Auch wenn Sie inzwischen die meisten Ihrer Ordner auf dem PC haben, so ist es doch notwendig, private Dokumente und berufliche Unterlagen vernünftig und übersichtlich abzulegen. Wie aber behalten Sie am besten den Durchblick?

Komplett papierlose Büros sind in den meisten Unternehmen noch immer Zukunftsmusik. Insofern ist ein Arbeitsplatz komplett ohne Ordner kaum vorstellbar – auch wenn inzwischen viele das Ablagesystem mit Hängemappen bevorzugen. Standordner jedoch sind konkurrenzlos, wenn es darum geht, diverse Unterlagen nach einem nachvollziehbaren Prinzip zu archivieren. Vor allem solche Dokumente, auf die Sie nicht ständig zugreifen müssen.

Leider sind die herkömmlichen Ordner nicht besonders bequem zu handhaben. Deshalb ist es ratsam, sich lieber schmale anzuschaffen, weil sie nicht so schwer sind. Ein normaler breiter Ordner kann immerhin bis zu vier Kilo wiegen. Auch die Maße sind ein wenig sperrig, und manche nervt es, wie umständlich sie sich in der „Bedienung“ erweisen: aufklappen, Verschluss lösen, Bügel lösen, Dokument lochen oder in Klarsichthülle einlegen, Bügel wieder schließen. Verglichen mit einer Loseblattablage schluckt die konventionelle Ordnerablage relativ viel Zeit – insofern ist sie nur dort sinnvoll, wo die Unterlagen nicht ständig entnommen und wieder eingeordnet werden müssen.

Die Vorteile von Ordnern für Ihre Ablage

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  • In einem Ordner bringen Sie ein beachtliches Volumen an Papier unter
    Sie können ihn nutzen, um sich eine langlebige und vor allem eine komplette Ablage von wichtigen Papieren zu sichern
  • Eine sinnvolle Chronologie wird Ihnen durch Ordner ebenfalls ermöglicht. Das ist vor allem wichtig für Ihre Rechnungen und Belege, die durchlaufend nummeriert sind
  • Register von A-Z oder nach Nummern garantieren klare Unterteilungen und damit eine transparente Ablagestruktur
  • In Sichthüllen lassen sich kleine Unterlagen oder DVDs abheften
  • Für Ihre Ordner benötigen Sie lediglich einen Schrank oder ein Regal – weitere Anschaffungen sind nicht nötig
  • Sie können zudem ein sinnvolles Farbsystem entwickeln, das Sie wahlweise mit Ordnern in verschiedenen Nuancen oder aber mit neutralen Ordnern und farbigen Beschriftungsschildern organisieren
  • Gängige Büromöbel sind für Ordnermaße geeignet
  • Sie können sich auch ein extra für Ordner konzipiertes Möbel anschaffen, z. B. ein spezielles Ordnerregal oder ein Rondell, um Ihre Ordner platzsparend unterzubringen

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Worauf Sie achten sollten: Haben Sie in Ihrem Büro einen Einzelplatz, sind Sie vermutlich auch der einzige Mitarbeiter, der auf Ihre Ordner zugreift. Folglich stellen Sie einen entnommenen Ordner sicherlich wieder an den richtigen Platz zurück. In einem Team-Büro oder einem Sekretariat läuft es meist anders – Suchzeiten sind häufig an der Tagesordnung, weil Ordner in die falschen Lücken zurückgeschoben werden.

Zwei Spezialtipps helfen Ihnen, das unliebsame Suchen und Nachfragen zu unterbinden:

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  • Nehmen Sie dünnes selbstklebendes Gewebeband und setzen Sie an dem ganz linken Ordner unten links im Regalfach an, dann ziehen Sie das Klebeband über alle Ordner hinweg bis zum oberen rechten Rand des rechten Ordners auf dem Regalboden. Kappen Sie mit der Schere das Klebeband an den Zwischenräumen der Ordner. Wird nunmehr einer an der falsche Stelle im Regal positioniert, ist die Linie unterbrochen
  • Auch die Hersteller von Büromaterial haben die Zeichen der Zeit erkannt und Ordner „to go“ entwickelt, also solche, die sich bequem mitnehmen lassen. Einige haben verschließbare Innentaschen, in denen Sie Visistenkarten, DVDs oder einen USB-Stick verstauen können. Oder einen praktischen Stiftehalter. Für unterwegs wird alles durch einen elastischen Verschluss zusammengehalten. Angenehm sind auch die abgerundeten Kanten, weil sich die Ordner deshalb besser in einer Tasche transportieren lassen.

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Wie Sie Ordnerrücken am PC beschriften

Wenn die Ordner auch bei Ihnen im Büro noch hoch im Kurs stehen, wollen Sie sicherlich nicht auf verblasste Schriften oder unleserliche Handschriften schauen. Besser beschriften Sie Ihre Ordnerrücken einheitlich und bequem am Computer.

Damit vermeiden Sie zusammengewürfelte Rückenschilder, die den schnellen Zugriff erschweren, und vor allem zu klein beschriftete Ordner, deren Aufschrift mancher Kollege nur mit Brille entziffern kann.

Je mehr Menschen Zugriff zu den Ordnern haben, desto geringer sollten Sie das „Chaos“ halten und sich um eine einheitliche Beschriftung Ihres Ordnungssystems kümmern. Kugelschreiber beispielsweise haben längst ausgedient als Schreibwerkzeug zur Ordnerbeschriftung.

Das A & O einer ordentlichen Ablage sind einheitliche Ordner und Ordnerrücken, die eine prägnante Info vermitteln. Benutzen Sie eindeutige Begriffe wie „Rechnungen“, „Angebote“, „Steuer“ etc. und ergänzen Sie diese mit Buchstaben (A-C, D-F usw.) und den jeweiligen Jahreszahlen, also etwa „Personal 2012“.

Für die Beschriftung können Sie MS Word verwenden – allerdings sollten Sie kleinere Versionsunterschiede beachten. Bei Word 2003 finden Sie die entsprechenden Arbeitshilfen sowie die Vorlagen unter: Extras < Briefe und Sendungen < Umschläge und Etiketten. Mithilfe dieses Tools lassen sich Ihre Ordnerrücken schnell beschriften und auf Papier ausdrucken, am besten direkt auf Etiketten. So sparen Sie Zeit und erzielen ein einheitliches und ordentliches Ergebnis.

Auch mit einer Freeware (z. B. Avery Zweckform Assistent) kann der Etikettendruck auf dem PC rasch und unkompliziert erledigt werden. Die kostenlose Software bietet Vorlagen für Layouts, die für fast alle Etiketten des Herstellers geeignet sind. Sie finden die Freeware als sogenanntes Plug-in nach der Installation in der Programmoberfläche von MS Word. In der Artikelliste wählen Sie einfach das gewünschte Format für die Etiketten aus und geben den Text ein. Keine Anbindung besteht für Open Office. Dieses arbeitet nur mit MS Word zusammen, sowohl mit allen älteren als auch aktuellen Versionen.

Hand aufs Herz, in welchem Zustand befinden sich in Ihrem Büro oder Homeoffice die Rückenschilder auf den Ordnern? Wenn sie ein wenig museumsreif wirken, nehmen Sie sich Zeit für die neue Beschriftung und schieben Sie diese Arbeit nicht auf.

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