Digitale Führung: So managen Sie virtuelle Teams

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung und Globalisierung lösen sich „klassische“ Arbeitsplätze auf und Teamstrukturen verändern sich. Ein Teammitglied ist vor Ort, das nächste im Home-Office und wieder ein anderes als Expat in Hongkong. Ein solches „virtuelles Team“ bringt demnach für die verantwortlichen Führungskräfte ganz spezielle Besonderheiten mit sich.

Inhalt
1. Was ist ein virtuelles Team?
2. Vorteile der virtuellen Teams für Führungskräfte und Mitarbeiter
3. Nachteile der virtuellen Teams – Herausforderungen für die Führungskräfte
4. Tipps für Führungskräfte: So steuern Sie Ihr virtuelles Team zum Erfolg
5. Tipp 1: Zu Beginn steht das persönliche Kennenlernen
6. Tipp 2: Ein gemeinsames Ziel finden
7. Tipp 3: Zuständigkeiten definieren und für Transparenz sorgen
8. Tipp 4: Vertrauen als Ausgleich für die Distanz
9. Tipp 5: Die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen
10. Tipp 6: Die Definition von Regeln ist unerlässlich

Was ist ein virtuelles Team?

In einem virtuellen Team arbeiten die verschiedenen Mitglieder über Büro-, regionale sowie auch nationale Grenzen hinweg. Um dennoch eine Zusammenarbeit zu ermöglichen, findet die Kommunikation via modernster digitaler Technologie statt, zum Beispiel über Telefonkonferenzen oder Skype-Meetings. Das Phänomen der virtuellen Teams entwickelte sich schon in den späten 1990er Jahren simultan zur Ausbreitung des World Wide Web. Dennoch lässt sich in Deutschland erst jetzt der Trend erkennen, Teams von vornherein virtuell aufzubauen, das Modell also nicht nur als „Notlösung“ für Ausnahmesituationen zu betrachten. Während früher also vor allem zeitlich befristete virtuelle Teams zum Arbeitsalltag gehörten, entwickeln sich diese mittlerweile vermehrt zu einer dauerhaften Organisationsform. Dadurch arbeiten Mitarbeiter an verschiedensten Orten und selbst über unterschiedliche Zeitzonen oder Kulturen hinweg an einem gemeinsamen Ziel, was natürlich sowohl zahlreiche Vor- als auch Nachteile mit sich bringt:

Vorteile der virtuellen Teams für Führungskräfte und Mitarbeiter

  • Ein virtuelles Team bringt ein Höchstmaß an Flexibilität mit sich, sowohl für Arbeitgeber als auch Mitarbeiter. So können die Teammitglieder problemlos von flexiblen Arbeitszeitmodellen, wie dem Home-Office, Gebrauch machen oder sich eventuell sogar im Ausland aufhalten, ohne dass dadurch ihre Arbeit beeinträchtigt wird. Der Arbeitgeber auf der anderen Seite, spart sich eine Menge Geld für nunmehr unnötige Geschäftsreisen, kann flexibel Experten oder Berater aus der ganzen Welt mit in den Prozess einbeziehen, das Team jederzeit umstrukturieren oder auch gänzlich auflösen und neu zusammenstellen. Ihm steht also die optimale Kombination an Know-how für ein Projekt offen – weltweit.
  • Für das Unternehmen bedeutet das zugleich große personelle Einsparungen, da sie nun nicht mehr an allen Standorten einen eigenen Experten für jedes Fachgebiet benötigen, sondern eine einzige kompetente Fachkraft für alle Projekte an allen Standorten ausreicht.
  • Ebenfalls auf der Arbeitgeberseite steht der große Vorteil, dass die Teammitglieder bei einer weltweiten Streuung quasi rund um die Uhr an einem Projekt arbeiten können und dadurch schlichtweg effizienter sowie schneller sind, ohne jegliche Zusatzkosten.
  • Gerade in kreativen Prozessen können sich Mitarbeiter aus verschiedenen Kulturkreisen gegenseitig positiv beeinflussen und dadurch besonders innovative Lösungen hervorbringen.
  • Ein besonders großer Vorteil für die Mitarbeitenden in virtuellen Teams sind natürlich die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die ausgewogenere Work-Life-Balance aufgrund flexibler Arbeitsmodelle und -zeiten.
  • Das virtuelle Team erhöht für die Angestellten zudem die Arbeitsplatzsicherheit, da diese so selbst im Fall der Auflösung ihrer Abteilung oder Arbeitsbereiche an einem Standort immer noch problemlos an anderer Stelle eingesetzt werden können.
  • Zuletzt arbeiten Sie in virtuellen Teams auch schlichtweg mit den Besten der Besten und können sich so optimal fachlich weiterentwickeln. Dies erhöht Ihren Wert als Arbeitskraft auf dem Stellenmarkt und stärkt Ihre Verhandlungsposition, zum Beispiel bei Gehaltsverhandlungen, im eigenen Unternehmen.

Nachteile der virtuellen Teams – Herausforderungen für die Führungskräfte

  • Dennoch finden sich Mitarbeiter und Führungskräfte in virtuellen Teams natürlich auch vor zahlreichen Herausforderungen wieder. An oberster Stelle: Technische Probleme. Laptop, Telefon & Co machen ja bekanntlich nie das, was sie sollen.
  • Das kann aber wertvolle Zeit kosten, denn die Koordination all der unterschiedlichen Teammitglieder an verschiedensten Orten ist ohnehin eine echte Mammutaufgabe. Und wenn dann endlich einmal alle am „gemeinsamen Tisch“ sitzen, sollte diese Gelegenheit auch effizient genutzt werden.
  • Schwierig wird es dann vor allem, wenn sich Sprachbarrieren auftun. Klar, Business-Sprache ist Englisch, doch der deutsche, spanische oder chinesische Akzent können das Unterfangen zusätzlich erschweren. Am Telefon ist die Verständigung ja noch einmal komplizierter als von Person zu Person und je mehr Teilnehmer mit unterschiedlichen Muttersprachen Sie im virtuellen Team haben, umso größer ist ihre Herausforderung.
  • Doch nicht nur die schwierige, sondern manchmal auch gänzlich fehlende Kommunikation zwischen einzelnen Teammitgliedern kann zu Komplikationen, Fehlern oder der Verlangsamung im Projekt führen.
  • Eine Ursache für solch fehlende Kommunikation kann eine unklare Definition der Verantwortlichkeiten des einzelnen Mitarbeiters sein. Jedes Teammitglied sollte daher wissen, welchen Kollegen es wie kontaktieren kann, wenn es zu einem bestimmten Fach- oder Zuständigkeitsbereich eine Frage. Transparenz ist also das A und O.
  • Besonders flexibel organisierte virtuelle Teams bergen auch stets die Gefahr von Trittbrettfahrern. Es liegt daher im Aufgabenbereich der Führungskraft, die einzelnen Ergebnisse zu überprüfen und eher zur Faulheit neigende Mitarbeiter zu motivieren.

Schlussendlich ist eine falsche Führung der Hauptgrund dafür, dass zahlreiche virtuelle Teams scheitern. Wenn Sie allerdings die Besonderheiten, welche virtuelle Teams mit sich bringen, kennen und diese zu steuern wissen, birgt das Modell für Ihr Unternehmen zahlreiche Vorteile. Wie das geht? Wir haben die wichtigsten Grundlagen und praktischsten Tipps für Sie zusammengetragen.

Tipps für Führungskräfte: So steuern Sie Ihr virtuelles Team zum Erfolg

Als Führungskraft sind Sie der ausschlaggebende Faktor für Erfolg oder Misserfolg Ihres virtuellen Teams. Diese Organisationsform bringt für Sie noch mehr Herausforderungen mit sich als die Steuerung eines „klassischen“ Teams ohne örtliche Distanz. Wer die Herausforderung jedoch meistert, kann mit einem virtuellen Team große Erfolge einfahren und so auch sich selbst als Führungsperson empfehlen. Willkommen in der Meisterklasse der Führungskräfte!

Tipp 1: Zu Beginn steht das persönliche Kennenlernen

Eigentlich widerspricht das persönliche Kennenlernen dem Grundgedanken eines virtuellen Teams. Dennoch stellt es eine wichtige Grundlage für die spätere Zusammenarbeit dar. Am besten ist das persönliche Kennenlernen zum Start eines neuen virtuellen Teams daher tatsächlich von Angesicht zu Angesicht. Allerdings ist dies natürlich aus Zeit- und Kostengründen nicht immer möglich beziehungsweise sinnvoll. Berufen Sie daher zu Beginn zumindest eine Telefonkonferenz oder ein digitales Meeting in lockerer Atmosphäre ein, in welcher sich die einzelnen Teammitglieder erst einmal vorstellen und ein wenig kennenlernen können, bevor es an die „harten Fakten“ geht.

Tipp 2: Ein gemeinsames Ziel finden

Das virtuelle Team wurde natürlich nicht aus reinem Spaß zusammengesetzt, sondern soll ein gemeinsames Ziel verfolgen. Dieses gilt es ebenso wie Zwischenziele, Deadlines oder auch Qualitätsanforderungen frühzeitig, nachvollziehbar und umfassend zu kommunizieren. Jedes Teammitglied sollte nach dieser Besprechung den Auftrag in Gänze verstanden haben. Haken Sie daher gerne noch einmal bei jedem Mitarbeiter nach und beantworten Sie eventuelle individuelle Fragen.

Tipp 3: Zuständigkeiten definieren und für Transparenz sorgen

Nun sollte jedes Teammitglied wissen, wer seine Kollegen sind, was diese jeweils können und wie sie erreichbar sind. Ebenso sind nun das große gemeinsame Ziel sowie die einzelnen Zwischenziele ausreichend kommuniziert. Es liegt jetzt im nächsten Schritt an Ihnen als Führungskraft, die entsprechenden Zuständigkeiten jedes einzelnen Mitarbeiters zu definieren und all diese Informationen anschließend in transparenter Weise und für jedes Teammitglied zugänglich zu kommunizieren.

Tipp 4: Vertrauen als Ausgleich für die Distanz

Die Teammitglieder werden sich aber nur dann aufeinander verlassen und effizient zusammenarbeiten, wenn sie sich gegenseitig auch vertrauen. Aufgrund der Distanz und fehlenden persönlichen Kommunikation, kommt dieser Faktor ganz besonders zum Tragen. Bauen Sie daher gezielt Vertrauen zwischen den einzelnen Mitarbeitern auf. Eine solche vertrauensbildende Maßnahme kann zum Beispiel die genaue Dokumentation jedes einzelnen Arbeitsschrittes sein, sodass jeder Mitarbeiter auf die Arbeit und Ergebnisse jedes anderen Mitarbeiters zurückblicken und daran ansetzen kann.

Tipp 5: Die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen

All das ist natürlich nur möglich, wenn Sie auch um die jeweiligen technologischen Möglichkeiten wissen und diese bei Ihrem virtuellen Team einsetzen. Wie wäre es zum Beispiel mit einem Video-Chat anstelle des Telefonats? Welche Software eignet sich am besten als gemeinsame Datenbank für Ihr Projekt? Wie können Sie sicherstellen, dass die Informationen aus der Besprechung auch tatsächlich bei jedem Mitarbeiter ankommen? Sollten Sie das Protokoll vielleicht anschließend noch einmal per E-Mail versenden oder in der Cloud ablegen? Diese und mehr Fragen gilt es vor dem Projektstart zu klären, – am besten mit einer entsprechenden Fachkraft – um von Anfang an eine klare technologische Linie zu fahren.

Tipp 6: Die Definition von Regeln ist unerlässlich

Eine klare Linie brauchen Sie auch hinsichtlich der in Ihrem Team gelebten Regeln. Die Teammitglieder müssen nämlich nicht nur wissen, wann und in welcher Form miteinander kommuniziert wird, sondern auch wie. Gerade in virtuellen Teams mit Mitgliedern aus unterschiedlichen Kulturkreisen können Sie sich nicht darauf verlassen, dass hierzulande übliche Benimmregeln auch andernorts in dieser Form gültig sind. Die Definition der Regeln ist daher ein wichtiger Grundstein für das Funktionieren eines virtuellen Teams und für die Vermeidung von Konflikten. Gerne können Sie Ihre Mitarbeitenden in diesen Prozess miteinbeziehen. Wer nämlich das Gefühl hat, die Regeln selbst mitbestimmen zu können und daher freiwillig zu befolgen, wird anschließend weniger Widerstand leisten.

Die Führung von virtuellen Teams ist ein sehr komplexes Thema, über welches wir in diesem Rahmen lediglich einen groben Überblick geben können. Damit eine Führungskraft diese Herausforderung meistern kann, sollte sie aber eine entsprechende qualifizierte Fort- beziehungsweise Weiterbildung erhalten und bestenfalls bereits über ausreichend Führungserfahrung verfügen. Für den Beginn können Sie sich dem Thema erst einmal über kostenfreie Webinare nähern, zum Beispiel

Wir freuen uns zudem über Ihre persönlichen Erfahrungen mit virtuellen Teams – sowohl als Führungskraft wie auch als Mitarbeiter – sowie Ihre individuellen Tipps und Tricks in den Kommentaren.

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