Urlaubszeit ist die Zeit der Abwesenheitsnotizen und damit für viele E-Mail-Empfänger auch die Zeit der Belustigung, Verwirrung oder des Frusts. Häufig werden die kurzen Benachrichtigungen nämlich in letzter Minute achtlos formuliert und enthalten so nicht nur Rechtschreib- oder inhaltliche Fehler, sondern auch ungewollte versteckte Botschaften. Wenn Sie also auch in Zukunft einen guten Eindruck bei Ihren Vorgesetzten, Kollegen, Kunden & Co hinterlassen möchten, sollten Sie sich etwas mehr Zeit für die perfekte Abwesenheitsnotiz nehmen…

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Inhalt

1. Versteckte Botschaften in Ihrer Abwesenheitsnotiz
2. Die Abwesenheitsnotiz ist ein Muss
3. Den richtigen Zeitpunkt wählen
4. Die passende Formulierung für Ihre Abwesenheitsnotiz
5. Fazit zur Abwesenheitsnotiz

Versteckte Botschaften in Ihrer Abwesenheitsnotiz

Auch wenn es sich nur um wenige Sätze handelt, lässt sich aus einer Abwesenheitsnotiz eine Menge herauslesen – häufig sogar ungewollt. So stecken hinter folgenden Sätzen überraschende versteckte Botschaften:

1. Endlich Urlaub…

…und daher nichts weg. Im Urlaub ist die Arbeit unwichtig, die Kunden und Kollegen können warten:

„Ich bin bis 15. August im Urlaub.“

„Ich bin bis 3. Februar im Urlaub und lese meine E-Mails nur unregelmäßig.“

„Ich bin im Urlaub und ab dem 23. März wieder im Büro.“

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2. Freundlich, aber bestimmt

Etwas freundlicher und zugewandter wirkt da schon die Abwesenheitsnotiz:

„Ich bedanke mich herzlich für Ihre Nachricht und werde diese nach meinem Urlaub schnellstmöglich bearbeiten. Ab dem 7. Dezember bin ich zudem wieder persönlich für Sie zu erreichen.“

3. Zuvorkommendes Eigentor

Wer seinen Kunden beziehungsweise Kollegen noch etwas mehr entgegen kommen möchte, schreibt

„Ich bin vom 12. bis 21. Oktober im Urlaub und lese meine E-Mails nur gelegentlich. In dringenden Fällen erreichen Sie mich unter der Telefonnummer XXX.“

Hiermit geben Sie den Lesern die Freikarte, Sie in Ihrem Urlaub telefonisch zu kontaktieren und werden gewiss nicht viel Entspannung finden. Denn Sie wissen ja: Jedes Anliegen ist dringend! Wenn Sie sich noch etwas mehr für unverzichtbar halten, fügen Sie die Abwesenheitsnotiz gleich auch noch in Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Chinesisch und Russisch hinzu.

Die Abwesenheitsnotiz ist ein Muss

Sie sehen: Eine Abwesenheitsnotiz lässt viel Spielraum für Interpretationen und sendet ungewollte versteckte Botschaften. Gar keine Abwesenheitsnotiz zu senden hingegen, ist ebenso ein absolutes No-Go. So wundern sich Ihre Kunden oder Kollegen nämlich über die fehlende Rückmeldung, wissen nicht, ob ihre E-Mail überhaupt angekommen ist, wann eine Antwort zu erwarten ist oder wer in Ihrer Abwesenheit für ihre Anliegen zuständig ist. Eine Abwesenheitsnotiz ist daher ein absolutes Muss.

Den richtigen Zeitpunkt wählen

Die automatische Abwesenheitsnotiz setzt am ersten Tag Ihrer Abwesenheit ein und wird deaktiviert, sobald Sie wieder erreichbar sind. Vergessen Sie daher nicht, diese ein- und auszuschalten. Kündigen Sie Ihre Abwesenheit aber, wenn möglich, bereits ausreichend lange im Voraus an. Setzen Sie hierfür eine kurze Notiz in Ihre E-Mail Signatur, sodass sich Ihre Kommunikationspartner bereits darauf einstellen können. Empfehlenswert ist der Vorlauf im Zeitraum von ein bis zwei Monaten. Es reicht ein kurzer Hinweis:

„Achtung: Ich werde vom 11. Dezember bis 3. Januar im Winterurlaub und nicht erreichbar sein.“

Steht in dieser Zeitspanne ein Kollege als Vertretung bereit, können Sie zudem bereits die Kontaktdaten für den jeweiligen Ansprechpartner in die Notiz aufnehmen:

„Achtung: Ich werde vom 11. Dezember bis 3. Januar im Winterurlaub und nicht erreichbar sein. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Herr K. via E-Mail an XXX oder unter der Telefonnummer XXX.“

Die passende Formulierung für Ihre Abwesenheitsnotiz

Betreff

Anschließend geht es an das Verfassen Ihrer eigentlichen Abwesenheitsnotiz. Entscheiden Sie sich bereits im Voraus, ob Sie diese eher sympathisch, lustig oder schlicht professionell halten möchten. Formulieren Sie anschließend einen aussagekräftigen Betreff, der dem Leser direkt die wichtigsten Informationen liefert:

„FYI: Ich bin vom 12. Dezember bis 5. Januar im Urlaub.“

„Ich befinde mich im Mutterschaftsurlaub. Ihre Nachricht wird automatisch weitergeleitet“

„Ich melde mich ab dem 26. März wieder bei Ihnen“

Anrede

Nun wählen Sie eine passende Anrede, die Ihnen für alle möglichen Kommunikationspartner angemessen erscheint. Dies können sein:

„Guten Tag,“

„Herzlichen Dank für Ihre Nachricht,“

„Ein freundliches Hallo,“

„Guten Tag, Hello, Buenos Dias,“

„Sehr geehrte Damen und Herren,“

Inhalt

Versuchen Sie jetzt in wenigen Sätzen die wichtigsten Fragen Ihres Kommunikationspartners zu klären, zum Beispiel wie lange Sie weg sind, ob die E-Mail weitergeleitet wird und wer Ihre Vertretung übernimmt:

„herzlichen Dank für Ihre Kontaktaufnahme. Ich bin vom 26. Juli bis 14. August im Urlaub und beantworte Ihre E-Mail anschließend schnellstmöglich. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.“

„ich bedanke mich für Ihre Nachricht und hätte diese gerne umgehend beantwortet. Allerdings befinde ich mich gerade im Urlaub und bin erst ab dem 13. Mai wieder im Büro. Ich melde mich anschließend bei Ihnen. In dringenden Fällen können Sie derweil meine Kollegin Frau H. unter der Telefonnummer XXX erreichen.“

„lieben Dank für Ihre Nachricht. Gerade heute bin ich allerdings auf einem Außendiensttermin und bitte daher um Verständnis, dass Ihre E-Mail an meinen Kollegen Herrn F. weitergeleitet und nicht von mir persönlich bearbeitet wird. Er wird sich umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.“

Grußformel

Nun gilt es, sich angemessen von Ihrem Kommunikationspartner zu verabschieden. Gerne können Sie auch noch einmal darauf hinweisen, dass sich Ihre Antwort aufgrund der Masse an E-Mails auch nach Ihrem Urlaub um einige Tage verzögern könnte. Einige Beispiele für eine passende Grußformel wären:

„Ich bedanke mich für Ihre Geduld und versuche alle E-Mails nach meiner Rückkehr schnellstmöglich zu bearbeiten. Bis dahin wünsche ich Ihnen frohe Feiertage und sende herzliche Grüße“

„Herzlichen Dank für Ihr Verständnis und freundliche Grüße aus Berlin“

„Bitte geben Sie mir nach meiner Rückkehr einige Tage Zeit für die Bearbeitung der E-Mails. In dringenden Fällen erreichen Sie mich ab dem 6. September wieder telefonisch von 9-17 Uhr. Bis dahin verbleibe ich mit freundlichen Grüßen und wünsche sonnige Festtage“

Fazit zur Abwesenheitsnotiz

Die passende Abwesenheitsnotiz ist vielleicht nicht in einer Minute, dennoch aber sehr schnell formuliert. Achten Sie auf eine freundliche Ansprache, korrekte Rechtschreibung und geben Sie Ihrem Kommunikationspartner alle für ihn wichtigen Informationen. Lassen Sie diese anschließend von einer weiteren Person zur Korrektur lesen und vergessen Sie nicht, die Abwesenheitsnotiz rechtzeitig ein- beziehungsweise auszuschalten und eine eventuelle Weiterleitung einzurichten. Nun können Sie beruhigt in den Urlaub fahren…