Ende gut, alles gut! Die perfekte E-Mail-Signatur

Unter jeder geschäftlichen E-Mail ist sie zu finden: die E-Mail-Signatur. Diese jedoch sollte nicht nur frei von Rechtschreibfehlern sein, sondern auch professionell formuliert sowie ansprechend gestaltet. Wie also eine solche E-Mail-Signatur auszusehen hat und weshalb sie noch viel mehr kann als nur Kontaktdaten zu übermitteln, möchten wir Dir folgend verraten.

Was ist eigentlich eine E-Mail-Signatur?

Wer E-Mails bislang immer nur privat genutzt hat, kann mit dem Begriff der E-Mail-Signatur vielleicht gar nichts anfangen. Als die E-Mails im Geschäftsleben Ende der 1990er Jahre immer wichtiger wurden, begannen mehr und mehr Unternehmen damit, ihre Kontaktdaten sowie teilweise auch rechtlichen Informationen unter der Grußformel zu nennen. Dies hatte zum einen praktische Gründe, nämlich die erleichterte Kontaktaufnahme potentieller Kunden oder Geschäftspartner mit dem jeweiligen E-Mail-Absender. Zum anderen dienen die rechtlichen Informationen in der E-Mail-Signatur dem Empfänger als Überprüfung der Seriosität, also der besseren Unterscheidung zu reinen Spam Mails. Mittlerweile ist die E-Mail-Signatur in Deutschland sogar rechtlich verankert. Zudem hat sich über die Jahre gezeigt, dass sie effizient für das (Selbst-) Marketing oder Werbezwecke eingesetzt werden kann.

Welche Pflichtangaben gelten für die E-Mail-Signatur?

Wie bereits erwähnt, ist die E-Mail-Signatur im kaufmännischen Schriftverkehr mittlerweile sogar rechtlich vorgeschriebene Pflicht. Demnach muss jede geschäftliche E-Mail in den entsprechenden Branchen folgende Angaben enthalten:

• Firmenbezeichnung und -Name
• Rechtsform (wie im Handelsregister eingetragen)
• Niederlassungsort
• Registrierungsnummer im Handelsregister
• Verantwortliche und Haftung

Die Angaben der E-Mail-Signatur ähneln damit den Pflichtangaben auf einer Rechnung. Zusätzlich fügen die meisten Unternehmen aber auch noch ihre Telefon- und Faxnummern, einen Link zu Homepage sowie Social-Media-Kanälen oder auch ein Foto beziehungsweise Logo ein. Selbst die Platzierung von Werbebannern oder -Botschaften sowie einem Call-to-Action wird immer mehr üblich.

Wie genau du eine solche E-Mail-Signatur also gestaltest, ist schlussendlich bis auf die gesetzlichen Pflichtangaben deine völlig freie Entscheidung.

Es lohnt sich durchaus, sich einmal mit diesem Thema zu beschäftigen, denn durch eine professionelle E-Mail-Signatur kannst du in den Bereichen Werbung und (Selbst-) Marketing bei den Empfängern eine große Wirkung erzielen. Auch als Bewerber wirst du bei der Zustellung deiner elektronischen Bewerbungsunterlagen mit einer professionellen Signatur bei den Personalern punkten. Wie aber sieht so eine professionelle E-Mail-Signatur aus? Und welche sind die wichtigsten Dos und Don‘ts?

Dos: So sieht die perfekte E-Mail-Signatur aus

Damit deine E-Mail-Signatur nicht nur die rechtlichen Pflichtangaben enthält, sondern auch ansprechend aussieht und deine Marketingzwecke erfüllt, sollte diese zwar kurz und knapp sein, dennoch aber ansprechend und professionell. Als erstes steht unter der Grußformel natürlich dein Name. Anschließend kannst du auf Wunsch deine Abteilung oder sonstige relevante Informationen beifügen. Es folgen Angaben zum Unternehmen, ein Logo oder auch ein Bild – ganz nach Belieben. Erst zuletzt solltest du die eher unattraktiven rechtlichen Pflichtangaben einfügen. Achte also darauf, dass die Augen des Lesers gezielt so geleitet werden, dass sie auf die wirklich relevanten Informationen oder einen Call-to-Action fallen und der Leser nicht erst von kryptischen Handelsregisternummern erschlagen wird oder sogar herunterscrollen muss. Die wichtigsten Dos in der E-Mail-Signatur lauten daher:

• Konzentriere dich auf das Wesentliche, aber nutze die Möglichkeiten der E-Mail-Signatur.
• Arbeite also zum Beispiel mit Farben, Fettschrift oder auch Bildern für optische Brüche im Text.
• Nenne die wichtigsten Informationen zuerst.
• Verwende vermehrt Leerzeichen anstelle von Zeilenumbrüchen, um die Signatur kompakt zu halten.
• Achte darauf, dass dem Leser dein Name und/oder der Firmenname ins Auge stechen und so besser im Gedächtnis bleiben.
• Ein beigefügtes Firmenlogo erhöht in diesem Sinne den Wiedererkennungswert deines Unternehmens.
• Gestalte deine E-Mail-Signatur „responsive“, also auch für Smartphones und Tablets optimiert.
• Wenn passend, machen sich auch Links zu deinen Social-Media-Kanälen oder die entsprechenden HTML-Buttons in der Signatur sehr gut.
• Verwende für eingefügte Bilder und Logos das JPEG- oder GIF-Format.
  Platziere gerne einen Call-to-Action.
• Auch Werbung, zum Beispiel im Sinne eines professionell gestalteten Banners, sind durchaus in der Signatur möglich und üblich.
• Bedenke, dass gerade Grafiken nicht in jedem Mailprogramm korrekt angezeigt werden und dann eventuell der Bildname oder Alt-Text deines Bildes für den Empfänger sichtbar sind – wähle diese daher sinnvoll, zum Beispiel als Firmenname oder auch Call-to-Action wie „Kontaktieren Sie uns jetzt“.

So bitte nicht! Die Don’ts bei der E-Mail-Signatur

Bei einer E-Mail-Signatur kannst du vieles richtig machen und noch mehr falsch. Wir haben deshalb auch jene Fehler für dich zusammengetragen, welche du unbedingt vermeiden solltest:

• Eine zu lange E-Mail-Signatur, bei welcher der Leser extra herunterscrollen muss.
• Zu viele Farben oder Bilder, sodass die Augen des E-Mail Empfängers nicht mehr gezielt geführt, sondern völlig reizüberflutet werden.
• Tipp- und Rechtschreibfehler hinterlassen einen sehr schlechten, unprofessionellen Eindruck.
• Vermeide ungekürzte Links, die zudem nicht direkt anklickbar sind, sondern erst umständlich kopiert werden müssen.
• Fehlerhafte Formatierungen, sodass sich anstelle eines einheitlichen Erscheinungsbildes ein kryptisches Wirrwarr ergibt, ist einer der häufigsten Fehler in E-Mail-Signaturen.
• Vermeide unbedingt Aufzählungen oder Bullet Points!
• Achtung bei Werbebotschaften in der Signatur, da diese schnell aufdringlich oder unseriös wirken können.

Beispiel für eine professionelle E-Mail-Signatur

Max Mustermann
„Hier steht dein Motto, ein Logo, Bild oder eine Botschaft für den Empfänger“

Max Mustermann GmbH
Musterstraße 123
D-12345 Musterstadt

Sie haben noch Fragen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!
Telefon: 01234/56789
Mobil: 0123/456789
Homepage: www.maxmustermann.de
Facebook: Max Mustermann

Registernummer: HRB 1234
Registergericht: Amtsgericht Musterstadt
USt-IdNr. DE1234567
Verantwortlicher Geschäftsführer: Max Mustermann

„Hier steht deine Werbebotschaft oder ein Werbebanner“

Wenn du diese Do und Don’ts ab sofort bei deiner E-Mail-Signatur beachtest, kann eigentlich nichts mehr schiefgehen. Du hast nun das optimale Ende für eine durchweg perfekte E-Mail und wirst schon in Kürze merken, dass du mehr positive Rückmeldungen erhalten wirst. Lasse dich doch einfach einmal von den E-Mail-Signaturen deiner Geschäftspartner, Kunden oder sonstigen Kontakte inspirieren: Was spricht dich persönlich an und was eher nicht? Was fällt dir positiv oder negativ auf? Was kannst du daraus für die Gestaltung deiner eigenen E-Mail-Signatur lernen? Wir freuen uns auf deine Tipps, Erfahrungen und Ratschläge zum Thema in den Kommentaren.

Bildnachweis: Rawpixel.com/Shutterstock.com

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