Betreffzeilen sind folgenreich: Wenn sie catchy sind, locken sie Personalverantwortliche an und führen im besten Fall zur Jobeinstellung. Erfahre, was du hierfür beachten musst.

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Deine Bewerbung ist fertig. Die Unterlagen hast du hochgeladen. Fehlt nur die Betreffzeile für deine E-Mail und/oder für dein Anschreiben. Diese sollte anregend, sachlich korrekt sowie leicht einzuordnen sein. Da Bewerbungen heute digital erfolgen, ist die Betreffzeile in deiner E-Mail besonders wichtig. Die gängigsten Regeln gelten jedoch sowohl für die Betreffzeile im eigentlichen Anschreiben als auch für deine Mail.

Es ist wie mit einem guten Essen: Das, was optisch ansprechend ist, gut riecht und einen appetitlichen Eindruck macht, reizt den Menschen und macht Lust. Damit deine Bewerbung also eine Chance hat, gilt es, eine starke Betreffzeile zu finden, die „Lust“ macht. Ist die Betreffzeile nichtssagend und wenig einprägsam, läufst du Gefahr, dass deine Bemühungen gänzlich untergehen. Ist sie hingegen übertrieben gehaltvoll, hast du es mit dem „Würzen“ wohl etwas zu gut gemeint.

Kurz: Es zählt der erste digitale Eindruck von dir. Personalverantwortliche sollten die Möglichkeit haben, deine Bewerbung schnell und problemlos einzuordnen. Dass Betreffzeilen einen so großen Einfluss auf unseren Erfolg haben können, wurde übrigens auch wissenschaftlich untersucht. Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass folgende Faktoren eine Betreffzeile zu einer guten machen:

  • In der Kürze liegt bekanntlich die Würze – so auch bei E-Mail-Betreffzeilen. Die Nachrichten mit kürzerem Betreff wurden am häufigsten geöffnet.
  • Einige Absender entscheiden sich gänzlich gegen eine Angabe in der Betreffzeile. Diese E-Mails schneiden am schlechtesten ab.
  • Wer die Betreffzeile durch eine persönliche Note „pimpt“, hat insgesamt bessere Chancen.

Vorweg: Auf diese Formalitäten solltest du grundsätzlich immer achten

Achte unbedingt auf die Interpunktion: Betreffzeilen, ob im Anschreiben oder in der E-Mail, enthalten am Satzende niemals einen Punkt. Nutze zudem eine einheitliche Schriftart. Diese sorgt für Klarheit und lenkt den Fokus der Personalverantwortlichen auf das Wesentliche, nämlich auf den Inhalt – und nicht auf mögliche Fehler, stilistische Missgeschicke oder Auffälligkeiten.

Im Anschreiben deiner Bewerbung (hier ist nicht die E-Mail-Betreffzeile gemeint) ist deine Betreffzeile übrigens am besten fett hervorzuheben. Da die Zeile im Zentrum liegt und meistens direkt zu Beginn gelesen wird, erschaffst du auf diese Weise automatisch eine Struktur, die den Hauptteil einleitet.

Im Folgenden findest du nun einige wichtige Punkte, die du beim Verfassen deiner Betreffzeile unbedingt beachten solltest.

Tipp #1: Achte auf die Vollständigkeit der Daten in deiner Betreffzeile

Damit deine E-Mail-Bewerbung korrekt und schnell zugeordnet werden kann, ist es wichtig, dass du alle relevanten Daten bereits in der Betreffzeile nennst. Wichtig sind folgende Angaben:

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  1. Das Wort „Bewerbung“ und/oder die Art der Bewerbung (zum Beispiel Initiativbewerbung) sollten vorkommen. Je präziser du bist, desto besser.
  2. Die Stellenbezeichnung/konkrete Jobbezeichnung ist wichtig, damit die Bewerbung an die entsprechende Abteilung weitergeleitet werden kann.
  3. Angaben zum Stelleninserat (Datum + Angabe der Referenznummer) sollten ebenfalls vorhanden sein.

Zusatztipp: Wenn du eine Empfehlung erhalten hast, kannst du den vollständigen Namen dieser Person ebenfalls im Betreff erwähnen. Solltest du bereits ein Telefonat geführt haben und dich daraufhin bewerben, empfiehlt sich zudem die Angabe „Unser Telefonat vom XY“.

Tipp #2: Keine halben Sachen in der Betreffzeile

Deine Bewerbung sollte im Gedächtnis bleiben, aber nicht jede Locktaktik passt zur Situation. Beispiel: Eine oft verwendete Marketingtaktik ist es, die Betreffzeile einer E-Mail so zu gestalten, dass sie den Empfänger dazu zwingt, die Nachricht zu öffnen. Die Betreffzeile ist unvollständig. Sie beginnt mit einem Satz, welcher erst in der eigentlichen E-Mail endet.

Wir empfehlen: Lass die Finger von solchen „Spielchen“. Um Personalverantwortliche zu überzeugen, sollte die Betreffzeile vollständig sein und den Empfänger keinesfalls verärgern oder den Eindruck erwecken, man würde jemanden respektlos veralbern wollen. Auch von rhetorischen Fragen oder anderen Stilelementen wird grundsätzlich abgeraten – es sei denn, Kreativität und außergewöhnliche Bewerbungen, die nicht den klassischen Anforderungen entsprechen, werden explizit gefordert. Dann ist es möglich, die Betreffzeile anzupassen. Grundsätzlich beschränkt sich diese jedoch auf die wichtigsten Informationen zu deiner Person, Bewerbung und Stelle.

Tipp #3: Halte dich kurz – max. 65 bis 70 Zeichen

Wenn du eine Betreffzeile für deine E-Mail verfassen möchtest, die einprägsam ist, sollte sie nicht ausufernd, sondern kurz und prägnant sein. Beachte, dass zu lange Betreffe automatisch abgeschnitten werden. Empfohlen werden häufig maximal 65 bis 70 Zeichen – die Länge kann, abhängig vom E-Mail-Programm, variieren.

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Unser Tipp: Schicke dir selbst eine E-Mail mit einer Betreffzeile zu und schaue dir an, wie der Inhalt auf verschiedenen mobilen Endgeräten aussieht. So bekommst du ein Gespür für Betreffzeilen, die möglicherweise doch etwas ausufernd und lang wirken. Deine E-Mails kannst du als Probebewerbung auch an einen guten Freund senden, um ein ehrliches Feedback zur Wirkkraft der Betreffzeile zu bekommen.

Tipp #4: Achte auf die Wortreihenfolge

Das Wichtigste gleich zu Beginn – so lautet die Devise. Personalverantwortliche, die erst herausfinden müssen, was es mit einer E-Mail auf sich hat, müssen zusätzliche Arbeitszeit aufwenden. Beachte deshalb die Reihenfolge der Worte, die du für deine Betreffzeile wählst. Das ist auch wichtig, weil viele der E-Mails heute auf dem Smartphone gelesen und die Betreffzeilen in entsprechenden E-Mail-Apps und Programmen tendenziell abgeschnitten werden. Umso wichtiger ist es für Bewerber, die wichtigsten Informationen an den Anfang zu stellen.

Übrigens: Persönlicher wird eine Betreffzeile, wenn du deinen Namen ebenfalls erwähnst. So bleibst du Personalern im Gedächtnis, kannst bei Bedarf auch gezielt in der Suche herausgefiltert werden. Beachte jedoch, dass die Zeile nicht gequetscht oder zu voll wirkt. Sollte dies der Fall sein, lohnt es sich oft, sich auf die wichtigsten Angaben zu beschränken.

Allgemeine Beispiele für einfache Betreffzeilen (können mit individuell relevanten Informationen ergänzt werden):

„Bewerbung als Head of Marketing, Ref.-Nr. XY“

„Initiativbewerbung als Consultant – Maria Mustermann“

„Kurzbewerbung als Aushilfe – ID: XY“

Tipp #5: Vergewissere dich, dass deine Betreffzeile fehlerfrei ist

Kleine und lästige Flüchtigkeitsfehler schleichen sich schnell ein und bleiben im Gedächtnis. Wenn du es eilig hast, solltest du deine E-Mail deshalb nicht „mal eben schnell“ abschicken. Warte damit bis zum Feierabend oder nimm dir bewusst eine ruhige Minute, um deine Betreffzeile gründlich zu überprüfen. Die Betreffzeile ist, wie bereits erwähnt, dein erster digitaler Eindruck, den du bei Recruitern und Personalverantwortlichen hinterlässt. Nutze den Betreff deshalb zu deinem Vorteil und nicht zu deinem Nachteil.

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Tipp #6: Baue relevante Keywords ein, die Personalverantwortliche schnell filtern können

Die konkrete Berufsbezeichnung und die Art der Bewerbung stehen nicht umsonst in der Betreffzeile: Die meisten Personalverantwortlichen wollen so effizient wie möglich arbeiten und benutzen deshalb auch Programme und Filter, um spezifische Bewerbungen mit der Hilfe von Schlüsselwörtern zu sortieren und zu finden. Solltest du in deinem Betreff nicht präzise genug sein, kann es so schnell passieren, dass deine Bewerbung gänzlich unentdeckt und damit unberücksichtigt bleibt. Achte deshalb auf die sinnvolle Verwendung von solchen wichtigen Begriffen wie „Bewerbung“, die genaue Berufsbezeichnung und ID-Nummern/Referenzangaben.

Bildnachweis: izusek/istockphoto.com