In unserer heutigen Gesellschaft herrscht fast in allen Branchen ein erheblicher Leistungsdruck. Täglich wird von dir erwartet, dass du zu 101 % funktionierst und immer konstant produktiv bist. Das dauerhafte Erbringen von hoher Leistung und Produktivität geht natürlich ganz klar auf deine psychische und körperliche Gesundheit. Abhilfe soll die japanische 5S – Methode schaffen, welche verspricht, dass du immer produktiv und leistungsfähig bleibst, ohne dass du dein Stresslevel auf ungesunde Weise erhöhst.

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Zu viel Stress verhindert Effizienz

Wenn du deine eigene Produktivität erhöhen möchtest, dann denkst du vielleicht als Erstes daran, früher aufzustehen und mehr zu arbeiten. Doch damit wirst du auf Dauer nicht sehr viel weiterkommen. Denn wenn du dir einmal die Zahlen auf der Internetseite des Theodor Wenzel Werks aus Berlin anschaust, dann wirst du sehr schnell merken, dass sich 87 % der Menschen in Deutschland gestresst fühlen. Verschiedene Umfragen ergaben sogar, dass jeder zweite Teilnehmer glaubt, dass er am Burn-out-Syndrom leide. All diese Tatsache lassen sich auf zu viel Stress und Leistungsdruck zurückführen, welcher daraus resultiert, dass du unbedingt produktiver sein möchtest.

Das Geheimnis in erhöhter Produktivität liegt nicht darin, mehr zu arbeiten und sich selbst unter zu viel Stress zu setzen, sondern in der richtigen Organisation und Planung deines Alltags. Die 5S-Methode aus Japan sieht deshalb vor, Aufgaben sinnvoll nach Prioritäten zu ordnen, damit diese alle rechtzeitig erledigt werden. Das Ziel dieser Methode ist, das persönliche Glücksgefühl und die innere Ausgeglichenheit zu steigern.

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Ordne deinen Alltag – Optimierung als wichtigster Schritt

Wie heißt es so schön? Qualität vor Quantität. Wie bereits erwähnt, solltest du für mehr Produktivität nicht nur dein Arbeitspensum erhöhen, sondern die bestehenden Prozesse optimieren und deinen Alltag überdenken. Hier steht der Qualitätsaspekt an erster Stelle. Es geht nicht darum, dass du so viel wie möglich schaffst und diese Aufgaben nur halbherzig erledigst, sondern darum, deine Aufgaben mit entsprechender Präzision und Sorgfalt durchzuführen. So lässt sich der Grundgedanke der japanischen 5S – Methode am besten zusammenfassen.

Dabei wundert es nicht, dass diese Methode gerade aus Japan kommt. Das Land ist leider für seine extreme Leistungsgesellschaft bekannt. Der Leistungsdruck in diesem Land ist so hoch, dass es sogar einen eigenen Fachbegriff dafür gibt, wenn Menschen durch Überarbeitung versterben. Die Japaner bezeichnen diese Todesart als “Karoshi“. Um mit diesem Leistungsdruck fertig zu werden und die psychische sowie körperliche Gesundheit der Menschen zu erhalten, hat man nach einem Lösungsansatz gesucht, aus welchem schließlich die 5S – Methode resultierte.

Wie funktioniert die 5S – Methode?

Das Grundprinzip der 5S – Methode besteht, wie der Name bereits vermuten lässt, aus fünf unterschiedlichen Bausteinen, welche mit japanischen Begriffen beschrieben werden. Diese fünf Bausteine sollen deinen Alltag optimieren und sozusagen entrümpeln, damit du leistungsfähiger und effizienter arbeiten kannst, ohne dein persönliches Stresslevel in ungesunde Bahnen zu lenken.

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Seiri – Ordnung halten, um den Fokus nicht zu verlieren

Der erste Punkt der 5S steht für das Vermeiden von potenziellen Ablenkungen am Arbeitsplatz. Eine chaotische Umgebung führt schneller zu Ablenkungen. Gegenstände, die nichts mit deiner Arbeit zu tun haben, sollten an deinem Arbeitsplatz nicht auftauchen. Versuche, diese an einem anderen Ort aufzubewahren, damit du deinen Fokus bei der Erledigung deiner Aufgaben nicht verlierst. Prinzipiell kann man den japanischen Begriff “Seiri” auch so verstehen, dass man sich von unnötigen Dingen trennen sollte.

Seiton – Keine Zeit verlieren mit nervigen Suchen

Auch der nächste Punkt beschäftigt sich damit, Ordnung an deinem Arbeitsplatz zu halten. Doch hier geht es weniger darum, potenzielle Ablenkungen zu vermeiden, sondern vielmehr darum, alle benötigten Gegenstände und Unterlagen griffbereit zu haben. Wenn du bestimmte Dokumente benötigst und diese erst mal suchen musst, geht wertvolle Zeit dafür drauf. Dies kannst du verhindern, in dem du strikt von vornherein Ordnung hältst und allen wichtigen Dokumenten und Gegenständen einen festen Platz gibst. So sieht dein Arbeitsplatz zum einen besser aus und du findest alles Nötige sofort.

Seiso – den Arbeitsplatz sauber halten

Nachdem du alle möglichen Ablenkungen und Störfaktoren beseitigt sowie alle Gegenstände und Unterlagen sortiert hast, wird es Zeit für den nächsten Punkt. “Seiso” bedeutet, dass du Müll und Schmutz vermeiden solltest. Denn auch dieser kann die persönliche Motivation beim Arbeiten stark beeinflussen. Halte deinen Arbeitsplatz daher von Anfang an sauber und beseitige angefallenen Schmutz schnellstmöglich.

Seiketsu – Aufgaben routiniert erledigen für mehr Effizienz

Der nächste Punkt der 5S – Methode beschäftigt sich damit, dass du Aufgaben routiniert erledigen solltest. Mit einer sich immer wiederholenden Strategie kannst du deine Aufgaben möglichst schnell und effizient durchführen, ohne dir zu lange den Kopf über Lösungsansätze zu zerbrechen. Hier lautet der Grundgedanke, alle benötigten Gegenstände, Apps oder Programme, an einem möglichst schnell zugänglichen Ort aufzubewahren. So kannst du deine benötigten Aufgaben schneller und damit zeitsparender erledigen, ohne dein Arbeitspensum stark zu erhöhen, was wiederum mit erhöhtem Stress verbunden wäre.

Shitsuke – erfolgreiche Methoden verinnerlichen

Wenn du eine effiziente Methode für deine Arbeit gefunden hast, dann solltest du diese verinnerlichen. Denn die beste Strategie ist sinnlos, wenn du sie nach einiger Zeit wieder vergessen hast. Der letzte Punkt der 5S – Methode beschreibt daher einfach nur, dass du die vorangegangenen Punkte verinnerlichen und zu einer Art Ritual werden lassen sollst. Denn nur wenn du diese immer wieder durchführst und konsequent dabei bleibst, wird die japanische Methode zum gewünschten Erfolg führen. Arbeite deshalb immer an deiner Ordnung und Sauberkeit und lass die neu gewonnenen positiven Aspekte nicht zu einem kurzen Strohfeuer werden, was nach einigen Tagen wieder erlischt und alles wieder wie vorher ist.

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Die 5S – Methode zusammengefasst

Abschließend noch einmal alle Punkte der japanischen 5S – Methode kompakt für dich zusammen gepackt auf einen Blick:

  • Seiri – Sortiere aus

  • Seiton – Halte Ordnung

  • Seiso – Halte deinen Arbeitsplatz sauber

  • Seiketsu – Verinnerliche deine Arbeitsabläufe und arbeite effizient

  • Shitsuke – Sei diszipliniert und lasse alle Punkte zur Gewohnheit werden

Bildnachweis: Andrii Yalanskyi/Shutterstock.com

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