Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung und Globalisierung lösen sich „klassische“ Arbeitsplätze auf und Teamstrukturen verändern sich. Ein Teammitglied ist vor Ort, das nächste im Home-Office und wieder ein anderes als Expat in Hongkong. Ein solches „virtuelles Team“ bringt demnach für die verantwortlichen Führungskräfte ganz spezielle Besonderheiten mit sich. 

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Kurzfassung

  • Bei einem virtuellen Team findet die Kommunikation via modernster digitaler Technologie statt. (Telefonkonferenzen oder Skype-Meetings)
  • Vorteile virtuelles Team: Flexibilität, Experten aus der ganzen Welt und Möglichkeit rund um die Uhr am Projekt zu arbeiten.
  • Nachteile virtuelles Team: Technische Probleme, fehlende Kommunikation zwischen einzelnen Teammitgliedern und Koordination all der unterschiedlichen Teammitglieder.

Was ist ein virtuelles Team?

In einem virtuellen Team arbeiten die verschiedenen Mitglieder über Büro-, regionale sowie auch nationale Grenzen hinweg. Um dennoch eine Zusammenarbeit zu ermöglichen, findet die Kommunikation via modernster digitaler Technologie statt, zum Beispiel über Telefonkonferenzen oder Skype-Meetings. Das Phänomen der virtuellen Teams entwickelte sich schon in den späten 1990er Jahren simultan zur Ausbreitung des World Wide Web. Während früher also vor allem zeitlich befristete virtuelle Teams zum Arbeitsalltag gehörten, entwickeln sich diese mittlerweile vermehrt zu einer dauerhaften Organisationsform. Dadurch arbeiten Mitarbeiter an verschiedensten Orten und selbst über unterschiedliche Zeitzonen oder Kulturen hinweg an einem gemeinsamen Ziel, was natürlich sowohl zahlreiche Vor- als auch Nachteile mit sich bringt:

Vorteile der virtuellen Teams

  • Ein virtuelles Team bringt ein Höchstmaß an Flexibilität mit sich, sowohl für Arbeitgeber als auch Mitarbeiter. So können die Teammitglieder problemlos von flexiblen Arbeitszeitmodellen, wie dem Home-Office, Gebrauch machen oder sich eventuell sogar im Ausland aufhalten, ohne dass dadurch ihre Arbeit beeinträchtigt wird. Der Arbeitgeber auf der anderen Seite, spart sich eine Menge Geld für nunmehr unnötige Geschäftsreisen, kann flexibel Experten oder Berater aus der ganzen Welt mit in den Prozess einbeziehen, das Team jederzeit umstrukturieren oder auch gänzlich auflösen und neu zusammenstellen. Ihm steht also die optimale Kombination an Know-how für ein Projekt offen – weltweit.
  • Für das Unternehmen bedeutet das zugleich große personelle Einsparungen, da sie nun nicht mehr an allen Standorten einen eigenen Experten für jedes Fachgebiet benötigen, sondern eine einzige kompetente Fachkraft für alle Projekte an allen Standorten ausreicht.
  • Ebenfalls auf der Arbeitgeberseite steht der große Vorteil, dass die Teammitglieder bei einer weltweiten Streuung quasi rund um die Uhr an einem Projekt arbeiten können und dadurch schlichtweg effizienter sowie schneller sind, ohne jegliche Zusatzkosten.
  • Gerade in kreativen Prozessen können sich Mitarbeiter aus verschiedenen Kulturkreisen gegenseitig positiv beeinflussen und dadurch besonders innovative Lösungen hervorbringen.
  • Ein besonders großer Vorteil für die Mitarbeitenden in virtuellen Teams sind natürlich die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die ausgewogene Work-Life-Balance aufgrund flexibler Arbeitsmodelle und -Zeiten.
  • Das virtuelle Team erhöht für die Angestellten zudem die Arbeitsplatzsicherheit, da diese so selbst im Fall der Auflösung ihrer Abteilung oder Arbeitsbereiche an einem Standort immer noch problemlos an anderer Stelle eingesetzt werden können.
  • Zuletzt arbeitest du in virtuellen Teams auch schlichtweg mit den Besten der Besten und kannst dich so optimal fachlich weiterentwickeln. Dies erhöht deinen Wert als Arbeitskraft auf dem Stellenmarkt und stärkt deine Verhandlungsposition, zum Beispiel bei Gehaltsverhandlungen, im eigenen Unternehmen.

Nachteile der virtuellen Teams

  • Dennoch finden sich Mitarbeiter und Führungskräfte in virtuellen Teams natürlich auch vor zahlreichen Herausforderungen wieder. An oberster Stelle: Technische Probleme. Laptop, Telefon & Co machen ja bekanntlich nie das, was sie sollen.
  • Das kann aber wertvolle Zeit kosten, denn die Koordination all der unterschiedlichen Teammitglieder an verschiedensten Orten ist ohnehin eine echte Mammutaufgabe. Und wenn dann endlich einmal alle am „gemeinsamen Tisch“ sitzen, sollte diese Gelegenheit auch effizient genutzt werden.
  • Schwierig wird es dann vor allem, wenn sich Sprachbarrieren auftun. Klar, Business-Sprache ist Englisch, doch der deutsche, spanische oder chinesische Akzent können das Unterfangen zusätzlich erschweren. Am Telefon ist die Verständigung ja noch einmal komplizierter als von Person zu Person und je mehr Teilnehmer mit unterschiedlichen Muttersprachen du im virtuellen Team hast, umso größer ist ihre Herausforderung.
  • Doch nicht nur die schwierige, sondern manchmal auch gänzlich fehlende Kommunikation zwischen einzelnen Teammitgliedern kann zu Komplikationen, Fehlern oder der Verlangsamung im Projekt führen.
  • Eine Ursache für solch fehlende Kommunikation kann eine unklare Definition der Verantwortlichkeiten des einzelnen Mitarbeiters sein. Jedes Teammitglied sollte daher wissen, welchen Kollegen es wie kontaktieren kann, wenn es zu einem bestimmten Fach- oder Zuständigkeitsbereich eine Frage. Transparenz ist also das A und O.
  • Besonders flexibel organisierte virtuelle Teams bergen auch stets die Gefahr von Trittbrettfahrern. Es liegt daher im Aufgabenbereich der Führungskraft, die einzelnen Ergebnisse zu überprüfen und eher zur Faulheit neigende Mitarbeiter zu motivieren.

Schlussendlich ist eine falsche Führung der Hauptgrund dafür, dass zahlreiche virtuelle Teams scheitern. Wenn du allerdings die Besonderheiten, welche virtuelle Teams mit sich bringen, kennst und diese zu steuern weißt, birgt das Modell für dein Unternehmen zahlreiche Vorteile.

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Tipps für Führungskräfte

Als Führungskraft bist du der ausschlaggebende Faktor für Erfolg oder Misserfolg deines virtuellen Teams. Diese Organisationsform bringt für dich noch mehr Herausforderungen mit sich als die Steuerung eines „klassischen“ Teams ohne örtliche Distanz. Wer die Herausforderung jedoch meistert, kann mit einem virtuellen Team große Erfolge einfahren und so auch sich selbst als Führungsperson empfehlen. Willkommen in der Meisterklasse der Führungskräfte!

Tipp 1: Das persönliche Kennenlernen

Eigentlich widerspricht das persönliche Kennenlernen dem Grundgedanken eines virtuellen Teams. Dennoch stellt es eine wichtige Grundlage für die spätere Zusammenarbeit dar. Am besten ist das persönliche Kennenlernen zum Start eines neuen virtuellen Teams daher tatsächlich von Angesicht zu Angesicht. Allerdings ist dies natürlich aus Zeit- und Kostengründen nicht immer möglich beziehungsweise sinnvoll. Berufe daher zu Beginn zumindest eine Telefonkonferenz oder ein digitales Meeting in lockerer Atmosphäre ein, in welcher sich die einzelnen Teammitglieder erst einmal vorstellen und ein wenig kennenlernen können, bevor es an die „harten Fakten“ geht.

Tipp 2: Ein gemeinsames Ziel finden

Das virtuelle Team wurde natürlich nicht aus reinem Spaß zusammengesetzt, sondern soll ein gemeinsames Ziel verfolgen. Dieses gilt es ebenso wie Zwischenziele, Deadlines oder auch Qualitätsanforderungen frühzeitig, nachvollziehbar und umfassend zu kommunizieren. Jedes Teammitglied sollte nach dieser Besprechung den Auftrag in Gänze verstanden haben. Hake daher gerne noch einmal bei jedem Mitarbeiter nach und beantworte eventuelle individuelle Fragen.

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Tipp 3: Zuständigkeiten definieren und für Transparenz sorgen

Nun sollte jedes Teammitglied wissen, wer seine Kollegen sind, was diese jeweils können und wie sie erreichbar sind. Ebenso sind nun das große gemeinsame Ziel sowie die einzelnen Zwischenziele ausreichend kommuniziert. Es liegt jetzt im nächsten Schritt an dir als Führungskraft, die entsprechenden Zuständigkeiten jedes einzelnen Mitarbeiters zu definieren und all diese Informationen anschließend in transparenter Weise und für jedes Teammitglied zugänglich zu kommunizieren.

Tipp 4: Vertrauen als Ausgleich für die Distanz

Die Teammitglieder werden sich aber nur dann aufeinander verlassen und effizient zusammenarbeiten, wenn sie sich gegenseitig auch vertrauen. Aufgrund der Distanz und fehlenden persönlichen Kommunikation, kommt dieser Faktor ganz besonders zum Tragen. Baue daher gezielt Vertrauen zwischen den einzelnen Mitarbeitern auf. Eine solche vertrauensbildende Maßnahme kann zum Beispiel die genaue Dokumentation jedes einzelnen Arbeitsschrittes sein, sodass jeder Mitarbeiter auf die Arbeit und Ergebnisse jedes anderen Mitarbeiters zurückblicken und daran ansetzen kann.

Tipp 5: Die Möglichkeiten nutzen

All das ist nur möglich, wenn du um die jeweiligen technologischen Möglichkeiten weißt und diese bei deinem virtuellen Team einsetzt. Wie wäre es zum Beispiel mit einem Video-Chat anstelle des Telefonats? Welche Software eignet sich am besten als gemeinsame Datenbank für dein Projekt? Wie kannst du sicherstellen, dass die Informationen aus der Besprechung auch tatsächlich bei jedem Mitarbeiter ankommen? Solltest du das Protokoll vielleicht anschließend noch einmal per E-Mail versenden oder in der Cloud ablegen? Diese und mehr Fragen gilt es vor dem Projektstart zu klären, – am besten mit einer entsprechenden Fachkraft – um von Anfang an eine klare technologische Linie zu fahren.

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Tipp 6: Die Definition von Regeln ist unerlässlich

Eine klare Linie brauchst du auch hinsichtlich der in deinem Team gelebten Regeln. Die Teammitglieder müssen nämlich nicht nur wissen, wann und in welcher Form miteinander kommuniziert wird, sondern auch wie. Gerade in virtuellen Teams mit Mitgliedern aus unterschiedlichen Kulturkreisen kannst du dich nicht darauf verlassen, dass hierzulande übliche Benimmregeln auch andernorts in dieser Form gültig sind. Die Definition der Regeln ist ein wichtiger Grundstein für das Funktionieren eines virtuellen Teams und für die Vermeidung von Konflikten. Gerne kannst du deine Mitarbeitenden in diesen Prozess mit einbeziehen. Wer das Gefühl hat, die Regeln selbst mitbestimmen zu können, wird anschließend weniger Widerstand leisten.

Bildnachweis: LeoPatrizi/istock.com