Dokumentationspflichten, Berichtspflichten, Betriebsbeauftragte, Genehmigungsverfahren – der bürokratische Alltag deutscher Unternehmen wird aufwendiger, nicht leichter. Das Regelwerk wächst schneller, als die Wirtschaft es bewältigen kann. Und das hat seinen Preis.
Das Wichtigste in Kürze
- Mehr Bürokratie: 80 % der Unternehmen berichten von wachsendem Bürokratieaufwand, 73 % mussten dafür zusätzliche Stellen schaffen. Hauptgrund: immer komplexere Gesetze und mehr Regulierung.
- Wirtschaft fordert Entlastung: Über 90 % der Betriebe wünschen sich schlankere EU-Vorgaben und eine zentral organisierte digitale Verwaltung.
- Deutschland im EU-Mittelfeld: In zehn Ländern ist der Bürokratieanteil höher, in Tschechien sogar bei rund 50 %. Zudem empfinden 70 % der Firmen Verwaltungsverfahren als zu langsam.
Eine neue repräsentative Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) belegt: Fast 80 Prozent der deutschen Unternehmen berichten von gestiegenem Bürokratieaufwand. Die Frage ist längst nicht mehr, ob das Problem existiert, sondern wie es sich endlich lösen lässt.
Was die IW-Studie zeigt
Im Herbst 2025 hat das IW mehr als 1.000 Betriebe befragt, wie sich der Aufwand für die Erfüllung gesetzlicher Berichts- und Dokumentationspflichten in den vergangenen drei Jahren entwickelt hat. Das Ergebnis: Rund 80 Prozent sehen einen Anstieg, mehr als die Hälfte spricht von einem deutlichen. Nur 1,5 Prozent berichten von einer gesunkenen Belastung.
Die Belastung steigt mit der Unternehmensgröße. Bei Firmen mit weniger als 50 Beschäftigten beklagen 54 Prozent einen spürbaren Zuwachs. Bei Großunternehmen ab 250 Mitarbeitern sind es fast 78 Prozent.
Schon gewusst? Fast 73 Prozent der Unternehmen ab 250 Beschäftigten mussten in den vergangenen drei Jahren neue Stellen schaffen – allein um den bürokratischen Anforderungen gerecht zu werden. Hochgerechnet auf die gesamte Wirtschaft bedeutet das laut einer IAB-Studie rund 325.000 zusätzliche Arbeitskräfte, die nicht in Wertschöpfung investiert werden, sondern in Compliance.
Die zwei größten Bürokratietreiber
Fast 90 Prozent der befragten Unternehmen nennen an erster Stelle die wachsende Komplexität der Gesetze und Verordnungen als Haupttreiber. Kaum dahinter rangiert die schiere Menge: Allein in der Bundesgesetzgebung gibt es inzwischen rund 100.000 zu befolgende Einzelregelungen – ber ein Fünftel mehr als noch 2010.
Hinzu kommen wachsende Berichtspflichten aus dem EU-Recht, etwa im Bereich Klimaschutz, Lieferketten und Corporate Social Responsibility. Viele Unternehmen empfinden dabei besonders schmerzhaft, dass Deutschland die europäischen Vorgaben häufig noch übererfüllt – ein Phänomen, das Experten als „Goldplating“ bezeichnen. Fast zwei Drittel der Befragten bestätigen diese Tendenz.
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Übrigens: Auch die Häufigkeit von Gesetzesänderungen belastet die Betriebe erheblich. Fast 70 Prozent nennen den Turnus, in dem Vorschriften angepasst oder neu erlassen werden, als relevanten Belastungsfaktor.
Deutschland im EU-Mittelfeld – aber das beruhigt kaum
Dabei ist Deutschland beim Thema Bürokratie nicht einmal der schlimmste Fall in Europa. Laut einer aktuellen Eurobarometer-Umfrage unter kleinen und mittleren Unternehmen, ausgewertet von Statista (Juli 2025), geben 28 Prozent der deutschen KMU an, dass regulatorische Hürden und Verwaltungsaufwand ihr größtes Problem sind. Im EU-Vergleich ist das Mittelfeld – in zehn Ländern ist der Anteil höher, in Tschechien sogar bei 50 Prozent.
Zum Vergleich: In den USA liegt der Wert bei 11 Prozent, in Japan bei 9 Prozent. Das kann aber kein Trost sein. Denn Deutschland konkurriert wirtschaftlich nicht nur mit EU-Nachbarn, sondern mit den USA und Japan. Und genau dort ist Bürokratie als Hemmnis fast dreimal seltener ein Thema.
Behörden: Zu langsam, zu zögerlich, zu überlastet?
Das Bild, das die befragten Unternehmen von deutschen Behörden zeichnen, ist ernüchternd. Rund 70 Prozent halten Verwaltungsverfahren für zu langsam, gut 60 Prozent sagen, vorhandene Ermessensspielräume würden nicht ausreichend genutzt. Etwa jedes zweite Unternehmen bemängelt fehlende Kapazitäten bei der Antragsbearbeitung.
Besonders brisant: Über 54 Prozent der Befragten zweifeln an der fachlichen Expertise der zuständigen Behördenmitarbeiter. Hohe Verwaltungsqualität war über Jahrzehnte einer der wenigen Standortvorteile, mit denen Deutschland seine hohen Kosten in Energie, Steuern und Lohnnebenkosten teilweise kompensieren konnte. Dieser Vorteil erodiert gerade sichtbar.
Zwei Drittel der Unternehmen beklagen außerdem, dass Nachfragen durch Behörden ähnlich viel Aufwand verursachen wie die ursprüngliche Erstellung der Unterlagen.
IW-Bürokratieexperte Dr. Klaus-Heiner Röhl formuliert, was daraus folgen muss:
„Statt immer detaillierter zu regulieren, muss die Politik den Unternehmen mehr Vertrauen schenken und Verwaltungsmitarbeitern Entscheidungsspielräume geben.“
Was die Wirtschaft fordert – und was sie anzubieten hat
Die befragten Unternehmen wurden nicht nur nach Problemen gefragt, sondern auch nach Lösungen – und die Antworten sind in ihrer Eindeutigkeit bemerkenswert.
Mehr als 90 Prozent sprechen sich für schlankere EU-Vorgaben aus. Das ist keine blinde Brüssel-Skepsis, sondern eine direkte Reaktion auf die in den vergangenen Jahren massiv gewachsene Regulierungsflut. Seit dem Start des „Green Deals“ haben CSR-Pflichten, Lieferkettenregulierungen und Nachhaltigkeitsberichte den Compliance-Aufwand erheblich erhöht.
Rund drei Viertel der Unternehmen plädieren für eine zentral organisierte digitale Verwaltung – eine Art Cloud, in der Unternehmensdaten einmalig hinterlegt und von verschiedenen Behörden abgerufen werden können, anstatt dieselben Informationen immer wieder in unterschiedlichen Formaten einzureichen. Rund 84 Prozent befürworten zudem außergerichtliche Einigungsverfahren als Alternative zum langen und oftmals teuren Klageweg.
Und: Eine klare Mehrheit wäre bereit, im Gegenzug zu weniger Detailregelungen strengere Haftungsregeln zu akzeptieren – also mehr Eigenverantwortung zu übernehmen.
Vertrauen statt Vorschriften – ein Kulturwandel
Die Unternehmensbefragung macht eines besonders deutlich: Deutschland hat sich in ein Geflecht aus Detailregelungen manövriert, das Absicherung verspricht, aber vor allem eines produziert – Stillstand.
Rund zwei Drittel der befragten Betriebe glauben, dass ein spürbarer bis großer Teil der Gesetze der vergangenen zehn Jahre durch Selbstverpflichtungen der Unternehmen hätte ersetzt werden können. Besonders ausgeprägt ist diese Bereitschaft bei Großunternehmen: Dort sehen fast 77 Prozent einen entsprechenden Spielraum. Röhl zieht daraus eine klare Schlussfolgerung:
„Mit einer digitalen Verwaltung und enger föderaler Zusammenarbeit können die Behörden das Zuständigkeitswirrwarr beenden.“
Das setzt voraus, dass der Bund klarere Digitalkompetenzen gegenüber den Ländern bekommt – und dass das neue Bundesministerium für Digitalisierung und Staatsmodernisierung nicht in Ankündigungen stecken bleibt. Im Koalitionsvertrag hat die Bundesregierung einen Bürokratieabbau von 25 Prozent versprochen. Nach aktuellem Stand der beschlossenen Maßnahmen ist davon aber leider wenig zu sehen.
Nachgefragt: Spürst du in deinem Unternehmen ebenfalls eine wachsende Bürokratielast – und welche Maßnahme würde dir am meisten helfen? Schreib uns gern.
