Die perfekte Kommunikation am Arbeitsplatz halten viele für eine Utopie, die nicht zu realisieren ist. Auch wenn das Kommunikationsmanagement immer ausgeklügelter wird und unzählige Tipps zur Verbesserung der Gesprächskultur kursieren, bleiben Kollegen, Vorgesetzte und Chefs doch immer Menschen mit ihren persönlichen Macken und Empfindlichkeiten. Daher sind Kommunikationsstörungen im Arbeitsalltag einerseits programmiert, lassen sich aber in kleinen Einzelschritten verringern oder sogar beseitigen.

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Charismatische Menschen haben mehr Kommunikationstalent

Wer das Talent besitzt, gut zu kommunizieren, wird meistens als sympathisch und kompetent eingeschätzt. Er ist in der Lage, das Gespräch nicht nur zu steuern, sondern auch zu beeinflussen, wie er von seinem Gegenüber wahrgenommen wird. Das eigene Charisma zu stärken, ist daher wichtig für alle, die Verantwortung tragen oder übernehmen wollen.

Die persönliche Ausstrahlung ist von mehreren Faktoren abhängig, z. B. von der äußeren Erscheinung und der Körpersprache, von der Stimme und der Fähigkeit, zuzuhören und im Augenkontakt zu bleiben. Eine Portion Humor und Herzlichkeit gehören ebenfalls zu einer charismatischen Persönlichkeit. Charisma scheint manchen Menschen angeboren, es lässt sich aber auch durch Coaching oder Seminare lernen.

Missverständnisse entstehen durch schwache Kommunikation

Miteinander reden heißt noch lange nicht, sich wirklich zu verstehen. Das lateinische Wort “communicare” steht für “teilen, teilhaben lassen, mitteilen” und für “vereinigen, gemeinsam machen”. Es enthält bereits alle wichtigen Punkte für eine fließende Kommunikation im Büro. Die Betonung liegt auf “miteinander” und nicht auf “gegeneinander”.

Wird der Fluss der Kommunikation gestört, fühlen sich die meisten Mitarbeiter nicht wohl. Denn nur eine fließende Kommunikation, die die nonverbale mit einschließt, kann ein funktionierendes Bindeglied zwischen Menschen sein. Dafür ist es wichtig, die Bedürfnisse des Gesprächspartners zu respektieren und sich Gedanken über die richtige Wortwahl zu machen. Ist Business-Sprache angebracht, oder sollte man sich lieber ein wenig umgangssprachlich ausdrücken, um verstanden zu werden? Wird langsam genug und konsequent aus der Ich-Perspektive gesprochen? Diese Fragen sind für eine gute Kommunikation nicht zu unterschätzen.

Grundregeln fließender Kommunikation lernen

Es lohnt sich, wenn man diese erlernt und bewusst einsetzt. Denn mithilfe einer klaren Verständigung untereinander laufen die Alltagsgeschäfte wesentlich reibungsloser ab. Irritationen zwischen Kollegen führen zu Zeitverlust und schlechter Stimmung. Wer sich zielführend verständigt, wird ernst genommen und erreicht mehr. Die Kunst, ein Gespräch zu steuern, ist nicht gleichbedeutend mit Manipulation, sondern ein Vorteil für beide Seiten.

Ein Beispiel:

Aufträge oder Anweisungen zu erteilen, fällt nicht jedem leicht. Die Höflichkeit am Arbeitsplatz gebietet schließlich, dass dies nicht in Form eines Befehls erfolgen kann. Um nicht anzuecken, behilft sich mancher damit, eine Bitte in eine Frage zu kleiden. Das klingt dann so: “Könnten Sie bitte vielleicht mal …?” Das Ergebnis liegt auf der Hand: Die Frage, die ja eigentlich eine Aufforderung sein sollte, steht im Raum, und es geschieht – nichts. Wer sich traut nachzufragen, erhält vermutlich zur Antwort: “Ich dachte, das sei nicht so eilig.”

Ähnlich läuft es ab, wenn die Bitte so ausgedrückt wird: “Könnten Sie mir die Zahlen aus dem ersten Halbjahr bitte auflisten?” Auch wenn die Antwort “Ja, gern” lautet, wird die Aufstellung auf sich warten lassen. Um den Kollegen nicht zu verärgern, unterbleibt die Erinnerung an seine Zusage.

Fließende Kommunikationsmethoden umsetzen

Mehr Erfolg haben Aufträge, die nicht aufgeschoben werden können. Denn “so bald wie möglich” heißt es für den einen heute oder morgen, der eingespannte Kollege wird es aber möglicherweise als “irgendwann nächste Woche” auslegen. Dabei ist es gar nicht schwer, einen klaren Auftrag in Worte zu fassen: “Ich benötige die Zahlen aus dem ersten Halbjahr. Bitte stellen Sie sie mir bis morgen früh um 10.00 Uhr zusammen und schicken Sie sie per Mail.” Erfolgt eine Zustimmung, besteht eine feste Zusage, auf die man sich berufen kann.

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Die Bereitschaft, den Auftrag auszuführen, wird noch verstärkt, wenn seine Dringlichkeit erläutert wird: “Beim Meeting morgen Mittag muss ich einige Vergleichszahlen parat haben.” Sympathisch und verbindlich klingt der Zusatz: “Lässt sich das so schell machen?”

Das Prinzip ist also ganz einfach und stellt sich umgekehrt folgendermaßen dar: Wird man selbst auf unklare Art um etwas gebeten, kann daraus noch eine gute Kommunikation werden. Die einfache Rückfrage “Bis wann benötigen Sie die Unterlagen” klärt den Sachverhalt und hilft beiden Gesprächspartnern, zu einer präzisen Absprache zu kommen.

Interne Kommunikation – von Kollege zu Kollege

Häufig klagen Büroangestellte und andere Arbeitsnehmer darüber, dass die interne Kommunikation im Betrieb nicht funktioniert. Im Sinne eines guten Betriebsklimas, das entscheidend zur Motivation im Job beiträgt, kann jeder Einzelne etwas dafür tun, die Hemmschwellen abzubauen. Wie das geht? Ganz einfach – indem miteinander geredet wird.

Sich mit Kollegen zu unterhalten, heißt weder, sie mit ungefilterten Informationen zu überschütten noch mit ihnen den neuesten Tratsch auszutauschen. Gemeint ist ein lockerer Austausch, der informelle Kommunikation genannt wird. Wer mit einem Kollegen im Gespräch bleibt – z. B. in der Mittagspause oder in der Kaffeeküche – hält besser den Kontakt. Dieser lässt sich durch einen Anruf oder eine Mail von Zeit zu Zeit verstärken.

Ein Beispiel: Nach der Versendung eines Besprechungsprotokolls kann man nach einer Weile anrufen und sagen: “Sie haben Post von mir. Ich würde einzelne Punkte gern in einem persönlichen Gespräch ausführen. Wäre Ihnen die Mittagspause dafür recht?” Unter vier Augen lassen sich Missverständnisse viel leichter ausschließen. Rückfragen können sofort beantwortet werden, und schon fließt die Kommunikation.

Mit etwas Feingefühl und menschlicher Wärme klappt die informelle Kommunikation noch besser. Feste Regeln oder Ansprüche auf Information und Austausch gibt es im rein zwischenmenschlichem Bereich nicht, aber unter manchen Kollegen haben sich bestimmte Rituale eingebürgert wie der gemeinsame Gang in die Kantine, Tippgemeinschaften und vieles mehr. Meistens bewährt es sich, solche Gewohnheiten zu pflegen. Man kann sie aber auch gezielt durchbrechen, um einer Cliquenbildung vorzubeugen, die manchem das Gefühl gibt, ausgeschlossen zu werden.

Smalltalk – gut für die Chemie unter Kollegen

Wer kennt nicht diese Situation:

Eine Gruppe von Kollegen lacht und scherzt gemeinsam, und man selbst steht daneben und denkt: Warum redet keiner mit mir?

Warten, dass die anderen auf einen zukommen, kann sehr frustrierend sein – selbst auf andere zuzugehen, hingegen ein Erfolgserlebnis werden. Es geht schließlich nur um Smalltalk.

Damit ist ein zwangloses Gespräch über Banalitäten gemeint, z. B.über das Wetter. Diese Art der Unterhaltung liegt nicht jedem, manche halten sie für glatte Zeitverschwendung. Wenn es einem aber gelingt, locker miteinander zu plaudern, findet sich auch im professionellen Miteinander schneller ein gemeinsamer Draht. Smalltalk ist nichts weiter als eine Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen und zu halten. Selbst wer eine eher beiläufige Konversation belanglos findet, sollte die Kunst des Smalltalks beherrschen.

Vor harten Verhandlungen z. B. kann es die Atmosphäre entkrampfen, wenn ein paar Minuten Smalltalk betrieben wird, ehe sich die Kontrahenten auf ihre Fachkompetenz konzentrieren. Niemand erwartet etwas besonders Originelles oder Schlaues, es kann etwas ganz Simples sein wie die Bemerkung über die Hitze im Raum.

Kollegen untereinander verständigen sich häufig über Gesten, Blicke, Mimik und Stimmlage. Dabei kommt es weniger auf den Inhalt an als auf den verbindlichen Eindruck, den andere gewinnen. Offene oder W-Fragen, die mit “wie, warum” usw. beginnen, können von einem Kollegen beantwortet werden, ohne dass er zu viel von sich preisgeben muss. Interessierte Fragen halten eine Unterhaltung in Schwung. No-Gos beim Smalltalk sind Krankheiten, Liebeskummer, Politik, Religion und abfällige Bemerkungen über Chefs und Kollegen.

Zettelalarm am Arbeitsplatz

Eine spezielle Variante der informellen Kommunikation und ein Indiz, dass diese im Argen liegen könnte, ist der sogenannte Papierkrieg unter Kollegen. Jeder kennt diese unbeliebten Pamphlete in der Toilette, auf denen die Handhabung der Klobürste erkärt wird. Oder Zettel am Kühlschrank mit der Aufschrift “Wer klaut hier immer die Milch?”

In einem Unternehmen arbeiten die unterschiedlichsten Menschentypen zusammen. Nicht alle sprechen offen an, was ihnen missfällt. Also machen sie ihrem Verdruss auf einem Zettel Luft – oft anonym. Meistens wissen die anderen sowieso, wo der Papierkrieger sitzt. Ist die Zettelbotschaft witzig abgefasst, gibt es jedenfalls einen gemeinsamen Lacher, ist sie hämisch oder diffamierend, kann nur eines helfen: abreißen, vor versammelter Mannschaft zerknüllen und ab in den Papierkorb, am besten mit einem Kommentar wie: “Kann mir nicht vorstellen, dass jemand in unserer Abteilung so einen Mist verzapft!”

Manchmal geht der Papierkrieg über Tage und Wochen. Wenn der Anlass dafür eine verdreckte Kaffeeküche oder ein sonstiges Ärgernis ist, gibt es auch noch die Möglichkeit, sich mithilfe der informellen Kommunikation darüber zu verständigen, den Stein des Anstoßes zu beseitigen.

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