Die Produktivität erhöhen – das verspricht mehr und bessere Arbeit in kürzerer Zeit. Aus Unternehmenssicht bedeutet dies in erster Linie Kosteneinsparungen und Arbeitnehmer wünschen sich durch eine höhere Produktivität einen früheren Feierabend, weniger Zeitdruck oder eine steilere Karriere. Es ist also ein Ziel, das in den Ohren aller Beteiligter attraktiv klingt. Nur lässt es sich leider schwieriger umsetzen als gedacht. Klar, Sie können Pausen streichen oder am Abend Überstunden machen. Doch wirklich sinnvoll und nachhaltig lässt sich Ihre Produktivität schlussendlich nur auf eine Art und Weise steigern: Indem Sie nicht mehr oder schneller, sondern schlichtweg „klüger“ arbeiten. Aber wie?

Mann freut sich, dass er seine Produktivität erhöhen konnte und so mehr schafft am Arbeitstag
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Inhalt
1. Längere Arbeitszeit bedeutet nicht mehr Produktivität
2. Sie müssen nicht mehr arbeiten, sondern klüger
3. Klüger arbeiten in sechs Schritten: So erhöhen Sie Ihre Produktivität
4. Tipp #1: Erst planen, dann machen!
5. Tipp #2: Lassen Sie Ihre Arbeit jemand anderen machen!
6. Tipp #3: Seien Sie Ihr eigener Unternehmensberater!
7. Tipp #4: Arbeiten Sie „nach Gefühl“!
8. Tipp #5: Lesen Sie die Bedienungsanleitungen!
9. Tipp #6: Nutzen Sie Pufferzeiten!

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Längere Arbeitszeit bedeutet nicht mehr Produktivität

In unserer Gesellschaft macht ein fataler Irrtum die Runde. Er lautet: Wer seine Produktivität erhöhen will, muss mehr arbeiten. Also werden Pausen gestrichen und Überstunden angehäuft – alles im Sinne der Karriere. Aus der 40-Stunden-Woche wird eine 50-Stunden-Woche und kurze Zeit später eine 60-Stunden-Woche. Der Feierabend, das Wochenende und der Urlaub werden ebenfalls für die Arbeit genutzt oder zumindest für all die privaten Verpflichtungen, welche ansonsten liegen bleiben – Haushalt, Einkaufen, Arzttermine & Co. Also hetzen deutsche Arbeitnehmer von einem stressigen Berufsalltag in ein ebenso stressiges Privatleben und wieder zurück.

Infografik: Schon wenige Überstunden machen krank | Statista Mehr Statistiken finden Sie bei Statista

Doch statt einer erhöhten Produktivität scheint diese stattdessen nur mehr und mehr zu sinken, bis irgendwann das Burnout-Syndrom oder eine andere stressbedingte Krankheit winkt. In Wahrheit hat Produktivität nämlich nichts mit der Zeitspanne zu tun, welche Sie in Ihre Arbeit investieren. Wer zu viel arbeitet, laugt sich stattdessen selbst aus, bis sich erste gesundheitliche Probleme bemerkbar machen – welche die Produktivität nur weiter senken und die Betroffenen dadurch in einen wahren Teufelskreis leiten. Und auch im Laufe des Arbeitstages arbeiten Sie nicht gleichbleibend produktiv, sondern Ihre Energie und Konzentration lassen immer weiter nach. Die neunte, zehnte oder elfte Stunde am Arbeitsplatz ist daher nichts als verschwendete – sprich unproduktive – Zeit.

Sie müssen nicht mehr arbeiten, sondern klüger

Da also bereits wenige Überstunden krank machen und Sie zudem Ihre wertvolle Freizeit kosten, sollten Sie Ihre Produktivität auf andere Art und Weise erhöhen. Eine kluge Arbeitsorganisation kann Ihre Karriere nämlich auf das nächste Level bringen und Ihnen dennoch eine ausgewogene Work-Life-Balance schenken. Wenn Sie also nicht mehr arbeiten, sondern klüger, schaffen Sie innerhalb der regulären Arbeitszeit mehr, können pünktlich in den Feierabend gehen und werden trotzdem schneller sowie höher befördert – garantiert.

Lese-Tipp: 6-Stunden-Arbeitstag – Märchen oder bald auch in Deutschland?

Erste Pilotprojekte mit verkürzten Arbeitszeiten, wie beispielsweise mit dem Sechs-Stunden-Arbeitstag in Schweden, haben bereits beeindruckend unter Beweis gestellt, dass Arbeitszeiten und Produktivität einen noch geringeren Zusammenhang haben als gedacht – oder besser gesagt einen anderen. So steigt die Produktivität nämlich nicht durch einen längeren als den Acht-Stunden-Arbeitstag, sondern durch einen kürzeren. Das Gehirn hat mehr Regenerationsphasen und kann dadurch innerhalb der zwei, vier oder sechs Stunden am Tag deutlich produktiver arbeiten als bei acht oder mehr Stunden. Bei den Pilotprojekten ist so die Gesamtproduktivität der teilnehmenden Unternehmen durchweg gestiegen – trotz der flächendeckenden Einführung des Sechs-Stunden-Arbeitstages.

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Wissenschaftler sind sich deshalb sicher, dass die 40-Stunden-Woche bald der Vergangenheit angehören wird. Die Digitalisierung und der damit einhergehende Aufschwung der Remote Work machen es möglich und sinnvoll wäre es hinsichtlich der Gesundheit, Zufriedenheit und dementsprechend auch Produktivität der Arbeitnehmer allemal. Sie gehen sogar noch weiter und schätzen den Arbeitstag der Zukunft auf nur zwei bis vier Stunden. Die rasante Entwicklung im Bereich der Roboter und intelligenten Technologien sollen dies möglich machen – und ausreichend. Aber wie arbeiten Sie eigentlich „klüger“, um Ihre Produktivität erhöhen und dennoch die Arbeitszeit verkürzen zu können?

Klüger arbeiten in sechs Schritten: So erhöhen Sie Ihre Produktivität

Kennen Sie folgendes Video? Es beweist, dass harte Arbeit nicht immer die ideale Lösung ist – nicht im Sport und ebenso wenig im Berufsleben. Manchmal müssen Sie eben nicht noch härter arbeiten, sondern „nur“ klüger.

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Dafür müssen Sie aber kein Visionär und mit Einfallsreichtum oder herausragenden Talenten gesegnet sein. Es gibt bereits ganz einfache Maßnahmen, durch welche Sie Ihre Arbeit fortan klüger organisieren, dadurch Ihre Produktivität erhöhen und schlussendlich viel Zeit sparen können. Welche das sind?

Tipp #1: Erst planen, dann machen!

Um Zeit zu sparen, stürzen sich viele Menschen direkt in die Arbeit. Am Morgen ist das Gehirn ja bekanntlich am produktivsten und Sie können in den ersten Stunden am Arbeitsplatz besonders konzentriert und schnell arbeiten. Da sollten Sie keine Zeit mit unwichtigen Tätigkeiten vergeuden, richtig? Richtig! Aber zu den unwichtigen Tätigkeiten gehören zum Beispiel Ihre E-Mails, welche Sie auch vor der Mittagspause noch checken können, oder das im Browser geöffnete Chatfenster von Facebook. Wichtig ist hingegen eine Tagesplanung, damit Sie sich anschließend Punkt für Punkt an Ihrer To-Do-Liste entlanghangeln können.

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Führen Sie am besten für mindestens eine Woche ein Zeittagebuch und listen Sie auf, wann Sie was wie lange machen. Anschließend nehmen Sie sich eine halbe bis ganze Stunde Zeit, um die größten Zeitfresser zu eliminieren. Allein dieses Wissen um die Zeit, welche Sie Tag für Tag für wirklich unwichtige Aufgaben vergeuden, wird Ihnen in Zukunft dabei helfen, Ihren Arbeitstag besser zu strukturieren. Und dann haben Sie auch wieder ausreichend Zeit für die fünf bis zehn Minuten am Morgen, um einen Tagesplan zu erstellen.

Tipp #2: Lassen Sie Ihre Arbeit jemand anderen machen!

Nein, Sie sollen sich nicht faul zurücklehnen und andere Personen Ihre Arbeit verrichten lassen und Sie sollen Ihre Produktivität auch nicht auf Kosten der Kollegen erhöhen. Dennoch kann es eine wichtige Lehre sein, Ihre Arbeit hin und wieder abzugeben. Gerade bei routinierten Prozessen werden Sie nämlich früher oder später „betriebsblind“. Wenn plötzlich eine andere Person Ihre Arbeit verrichtet und diese aus einem neuen Blickwinkel betrachtet, kann sie nicht selten Verbesserungspotenziale identifizieren. Sie erstellt neue Vorlagen, verschmälert komplexe Prozesse oder findet Raum für Zeiteinsparungen. Vielleicht entwickelt sie auch – ähnlich dem Fahrradfahrer im Video – ein gänzlich neues Arbeitssystem.

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Sollten Sie hingegen dauerhaft unter einer zu hohen Arbeitslast leiden, müssen Sie das Vieraugengespräch mit Ihrem Vorgesetzten suchen und zukünftig Aufgaben delegieren, welche nicht in Ihr Spezialgebiet fallen. Das Konzept der Arbeitsteilung gibt es schließlich nicht ohne Grund. Wenn jeder Mitarbeiter sich auf sein Fachgebiet konzentrieren und dadurch seine Produktivität erhöhen kann, wird das gesamte Unternehmen an sich produktiver.

Tipp #3: Seien Sie Ihr eigener Unternehmensberater!

Ein Unternehmensberater ist in der Regel der beste Freund des Unternehmers, dafür aber der schlimmste Feind der Arbeitnehmer. Wenn eine Unternehmensberatung ansteht, bedeutet das für die Belegschaft häufig noch mehr Zeitdruck, schlechtere Arbeitsbedingungen oder die Streichung von Sonderzahlungen – eventuell sogar von Arbeitsplätzen. Zeit- und Kosteneffizienz aller Prozesse stehen bei Unternehmensberatern im Fokus und dementsprechend prüfen sie auf das Genaueste, wo sich Geld oder Zeit einsparen lässt. Nicht selten sind die Maßnahmen aber wenig nachhaltig und verpufft, kaum dass der Unternehmensberater das Haus verlässt.

Die Zeit ist kein Geld.
Aber den einen nimmt das Geld die Zeit und den anderen die Zeit das Geld.

(Ron Kritzfeld)

Treten Sie stattdessen als Ihr eigener „Unternehmensberater“ in Erscheinung und prüfen Sie Ihre Arbeitsabläufe in regelmäßigen Abständen auf mögliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Das erhöht nicht nur Ihre Produktivität, sondern eine solche Eigeninitiative wird auch bei Ihren Vorgesetzten Eindruck schinden und dadurch mit etwas Glück Ihre Karriere ankurbeln. Und wenn nicht, so haben Sie wenigstens einen entspannteren Berufsalltag, eine ausgewogenere Work-Life-Balance und ein geringeres Risiko, beim nächsten Hausbesuch eines Unternehmensberaters „wegrationalisiert“ zu werden.

Tipp #4: Arbeiten Sie „nach Gefühl“!

Zugegeben, dieser Tipp ist nur etwas für Arbeitnehmer mit dem Luxus, sich ihre Arbeitszeit zumindest teilweise frei einteilen zu können. Am produktivsten arbeiten Sie nämlich, wenn Sie sich „danach fühlen“. Jeder Mensch hat schließlich bessere und schlechtere Tage und auch innerhalb eines Arbeitstages gibt es große Produktivitätsunterschiede: Die „Lerchen“ arbeiten am Morgen besser, die „Eulen“ sind in der Nacht besonders produktiv und dann wären da natürlich noch sämtliche Mischformen.

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Zudem gibt es Menschen, die mehrere kleine Pausen in regelmäßigen Abständen benötigen und andere, welche lieber vier Stunden durcharbeiten und anschließend eine lange Pause machen. Finden Sie also Ihren persönlichen Rhythmus und arbeiten Sie, wenn Sie sich „danach fühlen“ – sprich, wenn Sie am produktivsten sind.

Tipp #5: Lesen Sie die Bedienungsanleitungen!

Manchmal müssen Sie eine halbe oder auch ganze Stunde investieren, um in den folgenden Tagen, Wochen, Monaten oder sogar Jahren eine Menge Zeit zu sparen. So zum Beispiel bei Bedienungsanleitungen: Wenn Sie sich einmal intensiv mit den Funktionen technischer Geräte auseinandersetzen – Ihres Smartphones vielleicht oder des Laptops – können Sie dank Shortcuts, Bedienungshilfen & Co in Zukunft über den Tag hinweg wertvolle Sekunden einsparen, was sich auf lange Sicht ordentlich „läppert“. Die halbe oder ganze Stunde, welche Sie in das Lesen der Bedienungsanleitung stecken, ist also eine Investition, welche sich definitiv lohnt.

Tipp #6: Nutzen Sie Pufferzeiten!

Last but not least werden Sie trotz Optimierung Ihres Zeitplans gemäß dem ersten Tipp immer noch unproduktive Zeiten im (Arbeits-) Alltag haben. Nehmen wir an, Sie warten auf den Beginn eines Meetings, ein Kunde verspätet sich oder Sie sitzen am Flughafen in der Abflughalle und haben noch eine halbe Stunde Zeit, bis Ihre Geschäftsreise beginnt – all diese Pufferzeiten können Sie zur produktiven Arbeit nutzen. Egal, ob es fünf oder 30 Minuten sind, werden Sie dadurch alles in allem eine Menge Zeit sparen, produktiver arbeiten und dadurch weniger Überstunden anhäufen oder einfach manchmal früher Feierabend machen können.

Welche weiteren simplen Tricks kennen Sie, um den Arbeitsalltag klüger zu gestalten und dadurch die Produktivität zu erhöhen? Wie sparen Sie persönlich wertvolle Zeit ein oder welche Maßnahmen haben Sie in der Vergangenheit produktiver gemacht? Wir sind gespannt auf Ihre Anregungen in den Kommentaren!