Communication is key – vor allem im Arbeitsalltag. Die Richtige sorgt für einen produktiven Flow. Genauso kann eine schwierige, meist passive und „langsame“ Kommunikationsart den Arbeitsalltag deutlich erschweren. Wir fassen 5 praktische, frische und überraschend simple Kommunikationsstrategien zusammen, damit du schneller an dein Ziel kommst.
Du selbst kannst deine Kommunikationsart effektiver gestalten – unabhängig von anderen
Der Trailer des Disney-Animationsfilms „Zoomania“ ging 2016 viral und sorgte für laute Lacher: Zu sehen sind Faultier-Sachbearbeiter, die „laaangsam“ arbeiten. Sogar besonders geduldige Menschen würden bei diesem Tempo ihre Geduld höchstwahrscheinlich verlieren. Im Arbeitsalltag gibt es ebenfalls Kollegen, die mit angezogener Handbremse arbeiten und unsere Geduld auf die Probe stellen.
Aber: Sie sind nicht das eigentliche Problem. Und Schnelligkeit ist nicht unbedingt mit Effektivität gleichzusetzen. Dennoch hilft es, Methoden zu finden, die uns rasch an unser Ziel führen und Missverständnisse verhindern. Fangen wir also bei uns selbst an. Denn wer intelligente Kommunikation anwendet, fährt im Arbeitsleben definitiv besser. Ganz unabhängig vom Tempo der anderen.
Die Key Message lautet hierbei:
Erleichtere deinem Umfeld die Entscheidungen, indem du selbst effektive, klare und transparente Lösungen anbietest.
Wer den anderen das Leben erleichtert, ebnet auch für sich selbst einen unkomplizierten Weg für mehr Erfolgserlebnisse im Arbeitsalltag.
Diese 5 effektive Kommunikationsgewohnheiten bringen dich rasch an dein Ziel
1. Vermeide Missverständnisse, indem du Entscheidungen zusammenfasst
Im Team steht eine wichtige Besprechung an. Entscheidungen werden gefällt. Und danach geht jeder seiner Wege, macht Feierabend, schaltet ab. In den nächsten Tagen herrscht Chaos, denn: Kollegen haben wichtige Entscheidungen falsch interpretiert oder gar plötzlich „vergessen“.
Damit es nicht zu Missverständnissen und zeitraubenden Diskussionen kommt, hilft es, wichtige Entscheidungen direkt schriftlich zusammenzufassen – und einfach als E-Mail zu versenden. Der Vorteil: So wird sichergestellt, dass nicht jeder nach Belieben handelt, sich an Abmachungen hält und sich nicht willentlich zurückzieht.
Kommunikationsbeispiele für deine Reminder-E-Mail:
- „Ich fasse zusammen: Die Besprechung von heute hat ergeben, dass…“
- „Folgende Entscheidungen haben wir heute zusammen getroffen: …“
- „Hier kommt eine Liste mit der Zusammenfassung des heutigen Meetings.“
2. Visualisiere deine Ideen, damit Kollegen dich besser verstehen
Marken- und Kommunikationsexperte Prof. Dr. Adlmaier-Herbst ist der Auffassung: Menschen würden lieber „schauen“, und nicht unbedingt „lesen“. Mit der Wirkung von Bildern beschäftigt sich auch das Forschungsgebiet der Neuroästhetik. Es geht darum, wie etwa Farben, Formen oder akustische und visuelle Reize ästhetisch auf uns wirken.
Forscher der Justus-Liebig-Universität Gießen heben in ihrer psychologischen Forschungsarbeit hervor, dass etwa 60 Prozent unserer Großhirnrinde daran beteiligt ist, visuelle Reize zu verarbeiten. Texte und Sprache verarbeiten wir wesentlich langsamer – und auch nicht so gerne wie Bilder. Wenn du zum Beispiel überlegst, ob das neue Layout bestimmte Formen oder Farben haben sollte, sprich oder schreibe nicht nur darüber. Zeige den anderen die konkreten Optionen, damit sie die Bilder vor Augen haben. So überzeugst du sie von deinen eigenen Ideen. Gemäß dem Motto: „Zeigen – und nicht erzählen“.
3. Vermeide nervige Formatprobleme
Kommuniziere immer auch mit PDF-Dateien. Klingt schräg, ist aber wichtig: Im Arbeitsalltag nutzen wir meist unterschiedliche Formatierungen und gehen davon aus, dass unsere Kollegen den Inhalt einer Datei – auch wenn sie gerade unterwegs sind und andere Geräte nutzen – schon rechtzeitig studieren.
Der Gedankengang ist nicht unbedingt hilfreich. Denn nicht alle Formate lassen sich auf Smartphone, Tablet und Co. gleichermaßen öffnen. Oder anders gesagt: Der Inhalt wird nicht immer gleich angezeigt. Bei PDF-Dateien ist das anders. Sie werden auf unseren hochmodernen Geräten, die manchmal etwas eigenwillig sind, immer gleich angezeigt. Erhöhe so die Chance, eine schnellere Rückmeldung zu bekommen und ein Projekt rasch abzuschließen.
4. Beteilige deine Kollegen an deine Denk- und Überarbeitungsprozesse
Es kann unendlich nervig sein: Wenn wir wiederholt Korrekturschleifen durchleben, etwa bei einem Dokument, verlieren wir irgendwann die Geduld.
Es gibt jedoch eine effektive Art, Korrekturen unmissverständlich zu kommunizieren, den Prozess zu beschleunigen und auch deinen Kollegen die Arbeit zu erleichtern: Damit alles etwas schneller geht, hilft es, Änderungen direkt anzumerken. Schriftlich, mit einer anderen Farbe als der Ursprungstext.
Clevere Textverarbeitungsprogramme erleichtern uns diesen Prozess heute. So legst du deinen Kollegen nicht erneut ein 15-seitiges Dokument zum Durchlesen vor. Sondern verweist direkt auf die Stellen, die du überarbeitet hast. Das hat noch einen Vorteil: Deine Kollegen werden dankbar für deine intelligente Vorgehensweise sein und machen es dir womöglich nach.
Tipp: Vergiss nicht, ggf. auf Quellen zu verweisen und sie direkt hinzuzufügen, wenn du diese ohnehin parat hast. Damit entfällt die zusätzliche Recherche, die den Arbeits- und Abnahmeprozess andernfalls zusätzlich verlängert. Und das muss nicht sein.
5. Persönlich ist immer besser als gedrosselte E-Mail-Kommunikation
Hast du in letzter Zeit mal darüber nachgedacht, deine Kollegen zu einem persönlichen Treffen einzuladen, um ein Arbeitsprojekt zu besprechen? Face-to-face ist heute eher rar. Denn wir setzten auf digitale Kommunikation. E-Mail-Konversationen ziehen sich aber oft in die Länge. Und nicht selten sitzt am anderen Ende ein frustrierter Kollege oder eine unzufriedene Kollegin: Er schreibt, sie antwortet. Er leitet weiter. Der andere Kollege überliest die Nachricht. Sie wird sauer, verliert die Geduld und schreibt eine böse Nachricht, dass die Deadline naht und eine wichtige Info fehlt.
Ein Szenario, das wir in anderer Variation aus unserem Arbeitsalltag gut kennen. Besser: Wenn ein anspruchsvolles Projekt ansteht, ist ein persönliches Meeting optimaler. E-Mails sollten in diesen speziellen Fällen lediglich die Ultimo Ratio sein, wenn eine andere Kommunikationsart gerade nicht möglich ist.
Wichtig: In anderen Fällen kann eine E-Mail sogar die effektivere Methode sein – zum Beispiel, wenn es um konkrete Daten geht, die deine Kollegen benötigen. Dann nicht zum Hörer greifen, sondern direkt als Datei mailen.
Effektive Kommunikationsmethoden – wir fassen zusammen
Was deutlich wird: Wir können uns das Arbeitsleben um einiges erleichtern, wenn wir unsere eigene Kommunikationsart nicht davon abhängig machen, wie andere ihre Strategien gestalten. Klar ist, dass uns die eine oder andere Situation immer auf die Palme bringen wird, weil es nicht schnell, gründlich oder effektiv genug geht. Über langsame, demotivierte oder passive Kollegen haben wir keine direkte Kontrolle. Effektive Kommunikationsmethoden haben aber mindestens 3 Vorteile, die auch unser Umfeld indirekt oder direkt beeinflussen:
- Du kommst schneller an deine eigenen Ziele.
- Du freust dich auf die Arbeit, weil die Kommunikation mit Kollegen unkomplizierter wird.
- Du motivierst möglicherweise andere dazu, auf ähnliche Strategien zu setzen. Denn wer Erfolg, Lässigkeit und Zufriedenheit ausstrahlt, wird schnell Nachahmer finden.
Zusammenfassend heißt das: Sei dein eigenes Kommunikationsvorbild. Die passive Schiene fahren, das war gestern. Erleichtere dir selbst und deinen Kollegen den Arbeitsalltag, indem du auf clevere Strategien setzt, die für eine schnelle und konstruktive Entscheidungsfindung sorgen. Ob du jetzt PDF-Dateien für dich entdeckst, ein neues Textverarbeitungsprogramm nutzt oder die Kollegen häufiger anrufst, statt eine E-Mail zu verfassen – das ist ganz dir überlassen.
Bildnachweis: Martin Barraud/istockphoto.com
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