Telefonieren ist zu einer eher ungewöhnlichen Beschäftigung geworden – und irgendwie auch einer ungeliebten. Immer mehr Menschen scheuen in Zeiten von E-Mails, Skype-Chats oder Whatsapp den Griff zum Telefonhörer. Wieso das so ist, schildern wir Ihnen im Artikel „Telefon-Phobie: 10 Tipps gegen die Angst vorm Hörer“. Mit unserem Telefon-Guide für den Job lernen Sie das klassische Medium jetzt aber wieder lieben – denn seine Vorzüge sind unumstritten.

Inhalt
1. Ein Hoch auf die persönliche Kommunikation
2. Telefon-Guide: Grundregeln, Tipps und No-Gos am Hörer
3. Telefon-Guide #1: Lernen Sie die Herausforderung lieben
4. Telefon-Guide #2: Think positive!
5. Telefon-Guide #3: Ihr Gesprächspartner ist auch nur ein Mensch
6. Telefon-Guide #4: Ein Ziel für das Telefonat festlegen
7. Telefon-Guide #5: Den passenden Zeitpunkt finden
8. Telefon-Guide #6: Fassen Sie sich kurz
9. Telefon-Guide #7: Den Anrufbeantworter nutzen
10. Telefon-Guide #8: Ende gut, alles gut!

Ein Hoch auf die persönliche Kommunikation

Es muss nicht immer gleich eine Phobie sein, die Sie vom Griff zum Telefonhörer abhält, sondern manchmal ist es auch einfach Faulheit oder Sie gehören zur modernen Generation Y, die einfach lieber E-Mails schreibt. Das ist nicht schlimm. Doch schriftliche Kommunikation kann nicht mit der persönlichen mithalten. Und wenn das Vieraugengespräch nicht möglich ist, bleibt das Telefon als Ersatz unschlagbar. Zugegeben, noch besser wäre vielleicht ein Videotelefonat, doch das ist in den meisten Unternehmen noch unüblich. Nicht so das Telefon, welches auf quasi jedem Schreibtisch der Welt zu finden ist.

Wieso also benutzen Sie es nicht wieder häufiger? Das geht schneller als jede E-Mail, Sie sparen sich das ungeduldige Warten auf eine Antwort und bauen zugleich eine persönliche Bindung zu Ihrem Gesprächspartner auf, welche über eine rein schriftliche Kommunikation niemals möglich wäre. Hat Sie unser Plädoyer für das altbewährte Telefon überzeugt? Dann verraten wir Ihnen jetzt, wie Sie das Meiste aus Ihrem Anruf herausholen und sich jederzeit professionell sowie freundlich präsentieren.

Telefon-Guide: Grundregeln, Tipps und No-Gos am Hörer

Telefonieren an sich ist keine Kunst. Die „komplizierten“ Wählscheiben von einst sind längst Vergangenheit und jedes kleine Kind bedient heutzutage virtuos das schnurlose Telefon oder Smartphone der Eltern. An zahlreichen Arbeitsplätzen sind noch die klassischen Modelle mit Kabel zu finden und eventuell müssen Sie noch eine Zahlenkombination vorwählen, um zum Beispiel zwischen internen und externen Telefonaten zu unterscheiden. Doch seien wir einmal ehrlich: Ein Hexenwerk ist das nicht.

Das wirklich Kniffelige am Telefonieren ist nicht die Technik, sondern Ihr Gesprächspartner. Viele Menschen fürchten sich vor der Unberechenbarkeit ihres Gegenübers. Am Telefon können Sie nicht so lange über Ihre Antwort nachdenken, wie zum Beispiel bei einer E-Mail. Auch die Aufregung bei einer wichtigen Verhandlung lässt sich am Hörer weniger gut verstecken als hinter einer Tastatur. Mit unserem Telefon-Guide und ein wenig Übung gehören solche Ängste bald der Vergangenheit an. Dann greifen Sie wieder freiwillig zum Telefon, sparen sich eine Menge Zeit und pflegen Ihr für die Karriere so wichtiges berufliches Netzwerk. Chapeau!

Telefon-Guide #1: Lernen Sie die Herausforderung lieben

Es gibt diese Menschen – gemäß Klischee vor allem Frauen – die gerne stundenlang am Hörer hängen, bevorzugt mit der besten Freundin. Im Beruf jedoch, sehen viele Personen das Telefonat als echte Herausforderung. Dies mag zum einen daran liegen, dass sie den Gesprächspartner weniger gut kennen, dieser vielleicht sogar völlig fremd ist. Zum anderen wird im Job stets Professionalität gefordert und ein unbedachter Satz am Telefon lässt sich da unter Umständen weniger gut ausmerzen als unter Freunden.

Wenn Ihnen das Telefonieren nicht ganz so leicht von der Hand geht wie der Dame am Schreibtisch gegenüber, ist das kein Grund zum Schämen. Herausforderungen anzunehmen und zu meistern ist schließlich wichtig für Ihre persönliche Weiterentwicklung. Überwinden Sie Ihren inneren Schweinehund und Sie werden nach dem Auflegen stolz sein, ein strahlendes Lächeln auf den Lippen und ein bisschen mehr Selbstbewusstsein haben. Verlieben Sie sich in dieses Gefühl und damit auch in die Herausforderung „Telefonieren im Job“.

Telefon-Guide #2: Think positive!

Eine positive Grundeinstellung haben
Diese positive Grundeinstellung zum Telefonieren kommt auch bei Ihrem Gesprächspartner an und sorgt so für eine angenehme Atmosphäre. Wenn Sie überzeugt davon sind, dass das Telefonat erfolgreich wird, Ihr Gegenüber sympathisch ist und auch Sie einen guten Eindruck hinterlassen, dann wird das gemäß dem Gesetz der selbsterfüllenden Prophezeiung auch so sein. Und sollte Ihnen doch ein kleiner Fauxpas unterlaufen, ist das auf einer solch positiven Basis in der Regel auch nicht allzu schlimm, lockert durch ein kleines Schmunzeln vielleicht sogar humorvoll die Situation auf.

Telefon-Guide #3: Ihr Gesprächspartner ist auch nur ein Mensch

Fakt ist nämlich, dass Ihr Gesprächspartner auch nur ein Mensch ist und ihm vielleicht ebenfalls schon einmal so ein Ausrutscher passierte. Eventuell ist er sogar genauso aufgeregt wie Sie und redet wirres Zeug oder kommt hier und da ins Stottern. Und wirkt das Gegenüber doch irgendwie souverän, unfreundlich oder wird sogar unverschämt, so haben Sie immer noch einen großen Vorteil: Sie sind nur am Telefonhörer, müssen ihm nicht in die Augen blicken und sind außer Reichweite. Also wovor haben Sie Angst? Behalten Sie Ihre positive Grundeinstellung bei, bleiben Sie professionell und verabschieden Sie sich höflich.

Aus den Augen, aus dem Sinn, also lassen Sie sich nach dem Auflegen auch von einem verpatzten Telefonat oder der schlechten Laune Ihres Gesprächspartners nicht den Tag verderben. Was soll er schon tun? Telefonterror? Dann stellen Sie doch einfach auf lautlos, legen den Hörer neben das Telefon oder schreiben die höfliche, aber reservierte E-Mail. Hauptsache, Sie nehmen es nicht persönlich. Denn wie gesagt: Ihr Gesprächspartner ist auch nur ein Mensch und vielleicht wollte er den Frust des heimischen Ehestreits heute einmal an Ihnen auslassen, weil Sie zur falschen Zeit an der falschen Stelle, beziehungsweise am Hörer, waren. Gelassenheit ist im Berufsleben ohnehin stets eine gute Devise!

Telefon-Guide #4: Ein Ziel für das Telefonat festlegen

Vermeiden lassen sich langwierige Diskussionen oder peinliches Schweigen am besten, indem Sie vorab ein festes Ziel für das Telefonat definieren. Sie haben schließlich einen Grund, aus welchem Sie anrufen. Notieren Sie sich gegebenenfalls vorab die Fragen, welche Sie stellen möchten, oder eine kleine „Strategie“. So vergessen Sie im Eifer des Gefechts nichts Wichtiges und können schnell wieder auf das eigentliche Thema lenken, wenn das Gespräch abzuschweifen droht. So erhält auch Ihr Gegenüber den Eindruck, dass Ihr Telefonat zielführend und keine reine Zeitverschwendung ist. Gehen Sie nämlich davon aus, dass der Angerufene unter Zeitdruck steht – was im Geschäftsleben heutzutage ja beinahe ein Dauerzustand ist.

Weisen Sie also direkt zu Beginn des Gesprächs darauf hin, dass Sie nur kurz sprechen wollen und mit welchem Zweck. Dies nimmt Druck vom Angesprochenen und er wird Ihnen aufmerksamer folgen sowie dem Gespräch offener gegenüberstehen. Sagen Sie also zum Beispiel:

„Einen schönen guten Tag Herr Müller, ich habe leider nur zwei Minuten Zeit, wollte Sie aber kurz anrufen, um zu fragen, ob Sie nun bereits ein konkretes Lieferdatum für die Ware nennen können?“

Telefon-Guide #5: Den passenden Zeitpunkt finden

Geschäftsmann schaut auf die Uhr
Timing, das ist das Stichwort für ein gelungenes Telefonat. Auch, wenn Sie sich so kurz wie möglich halten, sollten Sie den richtigen Zeitpunkt für Ihren Anruf abpassen. Absolut unhöflich ist natürlich stets das klingelnde Telefon in der Mittagspause. Auch zur Feierabendzeit haben nur wenige Menschen noch die Muse für ein anstrengendes Ferngespräch. Fragen Sie daher zu Beginn des Gesprächs stets, ob der Angerufene gerade auch Zeit hat. Wenn nicht, so bitten Sie entweder um einen Rückruf oder vereinbaren Sie direkt einen passenderen Zeitpunkt für Ihren erneuten Anruf. Letzteres ist auch vorab via E-Mail möglich – wenn Sie dann doch die schriftliche Kommunikation bevorzugen.

Telefon-Guide #6: Fassen Sie sich kurz

Ihnen ist gerade langweilig und Sie wissen die Zeit bis zum Feierabend nicht so recht zu überbrücken? Gehen Sie niemals davon aus, dass es Ihrem Gesprächspartner zufällig gerade genauso geht. Fassen Sie sich bei beruflichen Telefonaten stets so kurz wie möglich. Das hinterlässt einen professionelleren und effizienteren Eindruck und erhöht tatsächlich Ihre Produktivität. Merken Sie sich: In der Kürze liegt die Würze. Für die Überbrückung Ihrer Langeweile suchen Sie sich dann lieber eine andere Beschäftigung oder trinken in der Küche einen Kaffee unter Kollegen.

Aber: Sollte der Angerufene von sich aus abschweifen und die Konversation in die Länge ziehen, müssen Sie ihn natürlich nicht abwürgen. Sollten Sie hingegen selbst unter Zeitdruck stehen, passen Sie den richtigen Moment ab, um das Gespräch wieder auf das eigentliche Thema zu lenken oder höflich zu beenden. Wichtig ist dabei, dass Sie Ihr Gegenüber niemals unterbrechen!

Telefon-Guide #7: Den Anrufbeantworter nutzen

Da ist er, der Albtraum eines jeden Telefon-Phobikers: der Anrufbeantworter, oder neudeutsch die „Mailbox“. Selbst viele der Menschen, die an sich ganz gerne telefonieren, hinterlassen nur äußerst ungern Mailboxnachrichten. Während der ein oder andere Versprecher im Telefonat nämlich noch überspielt werden kann, bleibt die Peinlichkeit hier auf Band gespeichert und kann vom Empfänger wieder und wieder angehört werden. Gleichzeitig ist der Anrufbeantworter aber ein wichtiges Medium im Berufsleben. Spätestens beim zweiten Anruf sollten Sie unbedingt eine Nachricht auf der Mailbox hinterlassen, um nicht als unhöflich zu gelten.

Am besten meistern Sie diese Herausforderung ebenfalls durch Übung, denn diese macht ja bekanntlich den Meister. Für den Anfang können Sie sich gerne auf einem Zettel notieren, was Sie im Fall, dass eine Mailbox Ihren Anruf beantwortet, sagen möchten. Abgelesen oder nicht: Am Ende war es gar nicht so schwierig und schon bald gehen Ihnen Mailboxnachrichten ganz leicht von der Hand – beziehungsweise der Zunge.

Telefon-Guide #8: Ende gut, alles gut!

Der wichtigste Satz in jedem Telefonat ist der letzte. Dieser wird Ihrem Gesprächspartner beim Auflegen im Gedächtnis bleiben und über den Gesamteindruck der Konversation entscheiden. Sie möchten daher mit Ihrem letzten Satz noch einmal positive Stimmung verbreiten und Ihren Gesprächspartner vielleicht sogar zum Schmunzeln bringen. Je besser seine Erinnerung an Ihr Telefonat ist, umso eher wird er auch in Zukunft wieder das Gespräch mit Ihnen suchen und dadurch den Kontakt aufrechterhalten. Also versuchen Sie die Stimmung zum Schluss jedes Telefonats noch einmal zu heben. Bei etwas lockereren Geschäftstelefonaten gerne auch mit einer kleinen Anekdote oder dem neuesten Bürowitz. Ende gut, alles gut!

Welche weiteren Tipps, Erfahrungen oder auch No-Gos haben Sie zum Thema Telefonieren im Berufsleben? Oder sind Sie doch bereits komplett auf E-Mails, Whatsapp & Co umgestiegen? Hat das Telefon ausgedient – ja oder nein? Wir sind gespannt auf Ihre Meinung in den Kommentaren.

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