Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau

Nur selten macht sich das Publikum, das ein Konzert genießt, den organisatorischen Aufwand im Hintergrund einer solchen oder ähnlichen Veranstaltung bewusst. Doch die Grundlage einer jeden Veranstaltung, ob groß oder klein, ob Messe oder Kongress, ob Theater-, Konzert- oder Sportveranstaltung, ist eine sorgfältige Organisation. Diese Aufgabe erfordert kunden- und projektorientiertes Arbeiten von den Menschen, denen die Gestaltung und Durchführung von Veranstaltungen verschiedenster Größenordnungen obliegt. Über diese und viele weitere Fähigkeiten verfügt der Veranstaltungskaufmann oder die Veranstaltungskauffrau.

Tätigkeiten und Aufgaben von Veranstaltungskaufleuten

Alle Aspekte einer Veranstaltung, von der Konzepterstellung über die Durchführung bis hin zur Auswertung, liegen in der Verantwortung der Veranstaltungskaufleute.
Bevor eine Veranstaltung organisiert werden kann, muss zunächst ein Konzept erstellt werden. Dabei spielen Kundenvorstellungen, Zielgruppen und Zweck oder Hintergrund einer Veranstaltung eine große Rolle. Außerdem müssen der Veranstaltungskaufmann oder die Veranstaltungskauffrau technische Anforderungen an die Veranstaltung sowie örtliche Gegebenheiten berücksichtigen, sowie die Kostenkalkulation und veranstaltungsrechtliche Vorschriften beachten. Ist das Konzept fertig, wird es dem Kunden präsentiert. Im Auftrag des Kunden, holen Veranstaltungskaufleute Genehmigungen für die Veranstaltung ein, suchen nach Räumlichkeiten und führen erforderliche Buchungen durch. Um die Kosten einer Veranstaltung kalkulieren zu können, holen sie Angebote von Catering-Unternehmen, Technikern oder Künstlern ein. Werden Künstler engagiert, müssen meist Reisepläne erstellt und Hotels gebucht werden. Dazu benutzen sie modernste Datenverarbeitungs- und Kommunikationstechnik. Handelt es sich um eine öffentliche Veranstaltung, zum Beispiel um ein Stadtfest, kümmern sich die Veranstaltungskaufleute um die Finanzierung der Veranstaltung. Sie erstellen Kosten- und Gewinnpläne und überwachen diese. Notwendige Maßnahmen wie Straßenabsperrungen oder Brandschutzmaßnahmen während einer Veranstaltung liegen ebenfalls in der Verantwortung der Veranstaltungskaufleute. Wird Personal benötigt, planen und koordinieren sie den Einsatz der mitwirkenden Leute.

Während der Durchführung einer Veranstaltung bleiben die Veranstaltungskaufleute erste Ansprechpartner. Sie kontrollieren die Technik wie Musik- oder Lichtinstallationen, Dekorationen und den Ablauf der Veranstaltung. Wenn Probleme auftreten, müssen sie stets einen kühlen Kopf bewahren und improvisieren können. Im Anschluss an eine Veranstaltung werten sie diese aus und erstellen die Endabrechnung.
Um bestimmte Zielgruppen für spezielle Veranstaltungen zu gewinnen, müssen Veranstaltungen gut vermarktet werden. Dazu entwickeln Veranstaltungskaufleute Marktanalysen und entsprechendes Promotion-Material.

Art und Dauer der Ausbildung

Veranstaltungskaufmann oder –kauffrau ist ein staatlich anerkannter Ausbildungsberuf. Die Ausbildung dauert drei Jahre und wird in Industrie und Handel angeboten. Die Ausbildung findet in der Berufsschule und im Ausbildungsbetrieb statt. Gesetzlich ist keine bestimmte schulische oder berufliche Vorbildung vorgeschrieben. Allerdings wird überwiegend Hochschulreife von den ausbildenden Unternehmen vorausgesetzt. Angehende Veranstaltungskaufleute sollten kommunikativ und dienstleistungsbereit sein. Kreativität und Improvisationstalent gehören ebenfalls zu den persönlichen Voraussetzungen.

Im ersten Ausbildungsjahr lernen die Auszubildenden, wie sie bei der Marktbeobachtung mitwirken können und welche Zielgruppen es gibt. Sie lernen, Ablauf- und Regiepläne für verschiedene Veranstaltungen zu erstellen. Gleichzeitig wird ihnen dabei vermittelt, wie sie Kosten ermitteln und erfassen können und wie Bestellungen durchzuführen sind. Neben betriebliche Abläufe lernen die Auszubildenden die für sie relevante Informations- und Kommunikationstechnik kennen. Bei allen praktischen Anwendungen wird auf die Planung und Bearbeitung aller Projekte im Team geachtet.

Im zweiten Ausbildungsjahr erlernen der angehende Veranstaltungskaufmann und die angehende Veranstaltungskauffrau, wie sie Ausschreibungen vorbereiten und Angebote einholen können. Sie werten Informationen aus und führen Kalkulationen durch. Darüber hinaus werden sie mit den Besonderheiten von Marketingkonzepten und deren Erstellung und Umsetzung vertraut gemacht. Ein wichtiger Punkt ist die Koordination von externen Beteiligten an einer Veranstaltung. Die Auszubildenden erhalten wichtige Kenntnisse über Personalplanung, -beschaffung und den Einsatz von Personal. Außerdem werden Fremdsprachenkenntnisse und wirtschaftliches Grundwissen vermittelt.

Im dritten Jahr werden der Veranstaltungskaufmann und die  Veranstaltungskauffrau im Umgang mit Kunden und deren Beratung ausgebildet sowie im Beschwerdemanagement geschult. Die Auszubildenden lernen alle wichtigen Tätigkeiten kennen, die im Anschluss an eine Veranstaltung durchzuführen sind. Sie führen Endabrechnungen durch und kontrollieren den Erfolg einer Veranstaltung. Dabei lernen sie alles über die Planungs-, Steuerungs- und Kontrollinstrumente. Außerdem erhalten sie Einblicke in juristische Fragen hinsichtlich haftungs- und versicherungsrechtlichen Besonderheiten.
Die Ausbildung schließt mit einer Abschlussprüfung ab.

Weiterbildungsmöglichkeiten und Karrierechancen

Veranstaltungskaufleute sind in der Unterhaltungsbranche, bei Messegesellschaften, Kongresszentren, Eventagenturen sowie in Unternehmen für Veranstaltungstechnik beschäftigt. Um sich den ständig neuen Entwicklungen und aktuellen Trends anpassen zu können, müssen Veranstaltungskaufleute stets bereit sein, sich weiterzubilden. Da die Aufgaben der Veranstaltungskaufleute sehr vielseitig sind, spezialisieren sie sich meist in einem bestimmten Bereich, zum Beispiel Angebotswesen, Public Relations (Fernlehrgang Public Relations PR ) oder im Finanz- und Rechnungswesen. Um beruflich voranzukommen, stehen für Veranstaltungskaufleute ein Reihe von Weiterbildungen zur Auswahl. Sie können sich zum Fach- oder Betriebswirt im Bereich Veranstaltung oder Eventmanagement weiterbilden lassen oder eine Prüfung zum Fachwirt für Messe-, Tagungs-, und Kongresswirtschaft ablegen. Veranstaltungskaufleute mit Hochschulzugangsberechtigung können eine Bachelorabschluss im Bereich Betriebswirtschaft (Europäische Betriebswirtschaftslehre (B.A.) an der Europäischen Fernhochschule Hamburg ) erwerben. Mit der Gründung einer eigenen Event-Agentur oder einem Unternehmen für Veranstaltungstechnik steht auch einer beruflichen Selbstständigkeit nichts im Weg.

3 Kommentare

  1. Hallöe

    Eine Frage: Ist denn Eventmanagerin das gleiche wie Veranstaltungskauffrau, oder gibts da Unterschiede?

  2. Das stimmt nciht ganz, veranstaltungskauffrau ist man nach abschluss der 3jährigen ausbildung mit abschluss der IHK. Eventmanger nennen sie die jenigen, die das Fachgebiet studiert haben bzw ein duales studium hinter sich haben.

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