Mit ausscheidenden Kollegen halten Unternehmen es gerne kurz und schmerzlos. Ein Fehler – denn das Offboarding ist manchmal ebenso wichtig wie das Onboarding.

Mit einer cleveren Onboarding-Strategie heißen Arbeitgeber ihre neuen Teammitglieder willkommen. Neuankömmlinge erfahren, was sie erwartet, wie es um die Unternehmenskultur steht und welche Aufgaben auf sie zukommen. Sie werden als wertvolles Mitglied in das Team integriert. Kleine Events, etwa ein gemeinsames Essen oder Teamspiele, runden alles ab. Das Onboarding kann sich über mehrere Monate erstrecken.

Anders sieht es beim Abschied von Mitarbeitern aus – zumindest in den Unternehmen, in denen der Austritt ungeordnet verläuft: Formalitäten klären, die letzten Tage abarbeiten, Sachen packen, vielleicht eine kleine Abschiedsrunde. Tschüss. Kurz und schmerzlos.

Deshalb ist der Offboarding-Prozess wichtig

Ein durchdachtes Exit-Management und die Vorbereitung des Abschieds von Kollegen, die nur kurz oder länger im Team waren, können fast genauso wichtig wie das Onboarding von neuen Mitarbeitern sein. Aus folgenden Gründen sollten Unternehmen und Arbeitgeber an einem starken Offboarding-Konzept arbeiten:

1. Rechtsstreitigkeiten vorbeugen

Wurde ein Austrittsgespräch geführt und das Arbeitszeugnis persönlich überreicht und besprochen? Falls nicht, sollten Arbeitgeber sich Gedanken darüber machen. Sofern die Kündigung beispielsweise betriebsbedingt, verhaltensbedingt oder personenbedingt erfolgte, sind ausscheidende Mitarbeiter zumeist nicht immer gut auf den Ex-Arbeitgeber anzusprechen. Möglicherweise werden sie sich die Umstände ganz genau anschauen, sich rechtlichen Beistand holen oder Fehler im Arbeitszeugnis anprangern wollen.

Um Rechtsstreitigkeiten und Konflikte zu verhindern, ist es deshalb essenziell, sich Zeit für einen durchdachten Offboarding-Prozess zu nehmen, Dokumente gründlich zu prüfen und mit dem ausscheidenden Mitarbeiter zu kommunizieren. Zumal die Angelegenheit für Betroffene oft emotional ist, weil sie um ihre Existenz fürchten, einen Neuanfang finden müssen und sich vielleicht etwas hilflos oder ungerecht behandelt fühlen.

2. Imageschaden verhindern

Das Image eines Unternehmens ist heute wichtiger denn je, um potenzielle Arbeitnehmer für sich zu gewinnen. Hinterlassen Ex-Mitarbeiter ein vernichtendes Urteil auf einer Arbeitgeberbewertungsplattform, kann das gravierende Folgen haben. Möglicherweise springen Bewerber noch mitten im Bewerbungsprozess ab, weil sie verunsichert sind.

Um einen Imageschaden rechtzeitig zu verhindern, sollten Arbeitgeber deshalb alles daran setzen, bestehende Konflikte noch vor dem Ausscheiden eines Mitarbeiters zu lösen. Klärende Gespräche, Kompromisse und Einfühlungsvermögen sind gefragt.

3. Chancen für eine Rückkehr der Fachkraft erhöhen

Eine wichtige Fachkraft hat sich eigenständig dazu entschieden, das Unternehmen zu verlassen? Auch jetzt kommt es auf ein gutes Offboarding an: Der Betrieb verliert eine bedeutende Ressource. Die Übergabe von laufenden Projekten sollte geordnet und strukturiert erfolgen, um diese nicht zu gefährden. Es gilt, auf Deadlines, mögliche Schwierigkeiten und die Einarbeitung von neuen Teammitgliedern in das Aufgabenfeld zu achten.

Existiert keine entsprechende Offboarding-Strategie, müssen Unternehmen oft einbüßen. Denn ausscheidende und wichtige Mitarbeiter können meist nicht sofort ersetzt werden. Die gute Nachricht ist, dass diese Mitarbeiter manchmal auch zurückkehren. Voraussetzung ist, dass sie den Ex-Arbeitgeber gut in Erinnerung haben. Für einen guten letzten Eindruck kann das Offboarding also sorgen.

4. Würdigung und Wertschätzung von ausscheidenden Mitarbeitern

Vor allem Mitarbeiter, die das Unternehmen aufgrund des Renteneintritts verlassen, sollten gewürdigt werden und den Abschied in guter Erinnerung behalten. Es ist Aufgabe des Arbeitgebers, diese mit Wertschätzung in den Ruhestand zu begleiten und die Übergangsphase so strukturiert und leicht wie möglich zu gestalten.

Auch nach dem Ausscheiden der Mitarbeiter können diese – beispielsweise in einer Trainertätigkeit, als Mentoren oder Botschafter – Teil des Unternehmens bleiben. Unabhängig davon geht ein wichtiger Lebensabschnitt zu Ende und der Lebensabend beginnt, was ebenfalls schwierig sein kann. Deshalb ist ein gutes Exit-Management sinnvoll.

Was macht ein gutes Offboarding aus?

Ob Austrittsgespräch, das Aushändigen von Unterlagen oder der offizielle Abschied: Führungskräfte und Personalabteilung sind gefragt, wenn es um die Vorbereitung des Offboardings geht. Ein gutes Exit-Managament zeichnet sich vor allem durch ein geordnetes Vorgehen aus – denn ausscheidende Kollegen sollten nicht unter dem Chaos des Unternehmens leiden müssen, wenn ihr Abschied bevorsteht.

Es gilt, folgende Punkte zu berücksichtigen:

1. Austrittsgespräch vorbereiten und führen

Sofern Arbeitnehmer selbst kündigen, kann das Austrittsgespräch genutzt werden, um die Beweggründe zu erfahren. Arbeitgeber profitieren davon: Sie können analysieren, ob es zum Beispiel Punkte gibt, die sie optimieren können, um das Unternehmen für potenzielle Arbeitnehmer attraktiver zu machen.

Wurde ein Arbeitnehmer hingegen gekündigt, ist es wichtig, die Gründe hierfür genau darzulegen und offene Fragen zu klären. Das Austrittsgespräch sollte gut vorbereitet sein: Für Beschäftigte, die ihre Stelle verlieren, ist es eine emotionale Angelegenheit – und sie benötigen Antworten auf ihre Fragen, um die Entscheidung nachvollziehen zu können.

2. Formalitäten regeln

Ob Neubesetzung und Einarbeitung, die Rückgabe von Arbeitsmitteln oder das technische Offboarding in Bezug auf Zugriffsrechte: Es gibt viele Formalitäten zu erledigen – und diese sollten in einem guten Offboarding-Prozess stets geordnet ablaufen. Wichtige Punkte:

  • Persönliche Daten von ausscheidenden Beschäftigten müssen gemäß DSGVO – und unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsrechte – gelöscht werden.
  • Sämtliche technische Ausstattung (Smartphone, Laptops, Tablets etc.) geht an den Arbeitgeber zurück.
  • Unternehmen sollten sicherstellen, dass ausscheidende Arbeitnehmer ihre Schlüssel abgeben (für Büroräume, Lager, Garage, sämtliche dem Betrieb zugehörigen Räumlichkeiten).

3. Unterlagen für den Arbeitnehmer (zum Beispiel ein Arbeitszeugnis) fertigstellen

Ob einfaches Arbeitszeugnis oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis: Unternehmen sollten sich rechtzeitig darum kümmern, alle für den Arbeitnehmer relevanten und von ihm beantragten Dokumente zur Verfügung zu stellen. Ein gutes Offboarding zeichnet sich auch dadurch aus, dass Ex-Arbeitnehmer nicht wochenlang hinter ihren Unterlagen hinterherrennen oder -telefonieren müssen.

Übrigens: Arbeitgeber können sich wahlweise als Referenz zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet, dass ein Ex-Arbeitnehmer auf den ehemaligen Chef oder die ehemalige Chefin verweisen kann, etwa in der Bewerbung. So haben neue Arbeitgeber die Chance, sich über einen Bewerber zu erkundigen. Auch das ist eine Geste, die zu einem guten Exit-Management dazugehören kann.

Der Abschied: Gute Vorbereitung ist Pflicht

Das Offboarding kann ein längerer Prozess sein – doch der letzte Schritt ist meist besonders bedeutend: Es geht um den finalen Abschied des Mitarbeiters. Eine starke Abschiedskultur im Unternehmen zeichnet sich durch Individualität aus. Das bedeutet, dass bald ausscheidende Arbeitnehmer nicht einfach als „Nummer“, sondern als wertvoller Teil des Unternehmens verabschiedet werden. Länge und Aufwand einer Mitarbeiterverabschiedung können manchmal – zum Beispiel je nach Dauer der Zugehörigkeit – variieren. Denn es ist ein Unterschied, ob jemand nur sechs Monate oder 25 Jahre in einem Unternehmen tätig war.

Tipp: Damit der Schuss nicht nach hinten losgeht, lohnt es sich, Erfolgsgeschichten und Anekdoten, die zum Abschiedsprogramm gehören, mit Kollegen abzustimmen, die den jeweiligen Mitarbeitenden gut kennen. Groll, Konflikte und Negativität gehören nicht zu einer Mitarbeiterverabschiedung dazu. Sollte es Gesprächsbedarf geben, gilt es, die entsprechende Unterhaltung schon vorher mit dem Mitarbeiter zu führen und nicht erst am letzten Tag.

Übrigens: Das Offboarding ist eine Gelegenheit für das Unternehmen, die eigenen Werte zu „beweisen“. Spiegelt sich die Unternehmenskultur auch im Abschied? Werden Mitarbeitende tatsächlich beständig wertschätzend behandelt – oder endet die Geschichte, wenn sie zwar noch für das Unternehmen tätig sind, ihre Zukunft aber woanders sehen? Vor allem Führungskräfte haben nun die Gelegenheit, ihre Dankbarkeit auszudrücken. Dennoch beachten: Es geht um einen bestimmten Kollegen – nicht um die Selbstinszenierung des Chefs. Dieser kann also ruhig etwas in den Hintergrund rücken, während der betreffende Mitarbeiter ordentlich und mit Würde verabschiedet wird.

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