Die E-Mail ist immer noch in nahezu jedem Büro das Kommunikationsmittel Nummer 1. Egal ob intern oder extern, täglich werden unzählige digitale Nachrichten an Kollegen, Vorgesetzte, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner verschickt. Das ist nicht nur unkompliziert und schnell, sondern auch kostensparend. Keine Frage: Die E-Mail ist eine wahre Bereicherung für unser Arbeitsleben – kann allerdings auch für ziemlich peinliche Situationen sorgen. Lese in diesem Beitrag, welche klassischen Email-Fettnäpfchen es gibt und wie du wieder aus diesen herausklettern.
Fettnäpfchen #1: Falsche Anrede
Es kommt nur selten vor, doch hin und wieder begegnen uns Vornamen, die nicht eindeutig einem Mann oder einer Frau zugeordnet werden können. Im Fall der Email-Korrespondenz sorgt diese Situation schnell dafür, dass die falsche Anrede (Herr bzw. Frau) gewählt wird. Im besten Fall nimmt der Gesprächspartner diesen Fauxpas mit Humor – schließlich ist es durchaus wahrscheinlich, dass du nicht der erste bist, der in dieses Fettnäpfchen tritt. Dennoch gebietet es der Anstand, sich für den Fehler zu entschuldigen und Besserung zu geloben. Ein Verweis à la „XXX kann ja auch ein Frauenname sein.“ ist an hingegen nicht angebracht. Der Namensträger wird sich dessen durchaus bewusst sein. Ebenfalls ein No-Go: Die Anrede kategorisch weglassen. „Hallo Schmidt“ klingt weder kumpelhaft noch humoristisch, sondern ist schlicht und ergreifend respektlos und unprofessionell.
Fettnäpfchen #2: Name falsch geschrieben
Ähnlich unangenehm wird es, wenn die Anrede zwar stimmt, der Name jedoch falsch geschrieben wurde. In diesem Fall gilt äußerste Sorgfalt, viele Menschen reagieren nämlich sensibel, wenn es um den eigenen Namen und dessen komplizierte Schreibweise geht. Der Fehler wird dann häufig als Respektlosigkeit wahrgenommen. Schaue besser immer zweimal nach und kopiere den Namen eventuell bei besonders kniffeliger Schreibweise aus der Signatur deines Gesprächspartners. Doch Vorsicht: Werden hierbei Formatierungen übernommen, die nicht denen deiner Email entsprechen, drohst du schnell aufzufliegen. Vereinheitliche daher Schrift und Schriftgröße, ehe du deine Mail abschickst. Falls sich doch einmal der Fehlerteufel einschleicht, ist eine höfliche Entschuldigung angebracht. Mache jedoch kein Drama daraus. Die Welt wird sich weiterdrehen.
Fettnäpfchen #3: Anhang vergessen
Der vergessene Anhang ist ein wahrer Klassiker unter den Email-Pannen. Gerade, wenn es schnell gehen muss oder die Nachricht überdurchschnittlich lang ist, wird das angekündigte Dokument gern unter den Tisch gekehrt. Wenn dir das erst nach dem Versenden auffällt, ist es die einfachste Lösung, eine weitere Mail nachzuschieben und diese mit dem entsprechenden Anhang zu versehen. Gern kannst hier auf lockere Art auf deinen Fehler hinweisen. Dieser ist schließlich jedem von uns schon einmal passiert und stößt in aller Regel auf Verständnis.
Fettnäpfchen #4: Falscher Adressat
Weitaus brenzliger wird die Angelegenheit, wenn die E-Mail an die falsche Person gesendet wird. Besonders prekäre Situationen:
- Die Person, über die gerade gelästert wird, wird zum Empfänger
- Sensible Informationen geraten an die falsche Person
- Die zweideutige Mail an den Partner wird versehentlich an den Chef geschickt
- Eine Rechnung erreicht den falschen Kunden
- interne Absprachen werden nach außen getragen
Wurde die Nachricht an eine Adresse auf den gleichen Server geschickt und noch nicht geöffnet, kann sie zurückgerufen werden. Leider sind die Fälle, in denen das möglich ist, äußerst rar. In der Regel wird es sich nicht vermeiden lassen, die peinliche Situation aufzuklären und eine weitere Mail zu verschicken. Hierin kannst du den Empfänger bitten, die vorherige Nachricht zu ignorieren und bestenfalls zu löschen. Weiterhin empfiehlt es sich, ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass die Informationen nicht für ihn bestimmt sind (auch wenn das ganz offensichtlich ist).
Fettnäpfchen #5: Interne Absprachen
E-Mails sind eine hervorragende Möglichkeit, um sich intern mit Kollegen abzusprechen. Die Konversationen sind meist locker und formlos und bieten auch Platz für die eine oder andere Formulierung, die so nie an die Öffentlichkeit getragen werden würde. Dumm nur, wenn das aufgrund eines Fehlers doch passiert – beispielsweise, wenn die gesamte Vorbesprechung als „Rattenschwanz“ am finalen Ergebnis hängt, das an den Kunden geschickt wird. Ein Fauxpas dieser Art ist gleich doppelt und dreifach peinlich. Nicht nur, dass du interne Informationen preisgibst. Du gibst auch Einblicke in deine (vielleicht nicht immer ganz professionelle) Arbeitsweise, die definitiv nicht für andere bestimmt sind. Der Super-GAU wären Lästereien oder gar Beleidigungen, die sich an den Kunden richten.
Was du im Falle dieses Fettnäpfchens tun kannst? Reagiere ähnlich wie beim falschen Adressaten: Entschuldige dich und weise darauf hin, dass die Informationen nicht für den Empfänger bestimmt waren. Darauf zu hoffen, dass dieser nicht bis ans Ende der Email scrollen wird, ist keine Lösung des Problems, sondern Glücksspiel. Lasse es besser nicht darauf ankommen.
Fettnäpfchen #6: Signatur vergessen
„Bei Fragen können Sie sich gern telefonisch an mich wenden.“ – Ja, wie denn, wenn die Signatur und damit auch eine Telefon-Nummer fehlt?! Die abhanden gekommene Signatur gehört zu den eher kleineren Fettnäpfchen, die gern mit einem Schmunzeln aus der Welt geschafft werden können. Wichtig ist, dass dieser Fehler nicht zur Gewohnheit wird und du deinem Gesprächspartner jedes Mal aufs Neue auf die fehlende Signatur hinweisen musst.
Lese-Tipp: Ende gut, alles gut! Die perfekte E-Mail-Signatur
Fettnäpfchen #7: „Antworten“ und „Weiterleiten“ verwechseln
Die Weiterleiten-Funktion eignet sich perfekt, wenn du beispielsweise die Anfrage eines Kunden einem Kollegen zeigen und mit einem Kommentar versehen willst. Peinlich wird es, wenn du nicht „Weiterleiten“, sondern „Antworten“ klickst. Dann gelangt die Mail mit dem Zusatz „Sieh mal, was der XY schon wieder von uns will.“ nicht im Postfach des Kollegen, sondern des Kunden. Ähnlich unangenehm ist es, wenn man Bewerbungsunterlagen mit einem saloppen Kommentar quittiert, der eigentlich für die Personaldienstmitarbeiterin bestimmt war und nicht für den Bewerber. Falls möglich (also ungelesen und gleicher Server) kannst du versuchen, die Mail zurückzurufen. Andernfalls bleibt wieder nur der Weg der Entschuldigung.
Fettnäpfchen #8: Private E-Mails
Arbeitgebern ist es gestattet, die E-Mails ihrer Mitarbeiter zu lesen – wenn sie sie vorher darauf aufmerksam gemacht haben. Doch trotz des Wissens um die Mitleser lassen sich viele Arbeitnehmer dazu verleiten, während der Arbeitszeit die eine oder andere private Mail zu verschicken. Das ist nicht nur unprofessionell, sondern kann nach mehrmaliger Wiederholung auch zur Kündigung führen. Wenn du private Dinge im Büro erledigst (die Mail an den Kumpel ist hierfür nur ein Beispiel), vernachlässigst du deine Pflicht, die beruflichen Aufgaben zu erfüllen. Mit anderen Worten: du brichst die Vereinbarung in deinem Arbeitsvertrag.
Fettnäpfchen #9: Fehlerhafte Rechtschreibung und Grammatik
Holprige Grammatik und eine „Rechtschreibung“, die nur schwer entziffert werden kann, werden häufig als Kavaliersdelikt abgetan – immerhin schädigt man niemandem damit. Das ist auch richtig, doch trotzdem handelt es sich hierbei um Fettnäpfchen. Schlechte Deutschkenntnisse und hastig dahin getippte E-Mails sind nämlich schlicht und ergreifend unhöflich und hinterlassen einen respektlosen Eindruck.
Fettnäpfchen #10: Missverständnisse
Nicht immer ist eine E-Mail das richtige Kommunikationsmedium. Die geschriebene Sprache kann sehr eindeutig, manchmal aber auch missverständlich sein. Wenn die Gesprächsteilnehmer aneinander vorbeireden und jede weitere Mail zum Roman wird, ist es vielleicht besser, doch schnell nach dem Telefonhörer oder zum Smartphone zu greifen und das Problem auf diese Weise aus der Welt zu schaffen. Falls du nicht gern telefonierst oder gar Angst davor hast, empfehlen wir dir diesen Beitrag: Telefon-Phobie: 10 Tipps gegen die Angst vorm Hörer.
Beim Email-Verkehr gilt stets Sorgfalt!
Die Zeiten, in denen E-Mails mit ähnlich viel Liebe zum Detail wie ein „echter“ Brief verfasst wurde, sind vorbei. Getreu dem Motto „Zeit ist Geld“ werden die Nachrichten inzwischen regelrecht dahingeworfen – ohne Rücksicht auf Verluste und die oben genannten Fettnäpfchen. Natürlich ist es normal und auch absolut in Ordnung, hin und wieder Fehler zu machen. Schließlich ist niemand von uns perfekt. Wenn sich die Fehler jedoch häufen und zur Gewohnheit werden, ist das definitiv der falsche Weg.
E-Mails sollten stets mit Sorgfalt formuliert und behandelt werden. Nehme dir die Zeit, die du zum Schreiben der Nachricht brauchst und kontrolliere abschließend alles auf seine Richtigkeit.
- Stimmt der Absender?
- Ist der Anhang hochgeladen?
- Drücke ich jetzt auch wirklich die richtige Schaltfläche?
Es sind viele kleine Dinge, auf die es zu achten gilt. Letztendlich zahlt sich der Mehraufwand auf jeden Fall aus. Du musst nämlich keine Zeit dafür verschwenden, die oben genannten Fehler wieder auszubügeln.
Haben wir eine Email-Peinlichkeit vergessen? Fällt dir ein weiteres Fettnäpfchen ein, das unbedingt erwähnt werden muss? Sehr gern kannst du uns deine Ergänzung in einem Kommentar hinterlassen.
Bildnachweis: sommersby/istockphoto.com
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