Sehr geehrte Leserinnen und Leser des Online-Seminars Lohn und Gehalt, die bisherigen Themen befassten sich im Wesentlichen mit Sachverhalten, bei denen es für unsere Musterabrechnungen bei den Arbeitsverhältnissen in erster Linie um die Unterscheidung zwischen sozialversicherungspflichtigen und sozialversicherungsfreien Beschäftigungen bzw. die steuerrechtliche Behandlung von Lohnarten im Zuge der Brutto-Nettolohnabrechnungen ging. Wir wählten dafür drei klassische Arbeitnehmergruppen aus, nämlich den Auszubildenden, Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeittätigkeit und die Gruppe derer, die als geringfügig Beschäftigte arbeiten, insgesamt gesehen also sicherlich die Mehrheit der Arbeitnehmer. In diesem Kapitel des Online-Seminars Lohn und Gehalt werden wir Ihnen weitere abrechnungstechnische Sachverhalte vorstellen.

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14.1. Beschäftigung von Schülern

14.1.1. Bestimmungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes

Während der Sommerferien das Geld für ein neues Mountainbike oder einen Motorroller durch Arbeiten in einer Fabrik verdienen, Werbezeitungen und Prospekte austragen, in der Gastronomie aushelfen, welche Tätigkeiten darf ein Schüler ausüben, welche Vorschriften sind seitens eines Arbeitgebers zu beachten? Rechtliche Grundlagen dazu finden wir im Jugendarbeitsschutzgesetz – JarbSchG – . Dort wird zuerst einmal zwischen Kindern und Jugendlichen unterschieden, zu denen Schüler normalerweise bekanntlich gehören:

§ 2 Kind, Jugendlicher

(1) Kind im Sinne dieses Gesetzes ist, wer noch nicht 15 Jahre alt ist.
(2) Jugendlicher im Sinne dieses Gesetzes ist, wer 15, aber noch nicht 18 Jahre alt ist.
(3) Auf Jugendliche, die der Vollzeitschulpflicht unterliegen, finden die für Kinder geltenden Vorschriften Anwendung.

Und weiter in § 5 Verbot der Beschäftigung von Kindern

(1) Die Beschäftigung von Kindern (§ 2 Abs. 1) ist verboten. …
(3) Das Verbot des Absatzes 1 gilt ferner nicht für die Beschäftigung von Kindern über 13 Jahre mit Einwilligung des Personensorgeberechtigten, soweit die Beschäftigung leicht und für Kinder geeignet ist. Die Beschäftigung ist leicht, wenn sie auf Grund ihrer Beschaffenheit und der besonderen Bedingungen, unter denen sie ausgeführt wird,

1. die Sicherheit, Gesundheit und Entwicklung der Kinder,
2. ihren Schulbesuch, ihre Beteiligung an Maßnahmen zur Berufswahlvorbereitung oder Berufsausbildung, die von der zuständigen Stelle anerkannt sind, und
3. ihre Fähigkeit, dem Unterricht mit Nutzen zu folgen, nicht nachteilig beeinflusst. Die Kinder dürfen nicht mehr als zwei Stunden täglich, in landwirtschaftlichen Familienbetrieben nicht mehr als drei Stunden täglich, nicht zwischen 18 und 8 Uhr, nicht vor dem Schulunterricht und nicht während des Schulunterrichts beschäftigt werden.
(4) Das Verbot des Absatzes 1 gilt ferner nicht für die Beschäftigung von Jugendlichen (§ 2 Abs. 3) während der Schulferien für höchstens vier Wochen im Kalenderjahr.

Die weiteren Paragraphen 8 bis 31 regeln Arbeitszeit und Freizeit, Beschäftigungsverbote und –beschränkungen. Danach dürfen Jugendliche nicht mehr als acht Stunden täglich und nicht mehr als 40 Stunden wöchentlich beschäftigt werden. Weiterhin gilt, dass bei der Beschäftigung Jugendlicher die Schichtzeit (Arbeitszeit zuzüglich Ruhepausen nach § 4 Abs. 2) 10 Stunden, im Bergbau unter Tage 8 Stunden, im Gaststättengewerbe, in der Landwirtschaft, in der Tierhaltung, auf Bau- und Montagestellen 11 Stunden nicht überschreiten darf.

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In § 14 regelt das Jugendarbeitsschutzgesetz weiterhin die Einhaltung der Nachtruhe:

(1) Jugendliche dürfen nur in der Zeit von 6 bis 20 Uhr beschäftigt werden.
(2) Jugendliche über 16 Jahre dürfen

1. im Gaststätten- und Schaustellergewerbe bis 22 Uhr,
2. in mehrschichtigen Betrieben bis 23 Uhr,
3. in der Landwirtschaft ab 5 Uhr oder bis 21 Uhr,
4. in Bäckereien und Konditoreien ab 5 Uhr beschäftigt werden.
(3) Jugendliche über 17 Jahre dürfen in Bäckereien ab 4 Uhr beschäftigt werden.
(4) An dem einem Berufsschultag unmittelbar vorangehenden Tag dürfen Jugendliche auch nach Absatz 2 Nr. 1 bis 3 nicht nach 20 Uhr beschäftigt werden, wenn der Berufsschulunterricht am Berufsschultag vor 9 Uhr beginnt. …

Jugendliche dürfen nur an fünf Tagen in der Woche beschäftigt werden. Die beiden wöchentlichen Ruhetage sollen nach Möglichkeit aufeinander folgen. Konkret wird das Jugendarbeitsschutzgesetz in § 16 zu Samstagsruhe:

(1) An Samstagen dürfen Jugendliche nicht beschäftigt werden.
(2) Zulässig ist die Beschäftigung Jugendlicher an Samstagen nur

1. in Krankenanstalten sowie in Alten-, Pflege- und Kinderheimen,
2. in offenen Verkaufsstellen, in Betrieben mit offenen Verkaufsstellen, in Bäckereien und Konditoreien, im Friseurhandwerk und im Marktverkehr,
3. im Verkehrswesen,
4. in der Landwirtschaft und Tierhaltung,
5. im Familienhaushalt,
6. im Gaststätten- und Schaustellergewerbe,
7. bei Musikaufführungen, Theatervorstellungen und anderen Aufführungen, bei Aufnahmen im Rundfunk (Hörfunk und Fernsehen), auf Ton- und Bildträger sowie bei Film- und Fotoaufnahmen,
8. bei außerbetrieblichen Ausbildungsmaßnahmen,
9. beim Sport,
10. im ärztlichen Notdienst,
11. in Reparaturwerkstätten für Kraftfahrzeuge. …

Ähnlich sind die Ausführungen zur Sonntagsruhe in § 17; und § 18 regelt die Beschäftigung bzw. Verbote an gesetzlichen Feiertagen. Es würde zu weit führen, alle Vorschriften zu zitieren, die seitens des Arbeitgebers zu beachten sind, deshalb hier der generelle Link zum Jugendarbeitsschutzgesetz: http://www.gesetze-im-internet.de/jarbschg/

Wenn eingangs des Artikels von Tätigkeiten in einer Fabrik die Rede war, gilt für derartige Arbeiten vor allem auch die Beachtung des § 23 zur Akkordarbeit und tempoabhängigen Arbeiten, sofern diese nicht im Rahmen der Ausbildung erforderlich sind:

(1) Jugendliche dürfen nicht beschäftigt werden

1. mit Akkordarbeit und sonstigen Arbeiten, bei denen durch ein gesteigertes Arbeitstempo ein höheres Entgelt erzielt werden kann,
2. in einer Arbeitsgruppe mit erwachsenen Arbeitnehmern, die mit Arbeiten nach Nummer 1 beschäftigt werden,
3. mit Arbeiten, bei denen ihr Arbeitstempo nicht nur gelegentlich vorgeschrieben, vorgegeben oder auf andere Weise erzwungen wird. …

14.1.2. Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Sachverhalte

Grundsätzlich bedarf es der Vorlage einer Schulbescheinigung beim Arbeitgeber zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses bzw. beim Schuljahreswechsel. Handelt es sich um ein geringfügiges Arbeitsverhältnis, sind die bereits vorgestellten Bestimmungen geltend. Ansonsten unterliegen auch Beschäftigungsverhältnisse mit Schülern der

Sozialversicherungspflicht mit einer Ausnahme, nämlich im Bereich der Arbeitslosenversicherung: Schüler allgemeinbildender Schulen sind ebenso von der Beitragspflicht befreit wie der Arbeitgeber. Diese Ausnahme gilt nicht für Schüler von Berufs- und Abendschulen. Den Status eines Schülers behält ein Beschäftigter bis zu Beginn eines Studiums, nicht aber bis zum Beginn einer Berufsausbildung.

Den Lohnsteuerabzug betreffend kann der Arbeitgeber von den Pauschalierungsmöglichkeiten bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen Gebrauch machen; ansonsten erfolgt der Abzug der Lohnsteuer nach den individuellen Merkmalen des beschäftigten Schülers bzw. Jugendlichen.

14.2. Beschäftigung von Studenten

14.2.1. Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Sachverhalte

Auch hier gilt, dass es grundsätzlich der Vorlage einer Immatrikulationsbescheinigung beim Arbeitgeber zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses bzw. zu jedem neuen Semester bedarf. Liegt das Arbeitsentgelt eines beschäftigten Studenten bei höchstens 450,00 € im Monat, handelt es sich um eine geringfügige Beschäftigung.

Liegt das Arbeitsentgelt darüber, sind bezüglich der Beiträge zu den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung einige Besonderheiten zu beachten. In der Rentenversicherung ist der beschäftigte Student versicherungspflichtig, die Beiträge werden wie bei einem normalen sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis von Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils zur Hälfte aufgebracht. Anders verhält es sich bei der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Auch bei Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze von 450,0 € bleibt das Beschäftigungsverhältnis eines ordentlich Studierenden beitragsfrei, sofern die Tätigkeit nicht mehr als 20 Stunden pro Woche umfasst oder überwiegend abends und am Wochenende ausgeübt wird. Weiterhin darf der Beschäftigte kein “ewiger Student” sein, will heißen, er hat das 25. Fachsemester noch nicht überschritten.

Bei Ausübung mehrerer studentischer Jobs ist die Summe von 20 Stunden pro Woche einzuhalten. Jeder in Frage kommende Arbeitgeber sollte sich also eine entsprechende Erklärung unterschreiben lassen. Die 20 Wochenstundenregelung ist nicht anzuwenden während der Semesterferien oder wenn eine Tätigkeit von vornherein auf die Dauer der vorlesungsfreien Zeit befristet ist. Die Befreiung von der Beitragzahlung in Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung bleibt bestehen.

Den Lohnsteuerabzug betreffend kann der Arbeitgeber von den Pauschalierungsmöglichkeiten bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen Gebrauch machen; ansonsten erfolgt der Abzug der Lohnsteuer nach den individuellen Merkmalen des beschäftigten Studenten – sofern auf Grund der Höhe des Entgeltes Steuern anfallen.

14.2.2. Beispiel für eine Brutto-Nettolohnabrechnung eines Werkstudenten

Selbstverständlich folgt an dieser Stelle wieder exklusiv eine entsprechende Muster-Lohn- und Gehaltsabrechnung, damit Sie, liebe Leserinnen und Leser des Online-Seminars Lohn und Gehalt, die beschriebene Theorie umgehend an einem Praxisbeispiel nachvollziehen können!

Der Student Björn Borgmann arbeitet neben seinem Ingenieurstudium als Maschinenbediener insgesamt 16 Stunden pro Woche (dienstags und freitags je 4 Stunden, samstags 8 Stunden) bei einem Stundenlohn von 10,25 €. Welche weiteren Personalstammdaten wir für die EDV-gestützte Abrechnung “erfunden” haben, entnehmen Sie der Abrechnung. Wichtig ist der Personengruppenschlüssel 106, der einen Werkstudenten kennzeichnet, der die Kriterien einer Beschäftigung von maximal 20 Stunden pro Woche erfüllt. Björn Borgmanns Arbeitsentgelt im Januar 2014 beläuft sich bei 68 geleisteten Arbeitsstunden auf 697,00 €. Er ist damit nicht mehr geringfügig beschäftigt, aber Achtung: Die Gleitzonenregelung darf ebenfalls nicht angewendet werden, weil es sich um einen Werkstudenten handelt! Die Beiträge zur Rentenversicherung werden jeweils hälftig aufgebracht, was bei einem Betrag von 65,87 € genau den bekannten 9,45 % entspricht!

14.3. Beschäftigung von Studenten als Praktikanten

14.3.1. Beschäftigung im Rahmen eines vorgeschriebenen Praktikums

Sind gemäß Studien- oder Prüfungsordnung für einen Studiengang Praktika vorgeschrieben und nachzuweisen, besteht bei Zwischenpraktika während des Studiums Versicherungsfreiheit in allen Zweigen der Sozialversicherung, unabhängig davon, ob der studentische Praktikant eine Vergütung erhält oder nicht. Auch ist die Höhe der Vergütung unerheblich, ebenso wie die wöchentliche Arbeitszeit. Weiterhin unterligen diese Praktikanten nicht der Umlagepflicht.

Praktika, die gegen Entgelt vor oder nach dem Studium verpflichtend absolviert werden, unterliegen grundsätzlich in allen Zweigen der Sozialversicherungspflicht, weil der Praktikant während dieser Zeit nicht immatrikuliert ist.Weil das Praktikum der Berufsausbildung dient, dürfen die Richtlinien für eine geringfügige Beschäftigung ebensowenig angewandt werden, wie die Gleitzonenregelung. Liegt das gezahlte Entgelt für den Praktikanten jedoch unter 325,00 €, erfolgt eine Abrechnung unter Beachtung der Regelungen zur Geringverdienergrenze.

Wird ein vorgeschriebenes Vor- oder Nachpraktikum entgeltfrei absolviert, sind auf ein fiktives Entgelt in Höhe von 1 % der monatlichen Bezugsgröße (Für 2014: 2.765;00 € bzw. 2.345,00 € alte/neue Bundesländer) vom Arbeitgeber Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung abzuführen.

Was ist in diesem Zusammhang die Bezugsgröße und wie errechnet sie sich? Die Bezugsgröße berechnet sich nach § 18 Abs. 1 SGB IV aus dem Durchschnittsentgelt der gesetzlichen Rentenversicherung im vorvergangenen Kalenderjahr, aufgerundet auf den nächsthöheren, durch 420 teilbaren Betrag. Das Durchschnittsentgelt der gesetzlichen Rentenversicherung wird durch die Arbeitsentgelte der versicherten Arbeitnehmer der Deutschen Rentenversicherung sowie der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See errechnet.

14.3.2. Beschäftigung im Rahmen eines freiwilligen Praktikums

Ein freiwilliges Praktikum, absolviert außerhalb des Studiums, welchem es somit an einer Verpflichtung gemäß Studien- oder Prüfungsordnung fehlt, dient nicht im eigentlichen Sinne der Berufsausbildung. Es entspricht dem Wesen nach einer gewöhnlichen Berufstätigkeit und unterliegt der Versicherungspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung. Bei einem Entgelt bis 450,00 € gelten die Bestimmungen für geringfügige Beschäftigungsverhältnisse, bei einem höheren Entgelt bis 850,00 € monatlich die der Gleitzone.

Für freiwillige Praktika während des Studium gelten die folgenden Regelungen:

Versicherungsfreiheit in der Kranken- Pflege- und Arbeitslosenversicherung

  • bei einem Umfang der wöchentlichen Arbeitszeit von weniger als 20 Stunden
  • bei einem Umfang der wöchentlichen Arbeitszeit von mehr als 20 Stunden und einem Entgelt bis 450,00 € ist der pauschale KV-Beitrag für geringfügig Beschäftigte durch den Arbeitgeber zu zahlen

Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung

  • bis zu einem Entgelt von 450,00 € und ohne pauschalen RV-Beitrag für geringfügig Beschäftigte durch den Arbeitgeber

Liegt das Entgelt über 450,00 € ist der volle Beitrag zur Rentenversicherung je hälftig durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu entrichten.

14.3.3. Lohnsteuer auf Praktikumsentgelte

Aus den angewandten sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen ist im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu prüfen, inwieweit die gezahlten Entgelte der Lohnsteuerpflicht unterliegen. Grundsätzlich unterscheidet sich die Besteuerung nicht von der anderer Arbeitnehmer.

weiter: Beschäftigung von Altersrentnern: steuer- und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten

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