Die Produktivität, beziehungsweise das produktive Arbeiten, ist ein Thema, welches die Menschheit spätestens seit der Industrialisierung immer wieder beschäftigt. Überstunden oder eine hohe Zahl an Ergebnissen sind nämlich nicht mit Produktivität gleichzusetzen. Sie stehen für Fleiß und Motivation. Produktivität im eigentlichen Sinne hingegen, beschreibt das Erzielen von konkreten Ergebnissen und Werten in einer bestimmten Zeit, die in ihrer Form auch tatsächlich gebraucht werden.

Gründe zum Steigern deiner Produktivität

Gründe, seine eigene Produktivität erhöhen zu wollen, gibt es viele. Denn produktiv arbeitende Menschen fühlen sich weniger gestresst, erzielen schnellere und bessere Ergebnisse, sind beruflich erfolgreicher und haben eine ausgewogenere Work-Life-Balance. Das Problem ist nämlich, dass es immer mehr Menschen schwerfällt Prioritäten zu setzen. Das ist nicht nur bei der Arbeit so, sondern betrifft häufig das gesamte Leben. Du schenkst dann unbedeutenden Tätigkeiten viel zu viel Aufmerksamkeit und verlierst dabei die wirklich wichtigen Aspekte aus dem Blick. Nicht selten endet das in übermäßigem Zeitdruck, Stress und eventuell sogar Burnout.

Der Schlüssel zur Produktivität

Die Antwort ist paradox: Weniger ist mehr. Produktive Menschen haben gelernt „Nein“ zu sagen und sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Dadurch haben sie für diese mehr Energie und mehr Zeit und können sich mit mehr Konzentration an die Arbeit machen. Eigentlich eine ganz simple Strategie. Das Problem ist, dass viele Menschen sich nicht trauen auch einmal „Nein“ zu sagen, schon gar nicht zum Chef oder Kollegen. Die große Masse an unterschiedlichen Arbeitsmethoden, Systemen, Software, technischen Geräten und der Lärm in Großraumbüros tragen immer mehr zur Unproduktivität deutscher Arbeitskräfte bei. Es ist völlig normal in diesem modernen Chaos den Überblick zu verlieren. Für mehr Produktivität muss die Arbeitskraft auf weniger Grundpfeiler konzentriert werden. Konkrete Tipps und verschiedene Ansätze zur Produktivitätssteigerung haben wir dir daher im letzten Kapitel zusammengefasst.

Wovon hängt die Produktivität ab?

Erst einmal wollen wir aber klären welche weiteren Faktoren die Produktivität am Arbeitsplatz beeinflussen. Denn nicht nur der Charakter oder die Arbeitsweise eines Menschen wirken sich positiv oder negativ auf die individuelle Produktivität aus. Im Gegenteil: Viele Umweltfaktoren spielen in unseren Alltag rein und wir sind ihnen hilflos ausgeliefert. Schließlich würde der Kampf gegen den natürlichen Biorhythmus eher zur Krankheit führen als zu einer höheren Produktivität. Besser ist es, wir machen uns die Einflussfaktoren also einmal bewusst und lernen diese optimal zu nutzen:

  • Vormittags sind wir am produktivsten, haben die meiste Energie und können uns am besten konzentrieren. Erledige – deshalb besonders wichtige Aufgaben am Morgen oder lege bedeutende Meetings nur noch vor die Mittagspause.
  • Pausen sind essentiell für produktives Arbeiten. Besonders Schlafpausen für fünf bis zehn Minuten – ja am Arbeitsplatz – sollen die Produktivität nachhaltig steigern und langfristig der Gesundheit und dem Wohlbefinden zuträglich sein.
  • Die Energie kommt nicht von ungefähr. Du musst daher ausreichend Nahrung zu dir nehmen. Hierzu gehört zum Beispiel ein deftiges Mittagessen. Dies magst du kurzfristig zwar müde machen, erhöht langfristig aber die Energie und Konzentration.
  • Das Mittagstief kannst du dann mit einem Kaffee überwinden. Dieser sollte nämlich strategisch eingesetzt werden. Bei Viel-Kaffeetrinkern gewöhnt sich der Körper schnell an das Koffein und der gewünscht Effekt bleibt aus. Wer lernt, den Kaffee selten aber dafür gezielt zu sich zu nehmen, kann zukünftig auch Produktivitätslöcher schneller hinter sich lassen.

Produktives Arbeiten hat natürlich seine Höhen und Tiefen. Es gibt auch keine genauen Aussagen darüber wie lange am Stück ein Mensch produktiv arbeiten kann. Die unterschiedlichen Techniken zur Produktivitätssteigerung verfolgen hier ganz unterschiedliche Konzepte. Schätzungen zufolge soll jeder Mensch mindestens zwei Stunden täglich bei der Arbeit unproduktiv sein. Kritiker reden von deutlich höheren Zahlen. Kein Wunder, schließlich gibt es zahlreiche Produktivitätskiller, die im Arbeitsalltag eine echte Herausforderung darstellen.

Die 8 fiesesten Produktivitätskiller:

  • ständige Erreichbarkeit
  • Lärm
  • Ablenkung durch E-Mails oder Telefon
  • Unstrukturiertheit
  • zu hohes Arbeitspensum
  • privater Stress
  • fehlende Pausen
  • „Ja“ sagen und nicht delegieren können
  • uvm.

3 Ansätze zur Steigerung der Produktivität

1. Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik teilt die einzelnen Arbeitsschritte in jeweils Fünf-Minuten-Blöcke ein. Nehme dir einfach fünf Minuten Zeit, in welche du dich ungestört auf nur eine Aufgabe konzentrieren kannst. Kein Telefon, keine E-Mails! Dann gibt es eine kurze Pause, vielleicht ein schnelles Gespräch mit dem Kollegen und dann beginnst du mit dem nächsten Fünf-Minuten-Block. Du glaubst nicht, dass das funktioniert? Dann probiere es doch einfach einmal aus. In fünf Minuten kannst du deutlich mehr abarbeiten als du vielleicht vermutest. Zudem hörst du gewiss nicht mitten in der Arbeit wieder auf. So werden aus den fünf Minuten eben auch einmal zehn, 20 oder gar 25 Minuten. Und schon ist die Aufgabe erledigt!

2. „Getting Things Done“ – Das GTD-System

Das GTD-System wurde von David Allen erfunden und soll schlichtweg die Masse an Aufgaben reduzieren. Es baut hierfür auf sieben verschiedenen Pfeilern auf:

  1. Die To-Do-Liste: Als Klassiker unter den Werkzeugen bringt die To-Do-Liste Ordnung in die Aufgaben und hilft dir erst einmal dabei nicht den Überblick zu verlieren. Denn nur wenn du weißt, was du alles erledigen musst, kannst du es dir sinnvoll einteilen.
  2. Die Not-To-Do-Liste: Beim GTD-System steht der klassischen To-Do-Liste aber noch eine weitere gegenüber, die sogenannte „Not-To-Do-Liste“. Halte hier all jene Aufgaben fest, die du heute und in Zukunft auf keinen Fall mehr tun willst. Hierunter fallen zum Beispiel die Aufgaben, die dir der nervige Kollege immer zuschiebt, oder all das, was du delegieren kannst. Du sollst nun natürlich nicht einfach deine gesamte Arbeit an andere abwälzen. Es geht darum den Verstand einzusetzen. Was kann der Kollege selbst tun, wo braucht er meine Hilfe wirklich und was kann der Praktikant für mich übernehmen? Du musst lernen auch einmal „Nein“ zu sagen!
  3. Die Projektliste: Liste alle aktuellen Projekte auf und halte den jeweiligen Stand fest. Hier kannst du die Fortschritte beobachten, das Projekt in kleine Teilschritte unterteilen und die Aufgaben in die optimale Reihenfolge bringen oder auf unterschiedliche Mitarbeiter verteilen. Je kleiner die Aufgaben, desto besser bietet sich die Kombination mit der Pomodoro-Technik an.
  4. Eine Ideenliste: Um die Produktivität zu steigern, solltest du stets daran interessiert sein ihren aktuellen Arbeitsprozess zu optimieren. Sammle hierfür all deine Ideen und Einfälle auf einer extra Liste. Dies können auch zukünftige Projekte sein oder ein simpler Gedanke. Ob du diese Ideen später auch wirklich angehst oder wieder verwirfst bleibt dir dann selbst überlassen.
  5. Das Notizbuch: Das Notizbuch solltest du immer zur Hand haben. Es kann die genannten Listen enthalten oder extra geführt werden. Durch die ständige Erreichbarkeit bietet es sich optimal an, um plötzliche Fragen, Ideen oder Aufgaben zu dokumentieren. So musst du dir nie wieder Sorgen machen etwas Wichtiges zu vergessen. Hast du dich einmal an das Notizbuch gewöhnt, wirst du schon bald nicht mehr ohne es arbeiten wollen.
  6. Der Kalender: Ebenfalls im Notizbuch integriert oder heutzutage immer öfter auch digital im Handy, musst du stets deinen Kalender mit dir führen. Da du all deine Aufgaben, Ideen und Listen bereits schriftlich in Listen sortiert hast, brauchst du den Kalender nur noch für deine Termine. So behältst du den Überblick.
  7. Die Ablage: Apropos Überblick. Die Ablage ist ein essentieller Bestandteil der Organisation und ist in ihrem Einfluss auf die Produktivität nicht zu unterschätzen. Wenn du deine Unterlagen sorgfältig ablegst, hast du diese später schnell zur Hand und kannst produktiver damit arbeiten.

3. Die Zwei-Minuten-Regel

Die Zwei-Minuten-Regel gehört ebenfalls zum GTD-System nach David Allen und soll einen weiteren Grundsatz des produktiven Arbeitens verdeutlichen: Bemesse jede Aufgabe daran, ob du diese in zwei Minuten erledigen kannst oder nicht. Ja? Dann erledige diese sofort. Nein? Dann hast du drei verschiedene Handlungsmöglichkeiten. Die erste besteht darin diese einfach weg zu werfen. Die zweite wäre sie an einen Mitarbeiter zu delegieren. Geht das auch nicht, so trage die Aufgabe in die passende Liste ein.

Fazit zur Produktivität

Die Konzepte zur Steigerung der Produktivität sind gute Anhaltspunkte für die Zukunft. Schlussendlich musst du aber für dich selbst das passende System finden. Hierfür kannst du unterschiedliche Möglichkeiten kombinieren oder ganz neue für dich finden. Die einen setzen auf Meditation, die anderen auf Sport in der Mittagspause und die Dritten auf das Ausschalten des Mobiltelefons. Die Produktivität zu steigern sollte aber für jeden von uns ein dauerhaftes Ziel sein. Denn sie erleichtert den Alltag, reduziert Stress und sorgt für eine ausgeglichenere Work-Life-Balance. Werde dir bewusst, wo deine Produktivitätskiller liegen und lerne diese langfristig zu vermeiden.

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