Liebe Leserinnen und Leser, wir wünschen Ihnen, solche Entgeltformen in diesen Tagen auf Ihrer Lohn- oder Gehaltsabrechnung zu finden, jene steuerrechtlich als “sonstige Bezüge” bzw. sozialversicherungsrechtlich als “einmalig gezahlte Arbeitsentgelte” bezeichneten Zahlungen.

Dabei muss “einmalig” nicht zwingend bedeuten, dass Sie diese Entgelte nur einmal in Ihrem Berufsleben erhalten. Der Begriff der “Einmalzahlung” dient der Abgrenzung gegenüber den laufenden Bezügen und den Sachbezügen, die wir im Online-Seminar Lohn und Gehalt bereits in Kapitel 2.1.1. tabellarisch aufgeführt und hinsichtlich ihrer steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Seite behandelt haben. Grundsätzlich gilt auch für Einmalzahlungen, dass sie steuer- und sozialversicherungspflichtig sind.

Die in Kapitel 2.1.1. genannten Einmalzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld als 13. Monatsgehalt können wir ergänzen um ein mögliches 14. Montagehalt, einmalig gezahlte Abfindungen oder Entschädigungen, Gratifikationen oder Erfolgsbeteiligungen, die als einmaliger Betrag am Jahresende ausgezahlt werden.

10.1. Lohnsteuerabzug bei sonstigen Bezügen

Wenn sonstige Bezüge der Steuerpflicht und damit dem Lohnsteuerabzug unterliegen, wäre die Frage zu beantworten, nach welchen Kriterien die darauf entfallende Steuer errechnet wird. Da sich das Online-Seminar Lohn und Geahlt auch an solche Leser wenden will, die sich noch am Beginn ihres beruflichen Lebensweges befinden und vielleicht in diesen Tagen das erste Mal in den Genuss einer Position mit der Bezeichnung “Urlaubsgeld” auf ihrer Lohn- oder Gehaltsabrechnung kommen, sei gesagt, kurzerhand laufendes Entgelt und Einmalzahlung addieren und aus der Tabelle die Lohnsteuer für die Gesamtsumme abzulesen ist nicht nur zu einfach, sondern auch schlicht und ergreifend falsch!

Warum? Durch die Steuerprogression würde aus der Einmalzahlung laufendes Entgelt und damit ein entsprechend höherer Steuersatz fällig. Und das wäre ja alles andere als “gerecht”!

Bemühen wir wieder einmal das Einkommensteuergesetz – EStG – ; es heißt dort:

§ 38a Höhe der Lohnsteuer

(1) Die Jahreslohnsteuer bemisst sich nach dem Arbeitslohn, den der Arbeitnehmer im Kalenderjahr bezieht (Jahresarbeitslohn).

(3) Vom laufenden Arbeitslohn wird die Lohnsteuer jeweils mit dem auf den Lohnzahlungszeitraum fallenden Teilbetrag der Jahreslohnsteuer erhoben, die sich bei Umrechnung des laufenden Arbeitslohns auf einen Jahresarbeitslohn ergibt. Von sonstigen Bezügen wird die Lohnsteuer mit dem Betrag erhoben, der zusammen mit der Lohnsteuer für den laufenden Arbeitslohn des Kalenderjahres und für etwa im Kalenderjahr bereits gezahlte sonstige Bezüge die voraussichtliche Jahreslohnsteuer ergibt.

Sie sehen, die gesamte Lohnsteuer eines Jahres spielt eine Rolle, so wie Sie es beim Grundfreibetrag in Kap. 2.1.2. kennen gelernt haben oder bei der Einkommensteuererklärung, die ebenfalls Einkünfte eines Kalenderjahres berücksichtigt. Bei einer manuellen Lohn-und Gehaltsabrechnung müssen wir also schrittweise vorgehen. Dazu wird in einem 1. Schritt aus dem voraussichtlichen steuerpflichtigen Jahresarbeitslohn ohne die sonstigen Bezüge des aktuellen Abrechnungsmonats lt. Jahrestabelle die Lohnsteuer ermittelt, wohl aber unter Berücksichtigung sonstiger Bezüge in vergangenen Monaten. Zusätzlich wirken sich Steuerfreibeträge mindernd und Hinzurechnungsbeträge erhöhend aus.

Im 2. Schritt erfolgt die Hinzurechnung des sonstigen Bezuges aus dem aktuellen Abrechnungsmonat und die Ermittlung der Jahreslohnsteuer ebenfalls lt. Jahrestabelle.

Im nächsten Schritt wird die Differenz aus der Jahreslohnsteuer mit sonstigem Bezug und Jahreslohnsteuer ohne sonstigen Bezug gebildet. Diese Differenz stellt die Lohnsteuer des sonstigen Bezuges dar. Hierauf fallen zusätzlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer an, sofern der Mitarbeiter einer Konfession angehört.

Verdeutlichen wir diese Vorgehensweise am Beispiel der Mitarbeiterin Dagmar Bender, die wir in Kap. 6 des Online-Seminars Lohn und Gehalt als Mitarbeiterin angelegt haben Aus ihrem Gehalt von 2.600,00 € und der Leistungszulage von 185,00 erzielt sie ein Bruttogehalt in Höhe von 2.785,00 €; als Urlaubsgeld wird ein Betrag von 650,00 € angenommen.

Frau Benders voraussichtliches Jahresbrutto beläuft sich auf 33.420,00 €, ihre Jahreslohnsteuer auf 4.430,00 € zzgl. Soli und Kirchensteuer. Durch das Urlaubsgeld als sonstiger Bezug erhöht sich ihr Jahresbrutto auf 34.070,00 €. Steuern fallen dann in Höhe von 4.597,00 € an. Die Differenz beträgt demnach 167,00 €, somit die Steuerlast ihres Urlaubsgeldes. (Zu Ihrer Information: Diese Abrechnung haben wir mit einem im Internet frei zugänglichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm vorgenommen). Und dass die Berechnung tatsächlich stimmt, sehen Sie anhand der folgenden “echten” Abrechnung.

Dagmar Bender Gehalt Januar 2014 mit Einmalbezug (PDF)

10.2.1. Beiträge zur Sozialversicherung bei sonstigen Bezügen

In Kap. 2.2.2. des Online-Seminars Lohn und Gehalt erläuterten wir den Begriff der Beitragsbemessungsgrenze. Es hieß: `Teile des Arbeitsentgeltes, die über der Bemessungsgrenze liegen, sind beitragsfrei`. Auf das Jahr 2014 hochgerechnet gelten folglich diese Entgeltgrenzen

Zweig der SozialversicherungRechtskreis West einschl. Berlin WestRechtskreis Ost einschl. Berlin Ost
Kranken- und Pflege-versicherung jährlich48.600,00 €48.600,00 €
Renten- und Arbeitslosenversicherung jährlich71.400,00 €60.000,00 €

 

Dazu zitieren wir die Regelungen aus dem SGB:

§ 22 SGB 4 – Entstehen der Beitragsansprüche, Zusammentreffen mehrerer Versicherungsverhältnisse

(1) Die Beitragsansprüche der Versicherungsträger entstehen, sobald ihre im Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes bestimmten Voraussetzungen vorliegen. Bei einmalig gezahltem Arbeitsentgelt sowie bei Arbeitsentgelt, das aus Arbeitszeitguthaben abgeleiteten Entgeltguthaben errechnet wird, entstehen die Beitragsansprüche, sobald dieses ausgezahlt worden ist.

(2) Treffen beitragspflichtige Einnahmen aus mehreren Versicherungsverhältnissen zusammen und übersteigen sie die für das jeweilige Versicherungsverhältnis maßgebliche Beitragsbemessungsgrenze, so vermindern sie sich zum Zwecke der Beitragsberechnung nach dem Verhältnis ihrer Höhe so zueinander, dass sie zusammen höchstens die Beitragsbemessungsgrenze erreichen.

Ob und in welcher Höhe ein sonstiger Bezug ggf. in Teilen beitragspflichtig ist oder beitragsfrei, hängt also davon ab, auf welchen Betrag sich das Jahres-Gesamtbrutto zum Zeitpunkt der Einmalzahlung beläuft. Bleiben wir zu diesem Zweck bei der Mitarbeiterin Dagmar Bender.

Mit der Novemberabrechnung erhält sie von ihrem Arbeitgeber ein 13. Monatsgehalt in Höhe ihres Grundgehaltes von 2.600,00 €. Legen wir die obige Gehaltsabrechnung zugrunde, beläuft sich ihr bis dahin voraussichtlich erzieltes Brutto aus Gehalt, Leistungszulage und Urlaubsgeld auf 31.285,00 €. Um zu berechnen, wie hoch die Beiträge zu den Zweigen der

Sozialversicherung ausfallen, wird geprüft, wie viel “Luft” noch bis zu den oben genannten Entgeltgrenzen besteht. Im Falle von Frau Bender sind dies in der KV und PV noch 17.315,00 € und in der RV/AV sogar 40.115, 00 €. Das bedeutet – und erklärt gleichzeitig die Werte ihrer Abrechnung mit dem Urlaubsgeld – , dass auch ihr 13. Monatsgehalt in voller Höhe zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge herangezogen wird.

Anders sieht die Rechnung bei solchen Mitarbeitern aus, die ein Gehalt an der Grenze oder über der Beitragsbemessungsgrenze beziehen. Im folgenden Beispiel erweitern wir die vorhergehende Gehaltsabrechnung für Willi Wohlhabend ebenfalls um das Urlaubsgeld als Einmalzahlung in Höhe von 650,00 €.

Willi Wohlhabend Firmenwagen Januar 2014 mit Einmalbezug (PDF)

Grundsätzlich unterliegt das Urlaubsgeld auch bei ihm der Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Die Lohnsteuer berechnet sich nach dem gleichen Verfahren, wie in Kap. 10.1. dargestellt. Anders sieht es bei der Berechnung der Beiträge zur Sozialversicherung aus.

Die Beitragsbemessungsgrenze zu KV und PV von 4.050,00 € deckelt auch den Einmalbezug, für den damit keine weiteren Beiträge abzuführen sind. Und welcher Sachverhalt liegt vor, bezogen auf die Bemessungsgrenzen für Renten- und Arbeitslosenversicherung? Rechnet man das laufende Entgelt von 4.948,04 € auf das gesamte Jahr 2014 hoch, entspricht dies einem Betrag von 59.376,48 €. Bis zur Bemessungsgrenze von 71.400,00 € besteht also noch genügend “Luft” nach oben – man spricht übrigens in diesem Zusammenhang tatsächlich von “SV-Luft” – und damit unterliegt die Einmalzahlung der Beitragspflicht zu RV und AV, was dann auch mit großer Wahrscheinlichkeit für ein 13. Monatsgehalt gelten wird. Bezöge Willi Wohlhabend zum Ende des Jahres zusätzlich eine weitere Einmalzahlung etwa in Form einer einmalig gezahlten Gewinnbeteiligung, kann es mit deren Beitragsplicht zur RV/AV natürlich anders aussehen.

10.2.2. Märzklausel

Fachleute werden ggf. die beiden Januar-Abrechnungen betreffend bemängeln, sie seien nicht korrekt. Damit liegen sie auch beinahe richtig. Sie bekämen dann Recht, wenn die genannten Mitarbeiter bereits 2013 bei unserer für das Online-Seminar Lohn und Gehalt extra angelegten Musterfirma beschäftigt gewesen wären. Nur für bereits vor dem 01. Januar bestehende Arbeitsverhältnisse bei ein und demselben Arbeitgeber lässt sich die Märzklausel anwenden.

Für die Musterabrechnungen im Online-Seminar Lohn und Gehalt verwenden wir ein aktuelles Softwareprogramm für 2014. Formal haben wir bei den von uns angelegten Mitarbeitern als Eintrittsdatum den 01.01.2014 gewählt und auch die Gründe erläutert. Weiterhin schwebt uns vor, in den folgenden Wochen und Monaten mit diesen fiktiven

Mitarbeitern Lohn- und Gehaltsabrechnungen über mehrere, aufeinander folgende Monate durchzurechnen. Aus diesem Grund wurde auch der Abrechnungsmonat Januar noch nicht abgeschlossen und von uns entsprechend immer mehrfach zum Durchspielen verschiedener Beispiele genutzt. Dass es in der Praxis unrealistisch ist, als Mitarbeiter bereits im ersten Beschäftigungsmonat Urlaubsgeld zu bekommen, versteht sich von selbst. Hier dienen die Abrechnungen vor allen Dingen zur Verdeutlichung eines bestimmten Sachverhaltes aus der Lohn- und Gehaltsabrechnungspraxis.

Doch nun zur Märzklausel im eigentlichen Sinn. Das Sozialgesetzbuch IV führt dazu aus:

§ 23a SGB 4 – Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt als beitragspflichtige Einnahmen

(3) In der Zeit vom 1. Januar bis zum 31. März einmalig gezahltes Arbeitsentgelt ist dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des vergangenen Kalenderjahres zuzuordnen, wenn es vom Arbeitgeber dieses Entgeltabrechnungszeitraumes gezahlt wird und zusammen mit dem sonstigen für das laufende Kalenderjahr festgestellten beitragspflichtigen Arbeitsentgelt die anteilige Beitragsbemessungsgrenze nach Absatz 3 Satz 2 übersteigt. Satz 1 gilt nicht für nach dem 31. März einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, das nach Absatz 2 einem in der Zeit vom 1. Januar bis zum 31. März liegenden Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen ist.

Durch die Anwendung der Märzklausel soll im Grundsatz verhindert werden, dass durch Einmalzahlungen die Beitragsbemessungsgrenzen schon frühzeitig überschritten werden und damit diese und eventuelle spätere Entgelte beitragsfrei bleiben. Bei der Höhe der Löhne/Gehälter und Einmalzahlungen, die wir im Rahmen des Online-Seminars Lohn und Gehalt gewählt haben, wirkt sich diese Bestimmung jedoch nicht aus. Wird die Einmalzahlung im ersten Vierteljahr durch Anwendung der Märzklausel dem Vorjahr zugerechnet, unterliegt sie den Beitragbemessungsgrenzen bzw. Beitragssätzen des Vorjahres. Die Märzklausel muss zwingend angewendet werden, selbst wenn wie z. B. im Falle von Willi Wohlhabend, bedingt durch ein angenommen ähnlich hohe Gehaltsstruktur im Vorjahr dort bereits eine Beitragsfreistellung erfolgte und es somit im Nachhinein zu keiner Mehrbelastung kommen kann.

Liebe Leserinnen und Leser,

die klassischen Einmalzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld haben wir in Theorie und Praxis für das Online-Seminar Lohn und Gehalt erklärt und anhand von aktuellen Lohn- und Gehaltsabrechnungen dargestellt. Erhält ein Arbeitnehmer eine Einmalzahlung in einer Summe für mehrer Kalenderjahre ausbezahlt, gilt eine Sonderregelung, die wir im folgenden Kapitel erläutern. Diese dient dazu, einen durch die Steuerprogression erwachsenden Nachteil auszugleichen. Stellen Sie sich vor, Sie haben als Arbeitnehmer in den letzten Jahren weder Urlaubs- noch Weihnachtsgeld erhalten, obwohl es ihnen rechtmäßig zugestanden hätte. Ob Sie diesen Anspruch einklagen mussten oder ihr Arbeitgeber diese Nachzahlung aus freien Stücken leistet, sei jetzt einmal dahingestellt. Im Ergebnis fände sich dieser Betrag auf ihrer Lohn -oder Gehaltsabrechnung wieder und würde dafür sorgen, dass ihr Jahresbrutto u. U. heftig nach oben schnellt, einhergehend mit einer entsprechenden Steuerbelastung.

10.3. Behandlung von Einmalzahlungen für mehrere Kalenderjahre

Zur Anwendung gelangt in dem wie vor beschriebenen Fall die in § 39b Abs. 3 Satz 9 des Einkommensteuergesetz sogenannte Fünftel-Regelung: Die Lohnsteuer ist bei einem sonstigen Bezug … in der Weise zu ermäßigen, dass der sonstige Bezug bei der Anwendung des Satzes 5 mit einem Fünftel anzusetzen und der Unterschiedsbetrag im Sinne des Satzes 8 zu verfünffachen ist; … (nämlich in der Form, dass) … Der Unterschiedsbetrag zwischen den ermittelten Jahreslohnsteuerbeträgen ist die Lohnsteuer, die vom sonstigen Bezug einzubehalten ist.

Wie ist also vorzugehen? Der sonstige Bezug wird durch fünf geteilt – wie der Name bereits sagt – , danach die Steuern für dieses Fünftel ermittelt und anschließend wieder mit fünf multipliziert. Der Vorteil dieser Berechnung für den Arbeitnehmer ist darin zu sehen, als wenn die Steuern über einen Zeitraum von fünf Jahren verteilt vom Arbeitgeber einbehalten und abgeführt worden wären. Dem Arbeitgeber obliegt die Pficht, im Rahmen einer Günstigkeitsprüfung, die Sie vielleicht bereits vom Begriff her aus Ihrer Steuererklärung kennen, eine Vergleichsrechnung vorzunehmen, um zu ermitteln, ob die Steuerbelastung mit oder ohne Anwendung der Fünftel-Regelung für den Arbeitnehmer günstiger ausfällt.

Auch in Bezug auf eine “Abrechnungshierarchie” gilt es Bestimmungen einzuhalten, wobei diese nur bei einer manuellen Abrechnung von Bedeutung sein wird. In der EDV-gestützten Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt die Verarbeitung je nach verwendeter Sftware über die

in den Stammdaten bereits hinterlegten oder noch vom Anwender zu hinterlegenden Lohnarten mit ihren eigenen Steuerungskennzeichen. Für den Fall jedoch, dass in einem Abrechnungsmonat eine Einmalzahlung wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld und ein sonstiger Bezug nach der Fünftel-Regelung gemeinsam zur Auszahlung gelangen, wird zuerst die Lohnsteuer auf den regulären sonstigen Bezug ermittelt.

Wegen der häufigen Wiederholung der Bezeichnung “sonstiger Bezug” für verschiedene Sachverhalte erläutern wir im Online Seminar Lohn und Gehalt die grundsätzliche Vorgehensweise am besten gleich an einem Beispiel.

Max Müller bezieht ein monatliches Gehalt in Höhe von 2.500,00 €. Im Juni erfolgt die Auszahlung des ihm tariflich zustehenden Urlaubsgeldes in Höhe von 1.000,00 €. Für drei Jahre Betriebszugehörigkeit erhält er weiterhin eine Einmalzahlung in Höhe von 4.000,00 €, die ihm der Arbeitgeber schuldet und für die die Fünftel-Regelung zur Anwendung kommt.

Jahreslohnsteuer bei Steuerklasse I ohne Kinderfreibeträge
Schritt 1Voraussichtlicher Jahresarbeitslohn
ohne sonstigen Bezug
12 * 2.500,00 €30.000,00 €3.929,00 €
Schritt 2Voraussichtlicher Jahresarbeitslohn
mit sonstigem Bezug
31.000,00 €4.179,00 €

 

Die Differenz aus der Jahreslohnsteuer von 31.000,00 € bzw. 30.000,00 € entspricht 250,00 € Lohnsteuer für den sonstigen Bezug, hier das Urlaubsgeld.

Schritt 3Voraussichtlicher Jahresarbeitslohn ohne sonstigem Bezug mit Fünftel-Regelung31.000,00 €4.179,00 €
Schritt 4Voraussichtlicher Jahresarbeitslohn mit sonstigem Bezug mit Fünftel-Regelung1/5 * 4.000,00 € = 800,00 €31.800,00 €4.382,00 €

 

Es erfolgt die Günstigerprüfung

Schritt 5Voraussichtlicher Jahresarbeitslohn einschließlich des weiteren sonstigen Bezugs35.000,00 €5.970,00 €

 

Die Differenz aus Jahreslohnsteuer von 31.800,00 € bzw. 31.000,00 € * 5 (!) entspricht der Steuer für den sonstigen Bezug, hier die einmalige Nachzahlung betreffend, sofern der Wert geringer ist als die Lohnsteuerdifferenz aus 35.000,00 € bzw. 31.000,00 €.

Die Differenz der Jahreslohnsteuer aus den Schritten 3 und 4 ergibt einen Betrag von 203,00 €, der mit fünf zu multiplizieren ist und damit die zusätzliche Einmalzahlung mit 1.015,00 € zu besteuern ist. Max Müller zahlt für 2014 demnach insgesamt 5.194,00 € Steuern, alternativ 5.970,00 €. Danach ist die Fünftel-Regelung anzuwenden, weil sie den Arbeitnehmer steuerlich geringer belastet.

Nach altbewährtem Muster folgt zum Schluss eine weitere EDV-gestützte Brutto-Nettolohnabrechnung von Dagmar Bender für unser Online-Seminar Lohn und Geahlt zur Verdeutlichung von sonstigen Bezügen wie dem Urlaubsgeld und einer weiteren Einmalzahlung, für die die Fünftel-Regelung Anwendung findet. Damit die Abrechnung grundsätzlich Sinn macht, haben wir nachträglich das Eintrittsdatum von Frau Bender auf den 01.01.2010 gelegt.

Dagmar Bender Gehalt Januar 2014 mit Einmalbezug und Entlohnung (PDF)

weiter: Betriebliche Altersvorsorge – Formen und Ansprüche des Arbeitnehmers

>> Inhaltsverzeichnis Online-Seminar Lohn und Gehalt mit Musterabrechnungen <<

1 Kommentar

  1. Ulrike Reuß

    Vielen Dank. Sehr gut erklärt.

Kommentieren