Maximale Produktivität erreichen: Mit Getting-Things-Done mehr schaffen in weniger Zeit

Zählst du auch zu den Menschen, die ihre Aufgaben erst auf den letzten Drücker erledigen? Wenn dich dauerhaft das Gefühl verfolgt, dass du deine Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen kannst und eine ständige Überforderung dein täglicher Begleiter ist, dann kann die Getting-Things-Done-Methode (GTD-Methode) die Lösung für dieses Problem sein. Was die GTD-Methode ist, wie sie funktioniert und was du beachten musst, erfährst du in folgendem Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Getting-Things-Done-Methode (kurz GTD-Methode) wurde vom US-Amerikaner David Allen entwickelt, um das Selbstmanagement zu verbessern.
• Ziel der Methode ist es, alle Aufgaben entsprechend zu sortieren und einen besseren Überblick über diese zu erhalten.
• Größere Aufgaben werden in kleinere Teile zerlegt.
• Grundsatz der GTD-Methode stellen die 5 Schritte dar.
• Wichtig ist es, diese 5 Schritte in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten.
• Vorteile der GTD-Methode ist eine gesteigerte Produktivität und bessere Übersicht. Nachteil ist jedoch, dass die Methode mit viel Bürokratie verbunden ist und für Anfänger erschlagend wirken kann.

Die Getting-Things-Done-Methode – im Detail erklärt

Die Getting-Things-Done-Methode, kurz auch GTD-Methode genannt, ist eine Methode zum optimierten Selbstmanagement von persönlichen Aufgaben. Erfunden hat sie der US-Amerikaner David Allen im Jahr 2001 und stellt die Methode auch in seinem gleichnamigen Buch vor. Der große Erfolg, den die Methode verspricht, zeigt sich bei den Millionen von Anhängern der GTD-Methode. Kernziel stellt die vollständige schriftliche Fixierung aller Aufgaben innerhalb deines Berufs- und Privatleben dar.

Bei der GTD-Methode handelt es sich um ein System, welches deine Produktivität durch effizientes Zeitmanagement deutlich verbessern soll. Deshalb ist es wichtig, auf ein umfassendes Terminkalendersystem zurückzugreifen, um alle anfallenden Aufgaben und Verpflichtung fristgerecht zu erledigen, damit von vornherein unnötiger Stress vermeiden wird.

Wie also zu Beginn bereits erwähnt, lautet das erste und wichtigste Grundprinzip der Getting-Things-Done-Methode also, dass alle anfallenden Aufgaben schriftlich fixiert werden müssen. Das dient in erster Linie dazu, dass du mehr freie Kapazitäten in deinem Kopf schaffst. Denn wenn du versuchst, dir alle deine Termine und Aufgaben in deinem Kopf zu behalten, wirst du schnell an deine mentalen Grenzen stoßen und daraus resultierend wird auch deine Produktivität leiden. So schaffst du Platz in deinem Kopf, um beispielsweise in den Ruhephasen zwischen den einzelnen Aufgaben auch wirklich entspannen zu können.

Solltest du einmal größere Aufgaben zu verwalten haben, können diese auch in kleinere Teilaufgaben zerlegt werden. Wichtig ist dabei, dass du hier nicht den Überblick über die kleineren Teilbereiche verlierst. Einen weiteren wichtigen Grundpfeiler für den Erfolg stellen die 5 Schritte der GTD-Methode dar.

Was sind die 5 Schritte der GTD-Methode?

Damit du die GTD-Methode effizient und mit allen ihren Vorteilen nutzen kannst, ist es wichtig, dass du die 5 Schritte befolgst. Diese 5 Schritte müssen genau in der nachfolgend beschriebenen Reihenfolge abgearbeitet werden, damit die GTD-Methode funktionieren kann:

• Schritt 1: Sammeln.
• Schritt 2: Verarbeiten.
• Schritt 3: Organisieren.
• Schritt 4: Sichten.
• Schritt 5: Erledigen.

Schritt 1: Sammeln

Im ersten Schritt musst du zunächst alle deine anfallenden Termine sammeln. Grundgedanke dabei ist, alle Aufgaben an einem zentralen Ort zu lagern. Die Aufgaben kommen dabei über sogenannte Eingangskörbe zu dir. Dieser Eingangskorb kann dein Mail-Postfach oder dein normaler Briefkasten sein. Dabei können dir vor allem digitale Tools wie Organizer-Apps oder Ähnliches besonders gut helfen. Die Vorteile dabei sind:

• Bessere Auffindbarkeit.
• Bessere Übersicht. Handschriftliche Notizen werden schnell unleserlich und unübersichtlich.
• Dateien können untereinander verknüpft werden.

Schritt 2: Verarbeiten

Im nächsten Schritt müssen die eingegangenen Aufgaben also verarbeitet werden. Um diese Verarbeitung effizienter zu gestalten, werden die Aufgaben nach 3 Fragen kategorisiert:

• Welcher Art ist die Aufgabe?
• Was kann aktuell unternommen werden?
• Wie sieht der nächste Schritt aus?

Schritt 3: Organisieren

In Schritt Nummer 3 werden die Eintragungen, welche eine Handlung benötigen, in die passenden Zwischenablagen beziehungsweise in die entsprechende Liste eingetragen. Sollte es sich um eine Aufgabe handeln, welche du in unter 2 Minuten abschließen kannst, dann solltest du diese sofort bearbeiten und nicht weiter vor dir herschieben.

Folgende Kategorien bieten sich zum Organisieren laut GTD-Methode an:

• Kalender: In den Kalender solltest du nur deine anfallenden Termine eintragen.
• Projekte: Größere Aufgaben werden als Projekte bezeichnet. Diese musst du auf eine gesonderte Projektliste setzen. Unter die Kategorie Projekte fallen größere Erledigungen wie eine Renovierung oder eine dauerhafte Kampagne.
• Was kommt als Nächstes: In dieser Liste sortierst du die nächsten Schritte. Alles, was demnächst fällig wird, wird hier vermerkt.
• Warteliste: Aufgaben, welche noch erledigt werden müssen und deren Zwischenstand du abfragen willst, werden auf dieser Liste vermerkt.

Schritt 4: Sichten

Natürlich erhältst du durch die richtige Organisation deiner Aufgaben eine bessere Übersicht. Diese Übersicht stellt eine sehr gute Grundlage für gesteigerte Produktivität dar. Damit du diese jedoch erreichst, musst du noch etwas dafür tun.

Deshalb ist es wichtig, alle deine Termine zu überprüfen und deine Aufgabenlisten regelmäßig im Blick zu behalten. Ein wichtiger Ritus sollte ein Mal in der Woche ein Rückblick sein. Dabei ist es wichtig, einen klaren Kopf zu haben und im Anschluss alle deine Listen und Kalender durchzugehen, um dir einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Aufgaben erledigt wurden und welche noch nicht fertig sind.

Schritt 5: Erledigen

Damit du die richtige Entscheidung treffen kannst, welche Aufgabe du als Nächstes erledigen musst, gibt es in der GTD-Methode im 5. und letzten Schritt 4 spezielle Entscheidungskriterien:

• Kontext: In welchem Zusammenhang steht die zu erledigende Aufgabe? Wie wichtig ist sie für deinen gesamten beruflichen oder privaten Kontext?
• Verfügbare Zeit: Wie viel Zeit hast du noch übrig, um die Aufgabe zu erledigen? Anhand der Restlaufzeit solltest du die Priorität dieser Aufgabe setzen.
• Verfügbare Energie: Wie viel Ressourcen besitzt du zum Erledigen dieser Aufgabe?
• Priorität: Unabhängig von Restlaufzeit und Kontext, wie wichtig ist die Aufgabe wirklich? Stell dir diese Frage, um die Gewichtung der Erledigung final festzulegen.

Vor- und Nachteile der Getthing-Things-Done-Methode

Wie bei allem im Leben bietet die GTD-Methode natürlich nicht nur Vor-, sondern auch Nachteile an. Doch zunächst die positiven Aspekte:

Vorteile

• Lückenloses Erfassen aller wichtigen Termine.
• Große Aufgaben werden überschaubar und übersichtlich dargestellt.
• Die Produktivität kann enorm gesteigert werden.

Nachteile

• Einstieg kann mitunter äußerst komplex sein. Großer Organisationsaufwand, welcher mit einem erheblichen Maß an Bürokratie verbunden ist.
• Viel Vorbereitungszeit notwendig. Leider kannst du nicht einfach loslegen, sondern musst zunächst viel Zeit darin investieren, den richtigen Grundstein für deine effektive GTD-Methode zu legen.
• Umfangreiche Listen und Ablagen können schnell zur Überforderung führen. Wenn du dich zunächst mit einem riesigen Berg an To-dos konfrontiert siehst, kann das schnell Panik auslösen, was sich wiederum negativ auf die Produktivität auswirken kann.

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