Wenn ein Arbeitnehmer Pflichten aus seinem Arbeitsvertrag verletzt, muss er vom Arbeitgeber im Normalfall erst abgemahnt werden, bevor ihm gekündigt werden kann.
Arbeitgeber erteilt dem Arbeitnehmer eine Abmahnung
Eine Abmahnung verfolgt einerseits den Zweck, dem Arbeitnehmer klar zu machen, dass er seinen Pflichten nachkommen muss, da ihm im Wiederholungsfall die Kündigung droht. Anderseits soll damit aber auch dem Arbeitnehmer noch eine Chance gegeben werden, sein Fehlverhalten korrigieren zu können. Allerdings nur insofern, als es sich nicht um eine schwerwiegende Pflichtverletzung wie beispielsweise Straftaten oder Drohungen gegenüber dem Arbeitgeber handelt.

In solchen Fällen kann einem Arbeitnehmer auch ohne vorherige Abmahnung kündigt werden, wenn dem Arbeitgeber nicht zugemutet werden kann, dass er das Arbeits- bzw. das Vertrauensverhältnis fortsetzt.

Abmahnungsgründe

Eine Abmahnung ist auf Fehlverhalten oder schlechte Leistungen eines Arbeitnehmers beschränkt, die seine arbeitsvertraglich geregelten Pflichten und Nebenpflichten betreffen und die er selbst ändern kann. Dazu gehören beispielsweise Bummelei, Verstöße gegen Sicherheitsvorschriften, unentschuldigtes Fehlen, Arbeitsverweigerung, Urlaubsantritt ohne Genehmigung oder auch sexuelle Belästigung und Mobbing von Kollegen.

Vor einer personen-, krankheits- oder betriebsbedingten Kündigung, die nicht im Einflussbereich des Arbeitnehmers liegen, kommt eine Abmahnung deshalb nicht in Frage. Auch darf einem Arbeitnehmer nicht angelastet werden, dass er zum Beispiel langsamer oder schlechter arbeitet als seine Kollegen, weil er nicht die nötigen Kenntnisse und Kompetenzen besitzt. Denn die Leistungsfähigkeit des Arbeitnehmers muss in einer Abmahnung ebenso berücksichtigt werden wie die so genannte „Verhältnismäßigkeit“.

Unverhältnismäßig sind unter anderem Abmahnungen bei unabsichtlichen Bagatellverstößen (z. B. Licht nicht ausschalten, ein bis zwei Minuten oder einmalige Verspätung) oder bei alkoholkranken Mitarbeitern, denen ihr Fehlverhalten aufgrund ihrer Krankheit durch eine Abmahnung nicht bewusst gemacht werden kann.

Form und Inhalt einer Abmahnung

In welcher Form eine Abmahnung erteilt wird, ist gesetzlich nicht geregelt. Sie kann entweder mündlich oder schriftlich erfolgen, wird aber aus Sicherheitsgründen meist schriftlich ausgestellt, da im Falle eines Gerichtsprozesses die Beweislast beim Arbeitgeber liegt. Eine vorherige mündliche Ermahnung, eine Anhörung des Arbeitnehmers (mit Ausnahme des öffentlichen Diensts) und die Beteiligung des Betriebsrats oder der Personalvertretung (mit Ausnahme einiger Bundesländer) sind nicht nötig.

Ebenfalls spielt es keine Rolle, ob die Abmahnung wirklich mit „Abmahnung“ oder einem anderen Begriff betitelt ist. Entscheidend ist allein der Inhalt, der grundsätzlich mindestens die folgenden zwei wesentlichen Punkte enthalten muss:

1. eine „Rüge“, d.h. sie muss konkret aufzeigen, welche arbeitsvertragliche Pflichtverletzung der Arbeitnehmer begangen hat und wie er sein Verhalten in Zukunft ändern soll,

2. und eine „Warnung“, d.h. sie muss dem Arbeitnehmer für den Fall einer wiederholten Pflichtverletzung androhen, dass er damit das Arbeitsverhältnis gefährdet und ihm gekündigt werden kann.

Ist einer dieser Bestandteil nicht enthalten, ist die Abmahnung unwirksam. Zur Rügefunktion ist zusätzlich zu sagen, dass sie eindeutig das Fehlverhalten bzw. die künftig erwartete Leistung beschreiben muss. Schwammige Formulierungen wie „ungenügende / vertragsgemäße Leistung“, „Verletzung /Einhaltung der Sorgfaltspflicht“ oder häufiges Zuspätkommen reichen deshalb nicht aus. Es müssen unmissverständlich Art, Ort und Zeitpunkt der Pflichtverletzung dokumentiert werden, damit der Arbeitnehmer sein Fehlverhalten nachvollziehen kann.

Im Übrigen ist eine Abmahnung auch dann unwirksam, wenn sie mehrere Pflichtverletzungen aufführt und nur eine Anschuldigung davon nachweislich nicht zutrifft. Zudem müssen die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers gewahrt bleiben, d.h. beleidigende und diskriminierende Äußerungen wie „Faulenzer“ oder „Versager“ haben in einer Abmahnung nichts zu suchen.

Abmahnungsberechtigte Personen

Eine Abmahnung ausstellen können grundsätzlich alle Personen, die auch kündigungsberechtigt sind, d.h. in der Regel der Arbeitgeber (z. B. Firmeninhaber, Geschäftsführer, Direktor). Abmahnungsberechtigt sind aber auch andere Personen im Betrieb, die in der Hierarchie höher stehen und vom Arbeitgeber aus dazu befugt sind, dem Arbeitnehmer Weisungen zu erteilen und seine Arbeitsleistung zu kontrollieren. Das können beispielsweise auch direkte Vorgesetzte, Personalverantwortliche, Abteilungs- und Filialleiter, leitende Angestellte oder der Meister sein.

Verwirkungstatbestand auf Seiten des Arbeitgebers

Bestimmte gesetzliche Fristen sind bei Abmahnungen nicht vorgegeben. Ein Arbeitgeber kann weitgehend selbst entscheiden, ob und wann er einen Arbeitnehmer abmahnen will. Allerdings kann er sein Abmahnungsrecht verwirken, wenn er sich zu lange Zeit lässt (z. B. ein paar Monate), da er damit gegenüber dem Arbeitnehmer stillschweigend ausdrückt, dass das Fehlverhalten toleriert wird. Auch wenn sich der Arbeitnehmer nach einiger Zeit wieder korrekt verhält und es der Arbeitgeber in der Zwischenzeit versäumt hat eine Abmahnung auszustellen, ist dieses Recht verwirkt.

Rechte des Arbeitnehmers

Ähnliches gilt für Arbeitnehmer, die gegen eine Abmahnung vorgehen wollen, weil ein oder mehrere aufgeführte Pflichtverstöße ungerechtfertigt sind. Bestimmte Klage- oder tarifliche Ausschlussfristen gibt es nicht, allerdings können auch sie ihre Rechte verwirken, wenn sie die Abmahnung zu lange stillschweigend hinnehmen.

Wann ist eine Abmahnung also unzulässig?

• Unzureichende Begründung
Grundsätzlich darf ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer nur dann eine Abmahnung erteilen, wenn der Arbeitnehmer sein Fehlverhalten selbst korrigieren kann. Daher ist unter anderem eine Abmahnung unwirksam, wenn die individuelle Leistungsfähigkeit des Arbeitnehmers bei der Beurteilung von Arbeitsleistungen nicht berücksichtigt wird. Dass der Arbeitnehmer beispielsweise schlechtere Leistungen erbringt als seine Kollegen oder länger für die Aufgabenerledigung benötigt, reicht allein als Grund nicht aus; der Arbeitgeber muss nachweisen können, dass der Arbeitnehmer dies absichtlich tut. Gleiches gilt bei versehentlichen Bagatellverstößen (z. B. Licht im Büro brennen lassen) und alkoholabhängigen Arbeitnehmern, die aufgrund ihrer Krankheit nicht in der Lage sind, ihr Fehlverhalten (z. B. Verstoß gegen Alkoholverbot am Arbeitsplatz) einsehen zu können.

Ungerechtfertige Anschuldigungen
Ebenso nicht hinnehmen muss ein Arbeitnehmer, wenn ihm in der Abmahnung unwahre Behauptungen zur Last gelegt werden. Und obwohl der Arbeitgeber ein grundsätzliches Weisungsrecht besitzt, müssen Arbeitnehmer willkürlichen Aufforderungen des Arbeitgerbers nicht nachkommen (z. B. reine Maßregelungen oder Schikanen) und können deswegen auch nicht abgemahnt werden. Denn ein Arbeitnehmer ist nur verpflichtet, das zu leisten, was im Arbeitsvertrag geregelt ist. In diesen Fällen empfiehlt es sich, Rechtsbeistand zu suchen und eventuell Gegenmaßnahmen zu ergreifen (z. B. schriftliche Gegendarstellung, Gang zum Betriebsrat, Klage vor dem Arbeitsgericht), um das falsch entstandene Bild über die eigene Person korrigieren zu lassen.

Unzureichende Dokumentation des Fehlverhaltens
Eine Abmahnung muss entsprechend ihrer „Rügefunktion“ das Fehlverhalten des Arbeitnehmers genau dokumentieren und sich auf konkrete Ereignisse beziehen. Wenn Art der Pflichtverletzung, Ort und Zeitpunkt nicht oder nicht präzise genug angegeben werden, ist die Abmahnung unvollständig und unzulässig. Deshalb reichen auch Formulierungen wie „Sie kommen häufig zu spät.“ oder „Sie erledigen Ihre Arbeiten nur ungenügend.“ nicht aus.

Unzureichende Kündigungswarnung
Ebenso verhält es sich mit der „Warnfunktion“, der der Arbeitnehmer explizit entnehmen können muss, dass ihm bei erneuter Pflichtverletzung eine verhaltensbedingte Kündigung droht. Ist diese in einer Abmahnung gar nicht enthalten oder wird lediglich auf „arbeitsrechtliche Konsequenzen“ verwiesen, ist die Abmahnung unwirksam und kann – auch bei wiederholtem Fehlverhalten des Arbeitnehmers – nicht als Kündigungsgrund verwendet werden.

Verwirkungstatbestand
Der Arbeitgeber kann zudem sein Abmahnungsrecht verwirken, wenn der Arbeitgeber es versäumt, den Arbeitnehmer auf sein Fehlverhalten hinzuweisen, und sich der Arbeitnehmer anschließend korrekt verhält. Außerdem kann ein Verwirkungstatbestand gegeben sein, wenn der Arbeitgeber Pflichtverstöße zu lange duldet und damit dem Arbeitnehmer vermittelt, dass diese grundsätzlich toleriert werden. Ob Verwirkung vorliegt, kann jedoch nur im Einzelfall geklärt werden, da sowohl die Zeit zwischen Pflichtverletzung und Abmahnung als auch die Art und der Schweregrad der Pflichtverletzung entscheidend sein können.

Nichteinhaltung der Anhörungspflicht
Zwar besitzen Arbeitnehmer nicht grundsätzlich das Recht, vor einer Abmahnung angehört zu werden und damit ihr Fehlverhalten begründen zu können; einige (v.a. ältere) Tarifverträge sehen dies jedoch vor. In diesem Fall ist eine Abmahnung ohne vorherige Anhörung unzulässig.

Es empfiehlt sich, sich möglichst bald gegen falsche Anschuldigungen zur Wehr zu setzen. Grundsätzlich hat ein Arbeitnehmer dabei folgende Möglichkeiten:

1. Er hat zum einen das Recht, sich beim Arbeitgeber und Betriebs- bzw. Personalrat zu beschweren und einen Antrag zu stellen, dass die Abmahnung zurückgenommen und aus der Personalakte entfernt wird.

2. Zum anderen kann er (auch bei gerechtfertigten Abmahnungen) eine berichtigende Gegendarstellung verfassen, die dann in die Personalakte mit aufgenommen werden muss.

Schließlich besteht noch die Möglichkeit, gerichtlich gegen eine ungerechtfertigte Abmahnung vorzugehen, wenn es mit dem Arbeitgeber zu keiner Einigung kommt. Ob sich das im Einzelfall aber lohnt, sollte mit einem Rechtsexperten besprochen werden. Denn auch in einem eventuell nachfolgenden Kündigungsschutzprozess können die zur Last gelegten Anschuldigungen noch bestritten werden – unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer tätig wird oder nicht. Die Beweislast liegt beide Male auf Seiten des Arbeitgebers.

Was noch wichtig ist zum Thema Abmahnung

Eine offene Frage ist es, wie oft ein Arbeitnehmer vor einer Kündigung abgemahnt werden muss. Im Allgemeinen kann schon eine einzige Abmahnung ausreichen, vor allem bei leichteren Pflichtverstößen drücken aber Arbeitgeber in der Praxis auch noch einmal ein Auge zu und erteilen bis zu drei Abmahnungen. Da dies aber im Entscheidungsspielraum des Arbeitgebers liegt, sollte eine gerechtfertigte Abmahnung in jedem Fall ernst genommen werden.

Allerdings muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer genug Zeit geben, um sein Fehlverhalten einsehen und ändern zu können. Pauschalregelungen gibt es auch hier nicht, besonders bei länger dauernden Verhaltensänderungen (z. B. freundlicherer Umgangston gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden) muss der Arbeitgeber aber warten können. Geht es dagegen um relativ einfache Arbeitsanweisungen (z. B. Pünktlichkeit, Entschuldigung bei Krankheit) kann der Arbeitgeber auch schnell weitere arbeitsrechtliche Schritte einleiten.

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