erste Frust vergangen ist

Eine sofortige Reaktion auf das Geschehen birgt viel Konfliktpotenzial. Nehmen Sie sich etwas Zeit, bis der erste Ärger verflogen ist. Möglicher Weise bietet es sich an, erst eine Nacht darüber zu schlafen, ehe Sie den nächsten Schritt tun, nämlich das Gespräch mit dem/den Beteiligten zu suchen.

Zahl Zwei Schildern Sie Ihre Sicht der Dinge

Sprechen Sie darüber, wie Sie die Lage sehen und warum es Ihnen wichtig ist, dass Sie genau diesen Urlaubszeitraum frei bekommen. Vermeiden Sie Schuldzuweisungen und Vorwürfe. Dies kann dazu führen, dass das zunächst konstruktive Gespräch zu scheitern droht.

Zahl Drei Fragen Sie nach und wiederholen Sie mit Ihren Worten

Regen Sie den oder die anderen Beteiligten dazu an, ebenfalls seine/ihre Sicht der Dinge darzulegen. Fragen Sie nach und geben Sie mit Ihren Worten wieder, was Sie verstanden haben. Damit signalisieren Sie Verständnis für die Lage des/der Anderen und gehen sicher, dass Sie Ihr Gegenüber richtig verstehen.

Zahl Vier Fördern Sie die Lösungsfindung

Zunächst einmal scheint die Situation vielleicht aussichtslos. Wenn jedoch jeder seine Ideen für mögliche Lösungen einbringt, haben Sie eine Grundlage, auf der Sie gemeinsam verhandeln können. Dazu könnte beispielsweise jeder auf einen Zettel aufschreiben, was ihm wichtig ist. Darauf aufbauend können Sie die Themen gemeinsam besprechen und die für alle Beteiligten besten Lösungen festlegen. Wenn Sie mit einem solchen Ergebnis auf Ihre Führungskraft zugehen, wird diese sichtlich beeindruckt sein.

Zahl Fünf Wenn gar nichts mehr geht, schalten Sie einen Vermittler ein

Sind nun all Ihre Bemühungen und Ihr Wohlwollen gescheitert, dann holen Sie sich jemanden, der Sie bei der Vermittlung unterstützt. Dies kann zum Beispiel jemand aus der Personalabteilung sein, aus dem Betriebsrat oder ein Kollege, welcher eine neutrale Position einnimmt und das Gespräch moderiert. Sollten alle Fronten verhärtet sein und es gar nicht mehr weiter gehen, kann auch ein Mediator eingeschaltet werden.

Das erfolgreiche Ende

Nach allen Unstimmigkeiten und Ärgernissen haben Sie sich gut mit allen einigen können oder einen Plan für die kommende Abstimmungsphase für sich entwickelt? Na dann herzlichen Glückwunsch und einen schönen Urlaub!

P.S. Für den Fall, dass Sie einen Konflikt gar nicht erst entstehen lassen möchten, so empfehle ich Ihnen die oben genannten Punkte 2 – 4 zu beherzigen. Dieses Vorgehen eignet sich hervorragend zur Konfliktprävention.

Wie genau eine Mediation abläuft

Zunächst einmal eine kurze Einführung in die Rahmenbedingungen der Mediation.
Nehmen wir an, ein betroffenes Team besteht aus 5 Mitarbeitern und einer Führungskraft. Für das Gespräch mit einem Mediator wird zunächst ein Raum benötigt, in welchem alle ausreichend Platz haben. Vielleicht wird es aufgrund der Anzahl der Teilnehmer einen Co-Mediator geben. Ein passender Treffpunkt außerhalb des Büros schafft im Idealfall eine größere Distanz und Lockerheit zum gegebenen Bürothema. Ein Flipchart oder Moderationskarten mit Stiften sind ein unabdingbarere Helfer für die Fallbearbeitung. Idealer Weise gibt es auch etwas zu Trinken.Nach der Begrüßung und Vorstellung durch den Mediator oder die Mediatoren erfolgt die Darstellung des Mediationsprozesses:[arrowlist]

  • Ablauf der Mediation, Gesprächsegeln, Rolle des Mediators, Auftragsklärung Prinzipien der Mediation,
  • Themensammlung durch Darstellen der Situation aus Sicht jeden Teilnehmers,
  • notwendige Daten betreffende Faktenklärung,
  • Herausarbeiten der hinter den Themen stehenden Interessen und Bedürfnisse der Teilnehmer,
  • Entwickeln von Lösungsoptionen durch die Teilnehmer,
  • Erarbeiten von Einzellösungen,
  • Erstellen einer Abschlussvereinbarung.
[/arrowlist]

Der Mediator hat während des gesamten Ablaufs eine neutrale Position. Das bedeutet, er strukturiert und moderiert den Prozess, gibt aber keine Lösungen vor. Zudem ist der Mediator allparteilich, also für alle Anwesenden gleichermaßen da, aber auch unparteiisch und schlägt sich auf keine Seite. Die Lösungen werden eigenverantwortlich und selbstbestimmt von den Medianden (Teilnehmern) erarbeitet. Eine Mediation ist vertraulich, abschließend kann von den Beteiligten bestimmt werden, was nach außen kommuniziert werden darf, wenn nötig. Eine Grundvoraussetzung für das Gelingen einer Mediation ist jedoch das freiwillige Erscheinen der Betroffenen und deren Offenheit – beim Einbringen der Themen und bei der Erarbeitung der Lösungen.

Der Verlauf der Mediation richtet sich zwar nach einem bestimmten Muster, ist jedoch nicht statisch. Es wird geschrieben oder es werden Situationen aufgezeichnet oder sogar nachgestellt oder nachgespielt. Durch Einbringen solcher Methoden werden Dinge oft präsenter, verständlicher oder nachvollziehbarer. Mediation ist zukunftsorientiert und sie versucht bestehende Positionen aufzuweichen und durch Perspektivenwechsel das gegenseitige Verständnis zu fördern.

Wie lange eine Mediation insgesamt dauert hängt unter anderem vom Umfang der Teilnehmer, der Menge der Themen und der Bereitwilligkeit der Mitarbeit ab. Eine Mediationssitzung sollte in etwa 2 Stunden gehen. Wenn es dringenden weiteren Redebedarf gibt oder der Abschluss bevor steht, so sollte denn zumindest nach spätestens 2,5 Stunden eine Pause gemacht werden.

Sind schlussendlich alle mit dem Ergebnis zufrieden, ist es ratsam, dass alle Medianden die Vereinbarung unterschreiben. Dies unterstreicht die Ernsthaftigkeit des Vorhabens und erhört die Verbindlichkeit zur Umsetzung.

Beitrag von

Anita Feuchtinger

Ich bin Beraterin für Personalstrategie mit dem Schwerpunkt Mitarbeiterbindung und Mediatorin. Ich habe Marketing-Kommunikation und Betriebswirtschaft studiert und 2011 meine Mediationsausbildung beendet. Vor meiner Selbstständigkeit habe ich als Personalberaterin in der Personalabteilung eines deutschen Konzerns gearbeitet und verfüge über langjährige Erfahrung in diesem Bereich. Ich lebe in München, mein Wirkungskreis erstreckt sich aber auch über die Grenzen der Stadt hinweg.

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