Zeitmanagement ist Chefsache: Wie sich Teams optimal steuern lassen

Ein Projekt zieht sich in die Länge, Deadlines crashen, das Team steht unter Stress. Immer wieder geraten Aufgaben ins Stocken, weil Mitarbeiter ihre Zeit nicht optimal einteilen. Doch statt auf individuelles Versagen zu schauen, lohnt sich ein Perspektivenwechsel: Wie kann eine Führungskraft ihre Mitarbeitenden so unterstützen, dass Zeitmanagement nicht zur Stolperfalle wird?

Die Wurzel des Zeitproblems erkennen

Nicht jeder Mensch ist von Natur aus gut im Selbstmanagement. Manche neigen zu Perfektionismus und verzetteln sich in unzähligen Details, andere unterschätzen den Arbeitsaufwand oder können schlecht Prioritäten setzen. Wieder andere haben Schwierigkeiten, sich zu fokussieren, weil sie ständig von Meetings oder Anfragen ihrer Kollegen unterbrochen werden. Zeitmanagementprobleme sind selten reine Disziplinlosigkeit, sondern häufig strukturell bedingt. Auch emotionale Faktoren wie Stress, Unsicherheit oder ein mangelndes Bewusstsein für die eigenen Engpässe können eine Rolle spielen.

Klare Ziele und realistische Deadlines setzen

Oft entstehen Verzögerungen, weil die Erwartungen nicht klar genug formuliert wurden. Eine gute Führungskraft stellt sicher, dass jeder Mitarbeitende genau weiß, was zu tun ist und bis wann es erledigt sein muss. Dabei hilft die SMART-Methode: Ziele sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein.

Zudem lohnt es sich, Deadlines mit Augenmaß zu setzen. Unrealistisch kurze Fristen setzen Teams unter Druck, was oft zu schlechterer Qualität und letztlich mehr Verzögerungen führt. Hier hilft es, gemeinsam mit dem Team realistische Zeitpläne zu erstellen und auch Puffer für unvorhergesehene Ereignisse einzuplanen.

Ein weiteres Hilfsmittel ist es, nicht nur Enddaten, sondern auch Zwischenziele zu definieren. So entstehen greifbare Meilensteine, die Mitarbeitende motivieren und ihnen helfen, nicht in letzter Minute in Panik zu geraten.

Prioritäten klären und Transparenz schaffen

Oft stapeln sich Aufgaben auf dem Schreibtisch, doch nicht jede ist gleich wichtig. Ein bewährtes Modell ist die Eisenhower-Matrix: Aufgaben werden nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert. Führungskräfte können Mitarbeitende dabei unterstützen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, indem sie regelmäßig Prioritäten abstimmen und klar kommunizieren, welche Aufgaben warten können und welche sofort erledigt werden sollten.

Transparenz spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle: Digitale Tools wie Trello, Asana oder Jira helfen, Arbeitsfortschritte sichtbar zu machen. So sieht das gesamte Team, wer woran arbeitet, und Engpässe können frühzeitig erkannt werden.

Zeitfresser identifizieren und eliminieren

Zu viele Meetings, ständiger Emailverkehr oder vage Anweisungen können dazu führen, dass Mitarbeitende ihre Zeit nicht effizient nutzen können. Führungskräfte sollten sich daher fragen:

• Sind all diese Meetings wirklich notwendig?
• Könnten manche Besprechungen durch eine klare E-Mail ersetzt werden?
• Wann ist es sinnvoll, Mitarbeitenden ungestörte Fokuszeiten einzuräumen, in denen sie ohne Ablenkung und Unterbrechung arbeiten können?

Ein weiterer klassischer Zeitfresser ist Multitasking. Studien zeigen, dass ständiger Wechsel zwischen Aufgaben die Produktivität drastisch senkt. Stattdessen hilft es, thematische Arbeitsblöcke einzuplanen, in denen sich Mitarbeitende voll auf eine Aufgabe konzentrieren können.

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Führungskräfte sollten regelmäßig Feedback geben

Manche Mitarbeitende merken selbst nicht, dass sie mit ihrem Zeitmanagement Schwierigkeiten haben. Hier ist konstruktives Feedback entscheidend. Statt Vorwürfen hilft es, Fragen zu stellen:

• Welche Hindernisse gab es?
• Wie kann ich unterstützen?

Gibt es Prozesse, die verbessert werden könnten? Wer regelmäßig nachjustiert, verhindert, dass sich schlechte Gewohnheiten verfestigen.

Eigenverantwortung der Mitarbeitenden stärken

Letztlich kann eine Führungskraft den Mitarbeitenden nicht jede Entscheidung abnehmen. Doch sie kann eine Kultur der Eigenverantwortung fördern. Dazu gehört, dass Mitarbeitende selbst realistische Zeitpläne erstellen, Probleme frühzeitig ansprechen und Verantwortung für ihre Aufgaben übernehmen.

Ein sinnvoller Ansatz ist es, Mitarbeitenden Methoden wie Time-Blocking oder die Pomodoro-Technik nahezubringen. Auch der Austausch im Team kann helfen:

Wer seine Zeit gut im Griff hat, kann Kolleginnen und Kollegen Tipps geben, wie sie effektiver arbeiten können.