15.1. Vorbemerkungen zu den praktischen Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Mit dem Online-Seminar Lohn und Gehalt setzen wir eine bereits länger gehegte Idee um, Theorie und Praxis in Form einer Einheit interessierten Leserinnen und Lesern zu vermitteln. An vielfältigen Beispielen aus dem Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehen wir dabei über den stofflichen Umfang hinaus, wie er üblicherweise etwa in der kaufmännischen Erstausbildung Standard ist. Dies vor dem Hintergrund, dass es sich um einen Bereich handelt, der den meisten Auszubildenden, Praktikanten oder beruflichen Wiedereinsteigern üblicherweise in der betrieblichen Praxis verschlossen bleibt. Denn welcher Arbeitgeber lässt sich schon gerne von Dritten in die finanziellen Karten schauen?

Anzeige

In diesem zweiten Teil werden wir im Rahmen eines fiktiven Unternehmens über einen längeren Zeitraum aufeinander aufbauende Situationsaufgaben zur praktischen Lohnabrechnung entwickeln und die entsprechenden Lösungen dazu erstellen, die auch das gesamte Meldewesen umfassen. Auf diese Weise entsteht einerseits ein theoretisch/praktisches Kompendium, welches andererseits als freies Bildungsportal auch zum Mitmachen animieren soll. Die folgenden Übungsaufgaben zur Brutto-Nettolohnabrechnung können manuell und unter Zuhilfenahme von Lohnsteuertabellen berechnet werden. Wer will, kann sich zur übersichtlicheren Darstellung der einzelnen wiederkehrenden Lohnarten und Abzüge Exceltabellen erstellen. In erster Linie dienen die Aufgaben jedoch dazu, sie mittels einschlägiger Abrechnungsprogrammen wie LEXWARE, DATEV oder SAGE zu bearbeiten und sich mit ihnen vertraut zu machen.

In diesem Zusammenhang möchten wir uns auch einmal für die insgesamt positiven Zuschriften bedanken, die unmittelbar unsere E-Mail-Adresse infos[at]arbeits-abc.de gerichtet waren und uns in den vergangenen Monaten erreicht haben.

So schreibt uns Max aus L:

„Toll, dieses Lohnseminar mit seinen Erklärungen und Beispielen. Allerdings ist es schade, dass ihr die Firma im Westen angesiedelt habt. Dabei gibt es, was die Rentenversicherung betrifft, den Rechtskreis Ost und in Sachsen eine andere Regelung zur Pflegeversicherung. Im Rahmen der Ausbildung haben wir in unserer Lerngruppe das Unternehmen nach Leipzig verlegt und „sächsisch“ abgerechnet. Leider lassen sich die Abrechnungen nicht mehr mit der Musterlösung vergleichen.“

Ähnlich äußert sich Kristin:

Anzeige

„Unterschiedliche Kirchensteuersätze, die Pflegeversicherung in Sachsen oder der Kammerbeitrag im Saarland, alles mal wieder so richtig typisch deutsch: x-verschiedene Regelungen, die das Online-Seminar etwas einschränken. Aber trotzdem halte ich es für eine prima Idee. Macht weiter so!“

Danke für die Blumen! Schon im Theorieteil war uns die geschilderte Problematik bewusst, die sich noch durch unterschiedliche Feiertagsregelungen in den einzelnen Bundesländern erweitern ließe. Insofern hoffen wir, wenn wir unsere Musterfirma in Nordrhein-Westfalen ansiedeln, nicht alle anderen Leserinnen und Leser zu vergraulen!

15.2. Das Unternehmen

Für die praktischen Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab Januar 2014 haben wir eigens ein neues Unternehmen gegründet, die F. Sommer & W. Herbst KG, ein Großhandelsunternehmen aus dem Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit. Für alle Leserinnen und Leser, die diese praktischen Übungen mit einem gängigen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm nachvollziehen möchten, um ihre Kenntnisse zu wiederholen, vertiefen und anzuwenden, listen wir nachfolgend die mindestens benötigten Firmenstammdaten auf, die für ein Funktionieren der Übungen notwendig sind.

Anschrift:Max-Planck-Straße 12
58638 Iserlohn
Nordrhein-Westfalen
Tel. 02371 341278-0 bzw. Fax 02371 341278-500
Bankverbindungen:Commerzbank Bonn, BLZ 38040007, Kto. 109024000
Bank f. Sozialwirtschaft, BLZ 37020500, Kto. 992230
Finanzamt:Finanzamt Iserlohn, Zollernstraße 16, 58636 Iserlohn
BBK Hagen, BLZ 45000000, Kto. 450001503
Alle Zahlungen, auch an Mitarbeiter, erfolgen mittels Scheck, so ist gewährleistet, dass nicht ungewollt Überweisungen erzeugt werden, denn die genannten Konten sind realer Natur und werden vom Programm in IBAN-Daten umgewandelt.
Steuernummer:328 5300 1237, die Abgabe der Lohnsteueranmeldung erfolgt monatlich, Abrechnungsbeginn ist Januar 2014
Weitere Angaben:HRA Iserlohn 3316
Berufsgenossenschaft Handel und Warendistribution – 63886548
Mitgliedsnummer des Unternehmens 4567890211, veranlagte Gefahrentarifstelle 99 – Sonstige
Das Unternehmen ist in allen Bereichen umlagepflichtig
Die Entgeltzahlung erfolgt in Anlehnung an den Tarifvertrag für den Groß- und Außenhandel Nordrhein-Westfalen
Krankenkassen:Die Krankenkassenzugehörigkeit der Mitarbeiter ergibt sich aus den Personalstammblättern bzw. ergänzenden Erläuterungen

Die beiden kritischeren Zuschriften, wie wir sie am Anfang vorangestellt haben, waren nicht die einzigen Kommentare, die Arbeits-ABC.de erreichten.

Von Björn stammt z. B. die folgende E-Mail:

„Ich absolviere zur Zeit eine Umschulung zum Bürokaufmann und wir nehmen gerade das Thema Lohn durch. Wie Löhne verbucht werden, wissen wir auch. Durch Zufall bin ich auf eure Seite gestoßen und ich muss sagen, es ist absolut klasse, dass es diese Aufgaben bzw. Musterabrechnungen gibt, sie machen den Sachverhalt mal richtig interessant.“

Tatjana schreibt uns:

„Nach einer längeren Familienphase besuche ich eine Maßnahme für berufliche Wiedereinsteigerinnen. Ein Unterrichtsblock befasst sich auch mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Danke für die Informationen, die man auch zwischendurch oder zu Hause nachlesen kann.“

16.1. Lohn- und Gehaltsabrechnung Januar 2014

Doch nun endlich zur Praxis! Zum 01.01.2014 nimmt die F. Sommer & W. Herbst KG mit zwei Mitarbeitern am Standort Iserlohn als selbständiges Unternehmen den Betrieb auf. Für die Entgeltabrechnung wird soweit erforderlich der Kalender für 2014 zugrunde gelegt.

16.1.1. Bearbeitungshinweise Manfred Redecker

Herr Redecker arbeitet dienstags und freitags für jeweils vier Stunden als Lager- und Transportarbeiter. Er ist evangelisch, besitzt die Mittlere Reife und verfügt über eine abgeschlossene Berufsausbildung. Im Rahmen seiner Tätigkeit handelt es sich um seinen ersten und einzigen Minijob. Ein Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung liegt nicht vor. Die Differenz zwischen dem pauschalen Arbeitgeberanteil und dem für 2014 geltenden Prozentsatz zur Rentenversicherung ist von ihm zu tragen.

16.1.2. Bearbeitungshinweise Frank-Gerhard Dickel

Herr Dickel wird als kaufmännischer Angestellter beschäftigt. Er hat das Abitur abgelegt und verfügt über eine abgeschlossene Berufsausbildung. Er ist verheiratet und wie seine Frau evangelisch. Bei der Lohnabrechnung sind 2 Kinderfreibeträge zu berücksichtigen. Für Herrn Dickel sind im Januar keine weiteren Besonderheiten zu beachten. Er bezieht nur sein Gehalt in Anlehnung an den Tarifvertrag für den Groß- und Außenhandel NRW; Fehlzeiten fallen keine an.

16.1.3. Lohn- und Gehaltsabrechnung Januar 2014 – Lösungen

Zur Einführung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung über mehrere Monate unter Berücksichtigung immer neuer Sachverhalte, stellen die beiden durchgeführten Abrechnungen für Sie, die Sie dem Online-Seminar Lohn und Gehalt sicherlich seit geraumer Zeit folgen, vermutlich keine Herausforderungen dar. Auf weitere Erläuterungen der erstellten Abrechnungen werden wir an dieser Stelle daher verzichten. Für jeden Monat wird es neue Aufgabenstellungen geben; im Laufe des Jahres ergeben sich somit Lohnabrechnungen „live“!

Auch ein Lohnjournal haben wir im vorhergehenden Theorieteil bereits gezeigt, listet es zusätzlich auch die vom Arbeitgeber zu entrichtenden Anteile zur Sozialversicherung auf. Der Spalte ganz rechts können Sie entnehmen, wie hoch die Kosten sind, die der Arbeitnehmer insgesamt im Abrechnungszeitraum verursacht hat.

Das Steuer- und Sozialversicherungsrecht schreibt vor, dass ein Arbeitgeber für jeden Mitarbeiter ein Lohnkonto zu führen hat. Lohnabrechnungsprogramme erstellen das Lohnkonto auf der Basis der Eingaben auf den Personalstammblättern und der laufenden monatlichen Abrechnungen automatisch, die entsprechend ergänzt und zu Jahreswerten summiert werden. Formvorschriften bestehen dabei nicht. Lohnkonten dienen als Grundlage für Lohnsteuerbescheinigungen bzw. dem Nachweis etwa bei Betriebsprüfungen, dass Beiträge zur Sozialversicherung abgeführt wurden.

Sollten Sie, verehrte Leserinnen und Leser des Online-Seminars Lohn und Gehalt, von einem Arbeitgeber noch entsprechende Bescheinigungen benötigen, sollten Sie wissen, dass Lohnkonten beim Ausscheiden eines Mitarbeiters noch bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgte, aufzubewahren sind. Damit Sie sich ein Bild machen können, wie ein solches Lohnkonto als Datei aussieht, stellen wir an dieser Stelle das von Herrn Dickel ein.

Bei den für die folgenden Monate durchgeführten Abrechnungen werden wir auf die Abbildung der jeweiligen Lohnkonten weitgehend verzichten.

Zu den Belegen, die ein Arbeitnehmer üblicherweise nicht zu Gesicht bekommt, zählt die Lohnsteueranmeldung beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt. Es fällt im Januar 2014 entsprechend „spartanisch“ aus, denn für den Mitarbeiter Dickel ist vom Arbeitgeber ausschließlich Lohnsteuer abzuführen.

Bei der Verwendung von EDV-gestützten Programmen zur Brutto-Nettolohnabrechnung werden die Beitragsnachweise für jede Krankenkasse, bei der Mitarbeiter versichert sind und die als Einzugsstelle für die Beiträge zu den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung dienen, ebenfalls automatisch erstellt. Neben den Beiträgen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern weisen sie auch die vom Arbeitgeber alleine zu tragenden Umlagebeiträge aus.

In der betrieblichen Praxis sind die Beitragsnachweise drei Bankarbeitstage vor Monatsende aufgrund einer gewissenhaft geschätzter Abrechnung zu erstellen und die entsprechenden Beiträge abzuführen. Nachträgliche Veränderungen, etwa durch eine höhere Lohnsumme
durch kurzfristig anberaumte Überstunden, die erst in die endgültigen Lohnabrechnungen einfließen, erhöhen im Folgemonat die Beitragssummen und werden von den verwendeten Lohnabrechnungsprogrammen eigenständig korrigiert. Im Rahmen des Online-Seminars Lohn und Gehalt werden wir diese Thematik vorerst nicht weiter vertiefen, weil sich die grundsätzliche Abrechnung für den einzelnen Arbeitnehmer nicht verändert.

Einher mit den genannten Nachweisen geht in unserem Fall die Anmeldung der neu eingestellten Arbeitnehmer bei den für sie zuständigen Krankenkassen.

Wir haben auf eine tatsächliche Übermittlung all der ausgedruckten Belege an die in Frage kommenden Stellen natürlich verzichtet, was vom Grundsatz wegen der schlüssigen und damit „echten“ Daten möglich gewesen wäre und den Monatsabschluss Januar 2014 durchgeführt. Achten auch Sie darauf, dass Sie nicht unwissentlich auf eine Taste drücken, die eine Datenübertragung aktiviert. Der Autor hat es vor Jahren im Rahmen einer Schulung ausprobiert, es ging! Schließlich muss man seinen Kursteilnehmerinnen und –teilnehmern ja sagen können, an welcher Stelle aus Spaß Ernst wird.

Auf den Druck von Buchungsnachweisen und die Übertragung bzw. Verbuchung in der Finanzbuchhaltung haben wir verzichtet, weil nicht zwingend in jeder betrieblichen Software eine Buchhaltungskomponente eingerichtet worden ist. Auch den Zahlungsverkehr haben wir ausgeblendet. Durch die hinterlegten Bankverbindungen wäre das Erstellen von Überweisungen oder, wie in unserem Fall, der Druck von Schecks möglich gewesen.

Sind die oben eingeblendeten Belege alle ausgedruckt und keine Veränderungen mehr notwendig, erfolgt der jeweilige Monatsabschluss. Die Softwareprogramme schlagen für weitere Lohn- und Gehaltsabrechnungen automatisch den Folgemonat vor.

weiter: Praktische Lohn- und Gehaltsabrechnungen am Beispiel des Monats Februar + Lösungen

>> Inhaltsverzeichnis Online-Seminar Lohn und Gehalt mit Musterabrechnungen <<