Im heutigen Teil unseres kostenlosen Online-Seminars Lohn und Gehalt beschäftigen wir uns mit den Sachbezugswerten für freie Unterkunft und Verpflegung und wie sich diese auf Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auswirken.

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Als praktische Übung haben wir in einem der vorhergehenden Kapitel die Auszubildende Eva-Maria Müller mit ihren wesentlichen Stammdaten erfasst und auch eine entsprechende Musterlohnabrechnung durchgeführt. Wir nehmen an, einen Teil ihrer Ausbildung absolviert sie nicht am Firmensitz in Hanau, sondern für die Dauer eines Jahres im Zweigbetrieb in Kassel. Dass Eva-Maria Müller nicht jeden Tag zwischen Wohn- und Ausbildungsort pendeln wird, versteht sich von selbst. Von ihrer Ausbildungsvergütung kann sie sich selbstverständlich auch keine Zweitwohnung leisten. Der Arbeitgeber verfügt in diesem Zweigbetrieb über ein firmeneigenes Wohnheim und stellt Eva-Maria Müller darin befristet eine Unterkunft zur Verfügung.

Müssen wir als Sachbearbeiter Lohn- und Gehalt diesen Sachverhalt berücksichtigen, und falls ja, in welcher Form?

9.3. Freie Unterkunft und Verpflegung

9.3.1. Freie oder verbilligte Unterkunft

Vorab müssen wir die Frage klären, sind die Begriffe Unterkunft und Wohnung sachlich gleichzusetzen. Stellt eine Unterkunft eine kleine Wohnung dar, oder handelt es sich lediglich um ein Zimmer? Die Lohnsteuer-Richtlinie 8.1 zu § 8 Abs. 2 EStG klärt auf und definiert:

Unterkunft oder Wohnung

(5) Für die Bewertung einer Unterkunft, die keine Wohnung ist (Absatz 6 Satz 2 bis 4), ist der amtliche Sachbezugswert nach der SvEV maßgebend. Dabei ist der amtliche Sachbezugswert grundsätzlich auch dann anzusetzen, wenn der Arbeitgeber die dem Arbeitnehmer überlassene Unterkunft gemietet und ggf. mit Einrichtungsgegenständen ausgestattet hat. Eine Gemeinschaftsunterkunft liegt vor, wenn die Unterkunft beispielsweise durch Gemeinschaftswaschräume oder Gemeinschaftsküchen Wohnheimcharakter hat oder Zugangsbeschränkungen unterworfen ist.

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(6) Soweit nicht § 8 Abs. 3 EStG anzuwenden ist, ist für die Bewertung einer Wohnung der ortsübliche Mietwert maßgebend. Eine Wohnung ist eine in sich geschlossene Einheit von

Räumen, in denen ein selbständiger Haushalt geführt werden kann. Wesentlich ist, dass eine Wasserversorgung und -entsorgung, zumindest eine einer Küche vergleichbare Kochgelegenheit sowie eine Toilette vorhanden sind. Danach stellt z. B. ein Einzimmerappartement mit Küchenzeile und WC als Nebenraum eine Wohnung dar, dagegen ist ein Wohnraum bei Mitbenutzung von Bad, Toilette und Küche eine Unterkunft. Als ortsüblicher Mietwert ist die Miete anzusetzen, die für eine nach Baujahr, Art, Größe, Ausstattung, Beschaffenheit und Lage vergleichbare Wohnung üblich ist (Vergleichsmiete).

Maßgeblich hinsichtlich der Berücksichtigung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind also wiederum die Bestimmungen in der Sozialversicherungsentgeltverordnung – SvEV -. Die gesetzlichen Bestimmungen sehen vor, dass die Sachbezugswerte für Unterkunft und Verpflegung jährlich an die Entwicklung der Verbraucherpreise anzupassen sind. Im Jahr 2014 wird der Sachbezugswert für eine freie Unterkunft bundeseinheitlich mit einem Betrag von 221,00 € monatlich angesetzt, sofern keine Unterbringung im Haushalt des Arbeitgebers erfolgt bzw. die Person älter als 18 Jahre ist.

Hier der Textauszug der Verordnung:

§ 2 Verpflegung, Unterkunft und Wohnung als Sachbezug …

(3) Der Wert einer als Sachbezug zur Verfügung gestellten Unterkunft wird auf monatlich 221 Euro festgesetzt. Der Wert der Unterkunft nach Satz 1 vermindert sich

1. bei Aufnahme des Beschäftigten in den Haushalt des Arbeitgebers oder bei Unterbringung in einer Gemeinschaftsunterkunft um 15 Prozent,

2. für Jugendliche bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres und Auszubildende um 15 Prozent und
3. bei der Belegung
a) mit zwei Beschäftigten um 40 Prozent,
b) mit drei Beschäftigten um 50 Prozent und
c) mit mehr als drei Beschäftigten um 60 Prozent.

Eva-Maria Müller, geboren am 12.09.1996 wird somit erst im September 2014 volljährig. Bei ihr ist daher eine Kürzung des geldwerten Vorteils bzw. Sachbezugswertes von 15 % vorzunehmen, entsprechend 33,15 €.

Eva-Maria Müller Ausbildungsvergütung Januar 2014 mit Sachbezug (PDF)

9.3.2. Unentgeltliche und verbilligte Mahlzeiten

Aus der Sozialversicherungsentgeltverordnung – SvEV – zitierten wir im vorhergehenden Kapitel den entsprechenden Auszug des Verordnungstextes zur freien Unterkunft. Betreffend unentgeltlich verabreichter Mahlzeiten durch den Arbeitgeber heißt es:

§ 2 Verpflegung, Unterkunft und Wohnung als Sachbezug

(1) Der Wert der als Sachbezug zur Verfügung gestellten Verpflegung wird auf monatlich 229 Euro festgesetzt. Dieser Wert setzt sich zusammen aus dem Wert für

1. Frühstück von 49 Euro,
2. Mittagessen von 90 Euro und
3. Abendessen von 90 Euro.

An anderer Stelle wurde bereits kurz erwähnt, dass jeder Monat im Sozialversicherungsrecht mit 30 Tagen angesetzt wird. Kalendertäglich wären folglich 1/30 der Monatswerte zu berücksichtigen, entsprechend 7,63 € pro Tag für eine Vollverpflegung. Die Tageswerte belaufen sich im Einzelnen für ein

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  • Frühstück auf 1,63 €
  • Mittagessen auf 3,00 €
  • Abendessen auf 3,00 €

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Sicherlich nicht sehr oft vorkomend, aber grundsätzlich natürlich denkbar wäre eine Verpflegung auch der Angehörigen eines Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber. Die SvEV fährt entsprechend fort:

(2) Für Verpflegung, die nicht nur dem Beschäftigten, sondern auch seinen nicht bei demselben Arbeitgeber beschäftigten Familienangehörigen zur Verfügung gestellt wird, erhöhen sich die nach Absatz 1 anzusetzenden Werte je Familienangehörigen,

1. der das 18. Lebensjahr vollendet hat, um 100 Prozent,
2. der das 14., aber noch nicht das 18. Lebensjahr vollendet hat, um 80 Prozent,
3. der das 7., aber noch nicht das 14. Lebensjahr vollendet hat, um 40 Prozent und

4. der das 7. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, um 30 Prozent.

Zahlt der Arbeitnehmer einen Eigenanteil, wird somit die Verpflegung durch den Arbeitgeber im Betrieb verbilligt gewährt, ist der Differenzbetrag anzusetzen, der sich aus dem verbilligten Preis für die Mahlzeit und dem Sachbezugswert für eine kostenfreie Verpflegung ergibt.

9.3.3. Verbilligte Mahlzeiten durch Abgabe und Einlösen von Essensmarken

Im vorigen Kapitel sind wir davon ausgegangen, dass

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  • das Unternehmen eine eigene Betriebskantine unterhält,
  • dort an seine Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt Mahlzeiten ausgibt, die als geldwerter Vorteil gelten und somit
  • anteiliger Bestandteil des laufenden Arbeitsentgeltes sind.

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Erstellen wir für die Auszubildende Eva-Maria Müller deren Lohnabrechnung für den Monat Januar unter Berücksichtigung der Sachbezüge freie oder verbilligte Unterkunft (Wohnraum) und einer freien oder verbilligten Vollverpflegung am auswärtigen Ausbildungsort. Die Brutto-Nettolohnabrechnung in unserem Online-Seminar Lohn und Gehalt sieht dann folgendermaßen aus:

Eva-Maria Müller Ausbildungsvergütung mit Sachbezüge freie oder verbilligte Unterkunft (PDF)

Wir wollen jetzt der Frage nachgehen, wie zu verfahren ist, wenn es der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern ermöglicht, Mahlzeiten auch außer Haus in einem benachbarten Restaurant, einem Metzgerimbiss oder der Kantine z. B. der Kreisverwaltung einzunehmen, für die Essensmarken ausgegeben werden.

Als Höhe des Sachbezuges sind die Werte anzusetzen, die unter 9.3.2. genannt worden sind. Wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern die Einnahme verbilligter oder unentgeltlicher Mahlzeiten zusätzlich zum geschuldeten Arbeitsentgelt gewährt, kann er diese Zuwendung auch pauschal mit 25 % versteuern zuzuglich Solidaritätszuschlag bzw. pauschale Kirchensteuer. Dazu der Gesetzestext in Auszügen:

§ 40 EStG Pauschalierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen

(2) 1 Abweichend von Absatz 1 kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben, soweit er

1. arbeitstäglich Mahlzeiten im Betrieb an die Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt abgibt oder Barzuschüsse an ein anderes Unternehmen leistet, das arbeitstäglich Mahlzeiten an die Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt abgibt. Voraussetzung ist, dass die Mahlzeiten nicht als Lohnbestandteile vereinbart sind,

1a. oder auf seine Veranlassung ein Dritter den Arbeitnehmern anlässlich einer beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte Mahlzeiten zur Verfügung stellt, die nach § 8 Absatz 2 Satz 8 und 9 mit dem Sachbezugswert anzusetzen sind,

Folgende Voraussetzungen müssen jedoch nach R 8.1 Bewertung der Sachbezüge erfüllt sein:

Kantinenmahlzeiten und Essenmarken

(7) Für die Bewertung von Mahlzeiten, die arbeitstäglich an die Arbeitnehmer abgegeben werden, gilt Folgendes:

1. Mahlzeiten, die durch eine vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben werden, sind mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV zu bewerten. Abweichendes gilt nach § 8 Abs. 3 EStG nur dann, wenn die Mahlzeiten überwiegend nicht für die Arbeitnehmer zubereitet werden.

2. Mahlzeiten, die die Arbeitnehmer in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung erhalten, sind vorbehaltlich der Nummer 4 ebenfalls mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert zu bewerten, wenn der Arbeitgeber auf Grund vertraglicher Vereinbarung durch Barzuschüsse oder andere Leistungen an die die Mahlzeiten vertreibende Einrichtung, z. B. durch verbilligte Überlassung von Räumen, Energie oder Einrichtungsgegenständen, zur Verbilligung der Mahlzeiten beiträgt. Es ist nicht erforderlich, dass die Mahlzeiten im Rahmen eines Reihengeschäfts zunächst an den Arbeitgeber und danach von diesem an die Arbeitnehmer abgegeben werden.

3. In den Fällen der Nummern 1 und 2 ist ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen, wenn und soweit der vom Arbeitnehmer für eine Mahlzeit gezahlte Preis (einschl. Umsatzsteuer) den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert unterschreitet.

4. Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers im Falle der Nummer 2 aus Barzuschüssen in Form von Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks), die vom Arbeitgeber an die Arbeitnehmer verteilt und von einer Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung

(Annahmestelle) bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden, gilt Folgendes:
a) Es ist nicht die Essenmarke mit ihrem Verrechnungswert, sondern vorbehaltlich des Buchstaben b die Mahlzeit mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten, wenn
aa) tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind,
bb) für jede Mahlzeit lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen wird,

cc) der Verrechnungswert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt (in 2014 3,00 + 3,10 € = maximal 6,10 €) und
dd) die Essenmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.

Ganz bewusst haben wir an dieser Stelle des Online-Seminars den Gesetzestext bzw. die dazugehörige Richtlinie zitiert. Einmal, um zu zeigen, welche grundsätzlichen Möglichkeiten bestehen, ein vereinbartes Arbeitsentgelt auszugestalten, andererseits aber auch, um Sie, verehrte Leserinnen und Leser, mit einer Fachsprache zu konfrontieren, die ein Sachbearbeiter beherrschen bzw. “übersetzen” muss, wenn er sich dem Bereich der Lohn-und Gehaltsabrechnung nähern und diese entsprechend korrekt erstellen will.

Anhand zweier Beispiele nehmen wir zuerst die Berechnung der pauschalen Steuer vor, dann ertsellen wir für das Online-Seminar Lohn und Gehalt zur Verdeutlichung die entsprechenden Musterlohnabrechnungen.

9.3.3.1.1. Essensmarke mit einem Sachbezugswert unter 6,10 € (3,00 € + 3,10 €)

Leo Lohn erhält im Januar 2014 22 Essensmarken im Wert von jeweils 4,95 € für ein Mittagessen, einzulösen ohne eine eigene Zuzahlung im Hanauer Restaurant “Culina Bona”. Weil der Sachbezugswert der Essensmarke den Grenzwert von 6,10 € nicht überschreitet, kann der Arbeitgeber für die Berechnung der pauschalen Lohnsteuer in Höhe von 25 % von 3,00 € * 22 Essensmarken ausgehen, also von 66,00 €.

Lohnabrechnung Leo Lohn Januar 2014 mit Sachbezug Essensgeld (PDF)

9.3.3.1.2. Essensmarke mit einem Sachbezugswert über 6,10 € (3,00 € + 3,10 €)

Angenommen, das Restaurant “Culina Bona” hat zum 01. Januar 2014 den Wert für eine Essensmarken auf 7,10 € erhöht. In diesem Fall überschreitet der Verrechnungspreis der Essensmarke den Grenzwert von 6,10 €. Damit kann nicht mehr auf den Sachbezugswert von

3,00 € zurückgegriffen werden, es ist dann vom tatsächlichen Sachbezugswert der Essensmarke die pauschale Lohnsteuer von 25 % zu berechnen. Bezogen auf 22 Essensmarken sind demnach 156,20 € zu versteuern.

Leo Lohn Januar 2014 mit Sachbezug Essensmarke (PDF)

weiter: Firmenwagen zur dienstlichen und privaten Nutzung

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