In Zeiten, in denen das digitale Arbeiten auf dem Vormarsch ist und Unternehmen immer häufiger dezentral organisiert sind, ist es nicht verwunderlich, dass sich auch die Kommunikation zwischen Mitarbeitern stark verändert hat. Ein Medium, das für den Austausch unverzichtbar ist, ist Skype. Hiermit können Sie nicht nur chatten, sondern auch telefonieren – und das sogar mit bewegten Bildern. Der Vorteil von Skype-Konferenzen liegt auf der Hand: Wenn ein Meeting oder eine Konferenz ansteht, ist es kein Problem, wenn sich die Teilnehmer örtlich weit verstreut aufhalten. Mithilfe von Skype wird ein virtueller Ort erschaffen, an dem sich alle treffen können – unkompliziert und kostenfrei.
1. Skype als perfektes Medium zur Unternehmenskommunikation
2. Eine Skype-Videokonferenz durchführen
3. Was ist alles für eine Skype-Konferenz notwendig?
4. 4 Tipps für den reibungslosen Videochat
5. Tipp #1: Die Wahl des Ortes
6. Tipp #2: Die richtige Kommunikation
7. Tipp #3: Ein Meeting wie jedes andere
8. Tipp #4: Nur keine Angst
9. Checklist: Die perfekte Videokonferenz via Skype
10. Skype for Business: Teamarbeit auf einem neuen Level
Skype als perfektes Medium zur Unternehmenskommunikation
Ganz allgemein kann gesagt werden, dass Skype das ideale Medium für die Unternehmenskommunikation ist. Die folgende Auflistung verrät Ihnen, warum das so ist:
- Kostenloser Download
- Einfache Handhabung
- Synchronisierung auf verschiedenen Endgeräten
- Verschiedene Funktionen: Chat, Telefonie, Video-Telefonie
- Kontaktaufnahme zu bis zu 25 Personen gleichzeitig
Der Coup: Inzwischen ermöglicht es Skype allen Nutzern (nicht mehr nur den Premium-Mitgliedern), Video-Konferenzen durchzuführen. Das bedeutet, dass Sie nicht nur mit einer Person kommunizieren und diese dabei sehen können, sondern das Prinzip auch mit mehreren Teilnehmern funktioniert.
Eine Skype-Videokonferenz durchführen
Um in den Genuss der direkten und digitalen Kommunikation mit mehreren Team-Mitgliedern Ihres Unternehmens zu kommen, ist ein wenig Vorbereitung nötig. Doch keine Angst, Sie müssen kein Technik-Profi sein, um die Konferenz einzurichten.
Beim Durchführen einer Skype-Konferenz gibt es zwei verschiedene Herangehensweisen:
| Mithilfe einer Gruppe | Durch Hinzufügen von Teilnehmern |
| · Melden Sie sich bei Skype an· Legen Sie eine Gruppe an, indem Sie den Menüpunkt „Kontakte“ und anschließend „Neue Gruppenkonversation“ wählen
· Fügen Sie der Gruppe die Mitglieder hinzu, die an der Konferenz teilnehmen sollen · Geben Sie der Gruppe einen aussagekräftigen Namen, sodass keine Verwirrung bei den Teilnehmern entsteht · Kündigen Sie die bevorstehende Video-Konferenz an, sofern das noch nicht geschehen ist · Wählen Sie das Video-Symbol rechts oben, um die Video-Konferenz zu starten |
· Melden Sie sich bei Skype an
· Wählen Sie einen Kontakt aus, mit dem Sie per Videotelefonie kommunizieren wollen · Wählen Sie das Video-Symbol rechts oben, um das Videogespräch zu starten · Klicken Sie auf „Teilnehmer hinzufügen“, um aus dem Einzelgespräch eine Konferenz zu machen |
Tipp: Wenn Sie öfter mit bestimmten Menschen skypen wollen, dann empfiehlt es sich auf jeden Fall, einen entsprechenden Gruppen-Chat einzurichten. Dieser kann dann auch vor und nach den Konferenzen als Kommunikationskanal genutzt werden.
Was ist alles für eine Skype-Konferenz notwendig?
Ehe die Video-Konferenz beginnt, sollten alle Teilnehmer sicherstellen, dass sie auch die erforderte „Hardware“ zur Verfügung haben. Hierzu gehören:
- Ein Endgerät, auf dem Skype funktioniert (beispielsweise Smartphone, Tablet oder Laptop)
- Eine Webcam
- Ein Mikrophon und Lautsprecher, beziehungsweise ein Headset
- Eine schnelle und sichere Internetverbindung
- Die aktuellste Skype-Version (mit älteren ist die Video-Konferenz nicht möglich)
Während es in der Anfangszeit von Skype und anderen Messangern noch unverzichtbar war, auf externe Webcams und Headsets zurückzugreifen, ist die erforderte Ausrüstung mittlerweile in nahezu allen Geräten verbaut. Das erspart Ihnen nicht nur die Anschaffung, sondern macht die Handhabung insgesamt einfacher.
4 Tipps für den reibungslosen Videochat
Eine Skype-Videochat ist nicht nur unglaublich praktisch, sondern immer auch eine enorme Herausforderung. Denn anders als bei typischen Face-to-Face-Gesprächen und Vorort-Meetings fällt es vor dem Monitor schwer, bestimmte Signale richtig zu deuten und einen natürlichen Gesprächsverlauf zu erzielen. Hinzukommen verschiedene Störfaktoren, die den Videochat zusätzlich beeinflussen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, die nächste Skype-Konferenz reibungslos über die Bühne zu bringen.
Tipp #1: Die Wahl des Ortes
Generell sollten Sie den Ort für Ihr Skype-Gespräch so wählen, dass Sie sich dort auch wohlfühlen. Das bedeutet aber nicht, dass auch jede potentielle Location die richtige für das Gespräch ist. Die oberste Regel beim Skypen lautet: Vermeiden Sie Störfaktoren, also Geräusche, hereinplatzende Personen oder auch unruhige Hintergründe, die die anderen Teilnehmer ablenken können. Der perfekte Ort zum Skypen ist:
- in einem abgeschlossenen, ruhigen Raum ? sorgen Sie dafür, dass Sie allein sind und auch bleiben
- frei von Ablenkungen ? setzen Sie sich also nicht vor ein prall gefülltes Bücherregal, auch wenn dieses schöner aussieht als die weiße Raufasertapete
- gut beleuchtet ? Tageslicht ist immer besser als eine künstliche Beleuchtung
Zusatz-Tipp: Es ist durchaus legitim, die Konferenz in privaten Räumlichkeiten durchzuführen. Machen Sie sich dennoch klar, dass es sich hierbei um einen geschäftlichen Termin handelt. Das bedeutet unter anderem, die entsprechende Kleidung zu wählen und sich nicht unbedingt in den gemütlichen Ohrensessel zu fläzen.
Tipp #2: Die richtige Kommunikation
Das wohl größte Problem bei Video-Konferenzen ist der unnatürliche Verlauf der Gespräche. Während diese im echten Leben quasi von allein laufen und jeder Teilnehmer mehr oder weniger weiß, wann der richtige Zeitpunkt ist, um sich zu Wort zu melden, ist das via Skype um einiges schwieriger. Eine schlechte Wahrnehmung der Mimik, falsch gedeutete Gesten und abgehackte Redebeiträge aufgrund einer schlechten Internetverbindung sind nur ein paar der Gründe, die das Skypen mit mehreren Personen zu einer Herausforderung werden lassen.
Wenn Sie es besser machen wollen, sollten alle Teilnehmer die nachfolgenden Aspekte beachten:
- Sprecher immer ausreden lassen
- Direkter Blick in die Kamera
- Verzicht auf wildes Gestikulieren
Gestalten Sie die Kommunikation so klar und unmissverständlich wie möglich und sorgen Sie dafür, dass auch hier Ablenkungsfallen (beispielsweise das „Reden mit Händen und Füßen“) vermieden werden.
Sehr hilfreich ist es außerdem, einen Moderator zu bestimmen, der die Konferenz führt und einen virtuellen „Rede-Stab“ weiterreicht. Die Person, die die Moderation des Skype-Gesprächs übernimmt, muss nicht zwangsläufig die ranghöchste sein. Wichtig ist, dass die Rolle klar verteilt wurde und auch wirklich nur von einer Person ausgeübt wird. Sobald mehrere Personen die Redebeiträge verteilen wollen, kommt es zu Reibereien.
Tipp #3: Ein Meeting wie jedes andere
Ob nun im firmeneigenen Konferenzraum oder digital via Skype: Ein Meeting mit Kollegen sollte immer gleichermaßen gehandhabt werden. Das bedeutet, dass Sie sich auch auf einen bevorstehenden Videochat ausreichend vorbereiten sollten. Mit anderen Worten: Mache Sie sich Notizen, formulieren Sie Zwischen-Ergebnisse und schreiben Sie offene Fragen auf. Auf diese Weise verhindern Sie, zu vergessen, einen wichtigen Punkt anzusprechen.
Zusatz-Tipp: Es ist keine Seltenheit, dass Video-Meetings weit weniger lebhaft sind als Besprechungen in der analogen Welt. Grund hierfür ist die fehlende Internation zwischen den Menschen, die in der Face-to-Face-Situation völlig selbstverständlich und unbemerkt stattfindet. Wenn das Gespräch beim Skypen einmal stockt (und das nicht an der Internetverbindung liegt, die sich gerade mal wieder aufgehängt hat), können Sie die Pause mit einer sinnvollen Nachfrage oder einem Resümee füllen. Das wirkt kompetent und zeigt, dass Sie aufmerksam bei der Sache sind.
Tipp #4: Nur keine Angst
Menschen, die zum ersten Mal mit mehreren Teilnehmern skypen und dabei auch gleich die Video-Funktion nutzen, sind häufig nervös – einfach, weil es sich hierbei um eine völlig neue Situation handelt. Ängste, etwas falsch zu machen oder in ein Fettnäpfchen zu treten, sind zwar normal, aber vollkommen unbegründet. Das Schlimmste, das Ihnen beim Skypen passieren kann, ist eine verkrampfte Situation, die Ihre Souveränität zu Fall bringt.
Sehen Sie der Skype-Konferenz stattdessen gelassen entgegen. Überprüfen Sie im Vorfeld, ob die Technik funktioniert und wählen Sie einen guten Ort für die Video-Konferenz. Legen Sie sich anschließend Ihre Notizen bereit und stellen Sie ein Glas Wasser in Reichweite (Tipp: Dieses sollte nicht im Bild auftauchen!). Eine entspannte Vorbereitungsphase hilft Ihnen dabei, sich auf die neue Situation einzustellen und sich auch ein Stückweit auf diese zu freuen. Denn eines ist ganz klar festzuhalten: Das Abhalten eines Meetings via Skype will gelernt sein. Sehen Sie darin also auch das Erlangen neuer Kompetenzen, die Ihnen im Berufsleben zugutekommen.
Checklist: Die perfekte Videokonferenz via Skype
- Klären Sie vorab, auf welche Weise das virtuelle Meeting realisiert werden soll
- Erstellen Sie unter Umständen eine entsprechende Skype-Gruppe
- Überprüfen Sie, ob Ihre Technik funktioniert
- Überprüfen Sie die Stabilität Ihrer Internetverbindung
- Suchen Sie sich einen ruhigen Ort ohne Ablenkungsfaktoren
- Wählen Sie ein seriöses Outfit
- Wählen Sie eine geeignete Sitzgelegenheit
- Bereiten Sie sich inhaltlich auf die Video-Konferenz vor
- Bestimmen Sie einen Moderator für das Meeting
- Lassen Sie andere immer ausreden
- Suchen Sie direkten Blickkontakt über die Kamera
Skype for Business: Teamarbeit auf einem neuen Level
Bis hier hin haben wir nur von der kostenlosen Standard-Version von Skype gesprochen. Es gibt allerdings auch eine kostenpflichtige Erweiterung, die sich speziell an Unternehmen richtet und die dort stattfindende Teamarbeit unterstützt.
Skype for Business unterteilt sich preislich in verschiedene Modelle und ist ab 1,70 Euro im Monat erhältlich. Dieser Preis ist durchaus gerechtfertigt, wenn man sich vor Augen führt, welche Funktionen dafür geboten werden. So ist es mit Skype for Business möglich,
- Kontakt zu bis zu 250 Personen aufzunehmen
- Termine für die anstehende Video-Konferenz per Outlook abzugleichen
- Teilnehmern der Konferenz Einblicke in den eigenen Desktop zu gewähren
- Teilnehmer zu gestatten, auf dem eigenen Desktop zu arbeiten
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Sie arbeiten mit verschiedenen Menschen an einem Projekt, haben aber keinen festen Ort, an dem Sie sich regelmäßig treffen, um Fortschritte zu präsentieren und sich abzusprechen? Dann ist eine Skype-Konferenz genau die richtige Lösung für Sie. Die Kommunikation über diesen Kanal ist direkt und unkompliziert – wenn Sie denn die oben genannten „Spielregeln“ kennen und auch beherzigen.
Bildnachweis: fizkes/Shutterstock.com
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