Die Produktivität erhöhen – das verspricht mehr und bessere Arbeit in kürzerer Zeit. Aus Unternehmenssicht bedeutet dies in erster Linie Kosteneinsparungen und Arbeitnehmer wünschen sich durch eine höhere Produktivität einen früheren Feierabend und weniger Zeitdruck. Nur lässt es sich leider schwieriger umsetzen als gedacht. Klar, du kannst Pausen streichen oder am Abend Überstunden machen. Doch wirklich sinnvoll und nachhaltig lässt sich deine Produktivität schlussendlich nur auf eine Art und Weise steigern: Indem du nicht mehr oder schneller, sondern schlichtweg „klüger“ arbeitest. Aber wie?

Längere Arbeitszeit bedeutet nicht mehr Produktivität

In unserer Gesellschaft macht ein fataler Irrtum die Runde. Er lautet: Wer seine Produktivität erhöhen will, muss mehr arbeiten. Also werden Pausen gestrichen und Überstunden angehäuft – alles im Sinne der Karriere. Aus der 40-Stunden-Woche wird eine 50-Stunden-Woche und kurze Zeit später eine 60-Stunden-Woche. Der Feierabend, das Wochenende und der Urlaub werden ebenfalls für die Arbeit genutzt oder zumindest für all die privaten Verpflichtungen, welche ansonsten liegen bleiben – Haushalt, Einkaufen, Arzttermine & Co. Also hetzen deutsche Arbeitnehmer von einem stressigen Berufsalltag in ein ebenso stressiges Privatleben und wieder zurück.

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Doch statt einer erhöhten Produktivität scheint diese stattdessen nur mehr und mehr zu sinken, bis irgendwann das Burnout-Syndrom oder eine andere stressbedingte Krankheit winkt. In Wahrheit hat Produktivität nämlich nichts mit der Zeitspanne zu tun, welche du in deine Arbeit investierst. Wer zu viel arbeitet, laugt sich stattdessen selbst aus, bis sich erste gesundheitliche Probleme bemerkbar machen – welche die Produktivität nur weiter senken und die Betroffenen dadurch in einen wahren Teufelskreis leiten. Und auch im Laufe des Arbeitstages arbeitest du nicht gleichbleibend produktiv, sondern deine Energie und Konzentration lassen immer weiter nach. Die neunte, zehnte oder elfte Stunde am Arbeitsplatz ist daher nichts als verschwendete – sprich unproduktive – Zeit.

Du musst nicht mehr arbeiten, sondern klüger

Da also bereits wenige Überstunden krank machen und du zudem deine wertvolle Freizeit kosten, sollte deine Produktivität auf andere Art und Weise erhöhen. Eine kluge Arbeitsorganisation kann deine Karriere nämlich auf das nächste Level bringen und dir dennoch eine ausgewogene Work-Life-Balance schenken. Wenn du also nicht mehr arbeitest, sondern klüger, schaffst du innerhalb der regulären Arbeitszeit mehr, kannst pünktlich in den Feierabend gehen und wirst trotzdem schneller sowie höher befördert – garantiert.

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Erste Pilotprojekte mit verkürzten Arbeitszeiten, wie beispielsweise mit dem Sechs-Stunden-Arbeitstag in Schweden, haben bereits beeindruckend unter Beweis gestellt, dass Arbeitszeiten und Produktivität einen noch geringeren Zusammenhang haben als gedacht – oder besser gesagt einen anderen. So steigt die Produktivität nämlich nicht durch einen längeren als den Acht-Stunden-Arbeitstag, sondern durch einen kürzeren. Das Gehirn hat mehr Regenerationsphasen und kann dadurch innerhalb der zwei, vier oder sechs Stunden am Tag deutlich produktiver arbeiten als bei acht oder mehr Stunden. Bei den Pilotprojekten ist so die Gesamtproduktivität der teilnehmenden Unternehmen durchweg gestiegen – trotz der flächendeckenden Einführung des Sechs-Stunden-Arbeitstages.

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Wissenschaftler sind sich deshalb sicher, dass die 40-Stunden-Woche bald der Vergangenheit angehören wird. Die Digitalisierung und der damit einhergehende Aufschwung der Remote Work machen es möglich und sinnvoll wäre es hinsichtlich der Gesundheit, Zufriedenheit und dementsprechend auch Produktivität der Arbeitnehmer allemal. Sie gehen sogar noch weiter und schätzen den Arbeitstag der Zukunft auf nur zwei bis vier Stunden. Die rasante Entwicklung im Bereich der Roboter und intelligenten Technologien sollen dies möglich machen – und ausreichend. Aber wie arbeitest du eigentlich „klüger“, um deine Produktivität erhöhen und dennoch die Arbeitszeit verkürzen zu können?

Klüger arbeiten in sechs Schritten: So erhöhst du deine Produktivität

Kennst du folgendes Video? Es beweist, dass harte Arbeit ist nicht immer die ideale Lösung ist – nicht im Sport und ebenso wenig im Berufsleben. Manchmal musst du eben nicht noch härter arbeiten, sondern „nur“ klüger.

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Dafür musst du aber kein Visionär und mit Einfallsreichtum oder herausragenden Talenten gesegnet sein. Es gibt bereits ganz einfache Maßnahmen, durch welche du deine Arbeit fortan klüger organisierst, dadurch deine Produktivität erhöhst und schlussendlich viel Zeit sparen kannst. Welche das sind?

Tipp #1: Erst planen, dann machen!

Um Zeit zu sparen, stürzen sich viele Menschen direkt in die Arbeit. Am Morgen ist das Gehirn ja bekanntlich am produktivsten und du kannst in den ersten Stunden am Arbeitsplatz besonders konzentriert und schnell arbeiten. Da solltest du keine Zeit mit unwichtigen Tätigkeiten vergeuden, richtig? Richtig! Aber zu den unwichtigen Tätigkeiten gehören zum Beispiel deine E-Mails, welche du auch vor der Mittagspause noch checken kannst, oder das im Browser geöffnete Chatfenster von Facebook. Wichtig ist hingegen eine Tagesplanung, damit du dich anschließend Punkt für Punkt an deine To-Do-Liste entlanghangeln kannst.

Führe am besten für mindestens eine Woche ein Zeittagebuch und liste auf, wann du was wie lange machst. Anschließend nimmst du dir eine halbe bis ganze Stunde Zeit, um die größten Zeitfresser zu eliminieren. Allein dieses Wissen um die Zeit, welche du Tag für Tag für wirklich unwichtige Aufgaben vergeuden, wird dir in Zukunft dabei helfen, deinen Arbeitstag besser zu strukturieren. Und dann hast du auch wieder ausreichend Zeit für die fünf bis zehn Minuten am Morgen, um einen Tagesplan zu erstellen.

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Tipp #2: Lasse deine Arbeit jemand anderen machen!

Nein, du sollst dich nicht faul zurücklehnen und andere Personen deine Arbeit verrichten lassen und du sollst deine Produktivität auch nicht auf Kosten der Kollegen erhöhen. Dennoch kann es eine wichtige Lehre sein, deine Arbeit hin und wieder abzugeben. Gerade bei routinierten Prozessen wirst du nämlich früher oder später „betriebsblind“. Wenn plötzlich eine andere Person deine Arbeit verrichtet und diese aus einem neuen Blickwinkel betrachtet, kann sie nicht selten Verbesserungspotenziale identifizieren. Du erstellst neue Vorlagen, verschmälerst komplexe Prozesse oder findest Raum für Zeiteinsparungen. Vielleicht entwickelst due auch – ähnlich dem Fahrradfahrer im Video – ein gänzlich neues Arbeitssystem.

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Solltest du hingegen dauerhaft unter einer zu hohen Arbeitslast leiden, musst du das Vieraugengespräch mit deinem Vorgesetzten suchen und zukünftig Aufgaben delegieren, welche nicht in dein Spezialgebiet fallen. Das Konzept der Arbeitsteilung gibt es schließlich nicht ohne Grund. Wenn jeder Mitarbeiter sich auf sein Fachgebiet konzentrieren und dadurch seine Produktivität erhöhen kann, wird das gesamte Unternehmen an sich produktiver.

Tipp #3: Sei dein eigener Unternehmensberater!

Ein Unternehmensberater ist in der Regel der beste Freund des Unternehmers, dafür aber der schlimmste Feind der Arbeitnehmer. Wenn eine Unternehmensberatung ansteht, bedeutet das für die Belegschaft häufig noch mehr Zeitdruck, schlechtere Arbeitsbedingungen oder die Streichung von Sonderzahlungen – eventuell sogar von Arbeitsplätzen. Zeit- und Kosteneffizienz aller Prozesse stehen bei Unternehmensberatern im Fokus und dementsprechend prüfen sie auf das Genaueste, wo sich Geld oder Zeit einsparen lässt. Nicht selten sind die Maßnahmen aber wenig nachhaltig und verpufft, kaum dass der Unternehmensberater das Haus verlässt.

Die Zeit ist kein Geld.
Aber den einen nimmt das Geld die Zeit und den anderen die Zeit das Geld.

(Ron Kritzfeld)

Trete stattdessen als dein eigener „Unternehmensberater“ in Erscheinung und prüfe deine Arbeitsabläufe in regelmäßigen Abständen auf mögliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Das erhöht nicht nur deine Produktivität, sondern eine solche Eigeninitiative wird auch bei deinen Vorgesetzten Eindruck schinden und dadurch mit etwas Glück deine Karriere ankurbeln. Und wenn nicht, so hast du wenigstens einen entspannteren Berufsalltag, eine ausgewogenere Work-Life-Balance und ein geringeres Risiko, beim nächsten Hausbesuch eines Unternehmensberaters „wegrationalisiert“ zu werden.

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Tipp #4: Arbeite „nach Gefühl“!

Zugegeben, dieser Tipp ist nur etwas für Arbeitnehmer mit dem Luxus, sich ihre Arbeitszeit zumindest teilweise frei einteilen zu können. Am produktivsten arbeitest du nämlich, wenn du dich „danach fühlst“. Jeder Mensch hat schließlich bessere und schlechtere Tage und auch innerhalb eines Arbeitstages gibt es große Produktivitätsunterschiede: Die „Lerchen“ arbeiten am Morgen besser, die „Eulen“ sind in der Nacht besonders produktiv und dann wären da natürlich noch sämtliche Mischformen.

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Zudem gibt es Menschen, die mehrere kleine Pausen in regelmäßigen Abständen benötigen und andere, welche lieber vier Stunden durcharbeiten und anschließend eine lange Pause machen. Finde also deinen persönlichen Rhythmus und arbeite, wenn du dich „danach fühlst“ – sprich, wenn du am produktivsten bist.

Tipp #5: Lese die Bedienungsanleitungen!

Manchmal musst du eine halbe oder auch ganze Stunde investieren, um in den folgenden Tagen, Wochen, Monaten oder sogar Jahren eine Menge Zeit zu sparen. So zum Beispiel bei Bedienungsanleitungen: Wenn du dich einmal intensiv mit den Funktionen technischer Geräte auseinandersetzt – deines Smartphones vielleicht oder des Laptops – kannst du dank Shortcuts, Bedienungshilfen & Co in Zukunft über den Tag hinweg wertvolle Sekunden einsparen, was sich auf lange Sicht ordentlich „läppert“. Die halbe oder ganze Stunde, welche du in das Lesen der Bedienungsanleitung stecken, ist also eine Investition, welche sich definitiv lohnt.

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Tipp #6: Nutze Pufferzeiten!

Last but not least wirst du trotz Optimierung deines Zeitplans gemäß dem ersten Tipp immer noch unproduktive Zeiten im (Arbeits-) Alltag haben. Nehmen wir an, du wartest auf den Beginn eines Meetings, ein Kunde verspätet sich oder du sitzt am Flughafen in der Abflughalle und hast noch eine halbe Stunde Zeit, bis deine Geschäftsreise beginnt – all diese Pufferzeiten kannst du zur produktiven Arbeit nutzen. Egal, ob es fünf oder 30 Minuten sind, wirst du dadurch alles in allem eine Menge Zeit sparen, produktiver arbeiten und dadurch weniger Überstunden anhäufen oder einfach manchmal früher Feierabend machen können.

Welche weiteren simplen Tricks kennst du, um den Arbeitsalltag klüger zu gestalten und dadurch die Produktivität zu erhöhen? Wie sparst du persönlich wertvolle Zeit ein oder welche Maßnahmen haben dich in der Vergangenheit produktiver gemacht? Wir sind gespannt auf deine Anregungen in den Kommentaren!

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