Vielleicht kennen Sie das Problem: Sie bräuchten dringend eine kurze Unterredung mit Ihrem Kollegen oder Vorgesetzten, doch dieser ist ständig in Meetings und nicht zu erreichen. Tatsächlich ist Deutschland mittlerweile geradezu in einen Sitzungswahn verfallen. Vor allem die Führungskräfte verbringen die meiste Zeit in Besprechungen. Die daraus resultierenden Ergebnisse sind oft verhältnismäßig gering. Doch was hat es eigentlich mit dieser Sitzungskultur in Deutschland auf sich?

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1. 7.000 Stunden Meetings – pro Jahr
2. Ist Zeit noch Geld?
3. Unpünktlichkeit kommt die Unternehmen teuer zu stehen
4. Meetings erhöhen den Stresspegel
5. Wie können Sie dem Meetingwahn entgegenwirken?
6. Hier sind 10 Tipps

7.000 Stunden Meetings – pro Jahr

Es ist unglaublich aber wahr: Laut einer Studie der Managementberatung Bain & Company verbringen deutsche Führungskräfte rund 7.000 Stunden pro Jahr in Meetings. Gemeinsam mit der Vor- und Nachbearbeitung ergeben sich daraus rund 300.000 bezahlte Arbeitsstunden. Und das bei gerade einmal 17 untersuchten Konzernen. Jede einzelne der Führungskräfte verbringt rund zwei Arbeitstage in der Woche ausschließlich in Meetings. Bei Führungspersonen im mittleren bis hohen Management sollen es gar 60 Prozent der Arbeitszeit sein. Erschreckend ist diese Zahl vor allem dann, wenn wir ihr einmal gegenüberstellen, dass nur 58 Prozent aller Meetings überhaupt handfeste Ergebnisse hervorbringen. Jeweils ein Viertel der an einer Besprechung teilnehmenden Mitarbeiter haben mit dem eigentlichen Thema nichts zu tun und die Hälfte aller Protokolle bleiben ungelesen.

Ist Zeit noch Geld?

Früher galt noch der Grundsatz „Zeit ist Geld“ und je höher die Position des Managers, desto kostbarer. Die Teilnahme an Meetings war dementsprechend sorgsam ausgewählt. Teilgenommen wurde nur an den „wirklich relevanten“ Besprechungen, wie zur Lösung einer Krise oder Besprechung des Börsengangs. Mittlerweile scheinen sich vor allem die Führungskräfte der mittleren Riege in den Meetingräumen am wohlsten zu fühlen. Für jede noch so kleine Kleinigkeit wird eine Besprechung einberufen. Dabei schwindet nach spätestens 23 Minuten sowieso die Konzentration. Zudem wird oftmals vergessen, dass die Zeit immer noch Geld ist. Schließlich handelt es sich um bezahlte Arbeitsstunden, und zwar gut bezahlter Führungskräfte. Hochrechnungen schätzen die Kosten für Meetings daher auf mehrere Millionen – pro Jahr und Unternehmen.

Unpünktlichkeit kommt die Unternehmen teuer zu stehen

Noch teurer wird es für die Unternehmen dann, wenn die Meeting-Teilnehmer auch noch unpünktlich sind. Eine Seltenheit ist das nicht gerade. Schließlich sind die Manager ja hart arbeitende, schwer beschäftigte Angestellte, welche sich auch einmal fünf Minuten Verspätung erlauben dürfen. Also wird vorher noch schnell der Kaffee geholt oder eine E-Mail versendet. Manch einer nimmt gar sein Smartphone oder Tablet mit in die Besprechung und versendet währenddessen die wichtigen Mails oder legt Termine im Kalender an. Dieses Multitasking jedoch verschwendet wiederum 20 Prozent der Kosten für ein Meeting aufgrund der sinkenden Konzentration. Fünf Minuten Verspätung kosten bei einem einstündigen Meeting bereits acht Prozent der Gesamtkalkulation. Jede verschwendete Minute treibt daher die Meetingkosten für das Unternehmen in die Höhe. Betrachten wir in diesem Sinne noch einmal die 7.000 jährlichen Sitzungsstunden, werden die Ausmaße erst richtig bewusst. Der Disziplinmangel in der Führungsetage steht deshalb immer häufiger in der Kritik.

Meetings erhöhen den Stresspegel

Der Meetingwahn hat aber nicht nur finanzielle Folgen. Immer mehr Mitarbeiter leiden unter dem Gefühl, vor lauter Besprechungen nicht mehr zum Arbeiten zu kommen. Zahlreiche überflüssige Meetings unterbrechen immer wieder den Arbeitsfluss und nicht selten muss die Zeit als Überstunden wieder nachgeholt werden. Die Studie einer Arbeits- und Organisationspsychologin ergab erschreckende Ergebnisse:

  • Die Befindlichkeit der Teilnehmer ist nach einem Meeting schlechter als zuvor.
  • Vorherrschend ist oft das Gefühl, die Sitzung sei ohne Nutzen beziehungsweise Ergebnis verlaufen.
  • Viele Mitarbeiter fühlen sich dann von der liegen gebliebenen Arbeit überfordert.
  • Zudem werden über die Hälfte der Meetings als unproduktiv, planlos, ohne Agenda, schlecht vorbereitet und mit einer mangelnden Gesprächsdisziplin wahrgenommen.

Wie können Sie dem Meetingwahn entgegenwirken?

Prinzipiell müsste die Änderung eigentlich von oben kommen. So hat Google CEO Larry Page erst kürzlich strenge Regeln eingeführt, um den Trend der zunehmenden Meetings zu stoppen. Hier dürfen nun beispielsweise keine Sitzungen mehr länger als 50 Minuten dauern und es nehmen höchstens zehn Personen teil. Doch auch Sie selbst können dazu beitragen, die wertvolle Zeit in Meetings besser zu nutzen und die Anzahl der Sitzungen dauerhaft zu reduzieren. Wie?

Hier sind 10 Tipps:

  1. Sind Sie derjenige, der ein Meeting einberufen möchte, so überlegen Sie erst einmal, ob es nicht auch eine Alternative gäbe. Viele Probleme lassen sich auch in einem Vier-Augen-Gespräch lösen.
  2. Es soll doch die Sitzung sein? Dann laden Sie nur diejenigen Mitarbeiter an, die direkt an der Problemlösung beteiligt sind. Versuchen Sie die Teilnehmerzahl auf ein Minimum zu reduzieren. So können Sie schneller und effizienter arbeiten.
  3. Werden Sie sich dann darüber klar, welche die Themen, Erwartungen und Ziele für das Meeting sind.
  4. Setzen Sie sich einen festen Zeitrahmen, bestenfalls nicht mehr als eine Stunde, und halten Sie diesen unbedingt ein.
  5. Bereiten Sie die Besprechung dann ausführlich vor, sodass eine effiziente Arbeit möglich ist.
  6. Kommen Sie als Teilnehmer oder Organisator eines Meetings immer pünktlich.
  7. Nehmen Sie keine Arbeit mit in das Meeting, denn Multitasking kostet Zeit und Konzentration.
  8. Halten Sie die Ergebnisse der Besprechung schriftlich fest, holen Sie sich die Zusage eines verantwortlichen Mitarbeiters ein und kommen später auch wieder auf ihn zurück. Nur so werden Ergebnisse und Problemlösungen nach einem Meeting auch wirklich umgesetzt.
  9. Streichen Sie Meetings, welche für Sie als Mitarbeiter irrelevant sind. Lernen Sie auch einmal „Nein“ zu sagen. Die Unternehmenskultur sollte dies zulassen.
  10. Jedes Unternehmen sollte strikt festlegen, wer ein Meeting einberufen kann und wer nicht. Generell gilt: „Lieber weniger als mehr“