Die Bewerbung per E-Mail wird im Zeitalter der Digitalisierung von vielen Personalern und Unternehmen bevorzugt. Genau wie bei einer Bewerbungsmappe per Post sind der erste Eindruck und ein stimmiges Gesamtbild ausschlaggebend. Auf folgende Punkte solltest du deshalb unbedingt achten.

Das Anschreiben

Empfänger von Bewerbungen sind in der Regel geübte Personaler, die auch zwischen den Zeilen lesen können. Die Versandart der Bewerbung spielt dabei keine Rolle: Das Anschreiben ist und bleibt ein förmlicher Brief, der darüber entscheidet, ob die Bewerbung in der engeren Auswahl oder im Ausschuss landet.

Das Schreiben sollte so erstellt werden, dass es jederzeit auch per Post versendet werden könnte. Eine E-Mail ist letztendlich nichts anderes: Ein Brief, der elektronisch verschickt wird.

  1. In das Anschreiben gehört oben rechts Deine Adresse – das geht am besten in einer Kopfzeile.
  2. Links im oberen ersten Drittel des DIN A 4 Blattes befindet sich die Empfänger-Adresse, am besten mit einem konkreten Ansprechpartner.
  3. Rechtsbündig steht das Datum.
  4. Es folgt die Zeile mit der Angabe, um was es sich bei Deinem Schreiben handelt, z.B. „Bewerbung für einen Ausbildungsplatz als Tischler.“ Sind Angaben im Gesuch enthalten wie eine Stellen-Nummer, ein Standort oder eine Filiale, sind diese dort aufzuführen.
  5. Danach kann es losgehen mit der persönlichen Anrede „Sehr geehrter… Sehr geehrte…“ Dass Schreibfehler ein absolutes Tabu sind, muss wohl kaum erwähnt werden.

Im eigentlichen Text geht es darum, sich selbst und die eigene Motivation für die Bewerbung zu präsentieren. Der Inhalt sollte authentisch sein und zum Verfasser passen. Fremdschreiber oder aus dem Internet kopierte Texte fliegen schnell auf. Auch beim Erstellen eigener Inhalte sollte die Copy-And-Paste-Funktion mit Vorsicht verwendet werden.

Eine Bewerbung als Rechtsanwaltsfachangestellte ist überflüssig, wenn im Anschreiben steht „gerne überzeuge ich Sie von meinen Fähigkeiten als Zahnarzthelferin.“

Das Anschreiben sollte einen Einblick geben, warum gerade diese Stelle für Dich richtig ist. Dabei können auch Aktivitäten erwähnt werden, die vielleicht nicht auf den ersten Blick mit dem Job zu tun haben, aber durchaus auf eine bestimmte Persönlichkeit schließen lassen. Dazu gehören ehrenamtliches Engagement, Interesse an Literatur, kreative Kindergeburtstagseinladungen, Teamgeist im Sport… Es geht hierbei weniger um die Fakten als um die Schlussfolgerung, die sich daraus ziehen lässt.

Nach der förmlichen Grußformel ist eine digitale Unterschrift Pflicht.

Unterschrift

Auch bei einer Bewerbung per Mail darf die handschriftliche Unterschrift unter dem Anschreiben nicht fehlen. Dazu kann ganz herkömmlich auf einem weißen Blatt Papier unterschrieben werden. Das Blatt wird eingescannt und die Unterschrift zum Beispiel mit dem Snipping Tool ausgeschnitten und gespeichert. Die so entstandene Datei kann ganz einfach in das Schreiben eingefügt werden. Eine andere Möglichkeit ist, die eigene Unterschrift zu fotografieren und diese Datei zu nutzen.

Lebenslauf

Auch der Lebenslauf ist zunächst ein einzelnes Dokument auf bestenfalls einer DIN A 4-Seite. Entscheidend sind die chronologische Ordnung in Rubriken und lückenlose Vollständigkeit. Der Aufbau sieht folgendermaßen aus:

1. Angaben zur Person, Anschrift und Kontaktdaten
2. Foto (optional)
3. Rubriken, die in sich chronologisch geordnet sind
4. Besonderheiten / Zusatzqualifikationen

Ein Foto muss nicht zwingend eingefügt werden. Dennoch kommen professionell gemachte Fotos gut an, denn sie können einen positiven Eindruck verstärken. Bei der Entscheidung, ob ein Foto eingefügt wird, sollte im Hinterkopf klar sein, dass der Personaler sich auch im Internet helfen kann: Auch Google und facebook liefern Bildmaterial.

Der Lebenslauf bietet Gelegenheit, auf besondere Fähigkeiten einzugehen: Spezielle Hobbies oder zusätzlich abgelegte Prüfungen können in einem gesonderten Punkt aufgeführt werden.

Lese-Tipp: Warum Hobbys uns attraktiv und erfolgreich machen

Optional kann ein Deckblatt vor dem Lebenslauf eingefügt werden; in manchen Fällen werden ergänzende Unterlagen wie ein Persönlichkeitsprofil oder Abbildungen von Arbeitsproben sinnvoll ergänzt.

Bei der Gestaltung ist auf Details zu achten: Ist die Schriftart die gleiche wie in der Bewerbung, sind die Tabulatoren immer gleich gesetzt? Ist die Seite übersichtlich und anschaulich gestaltet? Dabei sind natürlich die Anforderungen unterschiedlich: Von einem Marketingprofi wird sicher mehr erwartet als von einem Bewerber für eine Ausbildung in einem handwerklichen Beruf.

Der Lebenslauf wird ebenso wie die Bewerbung mit einer digitalen Unterschrift versehen.

Anlagen

Alles, was im Lebenslauf erwähnt wird, sollte dokumentiert werden. Bestenfalls gibt es zu jeder schulischen oder beruflichen Station einen Nachweis in Form eines Zeugnisses. Die Anlagen werden so geordnet, wie im Lebenslauf erwähnt. Es macht Sinn, die Anlagen zusammen zu scannen und als ein einziges Dokument zu speichern.

Das ist nun das Paket, das versandt wird: Anschreiben • Lebenslauf • Anlagen

Optimal ist natürlich, alle Elemente in einer einzigen PDF-Datei zusammenzufassen. Sollte das Schwierigkeiten bereiten, ist auch der Versand von Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen als drei Einzel-Elemente erlaubt.

Ordnung halten: Sinnvolles Speichern

In der Regel ist es bei der Jobsuche mit einer einzigen Bewerbung nicht getan, so dass die Bewerbungsunterlagen mehrfach verwendet werden müssen – abgesehen vom Anschreiben natürlich.

Es ist ratsam, für jede Bewerbung einen eigenen Ordner mit dem Namen der Firma anzulegen und alle zugehörigen Elemente dort zu sammeln – eben wie bei einer Bewerbungsmappe in Papierform auch. Das vereinfacht beim Versand per Mail die Suche nach den richtigen Dateien und verhindert, dass versehentlich falsche Anhänge in die Mail geraten.

Alle erstellten Dokumente sollten als Word und parallel als PDF-Dokument gespeichert und mit einer eindeutigen Bezeichnung versehen werden. Diese muss für den Versender ebenso wie für den Empfänger klar und sinnvoll sein, z.B. „Bewerbung_Tischler_MaxMuster.“ Die Berufsbezeichnung ist deshalb wichtig, weil davon auszugehen ist, dass der Personaler am anderen Ende Bewerbungen für mehrere Stellen gleichzeitig bekommt.

Da die meisten Mail-Programme die Anlagen für den Versand alphabetisch ordnen, ist eine zusätzliche Kennzeichnung möglich: Nummern oder Buchstaben helfen, die Anlagen in der richtigen Reihenfolge zu präsentieren. „A_Bewerbung_Tischler_MaxMuster“ und „B_Lebenslauf_MaxMuster“.

Es scheint für den Absender seltsam, den eigenen Namen einzufügen, doch aus Empfängersicht macht nur das Sinn. Für die eigene Ordnung ist der Firmenordner maßgeblich; in welcher Firma der Empfänger arbeitet, ist ihm in der Regel klar.

Versand per Mail

Jetzt geht es an die elektronische Post, die E-Mail. Ganz wichtig: Die Adressen des Senders und Empfängers.

Sender

Für die Korrespondenz mit Geschäftspartnern oder potentiellen Arbeitgebern ist als Absender unbedingt eine E-Mail-Adresse mit dem eigenen Klarnamen erforderlich. Spitznamen oder Jahresangaben, die auf den Geburtsjahrgang schließen lassen, sind tabu; Abkürzungen des Vornamens sind legitim.

Empfänger

Bei der Empfänger-E-Mail-Adresse ist es optimal, einen konkreten Ansprechpartner zu haben. Häufig nutzen Firmen eine „bewerbung[at]“-Adresse, auf die verschiedene Personen Zugriff haben. Die Anrede in der Bewerbungsmail muss abgestimmt sein mit der Anrede im Anschreiben. Sollte kein konkreter Ansprechpartner genannt sein, greift in den meisten Fällen noch immer das klassische „Sehr geehrte Damen und Herren.“

Betreff

In die Betreffzeile der Mail gehört das Pendant zur Betreffzeile im Anschreiben: „Bewerbung als Einzelhandelskauffrau, Ihre Stellen-ID 100.05“, ggf. ergänzend die Quelle, aus der die Stellenanzeige stammt.

Anschreiben

Auch, wenn der eigentliche Brief als Anlage verschickt wird, ist die Mail doch ein Anschreiben und muss entsprechend gestaltet werden. Dies ist der allererste Kontakt mit dem potentiellen Arbeitgeber, entsprechend Mühe sollte dahinterstecken.

Es gilt wie überall: Kein Copy And Paste, eine korrekte und passende Anrede und ein auf die Bewerbung abgestimmter Text. An dieser Stelle kann und sollte der Text eher kurz sein: Er ist als Hinweis auf die Anlagen zu verstehen. Hat es telefonischen Kontakt im Vorfeld gegeben, kannst Du diese aufgreifen.

Sehr geehrte Frau Müller,

wie bereits telefonisch besprochen, sende ich Ihnen anliegend meine Bewerbung als Elektriker.
Wie Sie meinen Unterlagen entnehmen können, habe ich in schon vielseitige Erfahrungen sammeln können.
Ich freue mich, von Ihnen zu hören /Auf Ihre Rückmeldung freue ich mich / Sehr gerne höre ich bald von Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen
Max Muster

Signatur

Unter dem E-Mail-Text macht es Sinn, eine kurze Signatur mit den eigenen Kontaktdaten einzufügen; das macht einen professionellen Eindruck und ermöglicht dem Personaler einen schnellen Anruf. Die Funktion „Signatur“ findet sich in den Einstellungen des E-Mail-Programmes.

Mail oder Brief?

Wie schon gesagt: Eine E-Mail ist nichts anderes als ein Brief, der auf elektronischem Weg versandt wird. Viele Firmen bestehen heute schon darauf, Bewerbungen ausschließlich digital zu bekommen. In den meisten Fällen findet sich ein Hinweis zur gewünschten Versandart in der Stellenanzeige – die ja häufig auch schon nur noch online zu finden ist.

Fakt ist: Mit einer professionellen E-Mail kannst Du nur Pluspunkte sammeln. Viel Erfolg!

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