Sie sind in den Büros großer, kleiner und mittelständischer Firmen an der Tagesordnung und manchmal eine beliebte Gelegenheit, sich die Zeit zu vertreiben: Meetings gehören im Arbeitsalltag der Manager, Projektleiter, Team- und Gruppenleiter einfach dazu.

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Doch so sehr sie integrierter Bestandteil des Arbeitsalltags sind, so sehr sind sie viel zu häufig schlicht reine Zeitverschwendung.

Die Gründe: ineffiziente Moderation, ungenügende Vorbereitung der Teilnehmer, die Einladung der falschen Teilnehmer, mangelnde Zielsetzung… Die Liste wäre fast beliebig zu verlängern. Dabei stehen ineffiziente oder gar uninteressante Termine regelmäßig im Widerspruch zu den meist völlig überlasteten Teilnehmern. Häufig in zwei oder mehr Meetings gleichzeitig eingeladen, sehen sich viele Abteilungsleiter, Projekt- und Teamleiter immer wieder damit konfrontiert, nicht allen Themen gleichermaßen gerecht werden zu können.

Die Folge: Bewaffnet mit Notebook und Smartphone werden E-Mails in Terminen bearbeitet, die Aufmerksamkeit schwindet, die Motivation bei allen Teilnehmern sowieso. Alltag in deutschen Büros – doch muss das so sein? Manches Unternehmen hat sich schon an einer Verbesserung der Meetingkultur versucht, ebenso ist man vielerorts sicher auch gescheitert. Was also kann man tun, um Termine zielgerichtet, effizient und interessant zu gestalten?

Der Dreh- und Angelpunkt: Der Einladende

Die Situation ist nicht ungewöhnlich: Man wird zu einem Termin eingeladen, doch der Einladende fühlt sich keinesfalls verantwortlich für die Vorbereitung, den Versand einer Agenda, die Moderation des Meetings und die Erstellung des Protokolls. So lautet dann auch die erste und sehr naheliegende Bürgerpflicht: Wer zu einem Termin einlädt, ist zuständig für die Vor- und Nachbereitung. Dazu gehört der rechtzeitige Versand einer Agenda mit den benötigten Unterlagen, doch auch die Benennung der passenden Teilnehmer ist eine Pflicht des Einladenden. Grundsätzlich sollte man den Teilnehmerkreis so überschaubar wie möglich halten und auf das absolut notwendige Minimum beschränken. Wer fachlich nichts zu einem Thema beizutragen hat, muss auch nicht eingeladen werden – es genügt die spätere Information mit Hilfe eines kurzen Ergebnisprotokolls.

Der Einladende übernimmt üblicherweise auch die Moderation des Termins, alternativ delegiert er sie rechtzeitig. Gleiches gilt für die Anfertigung eines kurzen Ergebnisprotokolls. Kümmert er sich schließlich noch um die Koordination notwendiger Folgetermine oder um die Abarbeitung von Folgeaufträgen aus seinem Meeting, hat er die Aufgabe einer zielführenden und ergebnisorientierten Gestaltung seines Termins in vollem Umfang mit Bravour gelöst. Jetzt geht es an die Feinheiten, denn zur eigentlichen Kür eines interessanten Meetings gehört noch etwas mehr.

Die Kür: Ein interessantes Meeting

Nicht jedes Meeting-Thema versprüht den Charme, die geballte Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf sich zu ziehen. So manche Fragestellung ist schlicht ein notwendiges Übel und entsprechend langweilig oder gar unangenehm. Kommen Kompetenzgerangel, mangelnde Entscheidungsbefugnis oder gar persönliche Befindlichkeiten hinzu, kann so mancher Termin schnell aus dem Ruder geraten und den bitteren Beigeschmack hinterlassen, dass es eigentlich hätte besser laufen können. Interessenskonflikte aller Art sind im Berufsalltag vorprogrammiert, und sie können tatsächlich zu einem spannenden Terminverlauf führen, doch schafft man es nicht, eine konstruktive Lösung zu erarbeiten, bleibt tatsächlich häufig ein unangenehmes Gefühl zurück. Wie also gestaltet man ein Meeting möglichst interessant und nur soweit spannungsgeladen, wie es einer konstruktiven Lösungsfindung zuträglich ist?

Zunächst ist es hilfreich, die Agenda des Meetings mit allen offenen Fragestellungen rechtzeitig zu verschicken. Stehen Entscheidungen an, sollten die jeweiligen Alternativen gut ausgearbeitet und mit allen Vor- und Nachteilen beurteilt sein. Liegen alle nötigen Informationen vor, erleichtert das die Entscheidungsfindung ganz wesentlich. Gleichzeitig stellt man sicher, dass alle Teilnehmer einen identischen Wissensstand haben. Im Idealfall gipfelt die Ausarbeitung in einer fundierten Empfehlung der involvierten Fachbereiche, die von den Teilnehmern nur noch besprochen und abgesegnet werden muss. Ebenso hilfreich kann es sein, ein bis zwei No Go-Alternativen vorzustellen, um die gewünschte Variante deutlich abzugrenzen.

Während damit der Kern des Meetings umrissen ist, sind Beginn und Ende der Veranstaltung maßgeblich für den Erfolg und die weitere Zusammenarbeit der Teilnehmer. Wie immer gilt auch hier: Es ist der erste Eindruck, der zählt. Eine freundliche Begrüßung zu Beginn, gepaart mit einer kurzen Vorstellungsrunde, sofern man sich nicht kennt und die Bekanntgabe der Zielsetzung holen den letzten Unaufmerksamen hoffentlich in die Runde zurück, so dass man mit voller Aufmerksamkeit in die maßgeblichen Themen starten kann. Ebenso wichtig ist der Schluss des Meeting, der für die weitere Vorgehensweise und den verbleibenden Eindruck steht. Eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse, die Ankündigung des Protokolls und die Vereinbarung eines Folgetermins gehören zum Handwerkszeug einer guten Moderation dazu und verleihen den Teilnehmern das gute Gefühl, dass der Moderator sein Handwerk versteht. Doch wie moderiert man ein Meeting interessant, zielführend und effizient?

Das wichtigste Handwerkszeug: Die Moderation

Beamer, Flipchart, Präsentationen, Videofilme, Metaplanwände: Ein kompetenter Moderator hat unzählige Tools an der Hand, einen Termin interaktiv zu gestalten und die Teilnehmer einzubinden. Letztlich kommt es auf die Zielsetzung in den Meetings an, welche Methode besonders angebracht ist. In jedem Fall ist ein Methodenmix hilfreich, sofern machbar, denn er sorgt dafür, dass alle Anwesenden involviert bleiben ohne sich mit anderen Schwerpunkten zu beschäftigen. Schafft er es dann noch, auch schweigsame Vertreter zu einer Meinungsäußerung zu bewegen, unnötige und langwierige Diskussionen zu unterbinden oder in geordnete Bahnen zu lenken, hat er seinen Namen tatsächlich verdient: Er moderiert ein Meeting und bringt es zu dem erwarteten Abschluss. Ein gutes Zeitmanagement rundet seine Kompetenzen ab, im Idealfall beginnt ein Meeting pünktlich und endet fünf Minuten vor der angekündigten Zeit. Damit dürfte ein geübter Moderator letztlich alle Möglichkeiten ausgeschöpft haben, ein angesetztes Meeting interessant, lebendig und zielführend zu gestalten. Doch kann man dieses unglaubliche Repertoire an Varianten und Möglichkeiten irgendwie erlernen?

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Die perfekte Moderation: Talent oder erlernbar?

Eine gute Meeting-Moderation kann man tatsächlich erlernen. Es muss nicht einmal das videounterstützte Training sein, denn auch Bücher helfen, einen ersten Einstieg in die Thematik zu finden. Entsprechend vielfältig ist das Repertoire an Lesestoff zu Moderation und Moderationstechniken. Einen Anfang können die Bücher Visualisieren. Präsentieren. Moderieren. von Josef W. Seifert, erschienen im Gabal Verlag, sowie Moderationstechniken: Werkzeuge für die Teamarbeit von Christian Malorny, herausgegeben vom Carl Hanser Verlag, machen. Dann heißt es vor allem eines: üben, üben, üben. Am besten zuerst im kleinen Kreis, fühlt man sich dann sattelfest in den gängigen Moderationstechniken, kann man sich getrost an einen größeren Teilnehmerkreis mit unterschiedlichen Methoden heranwagen.