In Kapitel 2.2. listeten wir bereits die für 2015 geltenden Rechengrößen in der Sozialversicherung auf. Ebenfalls hatten wir darauf hingewiesen, dass bei der Verwendung eines Demomandanten und den dort üblicherweise vorbesetzten Mustermitarbeitern zwingend notwendige Stammdaten für die Funktionsfähigkeit des Programmes nicht angelegt werden müssen.

Anzeige

Die aus den bisher von uns beispielhaft erzeugten Brutto-Nettolohnabrechnungen ersichtlichen und ausgewiesenen SV-Schlüssel wurden daher nicht weiter hinterfragt, wir gingen davon aus, dass die Angaben stimmen, wenn wir z. B. einen in Vollzeit beschäftigten, ein festes Gehalt beziehenden Mitarbeiter aufgerufen haben. Ggf. waren die Steuerklasse oder Kinderfreibeträge zu ändern oder Lohnarten in der Abrechnung zu löschen, um zu den Ergebnissen zu gelangen, wie wir sie mit unseren Belegen vorgemacht haben.

Heute möchten wir uns näher mit den in unserem verwendeten Lohnabrechnungsprogramm zu hinterlegenden Mitarbeiterstammdaten befassen. Für die in diesem Online-Seminar Lohn und Gehalt erstellten Abrechnungen wurde übrigens keines der im Vorfeld erwähnten Programme benutzt. Die folgenden Erläuterungen sind somit grundsätzlicher Natur und finden sich in der Abfrageroutine anderer Programme ebenfalls wieder.

5.1. Adresse, Kommunikationsdaten

Diese Eingaben sind eigentlich selbsterklärend, hinsichtlich der Abfrage nach der Staatsangehörigkeit haben wir die deutsche vergeben.

Familienstand, Urlaubsanspruch und Bankverbindung: Diese Daten sind von uns erfunden; der Urlaubsanspruch für das laufende Jahr wurde mit 30 Tagen angesetzt. Die Bankverbindung betreffend haben wir öffentlich zugängliche Bankverbindungen gewählt, damit die SEPA-Prüfung keine Widersprüche anzeigt. Zusätzlich wurde für alle Zahlungen eine solche mittels Scheck erfasst, um auch später sicher zu gehen, dass es zu keinen echten Zahlungsvorgängen kommt.

5.2. SV-Nr., Steueridentifikationsnummer

Bei einer der folgenden Eingaben wird nach der Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters gefragt. Man kann auf eine Eingabe verzichten, wenn diese unbekannt ist oder der Mitarbeiter noch keine zugewiesen bekommen hat, was bei Auszubildenden der Fall sein kann. In diesem Fall ist es jedoch notwendig, Geburtsnamen-, ort, -datum und bei ausländischen Mitarbeitern das Geburtsland einzugeben. Auch hier haben für unsere bisherigen Mitarbeiter die Daten erfunden. Bei dem von uns verwendeten Programm ist die Eingabe einer Steueridentifikationsnummer nicht zwingend notwendig.

5.3. Abrechnungsvorgaben

Je nach Software variieren hier die Eingabemasken. Eingaben werden beim Tätigkeitsschlüssel des Mitarbeiters verlangt. Die ausgeübte Tätigkeit, den Schul – und Bildungsabschluss haben wir frei gewählt und nur darauf geachtet, dass die Angaben annähernd plausibel sind, wie etwa bei Willi Wohlhabend, dem wir eine höhere berufliche Qualifikation zugebilligt haben. Möglicherweise werden Sie in diesem Zusammenhang aufgefordert, die Höhe des Stundenlohns oder des Gehaltes zu erfassen, was sich aber auch später in der eigentlichen Abrechnung noch verändern oder hinterlegen lässt.

Für eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung spielen selbstverständlich die Lohnsteuerangaben eine herausragende Rolle. Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession oder Steuerfreibeträge des Mitarbeiters müssen hier erfasst werden. Je nach Programm wird nach dem AGS, dem Amtlichen Gemeindeschlüssel des Wohnortes des Mitarbeiters gefragt. Wenn diese Eingabe nicht optional ist, müssen Sie diese ggf im Internet ermitteln.

Anzeige

5.4. SV-Angaben

So wie die Lohnsteuerangaben für die Ermittlung und die vom Arbeitgeber einzubehaltende und an das zuständige Betriebsstättenfinanzamt abzuführende Lohnsteuer unabdingbar sind, verhält es sich mit den Angaben zu Sozialversicherung. Auf diese Angaben gehen wir im Folgenden ein:

5.4.1. Personengruppe, Personenstatus und Rentenart

Der Arbeitgeber ist nach der Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung – DEÜV – verpflichtet, den Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung eines Arbeitnehmers mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach ihrem Beginn, zu melden. (Das Ende der Beschäftigung natürlich auch). Der dreistellige Personengruppen-Schlüssel gibt Aufschluss über das Berufsbild des Versicherten unabhängig vom Tätigkeitsschlüssel. Er wird im SV-Meldeformular abgefragt und dient vorwiegend statistischen Zwecken, um

  • Besonderheiten der Beschäftigung
  • Zugehörigkeit zu einer bestimmten Versichertengruppe
  • Informationen über die Art der Beschäftigung

zu dokumentieren

Wir fügen an dieser Stelle einige Screen-Shots ein, damit Ihnen die Orientierung in dem von Ihnen verwendeten Programm bei den später folgenden Übungen leichter fällt.

g141

g142

g143

5.4.2. Beitragsgruppenschlüssel zur Kranken-, Renten, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung

Wie die Eingabefelder im Normalfall aussehen, zeigen wir Ihnen hier:

g144

g145

g146

g147

Ist eine Arbeitnehmerin wie in unserem Beispiel Gundula Gehalt als Vollzeitkraft in allen Sozialversicherungszweigen versichert, wird sie mit dem Beitragsgruppenschlüssel “1111” gekennzeichnet, so wie es auf der Brutto-Nettolohnabrechnung ersichtlich ist.

Wenn wir im Online-Seminar Lohn und Gehalt später komplexere Sachverhalte behandeln und die unterschiedlichsten Mitarbeiter abrechnen, werden wir von Fall zu Fall nochmals im Detail auf diese ausgesprochen wichtigen Eingaben eingehen; vorab zu den Kennziffern in der einzelnen Zweigen der Sozialversicherung jedoch schon einmal einige Erläuterungen:

5.4.2.1. Krankenversicherung

    • Schlüssel “0”

Der Schlüssel „0“ ist anzugeben, wenn Krankenversicherungsfreiheit vorliegt. Das betrifft Arbeitnehmer die wegen einer dauerhaften Überschreitung der Jahresentgeltgrenze eine private Krankenversicherung gewählt haben oder freiwillig versicherte Arbeitnehmer, die selbst für die Überweisung an die Krankenkasse sorgen. Bleibt der Arbeitnehmer in der gesetzlichen Krankenversicherung wie im Falle unseres Beispielmitarbeiters Willi Wohlhabend und der Arbeitgeber überweist die Beiträge, wird die Schlüsselzahl „9“ angegeben.

    • Schlüssel “1”

Die Schlüsselzahl 1 gilt für alle Mitarbeiter mit Anspruch auf Entgeltfortzahlung, wie wir sie im Falle von Leo Lohn und Gundula Gehalt bereits kennengelernt haben.

    • Schlüssel “3”

Beschäftigen wir einen Rentner weiter, der zusätzlich Altersvollrente bezieht, wäre dieser mit „3“ zu schlüsseln.

    • Schlüssel “6”

Für Minijobber ist die Schlüsselzahl „6“ zu hinterlegen, wenn der Arbeitgeber den Pauschalbeitrag für geringfügig entlohnte Beschäftigte abführt.

5.4.2.2. Rentenversicherung

Für die Rentenversicherung gelten die folgenden Schlüsselzuordnungen:

Schlüssel „0“: Kein Beitrag weil keine Versicherungspflicht in der Rentenversicherung besteht und auch der Arbeitgeber keinen Beitrag leistet, z. B. bei GmbH-Geschäftsführern, die mehr als 80 % der Geschäftsanteile halten

Schlüssel „1“: Voller Beitrag für rentenversicherungspflichtig Beschäftigte und Minijobber, die für die Rentenversicherungspflicht optiert haben.

Schlüssel „3“: Halber Beitrag für Bezieher einer Altersvollrente, die weiterhin auf Lohnsteuerkarte arbeiten. Diese unterliegen logischerweise nicht mehr der Rentenversicherungspflicht. Der Arbeitgeber hat jedoch weiterhin seinen Arbeitgeberanteil zu leisten.

Schlüssel „5“: Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte, den der Arbeitgeber an die Minijobzentrale bzw. Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See abführt ohne Beitragsaufstockung durch den Arbeitnehmer.

5.4.2.3. Arbeitslosenversicherung

Schlüssel „0“: Kein Beitrag weil die Beschäftigung nicht arbeitslosenversicherungspflichtig ist und der Arbeitgeber keinen Beitragsanteil zu leisten hat.

Schlüssel „1“: Voller Beitrag für arbeitslosenversicherungspflichtig beschäftige Arbeitnehmer, wiederum der „Normalfall“ wie bei unseren beiden Mustermitarbeitern.

Schlüssel „2“: Halber Beitrag der für Arbeitnehmer gilt, die Anspruch auf Regelaltersrente besitzen und selbst versicherungsfrei sind. Der Arbeitgeber hat jedoch seinen halben Beitragsanteil zu entrichten.

5.4.2.4. Pflegeversicherung

Schlüssel „0“: Kein Beitrag weil der Beschäftigte nicht pflegeversicherungspflichtig ist, wie z. B. die über eine private Pflegeversicherung versichert ist oder Minijobber.

Schlüssel „1“: Voller Beitrag für pflegeversicherungspflichtig beschäftigte Arbeitnehmer.

Schlüssel „2“: Es gilt ein halber Beitrag, jeweils zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen, wenn für den Beschäftigten beamtenrechtliche Grundsätze gelten und dieser selbst Ansprüche aus der Beihilfe geltend machen kann.

5.5. Einzugsstellen für Sozialversicherungsbeiträge

Jeder Beschäftigte hat die freie Wahl seiner Krankenkasse, von denen es in Deutschland derzeit noch ca. 130 gibt und an die der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge abführt. Diese Einzugsstellen für Sozialversicherungsbeiträge werden aus der in den Softwareprogrammen hinterlegten Datenbank jedem einzelnen Mitarbeiter entsprechend zugewiesen. Für welche Krankenkasse Sie sich im Rahmen der Übungen beim Online-Seminar Lohn und Gehalt entscheiden, ist zweitrangig. Unsere Musterfirma hat ihren Firmensitz im hessischen Hanau. Aus diesem Grund nehmen wir an, dass unsere fiktiven Mitarbeiter im Normalfall bei Krankenkassen in der Region versichert sind. Wir werden zwar auch die entsprechenden Beitragsnachweise erstellen, aber natürlich nicht übermitteln!

weiter: Praxisübungen zur Erfassung von Mitarbeiterstammdaten

>> Inhaltsverzeichnis Online-Seminar Lohn und Gehalt mit Musterabrechnungen <<
Anzeige

Ihr Kommentar zum Thema