Telefonieren ist zu einer eher ungewöhnlichen Beschäftigung geworden – und irgendwie auch einer ungeliebten. Immer mehr Menschen scheuen in Zeiten von E-Mails, Skype-Chats oder Whatsapp den Griff zum Telefonhörer. Wieso das so ist, schildern wir dir im Artikel „Telefon-Phobie: 10 Tipps gegen die Angst vorm Hörer“. Mit unserem Telefon-Guide für den Job lernst du das Telefonieren wieder lieben und hinterlässt so einen freundlichen und guten ersten Eindruck.
Ein Hoch auf die persönliche Kommunikation
Es muss nicht immer gleich eine Phobie sein, die dich vom Griff zum Telefonhörer abhält, sondern manchmal ist es auch einfach Faulheit oder du gehört zur modernen Generation Y, die einfach lieber E-Mails schreibt. Das ist nicht schlimm. Doch schriftliche Kommunikation kann nicht mit der persönlichen mithalten. Und wenn das Vieraugengespräch nicht möglich ist, bleibt das Telefon als Ersatz unschlagbar. Zugegeben, noch besser wäre vielleicht ein Videotelefonat, doch das ist in den meisten Unternehmen noch unüblich. Nicht so das Telefon, welches auf quasi jedem Schreibtisch der Welt zu finden ist.
Wieso also benutzt du es nicht wieder häufiger? Das geht schneller als jede E-Mail, du sparst dir das ungeduldige Warten auf eine Antwort und baust zugleich eine persönliche Bindung zu deinem Gesprächspartner auf, welche über eine rein schriftliche Kommunikation niemals möglich wäre. Hat dich unser Plädoyer für das altbewährte Telefon überzeugt? Dann verraten wir dir jetzt, wie du das Meiste aus deinem Anruf herausholst und dich jederzeit professionell sowie freundlich präsentierst.
Telefon-Guide: Grundregeln, Tipps und No-Gos am Hörer
Telefonieren an sich ist keine Kunst. Die „komplizierten“ Wählscheiben von einst sind längst Vergangenheit und jedes kleine Kind bedient heutzutage virtuos das schnurlose Telefon oder Smartphone der Eltern. An zahlreichen Arbeitsplätzen sind noch die klassischen Modelle mit Kabel zu finden und eventuell musst du noch eine Zahlenkombination vorwählen, um zum Beispiel zwischen internen und externen Telefonaten zu unterscheiden. Doch seien wir einmal ehrlich: Ein Hexenwerk ist das nicht.
Das wirklich Kniffelige am Telefonieren ist nicht die Technik, sondern dein Gesprächspartner. Viele Menschen fürchten sich vor der Unberechenbarkeit ihres Gegenübers. Am Telefon kannst du nicht so lange über deine Antwort nachdenken, wie zum Beispiel bei einer E-Mail. Auch die Aufregung bei einer wichtigen Verhandlung lässt sich am Hörer weniger gut verstecken als hinter einer Tastatur. Mit unserem Telefon-Guide und ein wenig Übung gehören solche Ängste bald der Vergangenheit an. Dann greifst du wieder freiwillig zum Telefon, sparst dir eine Menge Zeit und pflegst für die Karriere ein wichtiges berufliches Netzwerk. Chapeau!
Telefon-Guide #1: Lerne die Herausforderung lieben
Es gibt diese Menschen – gemäß Klischee vor allem Frauen – die gerne stundenlang am Hörer hängen, bevorzugt mit der besten Freundin. Im Beruf jedoch, sehen viele Personen das Telefonat als echte Herausforderung. Dies mag zum einen daran liegen, dass sie den Gesprächspartner weniger gut kennen, dieser vielleicht sogar völlig fremd ist. Zum anderen wird im Job stets Professionalität gefordert und ein unbedachter Satz am Telefon lässt sich da unter Umständen weniger gut ausmerzen als unter Freunden.
Wenn dir das Telefonieren nicht ganz so leicht von der Hand geht wie der Dame am Schreibtisch gegenüber, ist das kein Grund zum Schämen. Herausforderungen anzunehmen und zu meistern ist schließlich wichtig für deine persönliche Weiterentwicklung. Überwinde deinen inneren Schweinehund und du wirst nach dem Auflegen stolz sein, ein strahlendes Lächeln auf den Lippen und ein bisschen mehr Selbstbewusstsein haben. Verliebe dich in dieses Gefühl und damit auch in die Herausforderung „Telefonieren im Job“.
Telefon-Guide #2: Think positive!
Diese positive Grundeinstellung zum Telefonieren kommt auch bei deinem Gesprächspartner an und sorgt so für eine angenehme Atmosphäre. Wenn du überzeugt davon bist, dass das Telefonat erfolgreich wird, dein Gegenüber sympathisch ist und auch du einen guten Eindruck hinterlässt, dann wird das gemäß dem Gesetz der selbst erfüllenden Prophezeiung auch so sein. Und sollte dir doch ein kleiner Fauxpas unterlaufen, ist das auf einer solch positiven Basis in der Regel auch nicht allzu schlimm, lockert durch ein kleines Schmunzeln vielleicht sogar humorvoll die Situation auf.
Telefon-Guide #3: Dein Gesprächspartner ist auch nur ein Mensch
Fakt ist nämlich, dass dein Gesprächspartner auch nur ein Mensch ist und ihm vielleicht ebenfalls schon einmal so ein Ausrutscher passierte. Eventuell ist er sogar genauso aufgeregt wie du und redet wirres Zeug oder kommt hier und da ins Stottern. Und wirkt das Gegenüber doch irgendwie souverän, unfreundlich oder wird sogar unverschämt, so hast du immer noch einen großen Vorteil: Du bist nur am Telefonhörer, musst ihm nicht in die Augen blicken und bist außer Reichweite. Also wovor hast du Angst? Behalte deine positive Grundeinstellung bei, bleibe professionell und verabschieden dich höflich.
Aus den Augen, aus dem Sinn, also lasse dir nach dem Auflegen auch von einem verpatzten Telefonat oder der schlechten Laune deines Gesprächspartners nicht den Tag verderben. Was soll er schon tun? Telefonterror? Dann stelle doch einfach auf lautlos, lege den Hörer neben das Telefon oder schreibe die höfliche, aber reservierte E-Mail. Hauptsache, du nimmst es nicht persönlich. Denn wie gesagt: dein Gesprächspartner ist auch nur ein Mensch und vielleicht wollte er den Frust des heimischen Ehestreits heute einmal an dir auslassen, weil du zur falschen Zeit an der falschen Stelle, beziehungsweise am Hörer, warst. Gelassenheit ist im Berufsleben ohnehin stets eine gute Devise!
Telefon-Guide #4: Ein Ziel für das Telefonat festlegen
Vermeiden lassen sich langwierige Diskussionen oder peinliches Schweigen am besten, indem du vorab ein festes Ziel für das Telefonat definierst. Du hast schließlich einen Grund, aus welchem du anrufst. Notiere dir gegebenenfalls vorab die Fragen, welche du stellen möchtest, oder eine kleine „Strategie“. So vergisst du im Eifer des Gefechts nichts Wichtiges und kannst schnell wieder auf das eigentliche Thema lenken, wenn das Gespräch abzuschweifen droht. So erhält auch dein Gegenüber den Eindruck, dass dein Telefonat zielführend und keine reine Zeitverschwendung ist. Gehe nämlich davon aus, dass der Angerufene unter Zeitdruck steht – was im Geschäftsleben heutzutage ja beinahe ein Dauerzustand ist.
Weise also direkt zu Beginn des Gesprächs darauf hin, dass du nur kurz sprechen willst und mit welchem Zweck. Dies nimmt Druck vom Angesprochenen und er wird dir aufmerksamer folgen sowie dem Gespräch offener gegenüberstehen. Sage also zum Beispiel:
„Einen schönen guten Tag Herr Müller, ich habe leider nur zwei Minuten Zeit, wollte Sie aber kurz anrufen, um zu fragen, ob Sie nun bereits ein konkretes Lieferdatum für die Ware nennen können?“
Telefon-Guide #5: Den passenden Zeitpunkt finden
Timing, das ist das Stichwort für ein gelungenes Telefonat. Auch, wenn du dich so kurz wie möglich hältst, solltest du den richtigen Zeitpunkt für deinen Anruf abpassen. Absolut unhöflich ist natürlich stets das klingelnde Telefon in der Mittagspause. Auch zur Feierabendzeit haben nur wenige Menschen noch die Muse für ein anstrengendes Ferngespräch. Frage daher zu Beginn des Gesprächs stets, ob der Angerufene gerade auch Zeit hat. Wenn nicht, so bitte entweder um einen Rückruf oder vereinbare direkt einen passenderen Zeitpunkt für deinen erneuten Anruf. Letzteres ist auch vorab via E-Mail möglich – wenn du dann doch die schriftliche Kommunikation bevorzugst.
Telefon-Guide #6: Fasse dich kurz
Dir ist gerade langweilig und du weißt die Zeit bis zum Feierabend nicht so recht zu überbrücken? Gehe niemals davon aus, dass es deinem Gesprächspartner zufällig gerade genauso geht. Fasse dich bei beruflichen Telefonaten stets so kurz wie möglich. Das hinterlässt einen professionelleren und effizienteren Eindruck und erhöht tatsächlich Ihre Produktivität. Merke dir: In der Kürze liegt die Würze. Für die Überbrückung deiner Langeweile suche dir dann lieber eine andere Beschäftigung oder trinke in der Küche einen Kaffee unter Kollegen.
Aber: Sollte der Angerufene von sich aus abschweifen und die Konversation in die Länge ziehen, musst du ihn natürlich nicht abwürgen. Solltest du hingegen selbst unter Zeitdruck stehen, passe den richtigen Moment ab, um das Gespräch wieder auf das eigentliche Thema zu lenken oder höflich zu beenden. Wichtig ist dabei, dass du dein Gegenüber niemals unterbrichst!
Telefon-Guide #7: Den Anrufbeantworter nutzen
Da ist er, der Albtraum eines jeden Telefon-Phobikers: der Anrufbeantworter, oder neudeutsch die „Mailbox“. Selbst viele der Menschen, die an sich ganz gerne telefonieren, hinterlassen nur äußerst ungern Mailboxnachrichten. Während der ein oder andere Versprecher im Telefonat nämlich noch überspielt werden kann, bleibt die Peinlichkeit hier auf Band gespeichert und kann vom Empfänger wieder und wieder angehört werden. Gleichzeitig ist der Anrufbeantworter aber ein wichtiges Medium im Berufsleben. Spätestens beim zweiten Anruf solltest du unbedingt eine Nachricht auf der Mailbox hinterlassen, um nicht als unhöflich zu gelten.
Am besten meisterst du diese Herausforderung ebenfalls durch Übung, denn diese macht ja bekanntlich den Meister. Für den Anfang kannst du dir gerne auf einem Zettel notieren, was du im Fall, dass eine Mailbox deinen Anruf beantwortet, sagen möchtest. Abgelesen oder nicht: Am Ende war es gar nicht so schwierig und schon bald gehen dir Mailboxnachrichten ganz leicht von der Hand – beziehungsweise der Zunge.
Telefon-Guide #8: Ende gut, alles gut!
Der wichtigste Satz in jedem Telefonat ist der letzte. Dieser wird deinem Gesprächspartner beim Auflegen im Gedächtnis bleiben und über den Gesamteindruck der Konversation entscheiden. Du möchtest daher mit deinem letzten Satz noch einmal positive Stimmung verbreiten und deinen Gesprächspartner vielleicht sogar zum Schmunzeln bringen. Je besser seine Erinnerung an euer Telefonat ist, umso eher wird er auch in Zukunft wieder das Gespräch mit dir suchen und dadurch den Kontakt aufrechterhalten. Also versuche die Stimmung zum Schluss jedes Telefonats noch einmal zu heben. Bei etwas lockereren Geschäftstelefonaten gerne auch mit einer kleinen Anekdote oder dem neuesten Bürowitz. Ende gut, alles gut!
Welche weiteren Tipps, Erfahrungen oder auch No-Gos hast du zum Thema Telefonieren im Berufsleben? Oder bist du doch bereits komplett auf E-Mails, Whatsapp & Co umgestiegen? Hat das Telefon ausgedient – ja oder nein? Wir sind gespannt auf dein Meinung in den Kommentaren.
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