NotarfachangestellteIn einem Notariat werden vielfältige Rechtsangelegenheiten bearbeitet. Das können das Formulieren eines Testamentes, die Beratung vor dem Abschluss von Verträgen, beim Hauskauf, bei Unternehmensgründungen oder ähnliche Sachverhalte sein. Für diese Angelegenheiten müssen Dokumente beschafft oder angefertigt werden, Urkunden ausgestellt und beglaubigt oder Informationen eingeholt und Schriftverkehr erledigt werden. Für diese wichtigen, den Notar unterstützenden Tätigkeiten werden gut ausgebildete Fachkräfte mit Rechtskenntnissen, die Notarfachangestellten benötigt.

Tätigkeiten eines Notarfachangestellten

Täglich fallen zahlreiche organisatorische Aufgaben in einem Notariat an. Anrufe müssen entgegen genommen, Termine vereinbart, der Postein- und –ausgang muss erledigt werden. Dies sind die büroorganisatorischen Aufgaben eines Notarfachangestellten. Für jeden Mandanten oder jede Rechtsangelegenheit müssen Akten angelegt und sorgfältig verwaltet werden. Dabei muss der Notarfachangestellte darauf achten, dass Fristen oder Gerichtstermine eingehalten und notwendige Vorarbeiten wie das Anfertigen von Schriftstücken erledigt werden. Der Notarfachangestellte entwirft selbstständig wichtige Dokumente wie Erbscheinanträge, Vollmachten, eidesstattliche Versicherungen, Anmeldungen für das Handelsregister, Verträge und Urkundenabschriften. Andere Schreibarbeiten oder Korrespondenz werden nach Diktat oder Aktennotiz bearbeitet. Die fertigen Schriftstücke werden dem Notar zur Unterschrift vorgelegt. Oft ist es notwendig, Unterlagen oder Dokumente von anderen Behörden anzufordern. Diese Tätigkeit und die Erfüllung der Mitteilungspflicht gegenüber Behörden oder Gerichten fällt in den Aufgabenbereich des Notarfachangestellten. Die Überwachung des Zahlungsverkehrs, das Führen eines Verwahrungs- oder Massenbuches für hinterlegte Gelder und die Berechnung von Gebühren von notariellen Leistungen wird ebenfalls vom Notarfachangestellten erledigt. Da der Notarfachangestellte für Mandanten immer der erste Ansprechpartner ist, ob am Telefon oder im Notariat, erfüllt der Notarfachangestellte auch eine beratende Funktion. Er nimmt persönliche Daten des Mandanten auf und erteilt gewünschte Auskünfte beispielsweise über benötigte Unterlagen für einen Besprechungstermin. Während der Wartezeit betreuen sie den Mandanten. Mit Hilfe von modernster Bürotechnik und spezieller Software erledigen Notarfachangestellte die Buchführung, archivieren Belege und verwalten den Aktenbestand.

Art und Dauer der Ausbildung

Der Notarfachangestellte ist ein staatlich anerkannter Ausbildungsberuf. Die Ausbildung dauert drei Jahre und findet im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule für Rechtswesen statt. Eine bestimmte schulische oder berufliche Vorbildung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Als wichtigste Voraussetzung eines Bewerbers zählt die persönliche Einsatzbereitschaft. Das heißt, der Mandant und sein Gesuch stehen immer im Mittelpunkt der notariellen Tätigkeit. Verständnis für die Sorgen und Anliegen von Ratsuchenden ist ebenso wichtig wie exaktes Arbeiten, äußerste Sorgfalt und fundierte rechtliche Kenntnisse. Da der Notarfachangestellte viele schriftliche Arbeiten zu erledigen hat, gehören eine sichere Rechtschreibung, ein guter Sprachstil und allgemeines Interesse für Rechtsfragen ebenfalls zu den persönlichen Voraussetzungen eines Bewerbers.

Im ersten Ausbildungsjahr werden die Auszubildenden mit den Grundsätzen der allgemeinen Büroorganisation und der Rechtsordnung vertraut gemacht. Die Auszubildenden lernen, wie man Schriftstücke und Akten nach Prozessregister und Urkundenrolle findet und ablegt. Sie lernen die Aufgaben der verschiedenen Gerichte wie Vormundschaftsgericht oder Nachlassgericht und Behörden wie das Grundbuchamt kennen und wie diese Institutionen aufgebaut sind. Im praktischen Ausbildungsteil wird den Auszubildenden der Umgang mit Mandanten und deren Empfang vermittelt und wie man Telefongespräche führt, um Anliegen oder bestimmte Informationen zu erfragen. Außerdem erlernen sie die Korrespondenz mit entsprechenden Textverarbeitungsmitteln zu erfassen und zu gestalten.

Im zweiten Ausbildungsjahr werden den Notarfachangestellten Kenntnisse in Rechtsfragen vermittelt. Die Auszubildenden erlernen, wie das bürgerliche Recht zum Beispiel Mietsachen, Darlehen, Verträge oder Bürgschaften regelt. Die Auszubildenden werden mit der Bedeutung von Register, das heißt Urkunden, Namenskarteien und Erbvertragsregister und mit dessen Führung vertraut gemacht. Am Ende dieses Ausbildungsjahres sind die Auszubildenden in der Lage, Kostenrechnungen zu erstellen. Außerdem wissen sie, was bei der Änderung von Gesellschaftsverträgen zu beachten ist und welche Arbeiten bei der Vorbereitung und Abwicklung von Notariatsgeschäften im Liegenschafts- oder Grundbuchrecht anfallen.

Im dritten Ausbildungsjahr erlernen die angehenden Notarfachangestellten, wie sie einen einfachen Vertrag für die Übertragung eines GmbH-Anteils entwerfen. Sie sind in der Lage, einen Ehevertrag nach einem vorgegebenen Muster anzufertigen. Rechtliche Kenntnisse werden dabei vertieft, so dass die Auszubildenden am Ende wissen, was unter Erbfolge zu verstehen ist und welchen Zweck ein Erbschein erfüllt. Außerdem wissen sie, was bei einem Entwurf von Kauf- oder Schenkungsverträgen und beim Abwickeln von Grundstücksveräußerungsanträgen zu beachten ist. Sie können eine Kostenrechnung erstellen und wissen wie man eine Auflassungserklärung nach Muster anfertigt.
Die Ausbildung schließt mit einer Prüfung ab.

Weiterbildungsmöglichkeiten und Karrierechancen

Die stetige Weiterentwicklung im Informations- und Kommunikationsbereich sowie Gesetzes- und Rechtsänderungen verlangen eine ständige Weiterbildungsbereitschaft von Notarfachangestellten. Um beruflich voranzukommen, stehen eine Vielzahl an Möglichkeiten offen. Es können eine Prüfung zum Notarfachwirt abgelegt oder eine Weiterbildung zum Betriebswirt für Recht absolviert werden. Des weiteren stehen berufliche Weiterbildungen zum Fachwirt für Recht oder Büro sowie im Bereich Notariat oder Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement zu Auswahl. Notarfachangestellte mit Abitur können Jura oder Betriebswirtschaft (SGD Fernkurs Geprüfter Betriebswirt ) studieren oder einen Bachelorabschluss im Bereich Rechtswissenschaften erwerben.

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