Die Bewerbungs- und Vorstellungskosten sind ein Thema, das immer wieder für Verwirrung sorgt. Gibt es eine Kostenerstattung? Und wenn ja, wann und in welcher Höhe? Wer zahlt überhaupt, die Arbeitsagentur oder das Unternehmen? Eine einheitliche Antwort auf diese Fragen gibt es nicht, denn sie hängen von der jeweiligen Situation ab.

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Inhaltsverzeichnis:
1. Wann zahlt die Arbeitsagentur?
2. Kostenerstattung durch das einladende Unternehmen
3. Was sagt das Gesetz?
4. Im Notfall greift die steuerliche Absetzbarkeit

Wann zahlt die Arbeitsagentur?

Ein Mythos hält sich hartnäckig: Die Arbeitsagentur übernimmt Bewerbungs- und Vorstellungskosten. Das stimmt unter gewissen Voraussetzungen zwar, darf aber so nicht pauschal behauptet werden. Wenn jemand als Jobsuchender bei der Agentur für Arbeit gemeldet ist, so greift sie diesem Bewerber in einem gewissen Maß finanziell unter die Arme. Bei Arbeitssuchenden werden beispielsweise die Fahrtkosten zu einem Bewerbungsgespräch übernommen, wenn die Kostenübernahme rechtzeitig vorher beantragt wurde und das einladende Unternehmen die Kostenerstattung ausgeschlossen hat.

Hinzu kommt eine Beteiligung der Agentur an den Kosten der Bewerbungsunterlagen als Pauschalbetrag für Bewerbungsbilder, Porto, Beglaubigungen oder Mappen. Wie viel in jedem Einzelfall gezahlt wird, hängt hauptsächlich von der jeweils zuständigen Agentur ab. Gängig sind zum Beispiel fünf Euro pro schriftliche Bewerbung, solange der Wert von 300 Euro pro Jahr nicht überstiegen wird. Wichtig ist, dass es sich bei der Kostenerstattung durch die Bundesagentur für Arbeit um eine Kann-Leistung handelt, auf welche kein Rechtsanspruch besteht.

Kostenerstattung durch das einladende Unternehmen

Vor der Kostenerstattung durch die Arbeitsagentur, steht jene durch das einladende Unternehmen. Im Prinzip hat jeder Bewerber einen Anspruch auf die Erstattung der Kosten, die für das Vorstellungsgespräch oder Assessment Center anfallen. Es empfiehlt sich für den Arbeitgeber, bereits von Vornherein konkrete Werte der Kostenübernahme festzulegen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden. Gängig sind dabei Obergrenzen, zum Beispiel Reisekosten bis zur Höhe von einem Bahnticket-Betrag zum Wohnort des Bewerbers in der zweiten Klasse (hin und zurück). Üblicherweise steigen die Werte der Kostenübernahme mit der Höhe der beworbenen Position. Je höher die Stelle, desto eher werden auch Hotel- und Verpflegungskosten der Bewerber übernommen. Jedoch werden hierbei in der Regel auch deutlich weniger Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen als bei der Besetzung einer einfachen Position. Ein Formulierungsbeispiel für eine entsprechende Vorab-Regelung wäre folgendes:

„Ausgehend von Ihrem in der Bewerbung angegebenen Wohnort, übernehmen wir die Kosten Ihrer Anreise zu dem Vorstellungsgespräch bis zu einer Höhe der Kosten für die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln der zweiten Klasse. Etwaige sonstige Vorstellungskosten (z.B. Hotel- oder Verpflegungskosten) werden nicht erstattet.”

 

Was sagt das Gesetz?

Es besteht tatsächlich ein gesetzlicher Anspruch des Bewerbers auf die Kostenerstattung der erforderlichen Vorstellungskosten. Dieser Grundsatz ist im Bürgerlichen Gesetzbuch gemäß § 670 BGB gültig. Es gibt jedoch Ausnahmefälle, in denen dieser Anspruch erlischt:

  1. Der Arbeitgeber hat den Bewerber nicht ausdrücklich eingeladen oder es stand keine Bitte um ein persönliches Kennenlernen im Raum, dies gilt beidseitig. Es gibt daher keine Kostenübernahme bei unaufgefordertem Erscheinen.
  2. Das reine Veröffentlichen einer Stellenanzeige gilt nicht als Aufforderung oder Einladung zu einem persönlichen Erscheinen des Bewerbers und zieht keine Kostenübernahme nach sich.
  3. Bei der Einladung durch einen Headhunter ist dieser nicht zur Kostenübernahme verpflichtet. Jedoch das Unternehmen, welches das Gespräch führt.
  4. Flugkosten müssen bislang nicht übernommen werden, jedoch der Betrag einer Bahnfahrt zweiter Klasse von und zu dem entsprechenden Wohnort des Bewerbers.
  5. Hotel- und Verpflegungskosten können nur dann erstattet werden, wenn diese unbedingt erforderlich waren. Dies kann sich aus der zeitlichen Lage des Bewerbungsgespräches oder einem mehrtägigen Bewerberprozess ergeben.
  6. Der Arbeitgeber hat das Recht, die Übernahme jedweder Kosten im Vornherein auszuschließen.
    Alles in allem hat der Bewerber zwar einen gesetzlichen Anspruch auf Kostenerstattung, doch viele Ausnahmefälle erschweren die Aussage für den Einzelfall. Es ist daher stets ratsam, sich vor dem Bewerbungsgespräch über die Kostenübernahme zu informieren. Wenn der Arbeitgeber die Kostenerstattung in der Einladung des Bewerbers ganz oder teilweise ausschließt, erlischt dessen Anspruch auf die Kostenübernahme. Beispielhafte Formulierungen wären „Auslagen werden nicht erstattet“ oder „nur Bahnticket 2. Klasse“. Zudem ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, Kosten in außergewöhnlichem Umfang zu übernehmen. Rechtlich verpflichtend sind nur die Kosten „in nötigem Umfang“. Dies sind zum Beispiel 30 Cent pro Kilometer zuzüglich einem Verpflegungsmehraufwand je nach Reisedauer, zum Beispiel sechs, zwölf oder 24 Euro.

 

Im Notfall greift die steuerliche Absetzbarkeit

Wenn es keine Kostenübernahme durch den Arbeitgeber oder eine Arbeitsagentur gibt, so bleibt stets noch die Möglichkeit, die Bewerbungs- bzw. Vorstellungskosten als Werbungskosten steuerlich geltend zu machen. Die Kosten können dann abgesetzt werden, wenn die Steuererklärung mit den entsprechenden Belegen eingereicht wird. Die Finanzämter erkennen in der Regel zahlreiche Ausgaben an, die auch nur im weitesten Sinne mit einer Bewerbung verbunden sein können. Dazu gehören Zeitungen mit Stellenanzeigen, entsprechende Fachliteratur, Bewerbertrainings, Büromaterial, Telefon- und Onlinekosten sowie Porto, Fahr-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten.

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4 Kommentare

  1. Dominic Possler

    Die Ausnahme der Nr. 6 ist m.E. mittlerweile nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel (zumindest im öffentlichen Dienst). Was will man als Bewerber denn dagegen machen ? Trotzdem die Erstattung im Vorfeld verlangen, auch wenn diese ausgeschlossen wurde und dies dann somit als “konkludent angenommen” gilt ? Dann kann man sich den Weg zum Vorstellungsgespräch sparen. Ich sage ab jetzt Einladungen zu Vorstellungen ab, bei denen ich es als Bewerber nicht “wert” bin, dass man mir wenigstens die Auslagen erstattet – außer in wenigen Ausnahmefällen. Hier wäre wirklich eine gesetzliche Nachbesserung nötig.

  2. Stefan

    Hi,

    folgende Frage hierzu: gibt es eine Frist, innerhalb derer das Unternehmen die Kosten zahlen sollte? Ich habe unmittelbar nach der schriftlichen Absage durch das Unternehmen um Erstattung gebeten, bis dato kam noch nichts (weder Überweisung noch überhaupt eine Reaktion per Mail). Wie lange sollte ich also warten, bevor ich nachfrage, wie es aussieht?

    Danke.

  3. Wolfgang Rottler

    Liebe(r) Leser(in)
    Ich suchte eigentlich nach dem Formular, welches ich benötige, um bei meiner Arbeitsagentur einen Antrag auf Fahrkostenerstattung zu stellen. Auf der Seite der AA bin ich aber auch nicht fündig geworden.
    Wie ist denn der korrekte volksnaheTerminus für dieses Formular? Ein Hyperlink wäre eine feine Sache.

    Danke für die Infos
    Gruß
    W. Rottler

  4. Anon

    Das benötigte Formular zur Erstattung bekommen Sie von der Arbeitsagentur für den EInzelfall der jeweiligen Bewerbung nachdem sie diese jeweils angekündigt haben postalisch. Wenn sie hingehen, dann erhalten sie es sofort. Online ist dieses Formular soweit ich weiß nicht zu finden.

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