Laut einer Studie von Organisationspsychologe Steven Rogelberg und dem Anbieter Otter.ai verbringen Beschäftigte im Schnitt 18 Stunden pro Woche in Meetings – ein Drittel davon hätten sie sich auch sparen können.
Die Studie zeigt: Unnötige Meetings kosten Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitenden somit jährlich über 100 Millionen Dollar. Eine Summe, die weder in Budgets noch Bilanzen auftaucht – sondern als Ineffizienz im Kalender vergraben liegt.
Meetings: teure Routine ohne Effekt
Es ist ein Teufelskreis: Wer eingeladen wird, geht hin oder klickt sich rein. 83 Prozent der Beschäftigten akzeptieren jede Meeting-Einladung. Nur 14 Prozent lehnen ab, obwohl 31 Prozent es gerne würden. Der Grund? Unausgesprochene Normen und die Angst, unhöflich oder unengagiert zu wirken.
Meeting-Teilnahmen sind oft ein unausgesprochenes Gesetz. Besonders in stark hierarchischen Strukturen fühlen sich Mitarbeitende verpflichtet: 53 Prozent geben an, auch dann teilzunehmen, wenn sie keinen konkreten Beitrag leisten.
Gleichzeitig ist die Zahl der Meetings in den letzten Jahren regelrecht explodiert. Laut Microsoft stieg die Meeting-Anzahl seit Beginn der Pandemie um 153 Prozent. Virtuelle Arbeit macht es einfach: ein Klick, ein Link, ein Meeting.
Was unnötige Meetings wirklich kosten
Doch diese Meeting-Kultur ist teuer. 25.000 Dollar pro Jahr pro Mitarbeiter – so hoch schätzt Rogelbergs Studie die „verschwendeten Investitionen“ durch unnötige Meetings. Für Führungskräfte liegt der Betrag bei 42.000 Dollar. Hochgerechnet auf ein Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitenden: über 100 Millionen Dollar im Jahr.
Diese Kosten sind nicht nur finanziell. Der Frust über schlechte Meetings wirke wie ein Kater – er senkt die Produktivität, dämpft die Motivation und untergräbt die Leistung für den Rest des Arbeitstags.
Dass zu viele Meetings die Produktivität lähmen, ist dennoch keine neue Erkenntnis – schon Steve Jobs, Apple-Mitbegründer und Tech-Ikone, warnte davor. Für ihn waren überflüssige Besprechungen der größte Produktivitätskiller in Unternehmen. Statt endloser Abstimmungsrunden setzte er auf kleine, fokussierte Teams und direkte Verantwortung. Eine Haltung, die in vielen Organisationen bis heute fehlt.
Warum niemand absagt – und was dagegen hilft
Warum aber traut sich kaum ein Mitarbeiter, unnütze Meetings einfach abzusagen? Die Studie nennt mehrere Gründe:
- Angst, als nicht informiert zu gelten.
- Angst, die Karriere zu gefährden.
- Angst, anderen damit Mehrarbeit aufzubürden.
Und die Führung? 78 Prozent der Befragten haben noch nie von ihrem Chef oder ihrer Chefin gehört, dass es okay sei, Meetings abzusagen. Nur wenige Unternehmen definieren klar, wann Anwesenheit wirklich notwendig ist und wann nicht.
Rogelberg sieht drei Hebel, um Meetings besser und effizienter zu machen:
- Nur relevante Teilnehmer zum Meeting einladen, die wirklich etwas beitragen können.
- Meetings kurz und fokussiert halten – maximal 25 Minuten.
- Relevante Meeting-Notizen verschicken, um Abwesende zu informieren.
Die Studie belegt: 71 Prozent würden sich sogar wohler fühlen, Meetings auszulassen, wenn sie sich stattdessen auf zeitnahe, klare Notizen verlassen könnten.
Ein Meeting ist ein Werkzeug, kein Automatismus
Und wie jedes Werkzeug muss es gezielt eingesetzt werden. Die Lösung sei nicht weniger Kommunikation, sondern bessere Kommunikation. Weniger Vollversammlungen, mehr Fokus. Weniger „dabei sein“, mehr „wertschöpfend beitragen.“ Die wahre Effizienzsteigerung liegt nicht in neuen Tools, sondern in einer simplen Frage vor jedem Meeting: „Warum gibt es dieses Meeting – und muss ich wirklich dabei sein?“
