Du hast wenig Zeit, aber viel zu tun? Oder dich hat einfach die chronische Unlust gepackt? Mit der 2-Minuten-Regel verabschiedest du dich davon. Wir zeigen dir, wie du mit diesem Hack deine Produktivität sofort steigerst.

Ratlos, müde, lustlos, überfordert?

Unproduktivität hat viele Gründe. Fehlen unserem Gehirn die Ressourcen, fallen uns auch schon kleine Entscheidungen schwer. Überforderung, Müdigkeit, Stress und die daraus resultierende Unlust, Aufgaben direkt zu erledigen, sind heute jedoch keine Seltenheit. In unserer schnelllebigen, digitalisierten und dynamischen Welt haben wir es mit einer Reizüberflutung zu tun: Menschenmassen, Bildschirme, Bilder, Informationen – und, und, und. Es wird alles schnell zu viel. Kein Wunder also, dass wir uns unproduktiv und überfordert fühlen, Dinge aufschieben und manchmal sogar in eine Art Starre verfallen.

Um nicht dauerhaft unproduktiv zu sein und im Arbeitsleben sowie im Alltag kleine Erfolgsmomente zu verspüren, hat US-Autor und Selbstmanagement-Experte David Allen in seinem Buch „Getting Things Done“ (GTS) das Prinzip der 2-Minuten-Regel beschrieben.

Was ist die 2-Minuten-Regel?

Bei der weltweit erfolgreichen Regel handelt es sich um eine beliebte Methode, die dir dabei hilft, deinen Arbeitsalltag und auch dein Privatleben entspannter, produktiver und stressfreier zu gestalten. Die 2-Minuten-Regel nach Allen besagt:

  1. Wenn du eine Aufgabe vor dir hast, die weniger als zwei Minuten deiner Zeit in Anspruch nimmt, erledige sie direkt. Nicht abgeben, nicht aufschieben.
  2. Wenn die Aufgabe länger dauert, verschiebe sie oder gib sie ab.
  3. Das Ergebnis: Kleine Dinge und Details überlasten dein Gehirn nicht. So fühlst du dich direkt produktiver und hast genug Energie, deinen Alltag effizient und erfolgreich zu gestalten.

Das Gehirn verstehen: Wie wirkt die 2-Minuten-Regel?

Interessant in diesem Zusammenhang ist der sogenannte „Zeigarnik-Effekt“ nach der Psychologin und Neurowissenschaftlerin Bljuma Wulfowna Zeigarnik. Die im Jahre 1988 verstorbene Forscherin konnte in ihrem Experiment an der Universität Berlin zeigen, dass wir uns an bis zu 90 Prozent der Aufgaben erinnern, die wir nicht zu Ende gebracht haben. An erfolgreich erledigte Aufgaben erinnern wir uns hingegen nicht so gut.

Das heißt im Umkehrschluss: Unser Gehirn ist andauern mit den unerledigten Aufgaben beschäftigt, auch wenn nur unterbewusst oder kaum merkbar im Hintergrund. Das kann unsere Produktivität hemmen.

Grundsätzlich gilt: Kleinere Aufgaben genießen in unserem Alltag, ob im Büro oder in unserer Freizeit, weniger Priorität. Deshalb verschieben wir sie ganz einfach nach hinten. Schließlich gibt es ja Dinge, die jetzt sofort erledigt werden müssen: Da ist der Arzttermin, der Wocheneinkauf, die Finalisierung des Arbeitsprojektes. Der Knackpunkt ist, dass aus kleinen und vermeintlich unwichtigen Dingen plötzlich eine große Last wird.

Die 2-Minute-Regel baut unter anderem darauf, dass dein Gehirn erledigte Aufgaben als Erfolg abhakt und unerledigte Aufgaben als Misserfolg interpretiert:

  • Das, was nicht mehr im Kopf herumschwirrt, ist ganz einfach: weg. Je mehr Glückshormone wir aufgrund von erledigten Dingen verspüren, umso mehr wollen wir davon haben. Dein Gehirn kannst du also gut trainieren – und die Regel zur Gewohnheit machen.
  • Halten wir hingegen am Gewohnten fest, stellen wir keine Veränderungen fest: Das Aufschieben macht in der Regel alles schlimmer; die kleinen Sorgen und Aufgaben „kleben“ über die ganze Woche an dir fest.
  • Erledigst du die kleinen Aufgaben direkt, ohne Ausreden oder Aufschieben, hast du den Kopf nicht nur für die großen Aufgaben frei. Du fühlst dich innerlich weniger blockiert und insgesamt arbeitest produktiver.

Welche Aufgaben lassen sich typischerweise mit der 2-Minuten-Regel erledigen?

Damit du eine Idee dafür bekommst, wie du dich im Alltag mit der cleveren Regel nach David Allen entlastest und produktiver arbeitest, haben wir im Folgenden eine Auflistung für dich. Nicht wundern: Auch wenn die To-Dos zunächst etwas banal klingen, wirst du schnell merken, wie gut es tut, die „nervigen“ Dinge von der Liste streichen zu können, um sich den größeren Projekten zu widmen. Es handelt sich um Aufgaben im Arbeitsalltag sowie im Privaten, die du in der Regel innerhalb von zwei Minuten erledigen kannst:

  • eine E-Mail beantworten, z. B. gleich morgens
  • deine Kleidung in den Schrank räumen
  • Briefe und Papiere für die Ablage vorsortieren
  • Betten machen
  • den Müll wegbringen
  • deine Pflanzen gießen
  • deine Arbeitstasche ausräumen und kurz sortieren
  • Spül- oder Waschmaschine anstellen
  • den Tisch abräumen

Hinweis: Du möchtest die 2-Minute-Regel ausprobieren, weißt aber nicht ganz genau, wie du die Zeit für eine Aufgabe einschätzen sollst? Um dich nicht zu verkalkulieren und mehr Zeit als nötig an kleinen Dingen zu verlieren, hilft es, einen Testlauf zu starten. Arbeite zum Beispiel eine kleinere To-Do-Liste ab Wochenende ab. Notiere dir die Zeiten – und schaue, was realistisch ist für deinen Alltag. Dies gilt natürlich auch für Arbeitsaufgaben.

Was mache ich mit Aufgaben, die länger als zwei Minuten dauern?

Handle vorbeugend, um dich nicht unproduktiv und überfordert zu fühlen: Alles, was mehr als zwei Minuten in Anspruch nimmt, solltest du besser vertagen. Das, was du an Aufgaben abgeben kannst, etwa an Kollegen, gibst du ab.

Beachte dabei vor allem: Manchmal übernehmen wir etwas, das nicht zu unserem Aufgabenbereich gehört. Vor allem diese To-Dos solltest du nicht nur abgeben, sondern zurückgeben. Je mehr du dir aufhalst, umso länger wird die Liste an unerledigten Aufgaben in deinem Gehirn – sodass es nur eine Frage der Zeit ist, bist du dich zurückziehst, mental zusammenbrichst oder in Prokrastination verfällst.

Zum Schluss: Unser Zusatztipp

Du hast größere Aufgaben, die dich aktuell überfordern? Auch Mammutaufgaben lassen sich in kleinere Teile zerlegen. Nutze die 2-Minuten-Regel, um größere Aufgabenberge als „kleine Häppchen“ zu erledigen. Generell gilt, im Alltag lieber kleinere Ziele vor Augen zu haben und dich nicht zu überfordern, damit du schlussendlich deine großen Ziel zu erreichst.

Ganz nach dem Motto: „Keep walking, one step at a time“. Der schöne Nebeneffekt: Du freust dich jedes Mal, wenn du etwas geschafft hast und dein Gehirn schüttet Glückshormone aus. So steigerst du nicht nur deine Motivation, sondern auch deine Produktivität.

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