Das Kapitel Betriebsveranstaltungen stellen wir Ihnen im Online-Seminar Lohn und Gehalt zu einem Zeitpunkt vor, an dem die Wenigsten an die jährliche betriebliche Weihnachtsfeier denken. Aber wie sieht die Sache aus, wenn das Unternehmen z. B. in der frühsommerlichen Jahreszeit ein Firmenjubiläum begeht? Es wird nicht nur ein “Tag der offenen Tür” veranstaltet, zusätzlich lädt die Geschäftsleitung alle Mitarbeiter und Familienangehörigen zu einer großen Feier mit Show, Musik und Buffet ein. Tangiert uns in der Lohnbuchhaltung dieser Sachverhalt?

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9.4.2. Betriebsveranstaltungen

9.4.2.1. Weihnachtsfeiern und Firmenjubiläen

Grundsätzlich gilt, dass Betriebsveranstaltungen unter Einhaltung bestimmter Rahmenbedingungen hinsichtlich der Lohnsteuer und der Sozialversicherung als steuer- und sozialversicherungsfrei anzusehen sind.

Zu den Rahmenbedingungen gehören, dass die Betriebsveranstaltung

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  • als Zuwendung im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Unternehmens erfolgt
  • allen Arbeitnehmern offen steht und einen geselligen Teil beinhaltet
  • nicht mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr durchgeführt werden
  • und eine Freigrenze von 110,00 € einschl. USt. je Arbeitnehmer eingehalten wird.

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Auch bei Betriebsveranstaltungen besteht das Problem, zu definieren, welche Aufwendungen geeignet sind beim Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil angesetzt zu werden. Dazu hat der Bundesfinanzhof in einem Urteil aus dem Jahr 2013 festgelegt, dass nur solche Sachverhalte zu berücksichtigen sind, die ein Teilnehmer unmittelbar konsumieren kann. Dazu gehören z. B. die Saalmiete, die Gage für die das Programm bestreitenden Künstler, selbstverständlich Speisen und Getränke, kleine Geschenk usw.) Andere Kosten für die allgemeine Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung sind grundsätzlich nicht zu berücksichtigen.

Weiterhin sind die Kosten der Betriebsveranstaltung auf alle teilnehmenden Personen zu verteilen, also auch auf die Partner oder Kinder der Betriebsangehörigen. Allerdings wird der auf die Begleitpersonen entfallende Anteil der Kosten dem Arbeitnehmern nicht als eigener Vorteil bei der Berechnung der Freigrenze zugerechnet. D. h., die Freigrenze von 110,00 € gilt nur für den Arbeitnehmer allein. Bei Nichteinhaltung der Rahmenbedingungen bzw. Überschreiten des Freibetrages ist der Gesamtbetrag zu berücksichtigen und zwar

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  • entweder als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Sachbezug oder
  • in Form einer pauschalen Versteuerung durch den Arbeitgeber mit 25 %, dann aber in der Sozialversicherung beitragsfrei.

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9.4.2.2. Arbeitnehmerjubiläen, Verabschiedungen oder Diensteinführungen

Es soll ja tatsächlich Unternehmen geben, bei denen Mitarbeiter auf 25, 30 oder mehr Jahre einer Betriebszugehörigkeit zurückblicken können und derartige Jubiläen auch eine entsprechende Würdigung finden. Tritt der Arbeitgeber als Gastgeber und Ausrichter der Veranstaltung auf und liegen die Aufwendungen pro geladener Person unter der Freigrenze von 110,00 €, liegt Steuerfreiheit vor. Als in der Regel geschlossene Veranstaltung, die nicht allen Arbeitnehmern offen steht, kann bei Überschreiten des Freibetrages jedoch nicht von einer 25 %igen Pauschalversteuerung Gebrauch gemacht werden.

Werden den Jubilaren Geschenke durch das Unternehmen bis zu einem Gesamtwert von 40,00 € gemacht, sind diese in den 110,00 € Freibetrag einzubeziehen. Geschenke mit einem höheren Wert müssen als Einmalzahlung/sonstiger Bezug in Ansatz gebracht werden. Erhält der Jubilar statt einer Sachleistung eine Geldprämie, ist diese als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt anzusehen.

9.4.2.3. Warengutscheine und Bagatellgrenze

In Kap. 9.2. des Online-Seminars Lohn und Gehalt stellten wir Ihnen den Sachverhalt der Mitarbeiter- oder Belegschaftrabatte vor. Nun ist aber nicht jeder Arbeitnehmer bei einem Unternehmen tätig, welches Waren oder Dienstleistungen anbietet, die allgemein veräußert werden und die nicht nur ausschließlich für den Eigenbedarf hergestellt werden. Welche Alternative zu einer möglichen Lohn- oder Gehaltsaufbesserung zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gäbe es noch, wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer “etwas Gutes tun” möchte? (Dass bei tarifvertraglichen Bindungen oder bereits erfolgter Inanspruchnahme diese Möglichkeit ggf. entfällt, dürfte klar sein!)

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit Warengutscheine zur Einlösung bei Dritten an einen Mitarbeiter auszugeben, sofern eine Freigrenze von 44,00 € einschließlich USt. pro Monat für alle derartigen Sachleistungen in der Summe nicht überschritten wird. Bei einer Überschreitung besteht für alles Steuerpflicht als geldwerter Vorteil. Eine häufige Verbreitung findet die 44-EURO-Regelung z. B. in der Ausgabe von Benzingutscheinen, die vom Arbeitnehmer an einer Tankstelle einglöst werden können, mit der der Arbeitgeber eine entsprechende vertragliche Vereinbarung geschlossen hat.

Liebe Leserinnen und Leser,

das Thema Sachbezüge als Bestandteil des Arbeitsentgeltes schließen wir damit heute ab. Darlehen, die der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer gewährt, und die nicht mit einem Vorschuss auf den Lohn oder das Gehalt zu verwechseln sind, werden wir nicht behandeln, weil dieses Szenario sicherlich zu den Ausnahmen gehört. Ebenfalls außer Acht bleibt der vom Arbeitgeber veranlasste freie Ausschank von Getränken – Kaffeemaschine, Kaltgetränke in einem frei für die Mitarbeiter zugänglichen Kühlschrank – denn diese Form einer Verköstigung stellt keinen steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn dar, was übrigens auch für die Teilnahme an einem geschäftlich veranlassten und im betrieblichen Interesse liegenden Essens gilt. Auch der Imbiss, den der Arbeitgeber für Mitarbeiter bereitstellen lässt, etwa anlässlich einer Dienstbesprechung, und dessen Wert nicht den Betrag von 40,00 € je Mitarbeiter überschreitet, fällt darunter.

weiter: Einmalig gezahlte Arbeitsentgelte bzw. sonstige Bezüge

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